摘 要：基于大數(shù)據(jù)的高校檔案利用服務工作是高校檔案管理工作中的重要內(nèi)容，它為檔案檢索、查閱、調(diào)取、轉移、研究等提供服務。因此高校要及時采集檔案信息，并不斷地完善檔案內(nèi)容、挖掘檔案資源、提供可靠的研究資料、提高檔案利用服務質(zhì)量，為有效利用檔案資源提供方便，提升檔案資料的使用效率。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)技術；高校檔案利用服務；數(shù)據(jù)挖掘

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：0450-9889（2024）24-0089-04

在數(shù)字化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足信息化發(fā)展要求和不斷變化的信息服務要求。如何做好高校檔案管理工作，為高校各項建設提供服務和可靠的信息保障，是檔案管理工作必須面對并需要解決的問題。因此將大數(shù)據(jù)技術引入檔案管理系統(tǒng)工作中已經(jīng)成為一條創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作的重要途徑，它能夠使高校檔案信息管理更加科學、高效、準確，提高服務質(zhì)量與水平。

一、高校檔案信息資源及服務平臺

教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》提出，高等學校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。因此各高校普遍將大數(shù)據(jù)技術應用于檔案管理工作中，提供基于大數(shù)據(jù)技術的信息資源、服務平臺等，為社會提供服務。

（一）檔案信息資源

根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》第十五條，我國高校檔案文件材料有11類。一是黨群類，主要包括高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要，各黨群部門的工作計劃、總結，上級機關與學校關于黨群管理的文件材料；二是行政類，主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議記錄及紀要，上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料；三是學生類，主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等；四是教學類，主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料；五是科研類；六是基本建設類；七是儀器設備類；八是產(chǎn)品生產(chǎn)類，主要包括高等學校在產(chǎn)學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等；九是出版物類，主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等；十是外事類，主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料，學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料，學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料，學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料；十一是財會類。這些文件材料構成了高校檔案信息資源的主要內(nèi)容，也是高校檔案服務體系的基礎。對高校檔案管理來說，除了要管理好常規(guī)的個人檔案信息，還要管理好學校的學術資料、教職員工的材料、科學研究數(shù)據(jù)等多種類型的信息。其中，教師的科研成果數(shù)據(jù)是重要組成部分，是一個非常有價值的信息源。因此，高校要挖掘、開發(fā)和利用好這些信息資源，推動高等教育發(fā)展。

（二）檔案利用服務平臺

檔案工作除了采集、保管、挖掘檔案資料，還要為社會提供檔案利用服務，以便單位或個人了解某些方面的歷史資料。檔案資料是真實的原始記錄，它能比較準確地反映各個時期個人、集體等的歷史事實。就高校的檔案來說，它保存了所有在校學習、工作過的個人歷史資料及其轉移記錄，學校各單位（包括臨時機構）的歷史資料及其轉移記錄，是高校的歷史資料庫，貯藏無數(shù)的珍寶，是研究高校的有力實證資料。因此高校檔案管理工作要面對各種需要，提供檔案利用服務。在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案服務已經(jīng)無法滿足社會需要，各高校也都不同程度地建立基于大數(shù)據(jù)的檔案利用服務平臺——電子檔案服務平臺。對外來說，電子檔案服務平臺主要是為公共提供服務的兩個窗口——采集平臺和輸出平臺。采集平臺主要用于采集個人、單位等檔案資料，輸出平臺主要提供檢索、查詢、提取檔案資料等服務。輸出平臺分為個人檔案輸出平臺和公共信息檔案輸出平臺；個人檔案輸出平臺為人員調(diào)動、組織調(diào)查等提供服務，公共信息檔案輸出平臺主要提供檔案挖掘資源，為研究提供服務，這是非常珍貴的資料。采集平臺有兩方面內(nèi)容，一是對原有的紙質(zhì)檔案資料進行整理，并將之轉換為電子信息；二是對新的檔案資料進行采集，在這個環(huán)節(jié)紙質(zhì)采集和電子采集同步進行。輸出平臺也有兩方面內(nèi)容，一是提供電子檔案資料，二是提供紙質(zhì)檔案資料。無論是采集平臺還是輸出平臺，都要嚴格按照我國高校檔案文件材料的11種類型進行分類。在大數(shù)據(jù)時代，如何利用好互聯(lián)網(wǎng)和信息技術來提升檔案資源利用效率和服務水平已成為檔案管理工作者需要研究的重要課題之一，因此打造安全、高效、便捷的服務平臺至關重要。

