張祚

摘要：在事業(yè)單位的工作與發(fā)展中人事檔案管理是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，會(huì)影響到各個(gè)方面工作的開(kāi)展。在當(dāng)前階段，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理中還存在一些問(wèn)題，需要采取有效的措施進(jìn)行進(jìn)一步的完善與優(yōu)化，向著規(guī)范化的方向發(fā)展，將人事檔案管理的作用充分地發(fā)揮出來(lái)，與事業(yè)單位的發(fā)展相一致。本文主要探討了事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的相關(guān)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；規(guī)范化管理；重要性

引言

在事業(yè)單位的管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一部分，具有較高的地位。事業(yè)單位的人事檔案就是將工作人員的生活方面、工作方面以及道德方面的內(nèi)容進(jìn)行記錄，通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行查詢可以了解工作人員的具體情況，是非常準(zhǔn)確的、完善的。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人事檔案管理的重要性逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，一些不規(guī)范的管理也暴露出來(lái)，需要將事業(yè)單位的人事檔案管理工作進(jìn)行完善，加強(qiáng)規(guī)范化的建設(shè)。

一、事業(yè)單位人事檔案的主要內(nèi)容

事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展與人事檔案管理有著緊密的聯(lián)系，所以建立系統(tǒng)的、完善的人事檔案管理結(jié)構(gòu)體系是非常重要的，能夠有效地保證人事檔案管理的規(guī)范性，主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。

（一）材料歸檔

在建設(shè)事業(yè)單位人事檔案的過(guò)程中，需要?dú)w類處理新形成的檔案文件以及檔案材料等，將檔案進(jìn)行歸檔主要為以下幾個(gè)流程。

1.要根據(jù)不同種類將人事檔案文件以及材料進(jìn)行分類，對(duì)人事檔案信息與檔案要求是否相一致進(jìn)行分析。

2.在進(jìn)行材料的歸檔時(shí)，要按照單位中工作人員以及各個(gè)崗位的檔案材料的內(nèi)容、基礎(chǔ)屬性以及應(yīng)用方向等，充分地結(jié)合各個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行深入地研究，將檔案的具體位置進(jìn)行明確。

3.在人事檔案的歸檔制度方面，事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理目錄相關(guān)材料來(lái)優(yōu)化和完善，能夠保證檔案歸檔的完整性以及科學(xué)性。第四，在檔案內(nèi)容中要及時(shí)將新的材料歸檔。

（二）檢查檔案核對(duì)制度

事業(yè)單位人事檔案管理部門(mén)在核對(duì)人事檔案的時(shí)候，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行仔細(xì)的檢查，保證人事檔案的系統(tǒng)性以及完整性，這是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。在對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查的過(guò)程中，其中所包含的內(nèi)容是相對(duì)較多的，涉及范圍是相對(duì)較廣的。首先，需要認(rèn)真地檢查人事檔案本身的內(nèi)容。其次，核對(duì)人事檔案有沒(méi)有錯(cuò)誤的信息或者是遺漏的信息。最后，仔細(xì)地檢查儲(chǔ)存人事檔案的環(huán)境是否合適，如儲(chǔ)存環(huán)境能否保證人事檔案的安全、庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施是否有損壞等。

二、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

（一）保證信息是真實(shí)的

人事檔案環(huán)節(jié)在事業(yè)單位的發(fā)展中能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的能力充分地反映出來(lái)，建立完善的人事檔案能夠有效地為事業(yè)單位提供真實(shí)可靠的依據(jù)。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，如果人事檔案的有效性以及真實(shí)性得不到充分的保證，在進(jìn)行人事任命時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)各個(gè)方面的問(wèn)題，對(duì)后續(xù)工作的開(kāi)展產(chǎn)生一定的影響。例如，事業(yè)單位的相關(guān)工作人員不能充分地認(rèn)識(shí)到檔案信息的真實(shí)性，在這種情況下開(kāi)展工作就會(huì)導(dǎo)致在填寫(xiě)以及存儲(chǔ)檔案時(shí)出現(xiàn)一定的失誤[1]。同時(shí)，如果事業(yè)單位在收集檔案信息、分析檔案信息、整理檔案信息以及保存檔案信息的時(shí)候存在不規(guī)范的行為及操作，也會(huì)讓檔案信息的真實(shí)性得不到保證。

（二）將人事問(wèn)題充分地體現(xiàn)出來(lái)

