楊敏

摘 要：高校校長辦公會會議檔案記錄著高校的行政決策全過程，對校領(lǐng)導(dǎo)科學、高效決策有著重要的參考意義。做好校長辦公會會議檔案管理優(yōu)化工作，是高校邁向高水平發(fā)展的內(nèi)在要求。文章以西北某所高校為例，通過對該校校長辦公會會議檔案管理現(xiàn)狀及其對學校治理影響因素的研究，提出了優(yōu)化校長辦公會會議檔案管理的三條思路，以期使校長辦公會會議檔案查閱更加方便、管理流程更加清晰、會議資料更加安全以及參考資料更加多元，切實為校領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞：校長辦公會會議檔案；校領(lǐng)導(dǎo)智囊團；會議檔案管理標準

中圖分類號：G272.2 文獻標識碼：A

高校檔案肩負著“存憑、留史、資政、育人”的使命，是高校人文底蘊的直觀體現(xiàn)，也是高校行政工作的參考依據(jù)。提升高校檔案工作質(zhì)量對于服務(wù)高校創(chuàng)新發(fā)展、推動校園文化建設(shè)都具有重要意義。在高校檔案中，校長辦公會會議檔案最具行政功能，它能最直觀體現(xiàn)學校行政事務(wù)辦理能力和行政管理水平，為校領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理提供證據(jù)和咨詢資料，加強校長辦公會會議檔案管理工作，對于保存高校歷史記憶、服務(wù)高校創(chuàng)新發(fā)展、推動高校管理升級意義重大。

一、高校校長辦公會會議檔案管理現(xiàn)狀

1.高校校長辦公會會議檔案管理的基本情況

以西北某高校為例，學校對校長辦公會會議檔案管理工作還沒有形成統(tǒng)一管理標準，會議材料大多由學校行政辦公室負責征集、整理留檔，且在行政事務(wù)中，普遍存在重過程執(zhí)行，輕會議材料檔案留存的現(xiàn)象。部分會議結(jié)束后會議文件被銷毀、散佚、隨意存放，給后期相關(guān)事項查證造成了許多困難，甚至存在重要事件決議泄密的情況。再加之，會議記錄重要信息漏記、少記，進一步加劇了查證困難，為后續(xù)校長辦公會決定事項執(zhí)行、督辦增加了阻礙，降低了學校行政工作效率。

2.高校校長辦公會議檔案管理的現(xiàn)狀分析

校長辦公會會議檔案從會議召開到檔案形成、后期管理一般遵循以下模式。

（1）會前準備階段

學校行政辦公室通過工作群、OA平臺、電話等形式下發(fā)會議通知，明確會議時間、會議地點、參會人員范圍及注意事項等，要求上會各部門上交議題紙質(zhì)版和電子版，隨通知一并下發(fā)議題上會材料模板。有議題各部門（單位）負責人與分管校領(lǐng)導(dǎo)溝通，確定上會議題，分管校領(lǐng)導(dǎo)同部門領(lǐng)導(dǎo)就議題情況一同向校長報備后簽署提交上會全套材料。

紙質(zhì)版上會材料必須包含議題申報表、上會申請及議題相關(guān)附件，部門領(lǐng)導(dǎo)和部門分管校領(lǐng)導(dǎo)須在議題申報表簽字，如議題涉及財務(wù)問題、法務(wù)問題或需要招標，還需有分管財務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)、學校法律顧問簽字及招標辦負責人簽字。

學校行政辦公室根據(jù)各部門（單位）上交議題的輕重緩急，整理、歸納、排序形成議題單，并列出常規(guī)參會人員和列席會議人員報校長審示。校長根據(jù)行程安排，組織相關(guān)部門負責人召開議題審議會，逐個對議題開展審議，確定最終上會議題。學校行政辦公室將確定上會的議題紙質(zhì)材料和電子材料各準備一套，并通知相關(guān)參會部門領(lǐng)導(dǎo)按時參會。

（2）會中協(xié)調(diào)

