摘要:在現(xiàn)代項目管理理論指導(dǎo)下,基于多年從事山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程(以下簡稱“山洪工程”)項目管理工作的實踐,采用案例研究方法,對山洪工程的項目管理案例進(jìn)行系統(tǒng)分析,從關(guān)鍵要素管理和項目管理環(huán)境優(yōu)化兩個維度詳細(xì)闡述項目管理案例的分析過程及結(jié)果,并探討其重要作用及相互關(guān)系。在此基礎(chǔ)上,從制度保障、投資控制、進(jìn)度管理、質(zhì)量監(jiān)管、風(fēng)險管理及項目管理環(huán)境優(yōu)化6個方面,總結(jié)歸納山洪工程項目管理的策略與方法。
關(guān)鍵詞:
山洪地質(zhì)災(zāi)害防治;氣象保障工程;項目管理;案例研究
0引言
項目管理案例研究是一種深入剖析特定項目管理實踐的綜合性研究方法,通過系統(tǒng)性地收集和分析實際案例的數(shù)據(jù)信息,對項目管理過程、方法、結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)描述和分析,并給出關(guān)鍵成功因素、挑戰(zhàn)和應(yīng)對策略,提出相應(yīng)的結(jié)論和解決方案,在項目管理領(lǐng)域具有非常重要的價值[12]。
山洪工程是《全國中小河流治理和病險水庫除險加固、山洪地質(zhì)災(zāi)害防御和綜合治理總體規(guī)劃》(以下簡稱“《總體規(guī)劃》”)中的一項非工程措施項目,是全面提升山洪地質(zhì)災(zāi)害防御和綜合治理氣象保障綜合能力、為全社會提供高質(zhì)量公共服務(wù)產(chǎn)品、具有重大減災(zāi)效益的山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程[3]。由于其總投資大、建設(shè)周期長、涉及項目多,具有“小而廣”的項目特點,山洪工程管理程序復(fù)雜、管理難度大,屬于大型復(fù)雜氣象工程項目管理范疇,其管理水平的高低直接決定著項目的成敗,對于完成工程總體目標(biāo)具有舉足輕重的影響[46]。
在山洪工程啟動建設(shè)初期,由于缺乏成熟、可借鑒的項目管理經(jīng)驗,面對未知與挑戰(zhàn),項目建設(shè)與管理始終遵守相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范性文件的指導(dǎo),靈活運(yùn)用項目管理知識、方法與工具,穩(wěn)步推動《總體規(guī)劃》中建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)。經(jīng)過長周期的建設(shè)實踐與經(jīng)驗積累,逐步形成一套行之有效的項目管理策略和方法,并在實踐中不斷完善和改進(jìn),成功應(yīng)用于山洪工程項目全過程管理實踐,為項目的順利進(jìn)行提供了有力保障[7]。
當(dāng)前,正值全國氣象部門聚焦加快推進(jìn)氣象科技能力現(xiàn)代化和社會服務(wù)現(xiàn)代化,全面推進(jìn)氣象高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵時期,對山洪工程項目管理工作進(jìn)行全面、系統(tǒng)性的項目管理案例研究尤為重要[8]。經(jīng)過不懈努力,截至目前,山洪工程累計4000余項分年度項目竣工驗收,完成率達(dá)預(yù)期目標(biāo),標(biāo)志著項目管理取得成功。本文運(yùn)用案例研究方法,深入剖析山洪工程項目管理具體案例,旨在提煉出有效的管理策略和方法,為類似工程項目的管理實踐及相關(guān)領(lǐng)域的研究提供有益的參考和借鑒[910]。
1分析思路、方法與過程
