高立波

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內容，是保證醫(yī)院工作順利開展的重要基礎，也是醫(yī)院管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)。醫(yī)院內部的各類工作記錄以及醫(yī)院的發(fā)展資料，是醫(yī)院檔案管理工作的主要內容。社會主義市場經濟的繁榮發(fā)展，也使得各行各業(yè)的競爭越來越激烈，作為社會組織中重要組成的醫(yī)院也不可避免。若想在競爭中脫穎而出，就要提高醫(yī)院管理水平，提高醫(yī)療服務質量。在醫(yī)療事業(yè)的創(chuàng)新力度不斷提升的今天，加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，是突破醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式的重要實踐。只有不斷創(chuàng)新并完善檔案管理模式，才能保證醫(yī)院檔案管理工作質量和效率的不斷提升。文章通過對信息化建設在醫(yī)院檔案管理工作中的重要性以及當前存在的問題展開分析，對醫(yī)院檔案信息化建設提出一些建議。

關鍵詞：檔案信息化建設；醫(yī)院檔案管理；應用研究

中圖分類號：G270.7；R197.323 文獻標識碼：A

加快醫(yī)院工作信息化及數字化發(fā)展進程，是新醫(yī)改中的重點要求，目的是為了解決人們看病難、看病貴，解決醫(yī)患關系等一系列問題。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院各個科室日常工作的記錄，不僅是醫(yī)院后續(xù)管理的基礎和憑證，還為醫(yī)院制訂計劃和決策提供重要依據。進入信息化時代，醫(yī)院的檔案管理信息化建設是必然趨勢，醫(yī)院管理工作只有緊跟時代步伐，加快自身數字化、信息化建設，才能全面提升管理質量和效率。加強醫(yī)院檔案信息化建設，是滿足社會主義市場經濟發(fā)展需求的必然選擇。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案管理工作，是醫(yī)院整體管理中的重要內容，是保障醫(yī)院各科室、部門之間協調、順利開展工作的重要組成部分，檔案管理工作的質量決定了醫(yī)院整體管理水平和服務的質量。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院從無到有的建設、發(fā)展過程，也記錄了醫(yī)院對無數患者診治的醫(yī)療成果，重要性不言而喻。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院健康、穩(wěn)定發(fā)展及醫(yī)院管理層做出正確、科學決策的重要依據。醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院的各個部門、科室，是保證醫(yī)院工作順利開展的重要保障，檔案管理工作的質量體現出一個醫(yī)院的整體服務水平高低。隨著信息化時代的到來，各種數字化、信息技術在各行各業(yè)得以廣泛應用，醫(yī)院在醫(yī)療技術方面的提升也是日新月異，為無數患者提供了有效治療并推動了我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。這些重要醫(yī)療成果的記錄、保存是醫(yī)院檔案管理工作的重要內容。傳統(tǒng)紙質檔案管理方式已經無法與現代化醫(yī)療技術的快速發(fā)展相匹配，查找不便、轉交緩慢的弊端影響了醫(yī)院的整體管理工作，醫(yī)院檔案管理信息化建設勢在必行。因此，必須正確認識檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值，并對如何應用開展進一步探討，為醫(yī)院醫(yī)療工作的正常開展提供信息支持。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要意義

醫(yī)院檔案管理信息化建設，是通過計算機、網絡等數字化手段現代化管理醫(yī)院檔案，有效避免了人為因素導致的工作失誤，避免資源浪費的同時，提高了醫(yī)院檔案管理的效率和質量，促進了檔案資源利用率的提高。醫(yī)院檔案信息化建設是時代的要求，是新醫(yī)改中的重點內容之一，檔案管理信息化建設的重要意義，都體現在合理配置醫(yī)療資源、提高醫(yī)療水平以及提升醫(yī)務人員自身素質等各個方面。

1.信息化建設確保醫(yī)院檔案資料的安全、快捷存儲

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院各個部門的日常工作，數量大、種類繁雜，除此之外，還包括了醫(yī)院醫(yī)療技術的發(fā)展、臨床醫(yī)學實驗內容、人事變動等極具價值的信息資料，對醫(yī)院的長遠健康發(fā)展有著重要意義。醫(yī)院檔案管理信息化建設，有助于檔案管理效率的提高，避免人為工作失誤的發(fā)生，節(jié)約了大量人力、物力和存儲空間，并有效保證了高價值檔案資料的安全。