在事業(yè)單位中建立人事檔案的時(shí)候，完善的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理結(jié)構(gòu)體系能夠讓各個(gè)不同崗位中的工作人員對(duì)自身的工作內(nèi)容以及職責(zé)進(jìn)行充分地了解，人事部門(mén)能夠?qū)κ聵I(yè)單位中不同部門(mén)的不同人員配備情況進(jìn)行詳細(xì)地了解，充分地反映出人力資源中存在的問(wèn)題，從而采取有效的措施進(jìn)行完善和優(yōu)化，將人力資源管理水平有效提高。例如，事業(yè)單位的人事檔案如果是完善的、規(guī)范的以及詳細(xì)的，人事部門(mén)就能夠通過(guò)它來(lái)看出各個(gè)不同部門(mén)中是否存在人員短缺或者是人員過(guò)剩的問(wèn)題，從而進(jìn)行人員的調(diào)整，同時(shí)人事管理部門(mén)還能夠?qū)Σ块T(mén)崗位中人員所需要具備的專業(yè)能力等進(jìn)行詳細(xì)的了解，讓技術(shù)水平高的工作人員在相應(yīng)的崗位上充分地發(fā)揮其作用。

（三）對(duì)其他工作進(jìn)行規(guī)范

想要保證人事管理結(jié)構(gòu)體系的規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)性，就需要具有完善的績(jī)效考核評(píng)定制度，所以事業(yè)單位對(duì)相關(guān)工作人員績(jī)效水平進(jìn)行考核以及評(píng)定時(shí)，要充分對(duì)崗位工作人員的能力進(jìn)行綜合性的考慮，分析其是否能夠保證工作的順利完成，是否對(duì)事業(yè)單位工作的規(guī)范化開(kāi)展有推動(dòng)作用。在人事檔案管理延伸這一方面，隨著工作的不斷開(kāi)展與探索，管理部門(mén)能夠發(fā)現(xiàn)人事檔案管理制度的涉及范圍是非常廣泛的，單位中各個(gè)不同的部門(mén)以及各個(gè)崗位都有一定的聯(lián)系，所以在開(kāi)展人事檔案管理制定工作時(shí)，要與其他方面的工作進(jìn)行充分的結(jié)合，綜合性地管理事業(yè)單位中的制度及崗位等，將事業(yè)單位的發(fā)展向著規(guī)范化的方向推進(jìn)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的不足

（一）事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不重視

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位中的各項(xiàng)工作都變得更加正規(guī)、更加規(guī)范，人事檔案管理工作同樣也是如此，讓事業(yè)單位的工作人員能夠充分地了解與認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)可及肯定。但是在當(dāng)前階段，人事檔案管理工作因?yàn)橹贫纫蛩?、人員因素、理念因素等導(dǎo)致規(guī)范化程度還不夠高。同時(shí)，人事檔案管理的革新以及建設(shè)還不完善，沒(méi)有將信息化技術(shù)充分在人事檔案管理工作中應(yīng)用，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有一定的影響[2]。

（二）信息化管理水平較低

在當(dāng)前的時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息技術(shù)等被廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域之中，具有非常強(qiáng)大的推動(dòng)作用。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，同時(shí)也是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)條件。但是，在實(shí)際的情況中，一些事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，采用的仍然是傳統(tǒng)的管理方式，或者是僅僅是在部分工作的開(kāi)展中應(yīng)用了信息化技術(shù)，在這種情況下不能夠?qū)⑿畔⒒芾砣耸聶n案的目標(biāo)有效地實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，如果繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的方式，那么會(huì)造成人力、物力以及財(cái)力的大量浪費(fèi)，還不能保證人事檔案的安全性、完整性以及準(zhǔn)確性等，人事檔案的真實(shí)性得不到有效地保證，不能將人事檔案的作用充分地發(fā)揮出來(lái)，從而對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成一定的阻礙作用[3]。所以，將事業(yè)單位人事檔案管理的信息化水平進(jìn)一步提高是非常重要且必要的，能夠有效地保證事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（三）相關(guān)工作人員缺乏人事檔案管理的意識(shí)

