摘 要：隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革進(jìn)一步深化、醫(yī)院的競爭日益激烈。醫(yī)院在激烈的競爭中求發(fā)展，必須開源節(jié)流，控制營運(yùn)成本。采購領(lǐng)域是醫(yī)院成本的源頭，同時也是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的重點(diǎn)，它涉及部門多、環(huán)節(jié)多，是一項(xiàng)需長期加強(qiáng)的管理工作，需要醫(yī)院各部門之間協(xié)助配合，共同加強(qiáng)資源的合理管控，有效地降低采購成本。文章通過分析H人民醫(yī)院采購活動現(xiàn)狀，查找不足，提出有針對性的管控措施，降低運(yùn)行成本，提升醫(yī)院精細(xì)化管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 采購管理 內(nèi)部控制 實(shí)踐 成效

中圖分類號：F224 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）07-249-02

醫(yī)院采購包括藥品、醫(yī)療器械與設(shè)備、后勤物資等，具有涉及品種多、采購分散、采購方式多樣化及管理協(xié)調(diào)難等特點(diǎn)。建設(shè)節(jié)約型、效益型醫(yī)院，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人流、物流、資金流最佳配置是現(xiàn)代化醫(yī)院管理者關(guān)注的課題[1]。H人民醫(yī)院2022年選拔人才，成立招標(biāo)辦，完善采購管理制度、規(guī)范采購行為，開展事后監(jiān)督評價，對采購貨物、服務(wù)、工程等全流程實(shí)施控制，有效降低了醫(yī)院運(yùn)行成本，提升了醫(yī)院內(nèi)部管理水平，成效明顯。

一、公立醫(yī)院采購管理現(xiàn)狀

（一）采購制度不完善，專職人員缺失

醫(yī)院采購制度大多照搬政府部門制度，與醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)行粘合性不強(qiáng)，實(shí)際執(zhí)行與制度存在一定的脫節(jié)。醫(yī)院采購工作根據(jù)科室職責(zé)權(quán)限，歸屬不同的科室管理，很多采購人員受限于科室人員學(xué)歷背景及知識結(jié)構(gòu)，對采購政策理解不到位、對資產(chǎn)物資及服務(wù)的實(shí)際需求和標(biāo)準(zhǔn)了解不充分，難以保障采購預(yù)算的合法性和合理性，極易成為醫(yī)院采購管理中的風(fēng)險點(diǎn)。

（二）各采購相關(guān)部門之間溝通不暢，影響采購效率

采購環(huán)節(jié)涉及多部門，溝通、協(xié)調(diào)不暢影響采購效率。如在采購項(xiàng)目進(jìn)行中，由于各部門分工協(xié)作不明晰，導(dǎo)致設(shè)備安裝過程中涉及水、電、消防、網(wǎng)絡(luò)等協(xié)調(diào)不暢，相互推諉、驗(yàn)收不及時或者流于形式等，影響采購效率。

（三）采購預(yù)算編制流于形式，預(yù)算控制價格虛高

采購計劃安排不合理，歸口管理部門未與使用科室進(jìn)行充分溝通，沒有對現(xiàn)有的資產(chǎn)及配置情況進(jìn)行評估，采購預(yù)算定價市場調(diào)研不充分，造成預(yù)算編制不科學(xué)。使用科室提出申請采買時并未對照年初預(yù)算，導(dǎo)致無預(yù)算購買情況發(fā)生，而等年初上報預(yù)算的科室使用預(yù)算額度時，出現(xiàn)已經(jīng)超預(yù)算無法采購現(xiàn)象，引發(fā)預(yù)算執(zhí)行隨意和審批不嚴(yán)謹(jǐn)風(fēng)險，弱化了采購影響預(yù)算的剛性約束力和管控力。