基于現(xiàn)代項目管理理論,采用案例研究方法,以項目管理信息量化分析為起點,系統(tǒng)地分析山洪工程項目管理活動,總結(jié)并提煉出相應(yīng)的項目管理策略與方法和分析結(jié)論[1113]。
11項目管理信息收集、歸類與整理
為了更全面地了解和掌握整個項目管理情況,廣泛收集、整理覆蓋山洪工程全過程的項目管理相關(guān)信息,主要包括建設(shè)單位逐年報備的項目管理文檔信息(如累計4000余項分年度項目竣工驗收文檔),以及項目管理過程中產(chǎn)生的各種信息資料(如會議紀(jì)要、管理手冊、數(shù)據(jù)分析報告、中期評估報告、階段總結(jié)、進(jìn)展簡報、調(diào)研報告)等。
12項目管理案例研究
本文采用案例研究方法,對山洪工程的項目管理活動進(jìn)行系統(tǒng)分析、總結(jié)和凝練,結(jié)果表明,關(guān)鍵要素管理和項目管理環(huán)境優(yōu)化是兩個核心維度。
在關(guān)鍵要素管理方面,分析了范圍管理、投資管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理及溝通管理作為關(guān)鍵要素在年度項目管理、項目群管理過程中的重要性,及其思路與做法等。通過案例研究,分析、總結(jié)、凝練,提出了建設(shè)單位作為年度項目的責(zé)任主體,其如何切實履行項目法人主體責(zé)任,如何嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范性文件要求,確保山洪工程建設(shè)的總體部署能夠全面、準(zhǔn)確并有效避免違規(guī)操作,降低潛在風(fēng)險,成功完成全過程項目管理的策略與方法等。
在項目管理環(huán)境優(yōu)化方面,分析了良好的項目管理環(huán)境對于山洪工程項目管理的重要性,及其思路與做法等。在所有建設(shè)單位年度項目管理的基礎(chǔ)上,應(yīng)用項目群管理理論與方法,以及山洪工程項目群管理方法研究成果[14],分析、總結(jié)、凝練,提出了在項目群管理層面,如何圍繞山洪工程總體目標(biāo)控制、項目進(jìn)度跟蹤和管理信息共享等基本管理要素,為建設(shè)單位提供高效的項目管理支持,以及如何通過對年度項目的協(xié)調(diào)管理,確保整體管理宏觀有序、執(zhí)行規(guī)范,最終實現(xiàn)《總體規(guī)劃》預(yù)期目標(biāo)的項目管理策略與方法等。
基于上述兩個維度的管理策略與方法分析,可以得出結(jié)論:關(guān)鍵要素管理和項目管理環(huán)境優(yōu)化是確保山洪工程項目管理成功的兩大支柱。通過不斷地強(qiáng)化關(guān)鍵要素管理,以及優(yōu)化項目管理環(huán)境,山洪工程積累了適應(yīng)性好、實用價值高的一系列項目管理策略與方法,顯著提升了項目建設(shè)與管理執(zhí)行效率,確保了按照預(yù)期目標(biāo)順利完成建設(shè)任務(wù)。
13結(jié)論驗證
通過廣泛征求意見與專家訪談等形式,對項目管理策略與方法進(jìn)行驗證,確保凝練出既符合項目管理實踐,又具有權(quán)威性和認(rèn)可度的有效實用的項目管理策略與方法。
在分析關(guān)鍵要素管理和項目管理環(huán)境優(yōu)化兩個核心維度的基礎(chǔ)上,通過現(xiàn)場調(diào)研,以及采取線上線下相結(jié)合的方式,圍繞項目管理案例研究的明確主題,廣泛征求建設(shè)單位項目管理人員的意見和建議,初步驗證項目管理策略與方法,使其緊密貼合實際項目管理過程。
為進(jìn)一步確保項目管理策略與方法分析研究結(jié)果的權(quán)威性和認(rèn)可度,特別邀請經(jīng)驗豐富的項目管理專家深度參與案例研究,結(jié)合山洪工程項目“小而廣”的特點,將現(xiàn)代項目管理理念與實踐融入項目管理過程,從多個維度審視項目管理過程的復(fù)雜性和挑戰(zhàn),分享他們豐富的實踐經(jīng)驗和獨(dú)特見解,進(jìn)一步提煉山洪工程項目管理策略與方法的精髓,確保理論與實踐緊密結(jié)合。