2.實現醫(yī)院檔案查找、轉移、利用的高效性、時效性

信息技術在醫(yī)院檔案管理工作中的應用，提高了醫(yī)院內部各部門、患者、用戶在查找、利用檔案資料的便利性。通過醫(yī)院檔案管理中心，自動搜索所需病歷資料，即可快速下載、復制，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式中耗費時間等多種弊端，節(jié)約了大量人力、物力，提高了醫(yī)院整體工作效率和服務質量。

3.促進醫(yī)療資源合理配置，有助于保障患者權益

目前，最大的醫(yī)患矛盾是患者數量和醫(yī)療資源不匹配的問題，尤其是醫(yī)院病房不足的缺陷最為顯著。此外，在檔案管理信息化管理之前，傳統(tǒng)的病人就醫(yī)模式，經常因為醫(yī)生的變化而導致患者重復檢查、開藥，浪費了患者大量的時間、金錢，嚴重的甚至會影響患者的治療而導致病情加重。醫(yī)院檔案信息化管理模式下，因互聯網技術的應用，醫(yī)生通過內部網絡數據，對患者的病情、以往治療情況，可以對患者的進一步治療做出快速診斷，避免了之前工作上的缺陷，簡化了患者的就診流程，為患者避免浪費時間、財力的同時，提高了工作效率和服務質量，讓患者獲取了滿意的服務體驗，有效保障了患者的權益。

4.有效提高醫(yī)院管理水平，促進醫(yī)療水平的穩(wěn)步提升

醫(yī)院每天都會產生大量的行政工作以及患者就診病歷等種類繁多的海量檔案資料，傳統(tǒng)的檔案管理方式容易出現人為因素而導致的工作失誤，嚴重的會產生醫(yī)患矛盾，影響醫(yī)院的聲譽。醫(yī)院開展檔案管理信息化建設，通過計算機、互聯網等技術的應用，可以有效、快速、準確的管理醫(yī)院檔案，避免人為工作失誤的發(fā)生。因此，醫(yī)院要重視并加快檔案信息化建設進程，促進醫(yī)院整體管理水平的提高。增強檔案管理人員現代化檔案管理意識，樹立信息化管理理念，通過培訓、外聘等方式，組建一支專業(yè)的檔案管理現代化團隊。此外，還應增強網絡安全、檔案管理安全意識，通過防火墻等安全軟件的應用，避免醫(yī)院機密醫(yī)療信息、患者病歷外泄，有效提升醫(yī)院服務質量，保證醫(yī)院的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

5.有利于醫(yī)務人員自身素質的提升

傳統(tǒng)檔案管理模式中，由于人為工作失誤而導致的醫(yī)患矛盾較為突出，另一方面也反映出醫(yī)院工作人員的自身素質和服務態(tài)度也有待提高。開展檔案管理信息化建設，可以對每一名醫(yī)務工作者做出正確、客觀的評價，提高醫(yī)院人事變更、獎罰機制的公平、公正和透明度，并有效促進每一位醫(yī)務工作者自身素質、工作積極性和服務態(tài)度的提升。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設中存在的問題

1.醫(yī)院缺乏檔案管理信息化建設意識

社會主義市場經濟的發(fā)展和繁榮，使得醫(yī)院的企業(yè)屬性不斷增強，自負盈虧的壓力使很多醫(yī)院只注重醫(yī)療專家、人才的培養(yǎng)以及先進醫(yī)療設備設施的引進。醫(yī)院檔案工作更多隸屬于行政后勤管理，不能產生直接的經濟效益，醫(yī)院管理者對檔案管理工作重視程度不夠，單純認為檔案管理就是檔案的收集和保存的簡單工作，檔案管理信息化建設意識不足，勢必會影響醫(yī)院檔案信息化建設工作的順利開展。

