摘 要：通過(guò)分析當(dāng)前高校人事檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀，系統(tǒng)梳理人事檔案信息化在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)字化進(jìn)程、管理流程優(yōu)化、安全保障措施以及管理隊(duì)伍素養(yǎng)等方面取得的進(jìn)展和面臨的問(wèn)題，剖析高校人事檔案信息化在技術(shù)與管理、法規(guī)與政策等方面存在的突出矛盾和挑戰(zhàn)，并在此基礎(chǔ)上提出推進(jìn)新時(shí)代高校人事檔案信息化管理變革的優(yōu)化路徑和策略建議。高校要推動(dòng)人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)深度融合，以信息化帶動(dòng)和支撐人事檔案管理理念、制度和流程的系統(tǒng)性重構(gòu)。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；信息化；管理；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高校人事檔案是學(xué)校開展人事管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，其信息化管理水平直接影響高校人力資源管理的效能。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和高等教育事業(yè)的不斷推進(jìn)，高校人事檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)前，信息化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代高校人事檔案管理創(chuàng)新和變革的主要驅(qū)動(dòng)力。深入分析高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀，準(zhǔn)確把握面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，探索切實(shí)可行的發(fā)展對(duì)策，對(duì)提升高校人事管理效能，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)在高校管理中的廣泛應(yīng)用，人事檔案管理信息化已經(jīng)成為高校人力資源管理的重要組成部分。通過(guò)對(duì)全國(guó)20所高校的網(wǎng)絡(luò)調(diào)研和數(shù)據(jù)分析，筆者發(fā)現(xiàn)當(dāng)前高校人事檔案管理信息化呈現(xiàn)出一些積極進(jìn)展。一些高校逐步加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，人事檔案數(shù)字化進(jìn)程穩(wěn)步推進(jìn)，信息化管理流程不斷優(yōu)化，信息安全保障措施逐步完善，管理隊(duì)伍信息化素養(yǎng)持續(xù)提升，為高校人事檔案信息化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但同時(shí)，受制于觀念更新、技術(shù)創(chuàng)新、制度完善、人才培養(yǎng)等因素，高校人事檔案信息化管理仍面臨一些現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。部分高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后，檔案數(shù)字化仍處于起步階段，信息化管理流程有待進(jìn)一步優(yōu)化，信息安全風(fēng)險(xiǎn)不容忽視，管理隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)參差不齊，一定程度上制約了人事檔案信息化管理水平的整體提高。

1.信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)狀

信息化基礎(chǔ)設(shè)施是開展高校人事檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。通過(guò)對(duì)調(diào)研數(shù)據(jù)分析，筆者發(fā)現(xiàn)高校人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)總體呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：

一是投入力度不斷加大。高校逐年增加信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2023年高校人事檔案信息化建設(shè)投入較2020年增長(zhǎng)了30%以上。

二是硬件配置逐步完善。多數(shù)高校已配備了專用的檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，如高拍儀、掃描儀等，一些高校還引進(jìn)了人事檔案管理系統(tǒng)。

三是系統(tǒng)集成與平臺(tái)化發(fā)展。將人事檔案信息系統(tǒng)與校園其他管理系統(tǒng)集成，形成一個(gè)綜合的信息管理平臺(tái)，有助于打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。

然而，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)仍存在不平衡現(xiàn)象。省屬重點(diǎn)高校建設(shè)投入較大，進(jìn)展較快；而地方高校，尤其是西部地區(qū)高校，受經(jīng)費(fèi)等條件限制，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后?？s小區(qū)域、校際差距，夯實(shí)人事檔案信息化管理基礎(chǔ)，還需要政府、學(xué)校等多方持續(xù)努力。

2.檔案數(shù)字化進(jìn)展

一是高校人事檔案數(shù)字化率不斷提高。截至2023年底，被調(diào)研高校人事檔案數(shù)字化平均完成率已達(dá)30%，較2020年提高了5個(gè)百分點(diǎn)。檔案數(shù)字化質(zhì)量和規(guī)范化水平也有所提高。部分高校對(duì)檔案元數(shù)據(jù)、掃描參數(shù)等實(shí)施規(guī)范，提高了數(shù)字檔案的規(guī)范化和可檢索性。