2項目管理策略與方法構(gòu)成分析
為揭示山洪工程項目管理策略與方法的內(nèi)在結(jié)構(gòu)及其各組成部分之間的邏輯關(guān)系,增進(jìn)對項目管理實踐的全面理解,進(jìn)行項目管理策略與方法構(gòu)成分析。
山洪工程項目管理策略與方法構(gòu)成示意圖如圖1所示,其主要由關(guān)鍵要素管理和項目管理環(huán)境優(yōu)化兩個核心維度組成,既真實反映了建設(shè)單位年度項目管理實際運(yùn)作情況,又充分展示了優(yōu)化項目管理環(huán)境對于工程成功實施的重要性,體現(xiàn)了年度項目始終與總體目標(biāo)保持一致。
結(jié)果表明,關(guān)鍵要素管理與項目管理環(huán)境優(yōu)化兩個維度之間存在著相互影響和相互作用關(guān)系,是山洪工程按照兩級項目管理組織的重要依據(jù)。一方面,作為建設(shè)單位完成年度項目建設(shè)目標(biāo)的管理手段和方法,關(guān)鍵要素管理的有效性取決于管理環(huán)境的優(yōu)化程度;另一方面,管理環(huán)境優(yōu)化是為了確保關(guān)鍵管理要素能夠在一個更為有利的環(huán)境中得以實施,促進(jìn)項目管理活動合法、合規(guī)、高效執(zhí)行,推動管理目標(biāo)順利實現(xiàn)。
3案例研究主要結(jié)論
根據(jù)上述對山洪工程項目管理案例的深入研究與分析,擇其要點,歸納形成6條主要結(jié)論。這些結(jié)論涵蓋了山洪工程項目管理的策略與方法,其中前5條專注于關(guān)鍵要素管理,最后1條專注于項目管理環(huán)境優(yōu)化。
31堅持依法依規(guī),為規(guī)范項目管理活動提供制度保障
為貫徹落實《總體規(guī)劃》中明確的氣象保障工程建設(shè)任務(wù),規(guī)范工程建設(shè)管理,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范性文件的要求,并針對山洪工程項目“小而廣”的特點,中國氣象局制定并印發(fā)《山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程管理辦法》(以下簡稱“《管理辦法》”),其明確在項目管理活動中須執(zhí)行的管理規(guī)范和程序等。在《管理辦法》框架下,由于管理制度的穩(wěn)定性和持續(xù)性,特別是明確了建設(shè)單位是山洪工程年度項目的責(zé)任主體等建設(shè)管理制度,建設(shè)單位可以更好地把控年度項目進(jìn)度、質(zhì)量等關(guān)鍵要素,降低項目風(fēng)險,明顯提高管理效率,確保項目成功實施。與此同時,鑒于長周期建設(shè)過程中年度項目執(zhí)行管理、竣工驗收管理等環(huán)節(jié)暴露出的新問題,及時收集項目執(zhí)行過程中的反饋意見,不斷完善和優(yōu)化《管理辦法》,由主管職能司對《管理辦法》進(jìn)行及時解釋和適時調(diào)整,以適應(yīng)項目管理的實際需求,為項目的順利推進(jìn)和高效執(zhí)行提供了堅實的制度保障。
32加強(qiáng)項目前期管理,確保年度投資計劃落實落地
