李菁

摘 要：老齡健康服務(wù)中心檔案資料能夠?yàn)槔淆g人群的健康保健服務(wù)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料，以此凸顯老齡健康服務(wù)的針對(duì)性，促使老齡健康服務(wù)中心更好地服務(wù)于老齡人群。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過將人工智能技術(shù)合理應(yīng)用到老齡健康服務(wù)中心檔案管理中，促使檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。文章通過闡述人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和存在的問題，再根據(jù)實(shí)際情況提出人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策，最大限度地提升老齡健康服務(wù)中心檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：人工智能；健康服務(wù)中心；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，對(duì)老齡健康服務(wù)中心檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式已經(jīng)無法滿足需求。人工智能技術(shù)具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理和分析能力，能夠更好地助力老齡健康服務(wù)中心檔案管理工作的開展，促使檔案管理朝著數(shù)字化、智能化和高效化方向發(fā)展，從而有效提高老齡健康服務(wù)中心檔案資料的利用效率。

一、人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.有利于降低工作錯(cuò)誤率

通過在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù)，充分凸顯了人工智能技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，巧借人工智能的檢索和分類功能有利于檔案管理人員快速查詢相關(guān)的信息，從而有效減少老齡健康服務(wù)中心檔案資料的錯(cuò)誤率。不僅如此，在人工智能的輔助作用下，數(shù)據(jù)搜索的路徑還能得到拓寬，這將有助于分類管理重要文件，從而方便后續(xù)的檢索與利用。

2.有利于保障檔案資料的安全性

由傳統(tǒng)檔案管理方式向檔案電子化管理轉(zhuǎn)型雖然能夠有效簡化當(dāng)代管理的諸多環(huán)節(jié)工作，但其安全程度卻有待提升。尤其是在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的社會(huì)背景下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全性時(shí)刻遭受著各方面的威脅?；诖?，人工智能技術(shù)的運(yùn)用不僅可以完美解決此類問題，還能對(duì)檔案的隱私內(nèi)容提供保護(hù)，如基于權(quán)限等級(jí)機(jī)制來保護(hù)隱私檔案，再加上防火墻程序能夠有效阻擋網(wǎng)絡(luò)中的不良信息及危險(xiǎn)因素入侵，在保證檔案數(shù)據(jù)安全性的同時(shí)，為后續(xù)的檔案調(diào)用提供便利。

3.有利于提高檔案管理的效率

檔案涉及的內(nèi)容十分龐雜，若仍是以傳統(tǒng)方式來處理檔案信息，則管理的質(zhì)量及效率均將受到影響，不利于后續(xù)管理工作的開展。然而，運(yùn)用人工智能技術(shù)則能串聯(lián)起各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，能夠有效提升檔案管理的工作質(zhì)量與效率。

4.有利于減少檔案管理的成本

通過在老齡健康服務(wù)中心檔案管理過程中應(yīng)用人工智能技術(shù)，雖然在前期階段需要投入一定的技術(shù)和人力成本，但后續(xù)通過充分發(fā)揮人工智能的功能優(yōu)勢(shì)，在降低檔案管理工作難度的同時(shí)，能夠有效減少老齡健康服務(wù)中心檔案資料的管理成本，從而更好地凸顯檔案資料服務(wù)老齡健康工作的價(jià)值。

二、人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中存在的問題

1.檔案管理機(jī)制不完善，制約檔案管理工作開展

以數(shù)字化手段開展的檔案管理工作，若無完善的規(guī)章制度來約束，則運(yùn)用數(shù)字化的過程就會(huì)顯得混亂。目前的檔案數(shù)字化管理便存在以下問題：其一，部分檔案管理部門即便已經(jīng)運(yùn)用了數(shù)字化技術(shù)，但工作思路仍舊依循傳統(tǒng)模式。因此，依靠傳統(tǒng)思維來維持?jǐn)?shù)字化的檔案管理便會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化管理設(shè)備設(shè)施的優(yōu)勢(shì)無法得到充分發(fā)揮。而當(dāng)現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施如同擺設(shè)一般毫無優(yōu)勢(shì)可言時(shí)，檔案管理的效率及應(yīng)用價(jià)值也難以得到有效提升，故即便是數(shù)字化的檔案管理仍舊表現(xiàn)出了管理效率低下與應(yīng)用價(jià)值不高的問題；其二，對(duì)檔案整理及運(yùn)用不規(guī)范。檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程是以數(shù)字化技術(shù)來處理原本的紙質(zhì)檔案，利用更為便捷的分類處理方式，無論是檔案的利用價(jià)值或是保存效果都是傳統(tǒng)方式無法比擬的。然而，由于紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)量過于龐大，其數(shù)字化轉(zhuǎn)型難度就相對(duì)較高，難以確保檔案的整理及使用效果。但歸根結(jié)底，以上問題終究是因管理機(jī)制的缺失所致，因而無法對(duì)數(shù)字檔案的收集、保存及管理等行為產(chǎn)生有效約束，阻礙了檔案信息作用的發(fā)揮。