二是檔案數(shù)字化進(jìn)程仍不均衡，部分高校數(shù)字化工作推進(jìn)緩慢。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，受數(shù)字化設(shè)備短缺、人手不足等因素制約，近80%的高校人事檔案數(shù)字化率不足50%。質(zhì)量把控也參差不齊，個(gè)別高校重?cái)?shù)量、輕質(zhì)量，數(shù)字檔案質(zhì)量不高。數(shù)字檔案管理與紙質(zhì)檔案管理脫節(jié)也造成管理困難。

3.信息化管理流程優(yōu)化

傳統(tǒng)的人事檔案管理流程主要依賴紙質(zhì)檔案和手工操作，信息化管理流程的引入，旨在通過(guò)電子化手段簡(jiǎn)化操作流程，提高工作效率。部分高校積極探索信息化條件下的人事檔案管理流程再造。通過(guò)引入信息技術(shù)，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，優(yōu)化工作流程，實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理提效率、降成本。

4.信息安全保障措施

人事檔案信息涉及教職工隱私和學(xué)校不宜公開數(shù)據(jù)，信息安全至關(guān)重要。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高校普遍重視人事檔案信息安全，采取了一系列安全保障措施，但仍存在薄弱環(huán)節(jié)。在技術(shù)上，多數(shù)高校搭建了檔案管理系統(tǒng)安全防護(hù)體系。通過(guò)部署防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等安全設(shè)備和技術(shù)，提高了系統(tǒng)抵御外部攻擊和非法訪問(wèn)的能力。在管理上，多數(shù)高校制定了相應(yīng)的信息安全管理制度，但也有高校管理措施流于形式，紙質(zhì)檔案數(shù)字化等環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)格管控，存在信息被泄露風(fēng)險(xiǎn)。

5.管理隊(duì)伍信息化素養(yǎng)

高校人事檔案管理隊(duì)伍信息化素養(yǎng)總體有所提升，但還不能完全適應(yīng)信息化管理要求。從年齡結(jié)構(gòu)看，高校人事檔案管理隊(duì)伍呈現(xiàn)出老中青相結(jié)合的特點(diǎn)。被調(diào)研的高校人事檔案管理人員50歲以上占10%，40-49歲占30%，40歲以下占60%。中青年管理人員比例較大，他們普遍接受過(guò)高等教育，具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)，信息化適應(yīng)能力較強(qiáng)。從知識(shí)技能看，高校加大了人事檔案管理隊(duì)伍信息化培訓(xùn)力度。80%的高校定期或不定期為管理人員提供信息化專題培訓(xùn)。

高校人事檔案管理隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)還不能完全適應(yīng)新形勢(shì)要求。部分管理人員，特別是部分50歲以上管理人員的信息化意識(shí)相對(duì)薄弱，習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工管理模式。人事檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化水平也有待提高。多數(shù)管理人員缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)和檔案管理專業(yè)背景，對(duì)大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等前沿技術(shù)了解不多，數(shù)據(jù)思維和大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力偏弱，難以適應(yīng)檔案數(shù)字化后的深度開發(fā)利用需求。

二、高校人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

高校人事檔案信息化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及技術(shù)、管理、政策法規(guī)等多方面因素。雖然各高校在推進(jìn)信息化管理方面做了一些努力，取得了一定成效，但仍面臨很多挑戰(zhàn)。

1.技術(shù)與管理挑戰(zhàn)

高校人事檔案信息化管理既面臨技術(shù)挑戰(zhàn)，也面臨管理挑戰(zhàn)。兩者相互交織，共同影響著人事檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

從技術(shù)層面看，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的快速發(fā)展，為人事檔案管理變革帶來(lái)了新的機(jī)遇，但也對(duì)高校的信息化建設(shè)能力提出了更高要求。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)高校在人事檔案大數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、分析，智能化管理等方面還較為薄弱。一些高校的檔案管理系統(tǒng)缺乏規(guī)范的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

從管理層面看，高校人事檔案信息化是一場(chǎng)深刻的管理變革，傳統(tǒng)的管理理念、方式、流程都面臨重構(gòu)。當(dāng)前不少高校對(duì)信息化的深層次影響認(rèn)識(shí)不足，存在信息化建設(shè)“重技術(shù)、輕管理”的傾向，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)，管理創(chuàng)新滯后于技術(shù)應(yīng)用。

2.政策與法律法規(guī)挑戰(zhàn)

高校人事檔案信息化管理涉及教職員工的切身利益，事關(guān)學(xué)校改革發(fā)展穩(wěn)定大局。當(dāng)前，相關(guān)法律法規(guī)和政策制度還不完善，一定程度上制約了人事檔案信息化管理工作的規(guī)范化、制度化和法治化進(jìn)程。

