摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、規(guī)范化管理，對(duì)于提升服務(wù)效能、加強(qiáng)開發(fā)應(yīng)用具有極其重要的作用。文章以“事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化建設(shè)要求與實(shí)踐”為題，立足于檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，深入研究現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理的融合途徑，在思想轉(zhuǎn)變、體系建立、干部培養(yǎng)、平臺(tái)研發(fā)、安全防護(hù)等方面指出面臨的問題及未來優(yōu)化路徑，不斷推進(jìn)整體工作的高效落實(shí)，為相關(guān)部門提供決策參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

自2021年中辦國辦出臺(tái)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》以來，檔案管理事業(yè)邁入新的階段，不僅為整體行業(yè)發(fā)展提供了新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范、新思路和新論斷，還為檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)提供了根本準(zhǔn)則。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案具有憑證、參考的作用，在特殊事件中甚至具有一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值及法律效應(yīng)。在信息爆炸的信息化時(shí)代，事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)總量與復(fù)雜度不斷提升，涉及范圍廣泛且載體走向多元化，傳統(tǒng)的管理辦法已經(jīng)無法滿足新時(shí)代檔案發(fā)展的需求，需要相關(guān)負(fù)責(zé)同志進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想、緊跟時(shí)代潮流，找準(zhǔn)痛點(diǎn)、難點(diǎn)，提高精細(xì)化、數(shù)字化水平，從而推動(dòng)檔案管理全流程提質(zhì)增效。

一、事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化建設(shè)內(nèi)涵分析

1.信息化時(shí)代檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要性及意義

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，具體是指按照相關(guān)政策、制度、實(shí)施辦法對(duì)檔案的收集整理、分類著錄、安全存儲(chǔ)、開發(fā)利用、共建共享等流程實(shí)行合理化、規(guī)范化、約束化的管控，提高工作效率及完成水平，使之達(dá)到綜合效益的最大化。在宏觀角度上，檔案管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)細(xì)則及流程內(nèi)容的制定，在行業(yè)內(nèi)、區(qū)域內(nèi)要做到高度統(tǒng)一與相互關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容上相互協(xié)調(diào)，整體上系統(tǒng)規(guī)范，否則會(huì)出現(xiàn)發(fā)展不均衡、業(yè)務(wù)差異大等問題。

實(shí)用性：雖然在行業(yè)內(nèi)存在較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制度文件，但在實(shí)踐過程中仍然存在不完善的問題，對(duì)于日常業(yè)務(wù)的開展針對(duì)性不足，需要相關(guān)檔案部門結(jié)合實(shí)際發(fā)展與客觀需求，進(jìn)一步靈活、實(shí)時(shí)完善標(biāo)準(zhǔn)，才能跟得上時(shí)代步伐，理論與實(shí)踐才不會(huì)脫離。

繼承性：雖然現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理工作發(fā)生了新的變化，在工作方式不斷創(chuàng)新過程中，應(yīng)在遵循繼承性法則的前提下，及時(shí)修改相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化制度，從而維護(hù)中心思想，避免發(fā)展方向的錯(cuò)誤。

檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，可以促進(jìn)行業(yè)快速發(fā)展，提高管理的科學(xué)性及合理性，有助于構(gòu)建規(guī)范化管控體系。通過制定強(qiáng)有力的規(guī)章制度，完善業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)宏觀約束，使得新時(shí)期檔案管理全生命周期有章可循、順利推進(jìn)，從而節(jié)省大量人力、物力，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

2.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢分析

一是提高工作效率及精準(zhǔn)性。通過開發(fā)檔案管理利用平臺(tái)，使得檔案管理人員告別過去紙質(zhì)檔案管理、人工查詢利用的工作模式，利用計(jì)算機(jī)終端足不出戶通過自動(dòng)化與數(shù)字化的方式處理、分類、著錄海量檔案，并自動(dòng)化錄入上傳、整理、檢索海量數(shù)據(jù)文件，不僅可減少人力、物力的投入與時(shí)間消耗，還可以避免出現(xiàn)信息遺漏及錯(cuò)誤錯(cuò)位的問題。

二是提升數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及便捷性。當(dāng)代數(shù)字化技術(shù)，可以將各類紙質(zhì)檔案、聲像檔案、照片檔案甚至實(shí)物檔案實(shí)行數(shù)字化，全面實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)，消除在傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案庫房、檔案室空間有限的問題，節(jié)省了事業(yè)單位的存儲(chǔ)成本。