學校行政辦公室負責會場布置、人員協(xié)調(diào)、會議保密以及會場材料準備等，并按照議題單順序做好匯報人員安排。以西北某高校為例，會前一天，辦公室負責人會建立會議群，議題單及注意事項都在群里發(fā)布。會上采取相關(guān)部門匯報，校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)列席部門、法律顧問集體討論決議以及匯報結(jié)束即離會的方式推進，行政辦公室負責維護會場秩序，督促各部門簡單、清晰匯報議題，并做好會議記錄及會議全過程錄音。

（3）會后歸檔及管理

會議結(jié)束后，學校行政辦公室回收會場所有材料，包括但不限于全套上會紙質(zhì)材料，各部門匯報材料，各位領(lǐng)導(dǎo)案頭涉及議題決議的相關(guān)材料等，對紙質(zhì)材料采用分類整理，按照議題單順序，將所有上會議題紙質(zhì)材料裝訂成冊，上會電子版材料做好留存，相關(guān)材料及時銷毀以防泄密，并對會議記錄仔細檢查，確保無漏記、錯記，以待備查，并形成會議紀要。

此種校長辦公會會議檔案管理模式比較粗放，因為該校校長辦公會會議材料管理歸檔并沒有出臺相關(guān)要求，不在檔案館規(guī)定必須歸檔的文件之列，會后部分材料被整理成冊，部分被直接銷毀，還有部分因無人管理丟失，出現(xiàn)了歷史會議記錄無處查找、無人負責等管理亂象。

3.校長辦公會會議檔案管理中的突出問題

目前，該校校長辦公會材料管理存在的問題是沒有形成完備的管理模式、缺少規(guī)范性文件、多頭管理或無人管理以及管理手段原始單一等。存在以上問題的原因有，對校長辦公會會議檔案重視不夠、缺乏統(tǒng)一的管理模式、學校重大會議材料歸檔流程不清晰、會后材料收集不及時、分散出去的材料沒有統(tǒng)一收歸專人管理以及多人手頭保有會議材料，且各自管理一部分或者無人管理。同時，還存在會議材料查閱隨意、沒有通過流程手續(xù)留痕，也未限定查閱知悉范圍，導(dǎo)致部分工作內(nèi)容泄密，會議文件的管理歸檔工作沒有跟上時代步伐，沒有配套的電子信息管理系統(tǒng)。

二、高校校長會議檔案管理對高校治理的影響

校長辦公會議是高校行政議事決策的重要機制，是貫徹落實黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負責制的重要手段之一，會議的決策水平直接影響高校行政效率，反映高校治理水平，間接影響高校辦學水平、科研水平、育人水平和建設(shè)水平等長遠發(fā)展。校長辦公會議決策不可避免需要借鑒過往議題決策情況，只有在原有決策基礎(chǔ)上不斷推動工作向更實、更細、更全面落實，才能逐步提升行政決策水平，科學決策、科學管理，推動高校不斷向高層次邁進。因此，完整保存、規(guī)范管理過往會議資料就顯得尤為重要。管理工作不到位，一是會給查詢資料設(shè)置門檻，延長了辦理時間，影響行政效率。二是管理不善，或沒有及時更新，容易造成決策滯后或失誤，影響學校長遠發(fā)展。三是會議文件丟失，尤其事關(guān)組織管理、人事調(diào)動等重要議題文件丟失，對于重大行政決策有極大風險。黨的十八大以來，黨中央高度重視高等教育，各個高校都大踏步向高層次、高質(zhì)量發(fā)展奮進，站在教育轉(zhuǎn)型的風口，這些影響因素不消除，限制的是學校整體發(fā)展水平，影響的是學校的聲譽和形象。

三、高校校長辦公會會議檔案管理優(yōu)化的思考

如上文所述，會議檔案留存管理對高校發(fā)展有著極大影響，學校應(yīng)該提高重視，多方面思考如何提高校長辦公會議檔案管理水平。

1.探索建立數(shù)字化檔案庫之下的“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團”

首先，建立“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團”的必要性。一是輔助決策。校領(lǐng)導(dǎo)智囊團可以為學校領(lǐng)導(dǎo)提供建議參考，可以更高效地解決學校面臨的各種問題；二是創(chuàng)新思維。以往的典型案例在提供參考的同時，還可以提供更優(yōu)化的思路，激發(fā)校領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新思維和前瞻性視野，推動學校的改革和發(fā)展；三是協(xié)調(diào)資源。校領(lǐng)導(dǎo)智囊團有利于直觀呈現(xiàn)學校人力、物力、財力各方面資源，以便于重新分配整合，提高學校的整體效益。