在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理有著非常重要的作用，但是在事業(yè)單位中部分人事檔案管理人員沒(méi)有按照相關(guān)條例規(guī)定開(kāi)展人事檔案管理工作的意識(shí)，在人事檔案管理工作的開(kāi)展中就會(huì)出現(xiàn)一些不恰當(dāng)?shù)男袨?，違規(guī)開(kāi)展人事檔案管理造成的后果有一定的隱蔽性，不易被察覺(jué)，從而導(dǎo)致在后續(xù)的人事檔案管理工作中相關(guān)管理人員的行為得不到規(guī)范，出現(xiàn)更多違規(guī)行為，對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理工作造成不利的影響；部分管理人員在收集、整理、保存人事檔案資料時(shí)往往存在輕視心理，不重視人事檔案管理工作，就會(huì)出現(xiàn)人事檔案不完整、保存不當(dāng)?shù)惹闆r；部分工作人員不能在規(guī)定的期限內(nèi)及時(shí)整理人事檔案，就會(huì)出現(xiàn)移交不及時(shí)。以上情況都會(huì)對(duì)事業(yè)單位人事檔案資料的完整性造成一定的影響，對(duì)人事檔案管理功能的發(fā)揮起到阻礙作用。

（四）人事檔案管理中存在風(fēng)險(xiǎn)

隨著信息化的不斷進(jìn)步與發(fā)展，部分事業(yè)單位積極地建設(shè)信息化人事檔案管理模式，這種模式以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主，因此也會(huì)存在潛在的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。例如，在事業(yè)單位進(jìn)行相關(guān)信息的傳輸與復(fù)制時(shí)，沒(méi)有相應(yīng)的保護(hù)措施；人事檔案管理人員在進(jìn)行操作時(shí)，沒(méi)有根據(jù)相關(guān)操作規(guī)范導(dǎo)致出現(xiàn)人事檔案信息丟失或者泄漏的情況；人事檔案信息管理系統(tǒng)不完善，有些操作不能進(jìn)行等。以上存在的問(wèn)題都有可能引起人事檔案信息泄漏、丟失、篡改、不完整等情況，對(duì)事業(yè)單位及相關(guān)工作人員造成無(wú)法挽回的損失[4]。同時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)檔案，由于人事檔案管理人員未能及時(shí)地整理及保存等，造成相關(guān)人事檔案信息的不完整，庫(kù)房的保存環(huán)境不恰當(dāng)，受到濕度、溫度等因素的影響，導(dǎo)致相關(guān)文字信息出現(xiàn)模糊的情況。同時(shí)，有些事業(yè)單位的庫(kù)房中缺少完善的滅火、除濕設(shè)施等，一旦發(fā)生突發(fā)情況，將會(huì)造成巨大的損失。以上種種情況都影響事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量的提高。

四、推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化發(fā)展的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視程度

檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中有著非常重要的作用，需要加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)的工作人員對(duì)人事檔案管理工作的重視，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，對(duì)過(guò)去人事檔案管理模式存在的缺點(diǎn)以及應(yīng)用信息化人事檔案管理的長(zhǎng)處進(jìn)行深入了解，將傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的不足進(jìn)行完善。首先，需要將相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用充分地發(fā)揮出來(lái)，通過(guò)開(kāi)會(huì)、講座等形式帶動(dòng)全體工作人員加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，按照相關(guān)的規(guī)定要求落實(shí)到實(shí)際的工作中，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)與人事檔案管理部門(mén)的聯(lián)系與交流，從而推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展[5]。除此之外，事業(yè)單位還要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，加強(qiáng)對(duì)信息化人事檔案管理的建設(shè)的重視程度，使事業(yè)單位的人事檔案管理的質(zhì)量進(jìn)一步提高，發(fā)揮其應(yīng)有的功能，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中，從而推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著各種先進(jìn)技術(shù)的出現(xiàn)與應(yīng)用，對(duì)我們的生活及生產(chǎn)帶來(lái)非常大的便利，在事業(yè)單位的人事檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率，向著規(guī)范化的方向發(fā)展。人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展涉及大量的工作環(huán)節(jié)、工作人員及基礎(chǔ)設(shè)備等，所以必須結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況完善人事檔案管理信息化建設(shè)的整體計(jì)劃。一是，通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)甚至比賽等途徑動(dòng)員人事檔案管理人員，讓他們充分了解到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性及必要性，明確當(dāng)前人事檔案管理的目標(biāo)，使人事檔案管理人員的理念思想進(jìn)行統(tǒng)一，積極投身于工作中，發(fā)揮其自身的作用，共同推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展。二是，建立完善、系統(tǒng)、全面的檔案信息化建設(shè)計(jì)劃。計(jì)劃的設(shè)定需要充分考慮到事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展情況、人事檔案管理人員的水平、基礎(chǔ)設(shè)備的數(shù)量及檔案的數(shù)量等多種因素，制定短期、中期及長(zhǎng)期的人事檔案管理信息化建設(shè)的計(jì)劃。綜合以上因素根據(jù)不同的時(shí)期制定不同程度的任務(wù)，保證人事檔案管理信息化建設(shè)能夠有序、順利地進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)人事檔案的安全管理工作