針對山洪工程年度項目立項審批程序的特殊性,嚴(yán)格執(zhí)行合規(guī)、有效的管理程序,確保轉(zhuǎn)下達(dá)的建設(shè)目標(biāo)任務(wù)落地。首先,根據(jù)《總體規(guī)劃》確定的建設(shè)目標(biāo)任務(wù),由主管職能司組織委托具有相應(yīng)資質(zhì)的工程咨詢中心編寫《指導(dǎo)方案》[3],并在長周期建設(shè)過程中,不斷地完善與相關(guān)規(guī)劃的銜接平衡,編寫《山洪工程分階段方案》,作為項目儲備和滾動投資計劃建議報國家發(fā)展和改革委員會;其次,在年度氣象基礎(chǔ)設(shè)施中央預(yù)算內(nèi)投資專項計劃下達(dá)后,由中國氣象局及時轉(zhuǎn)下達(dá)投資計劃至建設(shè)單位,及時分解落實年度項目建設(shè)目標(biāo)任務(wù)。與此同時,各職能司根據(jù)投資計劃,結(jié)合整體工作部署等,提出相應(yīng)的項目建設(shè)實施要求等,指導(dǎo)建設(shè)單位開展年度項目組織實施和監(jiān)管活動,確保全面落實中央預(yù)算內(nèi)投資計劃。因此,可最大限度地避免因“小而廣”項目特點,前期管理特殊性可能導(dǎo)致的“分年度建設(shè)目標(biāo)任務(wù)已完成,但總體目標(biāo)卻偏離”及“整體工程建成即落后”等管理風(fēng)險。
33明確主體責(zé)任,確保有序推進(jìn)工程建設(shè)進(jìn)度
為確保按計劃順利推進(jìn)工程建設(shè),有效規(guī)避工程總體進(jìn)度滯后等潛在管理風(fēng)險,根據(jù)山洪工程累計投資大、年度項目多,以及其年度項目投資計劃安排特點等,按照“一年建設(shè)期+半年業(yè)務(wù)驗收期+半年竣工驗收期”的原則,組織實施分年度項目。其主要從兩個層面展開:第一個層面,根據(jù)《管理辦法》,明確分工、細(xì)化流程,明確建設(shè)單位為年度項目責(zé)任主體,根據(jù)轉(zhuǎn)下達(dá)的年度投資計劃,依照項目管理流程,從組織編制、審批《××年度山洪工程項目可研報告》開始,到組織實施,直至完成年度項目的竣工驗收,按時交付全過程管理,有序推進(jìn)完成年度項目建設(shè)任務(wù);第二個層面,在總體協(xié)調(diào)管理層面,將相應(yīng)的項目管理活動系統(tǒng)化整合為項目群管理,通過逐年更新印發(fā)《項目管理手冊》[15]《數(shù)據(jù)分析報告》[16]等實用操作性文件,將年度項目(單項目)整合到一個共同的目標(biāo)體系中,通過向建設(shè)單位提供項目管理支持,提升管理效率,使項目管理方式從廣撒網(wǎng)式現(xiàn)場調(diào)研為主,逐步過渡為線上線下相結(jié)合的檢查督辦為主,確保建設(shè)單位集中精力抓落實,充分發(fā)揮責(zé)任主體作用,推進(jìn)工程建設(shè)總體目標(biāo)任務(wù)順利完成。
34規(guī)范質(zhì)量評價指標(biāo),確保工程建設(shè)質(zhì)量有章可循
作為年度項目質(zhì)量管理的主要措施之一,組織編寫印發(fā)《山洪工程年度建設(shè)質(zhì)量評價指標(biāo)指南》(以下簡稱“《質(zhì)量指標(biāo)指南》”),并由主管職能司批轉(zhuǎn)至各建設(shè)單位,在項目管理層面規(guī)范部分建設(shè)內(nèi)容的質(zhì)量評價指標(biāo)?!顿|(zhì)量指標(biāo)指南》主要內(nèi)容包括項目建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)、現(xiàn)場檢查督辦及項目管理培訓(xùn)等多個方面,全面覆蓋年度項目各階段的建設(shè)質(zhì)量管理需求,使項目交付成果符合要求。鑒于相關(guān)技術(shù)迅速發(fā)展,在10余年的長周期建設(shè)過程中,部分指標(biāo)已無法充分反映工程建設(shè)的特色與代表性,因此,對部分內(nèi)容進(jìn)行必要的調(diào)整、修改和補(bǔ)充,并不同程度地體現(xiàn)在逐年印發(fā)的《項目管理手冊》中,在年度項目管理過程中得到應(yīng)用。實踐表明,《質(zhì)量指標(biāo)指南》對于工程建設(shè)初期規(guī)范部分年度項目的質(zhì)量管理,促進(jìn)高質(zhì)量完成山洪工程建設(shè)的目標(biāo)任務(wù)起到重要作用。