從政策層面看，高校在人事檔案信息化管理中缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)性政策規(guī)范，工作思路、實(shí)施路徑各不相同，改革舉措碎片化問(wèn)題突出。一些高校對(duì)上級(jí)主管部門的人事檔案信息化政策理解不到位，落實(shí)不到位，高校內(nèi)部相關(guān)配套制度不健全，人事檔案信息收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)格規(guī)范，數(shù)字檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不僅影響了檔案管理效率，還增加了檔案信息被泄露、丟失的風(fēng)險(xiǎn)；從法規(guī)層面看，組織部門對(duì)人事檔案管理的法律法規(guī)主要側(cè)重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，對(duì)電子檔案、數(shù)字檔案的管理還缺乏明確、具體的規(guī)定。同時(shí)，檔案管理法規(guī)與信息安全、個(gè)人隱私保護(hù)等方面存在交叉盲區(qū)，相關(guān)規(guī)定不夠銜接。

三、高校開展人事檔案信息化管理對(duì)策建議

破解高校人事檔案信息化管理中存在的難題，推動(dòng)高校人事檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展，需要有關(guān)部門、高校、社會(huì)多方協(xié)同發(fā)力，在體制機(jī)制、人才培養(yǎng)等方面持續(xù)用力，從多個(gè)層面采取針對(duì)性的優(yōu)化策略。

1.夯實(shí)信息化管理基礎(chǔ)

人事檔案信息化管理的有效推進(jìn)，離不開堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施支撐。高校要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)的重要性，加大投入力度，完善設(shè)施配置，為人事檔案信息化管理創(chuàng)造必要條件。

一是加快人事檔案數(shù)字化進(jìn)程?？茖W(xué)制定檔案數(shù)字化規(guī)劃，合理配置數(shù)字化設(shè)備，改善作業(yè)環(huán)境，提高數(shù)字化效率。建立健全人事檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)數(shù)字化質(zhì)量控制，確保數(shù)字化人事檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。

二是加強(qiáng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。人事檔案內(nèi)容相對(duì)固定，建立統(tǒng)一規(guī)范的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)交換格式對(duì)后續(xù)利用工作大有裨益。積極參與行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)制修訂，推動(dòng)人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)同應(yīng)用。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)宣貫培訓(xùn)，提高管理人員標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)和能力。

三是強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)保障。將人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校預(yù)算，并與學(xué)校整體信息化建設(shè)統(tǒng)籌考慮。

四是營(yíng)造良好的信息化環(huán)境。加強(qiáng)人事檔案管理場(chǎng)所建設(shè)，強(qiáng)化信息化設(shè)施日常維護(hù)，確保系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。注重信息化應(yīng)用氛圍營(yíng)造，提高信息化參與度。

2.創(chuàng)新管理模式與流程

高校要立足新時(shí)代人事檔案管理新要求，順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展新趨勢(shì)，以機(jī)制創(chuàng)新為動(dòng)力，以流程再造為抓手，推動(dòng)人事檔案管理理念、模式、業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)性重構(gòu)，不斷提升管理效能。

一是轉(zhuǎn)變管理理念。堅(jiān)持為學(xué)校教學(xué)科研管理服務(wù)的工作導(dǎo)向，樹立大數(shù)據(jù)思維，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)的深度整合和關(guān)聯(lián)分析，提升管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。主動(dòng)擴(kuò)大人事檔案信息服務(wù)覆蓋面，充分發(fā)揮人事檔案的服務(wù)功能。

二是創(chuàng)新管理模式。積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案”管理新模式，推行網(wǎng)上預(yù)約、遠(yuǎn)程服務(wù)等線上線下相結(jié)合的信息化服務(wù)模式，提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化的檔案管理服務(wù)。

三是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。系統(tǒng)梳理人事檔案管理各環(huán)節(jié)流程，運(yùn)用信息技術(shù)手段，對(duì)整理、查詢、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)實(shí)施流程再造。加強(qiáng)業(yè)務(wù)協(xié)同，簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)，壓縮辦理時(shí)限，提高工作效率。

四是健全工作機(jī)制。建立人事檔案管理統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)人事、信息化等部門的溝通協(xié)調(diào)，形成工作合力。完善人事檔案安全保密與數(shù)據(jù)共享開放機(jī)制，明確安全責(zé)任，促進(jìn)人事檔案信息在學(xué)校管理過(guò)程中的利用。