三是提升信息共享及便利性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案管理事業(yè)最為顯著的影響是打破地域限制，實(shí)現(xiàn)共建共享，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及“政務(wù)服務(wù)管理平臺(tái)”，可以促進(jìn)各個(gè)事業(yè)單位、分支機(jī)構(gòu)之間更加便捷、高效地共享檔案信息，促進(jìn)組織內(nèi)部檔案資源溝通協(xié)作，優(yōu)化查檔用檔在線審批流程，最大限度地減少信息傳遞不及時(shí)導(dǎo)致的錯(cuò)誤決策與成本損失，拓展了信息利用的廣度和深度。

四是提升信息安全及保密性。一方面，電子檔案的出現(xiàn)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受自然因素、人為因素而產(chǎn)生的損失控制到最低；另一方面，通過利用防護(hù)技術(shù)、安全措施等可以提升檔案信息的安全保密性，降低事業(yè)單位檔案管理人員在工作過程中的失誤率，確保檔案信息不被非法獲取或被篡改。

二、事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化建設(shè)面臨的困境

1.檔案管理體系建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

一是在思想意識(shí)方面。有些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員缺乏對(duì)“檔案數(shù)字化管理建設(shè)”的正確理解，對(duì)發(fā)展理念、技術(shù)應(yīng)用、轉(zhuǎn)型方向存在深度認(rèn)知偏差，甚至有人認(rèn)為檔案工作僅是將現(xiàn)存文件保管好即可，無須創(chuàng)新，實(shí)行簡單升級(jí)便可應(yīng)付日常工作，甚至部分人員認(rèn)為只要做好常規(guī)文書檔案的保存管理即可，“輕開發(fā)、輕服務(wù)”思想嚴(yán)重，不主動(dòng)參與檔案高效管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒有深刻認(rèn)識(shí)到復(fù)雜社會(huì)環(huán)境對(duì)行業(yè)發(fā)展帶來的潛在挑戰(zhàn)，制約了轉(zhuǎn)型工作順利開展。

二是在組織建設(shè)方面。大多非檔案行業(yè)事業(yè)單位沒有專門設(shè)置檔案管理業(yè)務(wù)科室，大多工作由辦公室代管，使得檔案管理工作缺少宏觀調(diào)控，沒有合理制定數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化工作推動(dòng)力度不夠，造成整體工作較為滯后。

三是在管理制度方面。大多事業(yè)單位對(duì)于檔案往往是“用時(shí)管，不用不管”的狀態(tài)，所出臺(tái)的制度標(biāo)準(zhǔn)大多是應(yīng)付年終考核與上級(jí)檢查，沒有貼合實(shí)際工作制定相應(yīng)制度，對(duì)檔案管理的約束力度不夠，部分業(yè)務(wù)流程無從開展，水平較低。

2.檔案干部隊(duì)伍建設(shè)有待進(jìn)一步完善

一方面，對(duì)外人才引進(jìn)力度不夠。檔案的日常管理工作由新入職人員或者即將退休同志負(fù)責(zé)，實(shí)際崗位匹配度與新時(shí)期發(fā)展需求不符，現(xiàn)有人員架構(gòu)不完善、理論不專業(yè)、流動(dòng)性較強(qiáng)、創(chuàng)新意識(shí)不夠，使得檔案的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平開展難度與阻力較大；另一方面，干部隊(duì)伍培養(yǎng)力度不夠。大多事業(yè)單位沒有針對(duì)人才培養(yǎng)制定專項(xiàng)常態(tài)化繼續(xù)教育方案，日常工作開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)及理論授課活動(dòng)較少，使得干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)長期處于較低水平，不利于單位可持續(xù)發(fā)展。

3.數(shù)字管理平臺(tái)建設(shè)有待進(jìn)一步優(yōu)化

檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理與智慧化應(yīng)用是未來發(fā)展的主流方向，但受檔案工作性質(zhì)及事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者重視程度等因素的制約，大多數(shù)部門仍然存在轉(zhuǎn)型不充分、不到位的問題。

一是資金問題。大多事業(yè)單位將財(cái)政扶持重點(diǎn)放在主要工作上，沒有側(cè)重于檔案管理的資金劃撥，使得在發(fā)展過程中仍然長期使用較為傳統(tǒng)且落后的硬件設(shè)備設(shè)施，硬件設(shè)備設(shè)施老化嚴(yán)重且問題頻出，在此基礎(chǔ)上開展數(shù)字化管理工作，不僅達(dá)不到預(yù)期效果，還會(huì)給電子檔案數(shù)據(jù)信息帶來安全隱患。