（四）實(shí)物資產(chǎn)管理重視不夠，賬實(shí)不符

由于醫(yī)院對實(shí)物資產(chǎn)管理重視程度不夠，采購由各個部門分散實(shí)施，如日常零星物資、服務(wù)等未履行相應(yīng)的手續(xù)直接采買，導(dǎo)致個別價格虛高。另外資產(chǎn)盤點(diǎn)不及時、賬實(shí)不符，原因未及時查找。衛(wèi)生材料分高值和普通材料，高值耗材全部是收費(fèi)耗材，普通耗材中一部分是可收費(fèi)耗材，一部分為不可收費(fèi)耗材。高值耗材是臨床科室給病人使用后供貨商按月統(tǒng)計使用高值耗材金額，開具發(fā)票后辦理入庫、出庫手續(xù)，造成收入和支出口徑存在一定差異。低值收費(fèi)耗材以領(lǐng)代銷模式加上科室管理較亂，二級庫盤點(diǎn)賬實(shí)不一致現(xiàn)象較普遍，一部分原因是科室漏費(fèi)，一部分原因是正常損壞未及時處理。還有部分是醫(yī)療服務(wù)價格包含材料和不包含材料的，不允許再單獨(dú)計費(fèi)和允許單獨(dú)計費(fèi)的科室未區(qū)分開，信息系統(tǒng)內(nèi)不能及時核銷，科室又沒有手動清除，造成賬實(shí)不符。

（五）內(nèi)外部監(jiān)督評價機(jī)制不健全

對供貨商和內(nèi)部使用科室的監(jiān)督評價機(jī)制缺失。醫(yī)院合同訂立審核經(jīng)多個部門，內(nèi)容相對較全，但合同里履行是否到位，缺乏部門監(jiān)督。醫(yī)院未對全部資產(chǎn)、服務(wù)等實(shí)施監(jiān)控和科學(xué)分析，如保潔、洗滌是否滿足全院科室使用要求、崗位人數(shù)是否按照合同配備、節(jié)能降耗設(shè)備實(shí)施效果是否達(dá)到合同承諾要求等。科室申請購置的醫(yī)療設(shè)備，經(jīng)濟(jì)效益和社會效益未達(dá)到購置申請前的論證報告效果，沒有落實(shí)獎懲。

二、內(nèi)控視角下H人民醫(yī)院采購管理實(shí)踐

（一）成立組織，梳理問題

組建招標(biāo)采購管理小組，明確職責(zé)權(quán)限。招標(biāo)采購小組要了解醫(yī)院各個項(xiàng)目采購業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)招標(biāo)采購工作。采購小組按照制度開展工作，梳理醫(yī)院各部門現(xiàn)有采購方式和實(shí)施過程中存在的問題及薄弱環(huán)節(jié)，針對問題點(diǎn)對點(diǎn)進(jìn)行溝通，制定防范措施。

（二）開展培訓(xùn)，完善制度

開展內(nèi)控和采購相關(guān)法律法規(guī)制度的培訓(xùn)，普及采購業(yè)務(wù)知識。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定細(xì)化的采購管理制度和流程，確保采購計劃、組織實(shí)施、評價與監(jiān)督等管理活動有章可循、有據(jù)可依，并保證采購管理制度在醫(yī)院各部門之間應(yīng)用的一致性。采購管理小組對醫(yī)院現(xiàn)有的采購程序進(jìn)行規(guī)范，確保采購與審批、詢價與敲定供應(yīng)商品、合同的起草與審查、采購與驗(yàn)收、驗(yàn)收與保管、驗(yàn)收與會計記賬、付款申請與付款執(zhí)行等關(guān)鍵崗位相互制衡。

（三）建立采購工作的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制、明確涉及采購部門職責(zé)

采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組在具體工作中，為各部門搭建長效的溝通平臺，聽取各部門的報告，通過提出問題和分享各部門的管理經(jīng)驗(yàn)，明確下一步計劃。采購領(lǐng)導(dǎo)小組要及時解決協(xié)調(diào)采購計劃、組織實(shí)施、評價監(jiān)督中的問題，提高采購效率。資產(chǎn)驗(yàn)收和付款環(huán)節(jié)時間跨度長，滿足使用條件的，驗(yàn)收小組要及時驗(yàn)收，驗(yàn)收時要對照采購文件和合同條款逐一對照，避免出現(xiàn)型號規(guī)格不一、維保期間不符等情況。對驗(yàn)收合格的資產(chǎn)或服務(wù)，財務(wù)部門按照合同及時付款，共同維護(hù)醫(yī)院和供應(yīng)商的合法權(quán)益。