其次，“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團”的一些功能構(gòu)想。一是議題資料共享。會前，各部門可以將議題的相關(guān)材料通過“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團”開展交流、共享，以便智囊團成員提前了解議題內(nèi)容，做好會議準備；二是實時討論和意見收集。團內(nèi)討論可以實時跟蹤記錄，智能歸納整理主旨內(nèi)容、初步意見等，作為學校的歷史資料存檔，為未來決策提供參考；三是文件和資料管理?？梢栽O(shè)置文件和資料管理功能，方便管理人員上傳、共享和下載會議相關(guān)的文件和資料；四是權(quán)限管理。設(shè)置嚴格的權(quán)限管理功能，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查看、編輯、刪除會議檔案信息。同時，系統(tǒng)還應(yīng)該記錄每個用戶的操作行為，方便后續(xù)追溯和管理；五是動態(tài)共享。定期梳理推送有關(guān)教育、學校發(fā)展的各種動態(tài)，為校領(lǐng)導(dǎo)提供最新、最準確的信息和建議。在未來的發(fā)展中，“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團”還可以不斷拓展其功能和作用，為學校的發(fā)展提供更加全面、專業(yè)的支持和幫助。

最后，建立“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團”的預(yù)期效果。一方面，智囊團成員為校內(nèi)外的專家學者和行政領(lǐng)導(dǎo)提供專業(yè)、深入的建議和決策支持，使校領(lǐng)導(dǎo)更加全面、準確地了解學校的發(fā)展需求和外部環(huán)境的變化，從而做出更加科學、合理的決策；另一方面，可以實現(xiàn)查閱人員嚴格追溯，責任更加清晰，避免校長辦公會決策過程中推諉扯皮。此外，智囊團成員的專業(yè)知識和經(jīng)驗?zāi)軌驗閷W校的發(fā)展提供有力的支持，提升學校的整體形象和聲譽，也有利于激發(fā)成員的工作熱情和創(chuàng)造力。

2.建立校長辦公會檔案管理標準

在高?？傮w檔案管理之下，探索建立校長辦公會會議材料收集、整理、歸檔規(guī)范。

（1）資料收集。建立完善校長辦公會資料收集制度，明確需要收集的資料范圍、收集時間、收集方式以及具體收集流程等，明確上交材料模板，按照學校發(fā)展實際，對材料歸類整理，大體包含資金類、人事類、制度類、學校重大項目建設(shè)類等。

（2）會議記錄。明確會議記錄的內(nèi)容、格式和整理方法，并要注重會議記錄的查閱、保存、保密工作，對各個環(huán)節(jié)作出明確要求。

（3）檔案裝訂。根據(jù)不同的檔案類型和用途，明確裝訂方式，如活頁裝訂、鐵環(huán)裝訂等，并制定檔案編頁、編碼規(guī)范。

（4）檔案移交。明確與檔案館的銜接流程，建立完善的移交制度，明確移交的流程和責任人，并注重移交材料的完整性和移交過程中的保密工作。

（5）電子化。建立完善的電子化管理制度，明確電子化管理的范圍、格式和存儲方式，加強電子檔案的安全保障工作。

3.配備校長辦公會會議檔案管理專業(yè)人員

校長辦公會會議材料涉及機要，可以考慮在學校行政辦公室收文室或?qū)W校秘書處設(shè)立專業(yè)崗位，匹配工作人員全程負責會議檔案線上線下管理工作，做好人員工作崗位勝任能力培訓(xùn)，匹配相應(yīng)工作績效和職稱評審渠道。也可以在綜合考慮學校人員編制情況的基礎(chǔ)上，通過招聘、選拔和培養(yǎng)的方式配備校長辦公會檔案管理專業(yè)人才，負責“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團”線上運行管理和全程原始資料收集歸檔。