二、當前檔案服務工作情況

（一）檔案信息采集量大

長期以來，檔案管理工作的復雜性和繁重性是困擾高校檔案管理與服務工作的問題。隨著高校規(guī)模的擴大和信息量的增加，檔案管理工作愈發(fā)復雜和繁重。高校檔案涵蓋廣泛的領域和內(nèi)容，包括學術研究成果、學生檔案、教職工檔案、行政管理文件等各種類型的檔案。這些檔案需要按照一定的規(guī)范和流程進行收集、整理、存儲和維護等，要求檔案管理人員具備廣泛的知識和專業(yè)技能。高校每年產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，包括高校管理、教研課題、學生的入學申請、成績單、教職工的合同和薪酬信息等。這些文件和數(shù)據(jù)需要及時歸檔、整理和存儲，以確保其安全和可檢索性，這對檔案管理人員的工作效率和精確性提出了更高要求。此外，檔案管理工作還涉及檔案信息的更新和變更。隨著時間的推移，檔案信息會發(fā)生變動，例如學生的個人信息更新、教職工的職務變動等。檔案管理工作需要及時跟蹤和更新這些變動，保證檔案信息的準確性和完整性?？梢?，檔案采集量很大，需要處理的文件和數(shù)據(jù)很多。

（二）檔案信息安全性要求更高

在大數(shù)據(jù)時代，電子信息技術高度發(fā)展，電子信息采集觸角無孔不入，一些好奇者或別有用心的人利用電子信息技術手段侵入高校電子檔案系統(tǒng)，竊取檔案資料，尤其是科技人員的個人檔案資料和研究資料、單位的保密資料等，而且這種竊取方式非常隱私，且不留痕跡，這對電子檔案的保密與安全工作提出更高的要求。與此同時，高校檔案管理系統(tǒng)也要跟上新技術的發(fā)展而更新，要根據(jù)法律法規(guī)和標準進行相應的調(diào)整，以提升檔案管理的效率和質(zhì)量。在調(diào)整過程中，稍有不慎就會出現(xiàn)意想不到的信息安全問題，給檔案管理工作帶來危險。因此高校檔案管理部門在采集、存儲、轉移（傳輸）、保管、調(diào)取、輸出以及系統(tǒng)維護和升級等過程中都要高度重視安全性和保密性，以確保檔案信息安全。

（三）檔案資源利用率大幅度提升

檔案管理電子化之后，高校也從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用服務方式向電子檔案利用服務方式轉變，從而使人們能更容易地查閱檔案資料，因此檔案資源的利用率大幅提升。研究者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有志于研究、開發(fā)、轉化高校研究成果的社會團體、經(jīng)濟單位、個人都想及時了解最新的研究動態(tài)和成果開發(fā)、轉化情況，希望檔案利用服務平臺能及時提供最新信息，以便他們從中選擇自己感興趣的項目。近年來，這方面的檔案資源利用率大幅度提升，也催生了許多科研轉化成果。比如，新能源的許多產(chǎn)品是通過高校檔案利用服務平臺提供科學研究成果之后，由企業(yè)技術工程師進一步開發(fā)轉化而成的；許多電子信息應用技術也是通過高校檔案利用服務平臺得到理論研究成果之后，由應用專業(yè)技術人員轉化而來的。還有，高校人才引進工作，除了通過專業(yè)領域了解專業(yè)人才動態(tài)，還會從高校檔案利用服務平臺了解某個領域的人才情況，從而有目的地引進專業(yè)人才。此外，在大數(shù)據(jù)時代，每年的畢業(yè)季，用人單位都對學生檔案的調(diào)取、審閱、轉移等提出了更高的要求，希望高校能通過電子通道提供學生個人檔案，學生也希望高校能高效、迅速地幫助他們轉移個人檔案到接收單位。隨著改革開放不斷深入，社會管理體系也發(fā)生了重大變化，人員流動速度與數(shù)量逐年增大、科技研究領域不斷拓展、科學研究成果不斷增多，人才集中地的高校的檔案資源利用率將極大提高。因此高校檔案管理工作者需要不斷深入采集、挖掘這些信息資源，使其成為推動高等教育發(fā)展和科技發(fā)展的強大支柱，成為社會發(fā)展的推動力。

三、基于大數(shù)據(jù)技術優(yōu)化高校檔案利用服務工作

（一）提高檔案資源利用率

檔案資源利用率的大幅度提升是大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作面臨的一大挑戰(zhàn)，高校檔案管理工作團隊應正視這種挑戰(zhàn)，加強檔案資源的采集力度和挖掘力度，提供越來越多、越來越完善的檔案資源。