（四）加強(qiáng)采購預(yù)算管理

預(yù)算管理是實(shí)現(xiàn)成本控制的重要手段，預(yù)算控制要在采購發(fā)生之前做充分的調(diào)研，調(diào)查目前醫(yī)院現(xiàn)有的服務(wù)和資產(chǎn)是否飽和，同時結(jié)合醫(yī)院科室業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)，考核采購的合理性。采購預(yù)算應(yīng)由實(shí)際使用科室提出申請，由歸口管理科室匯總后報采購管理部門，采購管理部門與審計部門核實(shí)醫(yī)院是否有同類設(shè)備、使用是否達(dá)到飽和、市場同類設(shè)備價格等信息，形成調(diào)研報告，對確需購買的提交財務(wù)部門，財務(wù)部門查詢預(yù)算額度、確定采購資金來源，最后經(jīng)預(yù)算管理委員會批準(zhǔn)后納入年度采購預(yù)算。從預(yù)算編制入手，細(xì)化采購項(xiàng)目、預(yù)算編制子目具體細(xì)化到科室，對采購項(xiàng)目要進(jìn)行充分的評估和調(diào)研，制定切實(shí)可行的采購預(yù)算。強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行的約束力，做到預(yù)算編制、執(zhí)行有效銜接，對預(yù)算外的采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整審批程序，做到先審批后采購。

（五）采購鏈條信息化，采購價格透明

醫(yī)院授權(quán)采購業(yè)務(wù)，采購管理監(jiān)督小組實(shí)時查詢醫(yī)院采購資產(chǎn)內(nèi)部執(zhí)行的現(xiàn)價和歷史價格，歷史采購價格和現(xiàn)價信息系統(tǒng)內(nèi)自動對比校驗(yàn)提示。同時要求采購管理小組調(diào)研市場價格及周邊醫(yī)院價格，通過比價制定合理的招標(biāo)控制價格，形成合理招標(biāo)采購控制價格。招標(biāo)采購監(jiān)督小組全程參與醫(yī)院采購資產(chǎn)和服務(wù)購買的各個環(huán)節(jié)。醫(yī)院采購環(huán)節(jié)涉及供應(yīng)商選擇、采購方式和程序、采購預(yù)算價格、授權(quán)與審批，醫(yī)院等各部門執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，通過控制采購價格和提高采購的透明度，確保采購的資產(chǎn)和服務(wù)物有所值，有價可循。

采購預(yù)算管理系統(tǒng)內(nèi)總額控制，每個部門要及時關(guān)注采購進(jìn)度和剩余額度，且實(shí)際采購數(shù)量和質(zhì)量完成后，預(yù)算資金剩余暨結(jié)余情況分析實(shí)時可查。向一個供應(yīng)商購買的工程和服務(wù)，只要達(dá)到公開招標(biāo)限額就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行公開招標(biāo)，增加采購工作透明度。特殊情況下不能公開招標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)公示和審批程序。

（六）重視資產(chǎn)的管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)最優(yōu)化配置

醫(yī)院重視實(shí)物資產(chǎn)管理，強(qiáng)化資產(chǎn)成本的控制和管理，實(shí)現(xiàn)資源效益最大化。一是控制資產(chǎn)采購成本，能公開招標(biāo)的一定公開招標(biāo)，引入價格充分競爭機(jī)制。二是提升信息化程度，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通，解決資產(chǎn)出入庫價格實(shí)施監(jiān)控和庫存盤點(diǎn)核銷問題。另外強(qiáng)化日常監(jiān)管，定期不定期核對庫存，查找原因。因管理原因造成的損失納入科室績效管理，系統(tǒng)原因造成損失的應(yīng)優(yōu)化信息系統(tǒng)，如對收費(fèi)耗材使用時掃碼計費(fèi)，自動識別入庫、出庫，確保收入與成本配比性。這就需要醫(yī)院做到對其現(xiàn)有的資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)致全面的清點(diǎn)和盤查，同時也要建立好臺賬和責(zé)任制度，并定期回溯、盤點(diǎn)。與此同時，新模式對資產(chǎn)類別的界定有較大的變化，需要醫(yī)院和相關(guān)機(jī)構(gòu)及時跟進(jìn)和掌控，全面掌握其已有的固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)、應(yīng)收賬款等真實(shí)情況。還需要關(guān)注二級科目在新模式下重分類的問題[2]。