35有效識別風(fēng)險,提出風(fēng)險防范措施建議
針對山洪工程建設(shè)周期長,建設(shè)過程中遇到技術(shù)因素、外部環(huán)境因素和人為因素等不確定性較多,發(fā)生管理風(fēng)險的概率也隨之增多等特點,提出相應(yīng)的風(fēng)險管理措施和建議。通過開展山洪工程項目群風(fēng)險管理方法研究,應(yīng)用風(fēng)險分析方法,列出各類風(fēng)險,按風(fēng)險類別確定最主要的風(fēng)險,認(rèn)真查找分析其成因,深入探究風(fēng)險發(fā)生的概率及后果,并邀請有經(jīng)驗的項目管理專家進(jìn)行訪談,針對性地制定應(yīng)對策略,確保項目在面臨各種不確定因素時能夠從容應(yīng)對,降低損失,大部分措施被采納或應(yīng)用[17]。
36創(chuàng)新管理模式,改進(jìn)和優(yōu)化項目管理環(huán)境
針對山洪工程建設(shè)初期缺乏成熟、可借鑒的項目群管理經(jīng)驗的現(xiàn)狀,在長周期建設(shè)過程中,通過創(chuàng)新管理模式,實施山洪工程項目群管理策略,持續(xù)推進(jìn)項目管理運(yùn)行環(huán)境的優(yōu)化升級,明顯提升項目管理效率、質(zhì)量和風(fēng)險應(yīng)對能力,以及項目管理支持綜合能力,為充分發(fā)揮建設(shè)單位的責(zé)任主體作用,確保建設(shè)單位所有年度項目管理活動與總體目標(biāo)保持一致,實現(xiàn)《總體規(guī)劃》目標(biāo)任務(wù)發(fā)揮了關(guān)鍵作用。
山洪工程項目管理環(huán)境構(gòu)成示意圖如圖2所示。項目管理環(huán)境優(yōu)化主要涵蓋三個方面的內(nèi)容:第一,通過項目群管理信息集成方法研究與應(yīng)用,推進(jìn)實現(xiàn)項目管理信息化,即通過構(gòu)建由PC機(jī)Hadoop集群組成的山洪工程項目管理數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)(PMDatahoop),搭建高效的山洪工程項目管理支持平臺,輔助生成《項目管理手冊》《數(shù)據(jù)分析報告》等信息產(chǎn)品,逐年更新印發(fā)到建設(shè)單位,使其成為建設(shè)單位規(guī)范項目管理行為的信息化工具,確保建設(shè)單位集中精力抓落實,明顯提高了項目管理質(zhì)量和效率。第二,通過構(gòu)建山洪工程管理運(yùn)行機(jī)制,摸索推進(jìn)項目管理規(guī)范化,即通過完成項目群管理模式和管理優(yōu)化研究,提出“小而廣”類項目要“管什么、怎么管、管成什么樣”的難點問題及解決方案,并在此基礎(chǔ)上,運(yùn)用系統(tǒng)論觀點和方法,以及項目群管理模式和管理優(yōu)化研究成果,借助管理支持平臺優(yōu)化信息溝通渠道,逐步構(gòu)建形成順暢的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,明顯提高了項目管理支持的綜合能力。第三,將山洪工程項目風(fēng)險管理研究成果和方法融入日常項目管理活動中,推進(jìn)山洪工程項目風(fēng)險管理常態(tài)化,即根據(jù)山洪工程建設(shè)周期長、影響因素多、前期審批程序簡化可能引起管理風(fēng)險等特點,在項目執(zhí)行過程中及時發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對潛在風(fēng)險,迅速做出響應(yīng),降低風(fēng)險對項目建設(shè)的不利影響,提高項目的成功率[1820]。
4項目管理效果及反饋