1.電子檔案方面

加強(qiáng)對(duì)文檔訪問(wèn)和改寫(xiě)權(quán)限的開(kāi)展，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全的優(yōu)化，利用信息加密、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、防火墻等技術(shù)來(lái)加強(qiáng)檔案文件的保密性。人事檔案管理人員需要具有一定的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，不斷優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)的安全性，避免出現(xiàn)重要檔案泄露或者遭到破壞的情況，讓人事檔案變得更加保密、更加安全。同時(shí)，人事檔案管理人員一定要加強(qiáng)檔案信息的保管以及備份工作，利用多種渠道和工具來(lái)對(duì)人事檔案進(jìn)行備份，避免檔案文件的完全丟失，利用紙質(zhì)檔案文件來(lái)當(dāng)作文件管理的最后一道防線，確保人事檔案管理能夠得到最穩(wěn)定的安全保障[6]。此外，還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的日常維護(hù)，從各個(gè)方面保證人事檔案的安全性及完整性。

2.紙質(zhì)檔案方面

檔案室可以從以下幾個(gè)方面保證紙質(zhì)檔案安全及完善。一是，進(jìn)行事業(yè)單位檔案室地址的選擇時(shí)要充分考慮到各個(gè)方面的因素，通常將地址選在辦公樓中，不會(huì)選擇在頂層或者是底層，避免因?yàn)橛暄┨鞖?、高溫天氣等?dǎo)致房屋出現(xiàn)漏水、潮濕等情況。二是，選擇好檔案室之后，將其進(jìn)行全面的加固，同時(shí)安裝密封設(shè)施、消防設(shè)施、去濕設(shè)施、監(jiān)控設(shè)施等，保證檔案室能夠被全面的監(jiān)控，能夠起到防盜、防潮、防火、防蟲(chóng)等作用，保證人事檔案管理的安全性。三是，建立完善的人事檔案人員責(zé)任制度以及全面的檔案室管理制度，在檔案室中配備專業(yè)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，將各個(gè)方面的工作做到位，保證檔案的完整性以及安全性等。

（四）強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)

錄入以及管理檔案文件與事業(yè)單位中的全體工作人員具有非常緊密的關(guān)系，所以管理部門(mén)需要發(fā)揮帶頭引領(lǐng)作用，將人事檔案管理人員的管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化。在事業(yè)單位的運(yùn)行及發(fā)展中，每一位工作人員都是從錄入檔案信息開(kāi)始的，嚴(yán)格遵守人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保人事檔案的信息是真實(shí)可靠、完整有效的。同時(shí)，在事業(yè)單位中不管是領(lǐng)導(dǎo)還是相關(guān)的工作人員都要對(duì)人事檔案管理結(jié)構(gòu)體系進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，在人事管理制度中落實(shí)詳細(xì)具體的檔案管理制度，保證人事檔案管理工作的順利[7]。

人事檔案管理這個(gè)工作是相對(duì)比較復(fù)雜的、系統(tǒng)的，要具備完善的檔案管理模式，只有這樣才能保證將人事檔案管理的效果充分地體現(xiàn)出來(lái)。加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)非常重要，與當(dāng)前人事檔案管理的情況進(jìn)行充分的結(jié)合，找到其中存在的不足，對(duì)相關(guān)的項(xiàng)目制度進(jìn)行完善及優(yōu)化。

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及基層人員都要將人事檔案管理意識(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)，在開(kāi)展工作的過(guò)程中要進(jìn)一步地優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)制度，讓檔案的使用人員以及管理人員直觀地感受到檔案管理的規(guī)范性以及制度性，在收集人事資料收集的時(shí)候要嚴(yán)格按照相關(guān)的制度要求，保證人事檔案的安全性以及規(guī)范性，將事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量顯著提高。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位中人事檔案管理工作具有非常重要的作用，在當(dāng)前階段人事檔案管理工作中還存在著一些問(wèn)題，導(dǎo)致管理不規(guī)范，需要采取有效的措施，從人員、管理模式、管理意識(shí)和管理方法等進(jìn)行優(yōu)化和完善，全面地推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化管理。

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（作者單位：山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心棘洪灘管理站）

（責(zé)任編輯：袁麗娜）