2.檔案資料生成單一，影響檔案資料利用成效

傳統(tǒng)檔案管理基于數(shù)字化技術(shù)的支撐，不僅能幫助管理人員輕松收集到各項(xiàng)檔案信息，還可以為信息收集的全面性和有效性提供保障。然而，受現(xiàn)實(shí)因素影響，致使檔案管理過程對(duì)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用出現(xiàn)了以下幾方面問題：一是過于狹窄且單一的信息獲取渠道，使得檔案管理人員鮮少獲取到有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。例如，在日常管理工作中，檔案管理人員僅是通過軟件與各部門對(duì)接，在運(yùn)用數(shù)字技術(shù)方面也只是用于匯總各部門上傳的信息，不僅無法彰顯檔案管理部門的積極作用，還會(huì)逐漸消磨管理人員的工作耐心；二是單一的信息采集形式使得檔案信息收集工作大受束縛?，F(xiàn)存的檔案信息均是以文字為主，而如圖片、視頻、音頻一類的現(xiàn)代化檔案則少之又少。要知道在如今人工智能時(shí)代的背景下，檔案信息的類型多種多樣，連檔案管理的工作模式也有了顯著變化。因此，檔案管理人員的日常工作也將面臨更多類型的檔案信息，而要讓檔案信息發(fā)揮最大的作用，便需要將不同類型的檔案信息整合到一起。然而，因受傳統(tǒng)工作思維的限制，致使不少檔案管理人員仍固執(zhí)地認(rèn)為檔案資源僅是文字信息，導(dǎo)致有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)嚴(yán)重流失。

3.管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升，人工智能技術(shù)應(yīng)用效率低下

管理人員本身的素質(zhì)亦是影響檔案管理數(shù)字化發(fā)展的重要因素之一。例如，基于檔案數(shù)字化的發(fā)展背景，數(shù)字技術(shù)是實(shí)施檔案管理工作的必要手段。然而，因部分檔案人員的信息素養(yǎng)低下而未能掌握數(shù)字化技術(shù)，以致無法利用相關(guān)技術(shù)開展工作，必定影響到檔案管理的工作效率。此外，部分管理人員因業(yè)務(wù)能力薄弱而在具體操作時(shí)未能依照系統(tǒng)的具體要求，也必定會(huì)影響到管理的效果，更遑論為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供支持。

三、人工智能技術(shù)在老齡健康服務(wù)中心檔案管理中的應(yīng)用策略

1.立足檔案數(shù)字化，建立完善的管理制度

當(dāng)前，我國雖然針對(duì)檔案管理出臺(tái)了一系列的管理規(guī)定，但制度缺失的問題卻始終未能杜絕，不僅是因?yàn)椴煌貐^(qū)的檔案管理所面臨的管理局面不盡一致，還在于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不夠重視。因此，為促進(jìn)檔案管理數(shù)字化的有效推行，各地管理部門均應(yīng)制定科學(xué)的管理制度，一來對(duì)檔案管理的流程予以規(guī)范，二來推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。至于檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中遭遇到的具體問題，相關(guān)管理部門則應(yīng)積極采取以下措施：首先，檔案管理部門需積極建立崗位責(zé)任制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)及范圍。同時(shí)，為激發(fā)檔案管理人員的工作責(zé)任心與積極性，相關(guān)部門還需從人員的思想入手，避免因思想落后而對(duì)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展造成阻礙，并明確數(shù)字化檔案管理的覆蓋范圍，才能將檔案的真正價(jià)值充分挖掘出來，繼而為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供支撐；其次，要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)給予高度重視。數(shù)字化的檔案管理既是以數(shù)字化技術(shù)為主的管理手段，也需要能夠施展數(shù)字化技術(shù)手段的平臺(tái)。因此，做好基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)方能為數(shù)字化手段的合理運(yùn)用提供支持；最后，對(duì)數(shù)字化檔案管理的具體流程及標(biāo)準(zhǔn)予以明確。在明確了各環(huán)節(jié)工作及相應(yīng)流程的情況下，便能對(duì)管理人員的管理行為予以有效約束，以此提高信息搜集的全面性，確保檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