第一，采集檔案信息。目前我國大部分高校已建立了數(shù)據(jù)網(wǎng)絡收集體系，形成了較為完善的數(shù)據(jù)分析機制，并針對數(shù)據(jù)來源的多元性搭建多通道的數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，以實現(xiàn)全方位采集。高校檔案信息管理工作者要充分利用大數(shù)據(jù)分析工具對各種數(shù)據(jù)進行采集、分析、處理，不斷完善各種信息。一是單位信息。采集教科研信息、學校管理信息、教職工流動信息等，通過網(wǎng)絡爬蟲技術從學校的官方網(wǎng)站、學術資料庫和學校的社交媒體平臺提取動態(tài)數(shù)據(jù)，完善科研、學術檔案和管理信息等。二是學生個人信息。通過學校的內(nèi)部系統(tǒng)，比如學生信息管理系統(tǒng)、教務系統(tǒng)等采集學生數(shù)據(jù)并進行整合，完善學生個人檔案信息。三是教職工個人信息。通過學校信息平臺，采集教職工的動態(tài)信息，比如，獲獎信息、績效信息、教學信息、科研信息、學術成果信息等。

第二，挖掘檔案資源。數(shù)據(jù)挖掘是一種重要的手段，能有效地從大量數(shù)據(jù)中挖掘出有價值的信息。高校檔案工作者要利用數(shù)據(jù)挖掘技術深入挖掘檔案資源，對檔案資源進行分類管理，并提供到服務平臺上，方便有關人員提取、查閱、利用等。檔案挖掘的資源主要有兩種，一是從學校組織機構、管理服務、學術成果以及重要歷史人物、有較大影響力的科技人員和教學人員、出版物等挖掘本校保存的歷史檔案資料；二是根據(jù)學校的發(fā)展動態(tài)，挖掘并整合學校當下的檔案信息，比如學校管理資料、教師交流信息、最新科學研究成果信息、獲得的各種榮譽信息、學術交流活動信息、各種競賽信息、學生重要活動信息以及其他具有歷史意義或具有特別意義的信息。

檔案工作者要積極而有效地采集、挖掘檔案資源，多渠道、多途徑推動檔案資源的多元化利用。比如，將檔案資源與教學、科研和學術服務相結合，開展多種形式的活動，組織檔案展覽、舉辦學術研討會、支持學術出版等，充分發(fā)揮檔案資源在學術研究和教學實踐中的作用，提升檔案資源的使用價值和利用率。

（二）改變檔案利用的服務方式

基于大數(shù)據(jù)技術，高校檔案工作要將傳統(tǒng)的檢索與紙質(zhì)服務方式和現(xiàn)代電子數(shù)字檢索與服務方式相結合，提供多渠道、多途徑的服務方式，滿足人們對檔案資源的多樣化、個性化需求。

一是繼續(xù)提供傳統(tǒng)的檢索與紙質(zhì)服務方式。當前，人們雖然越來越少使用紙質(zhì)讀物，但是紙質(zhì)檔案卻有它獨特的歷史價值，它保持檔案的原始狀態(tài)、歷史原貌，讓人感覺更真實。特別是那些年代久遠的檔案，研究者更喜歡在原始的紙質(zhì)檔案中尋找歷史的蹤跡，希望能從歷史的蛛絲馬跡中找到有價值的東西。因此還要繼續(xù)提供傳統(tǒng)的檢索方式，提供紙質(zhì)服務方式。在將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案的過程中，由于檔案工作者的理解或認識上的差異，有的會把“不重要”或“無意義”的細節(jié)漏掉，因此繼續(xù)提供傳統(tǒng)的服務方式對研究者是一種莫大的幫助。

二是提供數(shù)字化服務方式。目前，高校檔案管理系統(tǒng)大都裝配電子信息系統(tǒng)，并逐步將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案，以便存儲、保管、檢索、提取和傳輸?shù)取n案工作者要不斷探索更高效的信息獲取渠道和途徑，充分利用在線查詢平臺、移動應用平臺等，更高效地為用戶提供服務。電子服務平臺是電子檔案信息服務的核心基礎，它涉及信息存儲、檢索、查閱和傳輸?shù)母鱾€環(huán)節(jié)，能方便地為用戶提供咨詢、檢索、提取、查閱、下載、轉移等服務。電子檔案是經(jīng)過檔案工作人員整理、分類后的電子信息資料，它分類更科學、更細化，能夠更加精準地提供用戶需要的內(nèi)容，也能夠基于大數(shù)據(jù)根據(jù)用戶的模糊檢索方式提供更加全面的檔案資料，提高檢索和查閱效率。因此檔案工作者要充分利用好互聯(lián)網(wǎng)和信息技術，使檔案資源利用服務發(fā)揮更大的作用。