山洪工程作為氣象基礎(chǔ)設(shè)施中央預(yù)算內(nèi)投資專項項目,自2011年起至2022年止,歷時12年,累計吸納投資96875億元,逐年累積轉(zhuǎn)下達(dá)共4000余項分年度項目。按照中國氣象局統(tǒng)一部署,全國四級氣象部門幾乎所有單位參加工程建設(shè)和管理,根據(jù)山洪工程建設(shè)總體進(jìn)度安排,共同推進(jìn)工程項目實施。截至目前,除極個別建設(shè)單位的極個別年度項目因特殊原因延期,其他項目均已完成竣工驗收,并交付業(yè)務(wù)運(yùn)行,達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。對此,第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)和項目管理領(lǐng)域的專家都給予充分肯定和高度評價。
2019年,由中國氣象局工程咨詢中心與北京零點市場調(diào)查有限公司聯(lián)合發(fā)布的《山洪工程中期評估報告》中指出:在山洪工程項目管理中引入項目群管理、風(fēng)險管理等現(xiàn)代項目管理理論與方法,摸索出項目群管理思路框架,行之有效,明顯提高了總體管理水平和效率,實現(xiàn)了宏觀有序、執(zhí)行規(guī)范的管理效果,對工程的順利推進(jìn)起到了重要作用,項目管理總體成功。
值得一提的是,山洪工程項目群管理方法的研究成果也得到了國內(nèi)項目管理領(lǐng)域同行專家的廣泛贊譽(yù)和認(rèn)可。這些研究成果在《項目管理技術(shù)》期刊陸續(xù)發(fā)表,其中1篇被人民大學(xué)《復(fù)印刊(管理科學(xué))》全文收錄,3篇論文分別分享于2018年、2019年和2023年的“中國項目管理大會暨中國特色與跨文化項目管理國際論壇”分論壇,并榮獲大會“項目管理優(yōu)秀論文獎”。
5結(jié)語
山洪工程項目管理案例研究結(jié)果表明,“小而廣”類氣象工程項目管理,不僅依賴于對關(guān)鍵管理要素的把控,還需對項目管理環(huán)境進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。本文在詳細(xì)闡述項目管理案例研究過程及其結(jié)果的基礎(chǔ)上,分析了項目管理策略與方法構(gòu)成,以及在項目推進(jìn)過程中的重要作用及其相互關(guān)系,并提出6個方面的項目管理案例研究結(jié)論,既涵蓋項目管理關(guān)鍵要素,又突顯了項目管理環(huán)境優(yōu)化的重要性。
盡管上述山洪工程項目管理案例研究結(jié)論仍需時間沉淀和實踐檢驗,但這些案例研究結(jié)論在實際應(yīng)用中已經(jīng)取得顯著成效,不僅為全面落實《總體規(guī)劃》建設(shè)目標(biāo)任務(wù)提供了項目管理的思路與具體做法,而且將持續(xù)為實現(xiàn)山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程效益最大化發(fā)揮作用。同時,山洪工程作為一個成功的項目管理案例,進(jìn)一步深化了人們對項目管理內(nèi)涵的理解,有助于為類似氣象工程項目管理工作提供借鑒,推動氣象高質(zhì)量發(fā)展。
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收稿日期:20240601
作者簡介:
陽艷紅(通信作者)(1979—),女,高級工程師,研究方向:項目管理、風(fēng)險管理、統(tǒng)計綜合分析。
王玉彬(1952—),男,研究員,研究方向:氣象學(xué)。
陸小勇(1982—),男,工程師,研究方向:山洪災(zāi)害防御、項目管理。
蔣濤(1982—),男,高級工程師,研究方向:氣象學(xué)、工程管理。
張以剛(1979—),男,工程師,研究方向:氣象學(xué)、工程管理。
張紅雨(1977—),男,高級工程師,研究方向:氣象學(xué)、工程管理。
宋傳經(jīng)(1983—),男,工程師,研究方向:氣象學(xué)、工程管理。