二是技術(shù)問題。在檔案管理利用平臺(tái)建設(shè)中，缺少深度調(diào)研與科學(xué)研判。因此，相關(guān)負(fù)責(zé)人員沒有根據(jù)自身工作需求及未來發(fā)展需要應(yīng)用合適的現(xiàn)代技術(shù)，整體工作水準(zhǔn)停留在紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變上，沒有應(yīng)用先進(jìn)手段促進(jìn)檔案資源的深度挖掘與廣泛應(yīng)用，造成資源浪費(fèi)，投資回報(bào)率較低，嚴(yán)重制約其高質(zhì)量發(fā)展。

4.進(jìn)一步鞏固檔案信息數(shù)據(jù)安全

在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中重點(diǎn)提出要“深入推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)，筑牢平安中國的檔案安全防線”，并在制度完善、人才培養(yǎng)、技術(shù)設(shè)施配置以及應(yīng)急預(yù)警等方面做了指示要求，但大多數(shù)事業(yè)單位長期受傳統(tǒng)檔案安全管理工作模式的影響，認(rèn)為僅是將檔案文件放置庫房存檔即可，在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代對(duì)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型、安全化管理、標(biāo)準(zhǔn)化利用沒有清晰的了解與認(rèn)知，使得檔案的安全工作處于較低水平。一是硬件不到位。在系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)過程中，沒有針對(duì)服務(wù)器、存儲(chǔ)器配置，采購專業(yè)安全設(shè)備設(shè)施用于日常安全維護(hù)，使得海量檔案數(shù)據(jù)被暴露在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，容易導(dǎo)致黑客入侵，損壞檔案數(shù)據(jù)；二是措施不到位。在檔案管理、利用、共享過程中，沒有做到涉及檔案數(shù)據(jù)信息的計(jì)算機(jī)終端全部安裝殺毒軟件，即使安裝也沒有保證病毒庫實(shí)時(shí)更新，在對(duì)外服務(wù)過程中采用的安全防護(hù)、數(shù)據(jù)處理措施不夠全面，容易導(dǎo)致不法分子通過查檔業(yè)務(wù)入侵系統(tǒng)，被篡改、刪除、破壞檔案文件，造成不可逆的損失。

三、事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化路徑

1.建立健全檔案科學(xué)管理體系

一是思想觀念轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理人員要及時(shí)更新檔案管理理念，定期召開檔案工作專項(xiàng)會(huì)議，全面學(xué)習(xí)檔案事業(yè)發(fā)展政策理論及實(shí)施研判，并在線上線下開展宣傳教育活動(dòng)，鼓勵(lì)全體人員重視檔案、了解檔案，秉持科學(xué)化、數(shù)字化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化管理理念，遵循工作流程制度體系，從而推動(dòng)工作順利開展。

二是完善管理體系。各事業(yè)單位要成立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組及業(yè)務(wù)科室，進(jìn)一步加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)分工，為檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理及數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供必要的指導(dǎo)及資源支持，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，做好工作監(jiān)督，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

三是健全工作制度。領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—2022）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/ T 18894-2016）、《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58-2014）等標(biāo)準(zhǔn)文件，結(jié)合自身工作存在問題及業(yè)務(wù)流程漏洞，確保檔案收集整理、整合歸檔、分類著錄、開發(fā)利用、共建共享以及安全運(yùn)轉(zhuǎn)等全生命周期都有相應(yīng)的規(guī)章制度，確立操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，形成科學(xué)合理、規(guī)范完善的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，從而促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作順利開展。

2.不斷提升干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)

一是強(qiáng)化人才引進(jìn)力度。只有專業(yè)化、高素質(zhì)的干部隊(duì)伍才是助推檔案管理工作規(guī)范化開展的關(guān)鍵，為此，事業(yè)單位應(yīng)高度重視人才的引進(jìn)工作，積極向上級(jí)部門申請(qǐng)政策扶持，增加檔案管理崗位數(shù)量，并通過外部招聘、內(nèi)部選拔、遴選借調(diào)等方式，選擇既了解檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理技能，又熟知現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，進(jìn)一步強(qiáng)化人才保障，為檔案管理工作注入新的活力和動(dòng)力。