2.醫(yī)院檔案管理方式落后

醫(yī)院檔案中有醫(yī)療、設備設施、人事、后勤等諸多部門的檔案，內容豐富且繁雜，加大了檔案信息化建設的難度。很多醫(yī)院的檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，各部門、科室沒有統(tǒng)一的檔案管理標準，導致管理工作混亂，甚至出現因人為原因導致檔案破損、丟失、外泄等嚴重的工作失誤，難以形成有序、科學、高效的管理，在一定程度上影響了醫(yī)院檔案管理信息化建設的順利開展，延緩了信息化建設的進程。

3.缺乏標準化、規(guī)范化的管理制度

檔案管理工作制度的標準化和規(guī)范化，是醫(yī)院檔案管理信息化建設的先決條件。從醫(yī)院的實際情況來看，檔案資料的管理基本上還處于各個科室、部門各自管理的分散管理形態(tài)，檔案資料的格式也各有不同，醫(yī)院沒有實施統(tǒng)一管理。由于沒有對檔案管理工作足夠的重視，醫(yī)院檔案管理人員在意識上還處于傳統(tǒng)檔案人工收集、分類、存儲以及轉交等固定模式中，沒有現代化管理意識，對信息化管理手段更是知之甚少。醫(yī)院對人才的培養(yǎng)和選拔更側重于醫(yī)療技術人員，對檔案管理人員的培養(yǎng)和技能提升沒有具體規(guī)劃，導致檔案管理人員無論從檔案管理的專業(yè)角度來說，還是對計算機、互聯網等信息技術的掌握而言，都無法滿足檔案信息化管理的要求。分散、混亂的檔案管理現狀以及管理人員技能、意識的缺失，從根源上來看，是醫(yī)院檔案管理制度缺乏標準化和規(guī)范化，沒有嚴格的標準化、規(guī)范化的管理制度，就無法順利開展檔案管理信息化建設工作，嚴重影響了醫(yī)院管理工作整體信息化建設的進程。

4.醫(yī)院缺乏專業(yè)的管理人才隊伍

醫(yī)院領導層對檔案管理重要性認知的不足，影響了對檔案管理部門人員的配備。對于過于關注醫(yī)院經濟效益的領導而言，醫(yī)院檔案管理部門屬于可有可無、無足輕重的部門，認為簡單的檔案歸攏工作似乎是個人都可以干，因此，對工作人員的選擇未認真思考，導致在檔案管理這個重要部門的工作者素質良莠不齊。學歷低、素質差的工作人員對于檔案管理工作缺乏責任心和專業(yè)技能，對檔案管理工作創(chuàng)新更是無從談起。因此，沒有一支專業(yè)的高素質人才隊伍，是當前醫(yī)院檔案管理部門的突出問題。

四、加強醫(yī)院檔案信息化建設的對策

加強醫(yī)院檔案管理信息化建設，可以有效提升醫(yī)院管理的質量和效率，從而提高醫(yī)院的整體醫(yī)療服務水平和競爭力。

1.加強對檔案管理信息化建設的重視程度，完善管理制度

醫(yī)院管理層尤其是主管領導，要重視檔案管理信息化建設，清醒認識到信息化建設對醫(yī)院發(fā)展的重要性，要在管理制度上進一步規(guī)范化和標準化，制定完善的檔案管理體系。規(guī)范化、標準化的科學管理制度是醫(yī)院檔案管理信息化建設的有力支撐。醫(yī)院檔案管理人員要認真學習《檔案法》等有關檔案工作的法律法規(guī)，堅持依法開展檔案管理，在此基礎上根據醫(yī)院自身特點，制定和完善醫(yī)院檔案管理各項規(guī)章制度，使檔案的檢索、利用從最初的單純采集變?yōu)橹鲃庸芾砗椭鲃臃諡橹鳎瑥亩雍侠淼嘏渲酶黝悪n案資源。

2.搭建科學、系統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息化管理模式

首先，醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要基礎是要有科學、系統(tǒng)、完善的管理模式，這就要求檔案管理人員要具備現代化管理理念，將信息化管理應用與實際檔案管理工作充分結合，搭建信息化管理模式；其次，在檔案管理工作中要加快原有紙質檔案向電子檔案的轉換過程，并開展科學分類、歸檔、保存，經過認真核實后，在保證資料的真實性和完整性后，錄入醫(yī)院檔案數據庫，進一步實現檔案信息化管理。