五是強(qiáng)化制度建設(shè)。圍繞人事檔案收集、整理、保管、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，研究制定相關(guān)工作制度。建立健全人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督，促進(jìn)各項(xiàng)工作有章可循、有據(jù)可依。完善人事檔案信息化績(jī)效評(píng)價(jià)、安全保密等配套制度，織密管理的制度籠子。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

高素質(zhì)專業(yè)化人才隊(duì)伍是高質(zhì)量開展高校人事檔案信息化管理的關(guān)鍵力量。高校要把隊(duì)伍建設(shè)擺在人事檔案信息化管理的突出位置，加大人才培養(yǎng)力度，完善人才發(fā)展機(jī)制。

一是優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。立足學(xué)校人事檔案管理需求，科學(xué)規(guī)劃人才隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化人才梯隊(duì)結(jié)構(gòu)。注重引進(jìn)檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等相關(guān)專業(yè)人才，提高隊(duì)伍專業(yè)化水平。加大青年人才培養(yǎng)力度，為人事檔案信息化管理輸送新鮮血液。

二是完善培養(yǎng)機(jī)制。建立健全人事檔案管理人才教育培訓(xùn)制度，綜合運(yùn)用線上線下培訓(xùn)、實(shí)踐鍛煉等多種培養(yǎng)途徑，提升培訓(xùn)的針對(duì)性和有效性。健全人才交流機(jī)制，促進(jìn)人才跨部門流動(dòng)，拓寬人才成長(zhǎng)空間。

三是強(qiáng)化繼續(xù)教育。把人事檔案管理納入干部教育培訓(xùn)總體規(guī)劃，將繼續(xù)教育作為提升管理人員素質(zhì)的重要抓手。緊跟信息技術(shù)發(fā)展前沿，提升管理人員信息化應(yīng)用能力。

4.深化數(shù)據(jù)開發(fā)利用

高校人事檔案記錄了教職員工成長(zhǎng)發(fā)展的重要過(guò)程，蘊(yùn)藏著豐富的信息資源。高校要樹立大數(shù)據(jù)思維，推Lq/Zo8F30KxvE50I9k+5hj9PDxurPjl2DBj+4/aNJB0=動(dòng)人事檔案管理從“以檔管人”向“以數(shù)治人”轉(zhuǎn)型。

一是推進(jìn)數(shù)據(jù)匯聚共享。加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)與人事管理、科研教學(xué)等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成，打通信息孤島，擴(kuò)大人事檔案的服務(wù)輻射面。

二是創(chuàng)新數(shù)據(jù)分析應(yīng)用。運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)開展深度挖掘和智能分析。開發(fā)人才畫像、知識(shí)圖譜等數(shù)據(jù)分析模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)教職員工的全景式、多維度畫像，精準(zhǔn)把握人才成長(zhǎng)軌跡、專業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)。

三是拓展數(shù)據(jù)服務(wù)內(nèi)涵。積極開發(fā)基于檔案大數(shù)據(jù)的延伸服務(wù)。探索利用人事檔案大數(shù)據(jù)開展人才趨勢(shì)預(yù)測(cè)、政策效果評(píng)估等，為學(xué)校人事人才政策優(yōu)化完善提供參考。

四是加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)。樹立數(shù)據(jù)安全意識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。完善數(shù)據(jù)分級(jí)分類、訪問(wèn)控制、權(quán)限管理等安全防護(hù)措施，加強(qiáng)數(shù)據(jù)脫敏技術(shù)應(yīng)用，切實(shí)保護(hù)個(gè)人隱私。

四、結(jié)語(yǔ)

高校人事檔案信息化管理是新時(shí)代高校人才治理的重要內(nèi)容。面對(duì)日益增長(zhǎng)的人才競(jìng)爭(zhēng)需求和信息技術(shù)變革帶來(lái)的新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，高校需要持續(xù)推進(jìn)人事檔案信息化管理理念、制度、流程、技術(shù)和模式的深刻變革，推動(dòng)人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的深度融合，全面提升人事檔案管理效能，更好地服務(wù)學(xué)校人才強(qiáng)校戰(zhàn)略。

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基金項(xiàng)目：本文系安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會(huì)2023年基金重點(diǎn)研究項(xiàng)目“高校人事檔案信息化管理研究” （項(xiàng)目編號(hào)：2023ZD017）階段性研究成果。

作者簡(jiǎn)介：徐緒琴（1982—），男，漢族，安徽宿松人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案信息化、人事檔案管理現(xiàn)代化。