2.拓展檔案信息收集渠道，豐富檔案管理內(nèi)容

首先，豐富信息收集渠道。真實(shí)的檔案信息具有一定的參考價(jià)值。因此，確保檔案信息的真實(shí)與具體是檔案管理部門的一項(xiàng)工作重點(diǎn)。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型還要求管理人員必須將各部門上傳的數(shù)據(jù)信息予以及時(shí)保存，并對(duì)各部門已經(jīng)產(chǎn)生卻沒能及時(shí)上傳的信息也要主動(dòng)搜集并保存。變被動(dòng)為主動(dòng)，方能提升檔案信息的管理效果。

其次，優(yōu)化檔案信息類型。檔案管理的數(shù)字化發(fā)展過程，最應(yīng)突出的重點(diǎn)便是“數(shù)字化”。同時(shí)，檔案信息的整理亦當(dāng)全面包含不同類型的檔案信息，而不是如過往一般僅注重搜集文字類的檔案信息，而忽略了保存視頻、圖片等類型的信息化檔案。利用數(shù)字化的管理手段，以便在提升檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，能夠有效推動(dòng)檔案管理工作開展。

3.創(chuàng)建人工智能檔案管理平臺(tái)，注重系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)

基于人工智能背景下的檔案管理，積極構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)是提升檔案管理效果的有效手段。并且，通過數(shù)字化管理的構(gòu)建，對(duì)檔案管理各項(xiàng)工作的實(shí)施提供有力支撐，為檔案管理工作的高效展開提供保障。目前，部分檔案管理部門雖然構(gòu)建了信息化管理平臺(tái)，但平臺(tái)功能因長久未更新而十分落后，自然也無法為檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力的支撐。對(duì)此，相關(guān)部門可從以下幾方面入手，為檔案管理部門開展日常管理工作提供支持：一是基于數(shù)字化管理平臺(tái)的建設(shè)需立足于檔案管理的具體要求，為檔案管理的一體化發(fā)展提供支持。考慮到檔案管理部門可能不具備建立數(shù)字化管理平臺(tái)的能力與技術(shù)，故此可與第三方建立合作關(guān)系，由第三方依據(jù)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求研發(fā)數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)，為檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展提供支持；二是所研發(fā)的檔案數(shù)字化管理平臺(tái)需與其他信息系統(tǒng)相兼容，能夠支持系統(tǒng)之間的資源共享，讓檔案資源的利用率得以最大限度地提高。檔案管理部門應(yīng)在建設(shè)數(shù)字化的管理系統(tǒng)之前，對(duì)其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)開展全方位的調(diào)研，為后續(xù)信息資源共享提供便利；三是需要中期數(shù)據(jù)系統(tǒng)的日常維護(hù)與升級(jí)，不斷更新系統(tǒng)功能來滿足檔案管理日益提高的現(xiàn)實(shí)需求，為系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。在現(xiàn)實(shí)中，檔案管理部門還應(yīng)積極與軟件開發(fā)商建立合作關(guān)系，向軟件開發(fā)商全面講述檔案數(shù)字化的管理需求，方便開發(fā)商依據(jù)現(xiàn)實(shí)管理需求研發(fā)一體化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將集中信息搜集、處理、保存及應(yīng)用等多個(gè)環(huán)節(jié)，不但方便對(duì)檔案資料集中管理，而且在互聯(lián)網(wǎng)的支撐下能夠有效促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)朝著智能化方向發(fā)展。譬如，業(yè)務(wù)審批、自動(dòng)化的服務(wù)以及移動(dòng)化辦公等。同時(shí)，通過及時(shí)統(tǒng)計(jì)分析檔案信息，企業(yè)的發(fā)展過程也能獲得更多信息支撐，不僅能幫助企業(yè)及時(shí)修正當(dāng)前企劃中的不足，還能為企業(yè)重新擬定發(fā)展決策提供依據(jù)；四是安全方面。通過與軟件開發(fā)商保持密切的合作關(guān)系，可借助開發(fā)商的數(shù)字化能力構(gòu)建智慧檔案信息資源安全管理平臺(tái)，為企業(yè)的檔案信息安全提供有效保障。