3.引入科學的管理理念，優(yōu)化檔案管理方式

在醫(yī)院檔案信息化建設中，科學化管理發(fā)揮著重要的作用。對于管理人員來說，要樹立科學的管理理念，保證檔案管理真實性和保密性原則的落實，根據醫(yī)院實際發(fā)展需求，促進檔案信息化建設順利開展，并通過積極整合檔案數據資源，確保醫(yī)院領導人員決策準確無誤，保證醫(yī)療工作的順利開展。同時，還應該做到及時發(fā)現問題并解決問題，提高醫(yī)院醫(yī)療服務水平，更好地維護醫(yī)院綜合效益。

在檔案信息化建設完成后，醫(yī)院檔案管理人員要提升自身的綜合能力，尤其是信息技術應用能力，并深入了解各部門檔案資料的特點，有針對性地配合銜接工作，對出現的問題要及時發(fā)現并快速解決，保證檔案資料的真實性和完整性。

4.提升醫(yī)院檔案管理人員綜合素質

要想將信息技術在醫(yī)院檔案管理中的價值充分發(fā)揮出來，就要充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，這就對工作人員的綜合素質提出了較高的要求。提升檔案管理人員的綜合素質，不僅是對檔案管理專業(yè)素質的提升，還應該提高管理人員對信息技術的掌握程度。醫(yī)院檔案管理信息化建設中，檔案管理人員熟練掌握計算機、互聯網等信息技術，才能有效提高檔案管理工作的效率和質量。除定期開展相關培訓，還要從外部聘請專家入院培訓，提升人員的綜合素養(yǎng)，滿足醫(yī)院檔案信息化建設的要求。檔案管理人員在努力提升自身技能外，也要具備熱忱的工作熱情，保證工作的積極性、主動性、創(chuàng)造性。

5.醫(yī)院要重視檔案管理安全、保密工作

醫(yī)院檔案內容豐富，不僅記錄各部門的日常工作內容，還包含了醫(yī)院的醫(yī)療技術、臨床實驗數據以及眾多患者的病歷信息，極具保密性和私密性。一旦相關檔案資料發(fā)生泄漏或者外傳，將會給醫(yī)院及患者帶來不可預估的嚴重影響。因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立保密意識，加強檔案管理各環(huán)節(jié)的保密工作。無論是對紙質檔案還是電子檔案，管理人員在復制、轉交、利用、儲存等重點環(huán)節(jié)，都要確保檔案在無外泄風險的情況下，方可實施相關操作，避免因人為因素導致的工作失誤。

五、結束語

綜上所述，檔案管理工作質量是衡量醫(yī)院管理水平的重要指標，是提升醫(yī)院檔案管理質量和實現檔案管理信息化建設的重要手段。由此可見，醫(yī)院從領導層到檔案管理人員都要重視檔案信息化建設，從意識上樹立檔案現代化管理理念。醫(yī)院應加大對檔案管理信息化建設的投入，完善基礎設備設施建設，搭建平臺網絡，以便于檔案資料在醫(yī)院內部順暢轉移和收集。此外，醫(yī)院應制定科學、完善的檔案管理制度，明確分工，責任到人，建立獎罰機制，以提高檔案管理人員工作積極性。信息技術在檔案管理工作中的應用，對檔案管理人員的素質和技能提出了更高的要求，醫(yī)院要重視檔案管理團隊的建設，除了加強內部人員計算機、網絡技術等技能培訓外，還可以從外部招聘檔案管理、信息技術綜合能力強的人才，補充醫(yī)院檔案管理團隊。加快醫(yī)院信息化、數字化建設是新醫(yī)改的重點工作內容，也是時代發(fā)展對醫(yī)院的新要求，醫(yī)院檔案管理信息化建設是不可逆轉的必然趨勢，只有做好檔案管理信息化建設，醫(yī)院才能有效提升自身的核心競爭力，促進醫(yī)療水平的大幅提高，從而推動我國醫(yī)療事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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