在日常服務中，高校檔案管理部門除了提供傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源服務，還要不斷打造、升級電子服務平臺，為用戶提供高效、安全、便捷的多樣化、個性化的數(shù)字化服務。

（三）加強檔案信息化安全管控服務

在信息化環(huán)境下，加強檔案信息化安全管控是確保高校檔案管理安全的重要舉措。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的安全性和保密性受到很大挑戰(zhàn)。電子信息技術在發(fā)展的過程中，也會衍生一些不利因素。一些心術不正或別有用心的人利用電子信息技術侵入檔案管理系統(tǒng)，或侵入電子信息傳輸通道，竊取重要的檔案資料，比如重要的科研人員的個人資料、未公開的科研成果、不宜公開的歷史資料、個人隱私等，因此檔案工作者要加強檔案信息安全管理，為用戶提供安全、可靠的檔案信息資源。

第一，加強檔案館內(nèi)部的信息服務安全。一是嚴格遵守檔案管理規(guī)定，按照檔案查閱、調(diào)取、轉移等的申請程序開展服務工作，認真查驗用戶身份，了解查閱目的，做好登記，嚴防檔案被帶出；二是妥善保管檔案資料，特別是嚴格保密的檔案資料，嚴格按照程序提取、復制等，嚴防檔案資料泄漏和損壞；三是注意檔案資料在查閱、復制等過程中的信息安全。

第二，加強檔案轉移過程中的服務安全。在檔案轉移過程中，無論是紙質(zhì)檔案資料轉移還是電子檔案資料轉移都存在比較大的安全風險，稍有不慎就會出現(xiàn)泄漏、散失等安全問題。特別是電子資料轉移，因為它是通過電子通道傳輸，所以容易受到電子攻擊，而且它是用看不見摸不著的方式攻擊，泄漏了也不容易發(fā)現(xiàn)，因此使用電子工具，如硬盤、U盤等轉移檔案資料時，要采取加密方式和專人轉移方式，避免在轉移過程中受到安全威脅。

第三，加強電子檔案服務平臺安全。電子檔案服務平臺安全主要指電子系統(tǒng)安全和電子移動工具安全。電子系統(tǒng)安全由系統(tǒng)提供部門負責，檔案工作者只須按照規(guī)章制度來規(guī)范操作系統(tǒng)就可以。在電子檔案服務平臺上較容易出現(xiàn)安全問題的是在檔案資料的提取、下載、復制、轉移環(huán)節(jié)，因此每一個環(huán)節(jié)都要堅守加密原則。當使用電子工具，如硬盤、U盤等下載、復制、提取電子檔案資料時，必須使用加密方式，而且使用過的電子工具，只能用于檔案電子系統(tǒng)中，不能在其他電子系統(tǒng)的電腦中使用，哪怕格式化之后也不能在別的電腦上使用。

高校檔案管理部門要采取一系列措施來保護檔案信息的安全，建立健全檔案安全管理制度，制定檔案信息安全管理規(guī)范和操作指南，明確安全管理的要求和責任，以及檔案信息的保護級別、訪問權限等；加強檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復管理制度，定期進行數(shù)據(jù)備份，并將檔案信息存儲在可靠的備份介質(zhì)中，存儲在安全的地方，確保檔案信息的安全性。此外，高校檔案管理部門還要建立災難恢復預案制度，確保在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障時，能夠快速恢復檔案信息的完整性和可用性。

基于大數(shù)據(jù)的檔案服務工作，通過融合人工智能技術和機器學習算法，為用戶提供個性化的服務。檔案工作者要及時采集并完善檔案信息，主動挖掘檔案資源，為用戶提供有價值的數(shù)據(jù)資料；要深化檔案業(yè)務流程的改革，搭建數(shù)據(jù)服務平臺并增進檔案信息的共享功能，提升檔案管理活力，為學校的發(fā)展提供更多更優(yōu)的幫助。

（責編 盧建龍）

作者簡介：歐陽燕，1973年生，廣西桂林人，本科，研究方向為檔案管理。