二是優(yōu)化干部培養(yǎng)機(jī)制。定期邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家或者高校教授，從政策制度、實(shí)際意義、多方案例等角度為其宣講檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等方面的知識(shí)，分享電子檔案管理過程中所涉及的技術(shù)和具體操作，取長補(bǔ)短，完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)，開闊發(fā)展眼界，從而將信息技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)化管理手段深度應(yīng)用到實(shí)際檔案工作中，有效提高規(guī)范化管理工作的整體水平。

3.深度研發(fā)管理共享利用平臺(tái)

一是提供財(cái)政資金保障。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要向上級(jí)部門匯報(bào)檔案管理工作的需求以及未來發(fā)展的需要，積極申請(qǐng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型專項(xiàng)資金，用于開展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。同時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要深入行業(yè)及科技市場調(diào)研，全方位了解在檔案管理利用過程中現(xiàn)代化技術(shù)的融合應(yīng)用情況，并結(jié)合自身工作，尋求專業(yè)性高、口碑良好、技術(shù)成熟的第三方科技公司開發(fā)系統(tǒng)平臺(tái)，為后期管理工作的高效推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二是利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。此技術(shù)在檔案數(shù)字化管理建設(shè)中發(fā)揮著最為核心的作用，各事業(yè)單位管理人員可以在龐大、多類別、多形態(tài)的檔案數(shù)據(jù)信息中挖掘有價(jià)值且精準(zhǔn)的資料，提高檢索系統(tǒng)的效率，并能夠深度解析非結(jié)構(gòu)化文本、音頻、圖像等，優(yōu)化檔案的分類體系，將檔案管理利用工作的發(fā)展帶入全新視角，更加精準(zhǔn)地滿足管理人員的查詢和研究需求，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的潛在價(jià)值。

三是利用人工智能技術(shù)。此技術(shù)為檔案管理帶來了革命性變革，通過AI系統(tǒng)能夠高效處理檔案數(shù)據(jù)及日常業(yè)務(wù)，減輕管理人員負(fù)擔(dān)，并能夠根據(jù)用戶情感與利用偏好，提供更加個(gè)性化的服務(wù)，提升了用戶體驗(yàn)，也為檔案行業(yè)未來“以人為本”的發(fā)展方向提供了根本遵循。

4.切實(shí)加強(qiáng)信息安全防護(hù)保障

一是完善安全設(shè)備設(shè)施。在系統(tǒng)建設(shè)初期要配套采購漏洞掃描、安全審計(jì)、網(wǎng)絡(luò)冗余以及雙機(jī)熱備等安全設(shè)備，保障事業(yè)單位檔案資源數(shù)據(jù)庫始終在安全的環(huán)境中運(yùn)轉(zhuǎn)，從而提高安全性能；二是充實(shí)安全舉措。在日常檔案管理利用過程中，要采購瑞星、360天擎等殺毒軟件，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)病毒庫的更新。在對(duì)外服務(wù)過程中，要采用數(shù)字簽章、數(shù)據(jù)加密、身份驗(yàn)證等安全措施，確保用戶身份的真實(shí)性與可靠性，保障檔案數(shù)據(jù)在利用過程中不被惡意訪問，從而提升檔案服務(wù)安全性。例如，數(shù)據(jù)協(xié)同采集技術(shù)，采用PPKI檔案管理框架，解決數(shù)據(jù)采集過程中用戶識(shí)別、身份認(rèn)證、信號(hào)處理等問題，實(shí)現(xiàn)檔案傳輸?shù)母呔?、抗干擾等要求，此框架可以將安全保障的重心放在數(shù)據(jù)源頭，原始電子檔案文件要滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、利用、傳輸?shù)榷喹h(huán)節(jié)要求，從而提高整體智能服務(wù)水平。對(duì)于敏感類、隱私類、涉密類檔案文件，在檔案管理平臺(tái)加強(qiáng)數(shù)據(jù)管控，采用動(dòng)態(tài)加密技術(shù)，在提高檔案數(shù)據(jù)信息安全性的同時(shí)，降低數(shù)據(jù)加密成本。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案所具備的“存史資政育人”特性，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展帶來較大效益，需要相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，全面施行檔案數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化改革，進(jìn)一步強(qiáng)化現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用，保障干部隊(duì)伍完整性，規(guī)范檔案管理制度體系，不斷提升檔案管理安全性能，利用數(shù)據(jù)挖掘及人工智能技術(shù)，為事業(yè)單位檔案工作的開展提供強(qiáng)有力支撐，奮力推動(dòng)檔案事業(yè)取得新突破與新成效。

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作者簡介：劉煥偉（1975—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。