4.注重檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高人工智能技術(shù)應(yīng)用水平

基于人工智能的時(shí)代背景，檔案管理人員掌握基本的人工智能與現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)已是時(shí)代的基本要求。對(duì)此，檔案管理部門可采取以下手段來提升管理人員的信息素養(yǎng)。

首先，檔案管理部門可邀請(qǐng)此方面專家開展專題講座，具體圍繞數(shù)字化的檔案管理分享個(gè)人的管理經(jīng)驗(yàn)及方法，以此促使檔案管理人員數(shù)字化檔案管理意識(shí)的逐步形成。同時(shí)，通過講座來向管理人員灌輸檔案管理的新思想，并將數(shù)字化的管理理念融入其中，以此為檔案管理人員帶來不一樣的學(xué)習(xí)感受，從而促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展。

其次，檔案管理部門內(nèi)部需積極開展培訓(xùn)工作，且培訓(xùn)的內(nèi)容需與數(shù)字化的檔案管理相關(guān)。檔案數(shù)字化管理必定不同于傳統(tǒng)檔案管理，可基于數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)分析數(shù)字化檔案管理的操作流程以及處理標(biāo)準(zhǔn)等。其中，為確保培訓(xùn)效果，在培訓(xùn)前要做好培訓(xùn)方案的制定，確保檔案管理人員能夠通過學(xué)習(xí)形成完整的知識(shí)結(jié)構(gòu)。培訓(xùn)后則要在第一時(shí)間以書面考核的形式檢驗(yàn)人員的培訓(xùn)情況，為部門其他培訓(xùn)工作的開展提供參考。

最后，利用人才引進(jìn)方式，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。任何工作的創(chuàng)新發(fā)展離不開高素質(zhì)人才的支撐。因此，檔案管理的數(shù)字化發(fā)展過程，檔案管理人員亦是決定發(fā)展高度的重要核心。對(duì)此，檔案管理部門不僅要做好現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，還要積極從外部引進(jìn)檔案管理人才，既能解決現(xiàn)有檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)不高的問題，又能豐富檔案管理的人才儲(chǔ)備。當(dāng)然，在此之前，檔案管理部門需制定嚴(yán)格的招聘標(biāo)準(zhǔn)與流程，確保人才的高素質(zhì)。檔案管理部門為提升人員的綜合素質(zhì)可有針對(duì)性地舉辦各種人才隊(duì)伍建設(shè)活動(dòng)，如邀請(qǐng)豐富經(jīng)驗(yàn)的專家講解數(shù)字化檔案管理中常見問題的處理方法，檔案的審核移交、不同類型檔案的歸檔要求以及整理的具體流程等。此外，還可開展以數(shù)字化為主題的專題培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋檔案數(shù)字化的建設(shè)意義及其必要性等，在培養(yǎng)檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的同時(shí)，助力檔案管理工作的創(chuàng)新開展。

四、結(jié)語

總之，檔案管理應(yīng)用人工智能雖然能帶來諸多便利，但也讓檔案管理面臨了新的挑戰(zhàn)。未來，人工智能也必然會(huì)被普及并成為推動(dòng)各行各業(yè)發(fā)展的重要技術(shù)。因此，檔案管理亦要做足準(zhǔn)備，積極與人工智能技術(shù)相結(jié)合，在提高檔案管理智能化水平的同時(shí)，滿足時(shí)代賦予檔案管理的新要求，切實(shí)維護(hù)檔案管理工作的高效開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]倪 榕.“人工智能+檔案”視角下檔案智慧化標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)體系建設(shè)探究[J].大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2023（21）： 8-10.

[2]張旭芳.智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（31）： 31-33.

[3]岳幸暉，楊智勇.人工智能在檔案管理中的應(yīng)用圖景與風(fēng)險(xiǎn)防范[J].檔案與建設(shè)，2023（10）：36-40.

[4]崇 陽，姚 曄，石 翠.人工智能在我國檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].辦公自動(dòng)化，2023，28（20）：46-48+35.

[5]姜璐璐.新醫(yī)改背景下衛(wèi)健人才檔案管理工作的創(chuàng)新措施[J].黑龍江檔案，2022（04）：89-91.

[6]朱成英.上海市嘉定區(qū)衛(wèi)健系統(tǒng)檔案管理狀況調(diào)查及對(duì)策思考[J].機(jī)電兵船檔案，2020（05）：76-79.

作者單位：延安市老齡健康服務(wù)中心