（七）開展采購活動監(jiān)督評價機(jī)制

采購監(jiān)督要做到閉環(huán)管理，不僅要檢查監(jiān)督內(nèi)部采購落實(shí)情況，同時還要對采購代理機(jī)構(gòu)的行為進(jìn)行評價和監(jiān)督。采購管理小組重點(diǎn)落實(shí)內(nèi)部監(jiān)督審查是否落實(shí)、采購申請理由是否充分和是否存在越權(quán)審批等情況、采購項(xiàng)目是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)，避免導(dǎo)致采購資產(chǎn)采購過?；蛘卟蛔?，持續(xù)跟蹤資產(chǎn)使用效率效益，落實(shí)有錯必究、失責(zé)必懲[3]。對外部要開展對采購代理機(jī)構(gòu)的考核和評價，建立代理機(jī)構(gòu)淘汰機(jī)制，避免采購代理機(jī)構(gòu)所采購的業(yè)務(wù)質(zhì)量低、價格高，不能滿足單位實(shí)際需求。采購監(jiān)督小組還要做好日常采購業(yè)務(wù)分析工作，每季度質(zhì)控會上通報各部門采購節(jié)約、效率提升、問題解決等情況，由院領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門評價各部門采購實(shí)施效果。

三、取得的初步成效

H人民醫(yī)院通過采購業(yè)務(wù)管理，針對后勤物資、藥品、耗材、基建、服務(wù)等不同類別，每季度評價各部門采購情況。采購過程中采用的何種招標(biāo)方式、競價辦法及采購信息公開范圍等，各環(huán)節(jié)形成分析報告，供領(lǐng)導(dǎo)參考決策。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策，結(jié)合采購管理效果，落實(shí)獎懲。通過對比2022—2023年的數(shù)據(jù)，醫(yī)院衛(wèi)生材料、后勤物資、電腦耗材、物業(yè)管理、設(shè)備維修、基礎(chǔ)設(shè)施維修、日常零星維修等采購成本降低了10%～15%，職工滿意度較上年上升了5個百分點(diǎn)，達(dá)到98.56%。實(shí)施采購管控后，2023年較2022年同期對比情況如下表：

四、結(jié)語

深化醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)，有效控制不合理成本增長，需要從源頭抓起。做好招標(biāo)采購工作，需多部門合作，嚴(yán)把入口關(guān)和使用關(guān)，加大設(shè)備參數(shù)審核、預(yù)算價格制定、使用效率評價等環(huán)節(jié)的監(jiān)督。這些都需要領(lǐng)導(dǎo)層重視、充分論證、科學(xué)決策，職能部門充分調(diào)研，使用科室積極參與，各部門共同協(xié)作，形成相互監(jiān)督、相互制衡的管理關(guān)系。醫(yī)院針對采購管理中存在的各種不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善采購機(jī)制和內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，積極推動各部門工作效率地提升，進(jìn)一步提高采購招標(biāo)透明度，通過有效管理切實(shí)降低醫(yī)院成本，為醫(yī)院健康有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 嚴(yán)家舜，解滿平，張國桃.醫(yī)院物資集中招標(biāo)采購和供應(yīng)管理初探[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2009（03）：65-66.

[2] 劉瑩.公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)現(xiàn)狀及完善措施——以北京兒童醫(yī)院為例[J].財務(wù)與會計，2022（02）：70-72.

[3] 財政部關(guān)于加強(qiáng)政府采購活動內(nèi)部控制管理的指導(dǎo)意見[M].財庫〔2016〕99號.

（作者單位：滑縣人民醫(yī)院 河南安陽 456400）

［作者簡介：關(guān)英麗（1981—），女，河南安陽人，高級會計師，本科，研究方向：財務(wù)管理。］

（責(zé)編：趙毅）