四、高校校長辦公會會議檔案管理優(yōu)化對高校治理的積極作用

優(yōu)化校長辦公會會議檔案管理工作，對高校各項事業(yè)發(fā)展意義重大，主要體現(xiàn)在：

1.信息檢索、查閱更加便捷，節(jié)省決策時間

通過數(shù)字化、信息化、規(guī)范化、分類化管理的會議檔案，可以快速定位、查找和瀏覽所需信息，突破以往查閱材料的時空及審批限制，為校領(lǐng)導(dǎo)提供更準確、及時的信息支持，避免重復(fù)開會，大幅節(jié)省時間成本。

2.優(yōu)化管理流程，提高學校檔案管理實效

優(yōu)化校長辦公會會議檔案管理工作，可以通過制定規(guī)范的檔案管理流程和制度，確保檔案的收集、整理、分類、存儲和備份等環(huán)節(jié)得到有效執(zhí)行，優(yōu)化了管理流程，減少了檔案管理中的錯誤和混亂，保證了檔案的完整性和準確性，提高了學校檔案管理效率。

3.保障會議檔案安全，防止決策信息被泄露

校長辦公會檔案涉及學校決策層面信息，通過一系列加密技術(shù)、權(quán)限控制和備份策略等手段可以有效防止檔案信息被泄露或損壞，既確保了檔案的安全性和完整性，也保障了學校的穩(wěn)定發(fā)展。

4.參考資料更加多元，可以有效提升決策科學性

長此以往，隨著校長辦公會會議檔案的不斷積累更新，校領(lǐng)導(dǎo)可以在了解先前的討論和決策的同時，從多維度對比研究，從而在新的會議中做出更明智的決策。通過對會議檔案的深入分析，也可以更全面地了解學校的運行狀況以及各項政策、決策的實施效果，有助于校領(lǐng)導(dǎo)在未來的決策中，更加科學、合理地制定和實施政策，提高決策科學性，更利于決策事項落地落實。

5.增強高校文化底蘊

校長辦公會會議檔案的留存、管理，記錄了學校許多歷史性的變革和重要的節(jié)點，本身就是高校文化內(nèi)涵的有機組成。一方面，參會人員可以更好地了解學校的歷史和文化，增強對學校的歸屬感和責任感；另一方面，會議檔案也可以成為學校每一屆領(lǐng)導(dǎo)人學習和研究的資料，公開部分可以用于校園文化宣傳，有利于涵養(yǎng)、塑造學校文化。

6.做好校長辦公會會議資料管理可以為行政事務(wù)督查督辦提供依據(jù)

通過系統(tǒng)、全面地整理和保存會議資料，可以確保各項工作的連續(xù)性和可追溯性。同時，也可以和學校的督察督辦機制對接，將會議決策事項轉(zhuǎn)化成督察督辦事項，下發(fā)相關(guān)業(yè)務(wù)部門執(zhí)行，定期上報落實結(jié)果，形成督察督辦報告，進一步促進各項決策事項落實。

7.吸引優(yōu)秀人才

校長辦公會檔案管理優(yōu)化展示了學校在管理方面的專業(yè)性和嚴謹性，可以為學校的學科建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學研究等方面提供有力支撐，從而推動高水平高校建設(shè)和發(fā)展，增強學校的吸引力，打造品牌效應(yīng)，吸引更多的優(yōu)秀人才和資源向?qū)W校聚集。

五、總結(jié)

校長辦公會會議檔案優(yōu)化管理可以使學校決策水平和決策效率大幅提升，使各項工作更高效落實，提高學校整體運營效率。學校應(yīng)當重視校長辦公會會議檔案管理工作，配備專人，建立完善的檔案管理制度和信息技術(shù)支持體系，使會議檔案電子化存儲、系統(tǒng)化檢索，實現(xiàn)云端協(xié)作共享，并遵循保密原則，利用信息手段做好檔案資料的安全保密工作，確保會議檔案的完整性、準確性和合法性。與此同時，也要高度重視會議檔案的參考性價值，通過探索建立數(shù)據(jù)分析模型，為學校領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持和預(yù)測預(yù)警，使校長辦公會會議檔案能夠立足學校實際，為工作提供有效的指導(dǎo)和支持，不斷推動學校行政管理工作向更科學、規(guī)范、精細的方向邁進。

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