［摘 要］隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)已然邁入信息化時(shí)代，這給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。本文剖析了當(dāng)下檔案管理工作在信息化進(jìn)程中存在的技術(shù)更新緩慢、設(shè)備陳舊落后、信息安全難以保障以及隱私保護(hù)不足等問題。隨后，著重從技術(shù)創(chuàng)新、安全保障創(chuàng)新、人才培養(yǎng)創(chuàng)新等維度提出了創(chuàng)新策略。強(qiáng)調(diào)要運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等前沿技術(shù)來提高檔案管理的效率和質(zhì)量，從而適應(yīng)時(shí)代的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化及智能化。

［關(guān)鍵詞］信息化時(shí)代；檔案管理；信息技術(shù)

［中圖分類號(hào)］G25 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足與日俱增的需求，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化成為必然的發(fā)展趨向。但信息安全問題越發(fā)凸顯，保障檔案的保密性、完整性及可用性成為關(guān)鍵。與此同時(shí)，各行業(yè)對(duì)檔案資源的利用愈加充分，以此來支撐決策制定、業(yè)務(wù)創(chuàng)新和知識(shí)傳承。故而，深入探究信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新，具備重要的現(xiàn)實(shí)意義和緊迫性。

1 信息化時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

1.1 技術(shù)更新與設(shè)備落后

1.1.1 新技術(shù)的快速發(fā)展與現(xiàn)有設(shè)備不匹配

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域涌現(xiàn)出新的理念與方法。然而，許多單位的檔案管理設(shè)備卻未能與技術(shù)發(fā)展的同步?，F(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)難以兼容最新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與格式。大數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用越發(fā)廣泛，可老舊的系統(tǒng)難以切實(shí)有效地處理和整合由這些新技術(shù)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。這致使在信息采集、存儲(chǔ)以及利用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)效率低下、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量與成效。

1.1.2 硬件設(shè)備的老化以及性能不足

傳統(tǒng)的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶、光盤等，存儲(chǔ)容量相對(duì)有限，讀寫速度緩慢，而且極易受到環(huán)境因素的影響而遭到損壞。而先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)，如固態(tài)硬盤、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等，能夠提供更大的存儲(chǔ)容量以及更快的數(shù)據(jù)傳輸速度。然而，因現(xiàn)有設(shè)備往往受到限制，無法得到充分的應(yīng)用。另外，計(jì)算機(jī)的處理能力、網(wǎng)絡(luò)帶寬等硬件條件也不符合新技術(shù)對(duì)系統(tǒng)性能的要求，致使部分先進(jìn)的檔案管理軟件無法正常運(yùn)行，難以發(fā)揮其原本應(yīng)有的功能。

1.2 信息安全與隱私保護(hù)

1.2.1 網(wǎng)絡(luò)攻擊與數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)

隨著信息技術(shù)的迅猛進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)攻擊的手段越來越復(fù)雜和多樣。檔案管理系統(tǒng)作為存儲(chǔ)大量重要信息的資源庫(kù)，已經(jīng)成為黑客和不法分子的攻擊目標(biāo)。

第一，外部攻擊。外部攻擊者能夠通過惡意軟件、病毒、網(wǎng)絡(luò)釣魚等手段侵入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行竊取、篡改或者破壞，這種攻擊會(huì)導(dǎo)致敏感信息的泄露。

第二，內(nèi)部威脅。內(nèi)部人員的不當(dāng)操作或者惡意行為也是造成數(shù)據(jù)泄露的一個(gè)重要原因。例如，員工由于疏忽將登錄憑證告知他人，或者故意竊取數(shù)據(jù)來牟取個(gè)人私利。此外，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)存在的安全漏洞也會(huì)被利用，為攻擊者提供入侵的途徑。

1.2.2 檔案信息的加密與權(quán)限管理

第一，加密技術(shù)的應(yīng)用及其所面臨的挑戰(zhàn)。為保障檔案信息的安全，加密技術(shù)成為關(guān)鍵手段。選擇恰當(dāng)?shù)募用芩惴ㄅc密鑰管理方案至關(guān)重要，一旦加密算法不夠強(qiáng)勁或者密鑰管理不善，就會(huì)致使加密信息被破譯。另外，加密與解密的流程會(huì)加重系統(tǒng)的運(yùn)算壓力，給檔案管理的效率帶來不良影響。

第二，權(quán)限管理的繁雜性。在信息化的檔案管理中，需要為不同用戶設(shè)定各不相同的訪問權(quán)限，確保只有獲得授權(quán)的人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。但權(quán)限管理是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜的過程，需要明確用戶的角色和權(quán)限級(jí)別，并及時(shí)予以調(diào)整和更新。若權(quán)限設(shè)置不恰當(dāng)，便會(huì)引發(fā)信息被越權(quán)訪問或者出現(xiàn)誤操作的情況。

1.3 管理制度不完善

1.3.1 傳統(tǒng)制度與信息化管理的沖突

在信息化時(shí)代，檔案管理工作所面臨的首要難題在于傳統(tǒng)管理制度與信息化管理模式之間存在沖突。傳統(tǒng)的檔案管理往往依靠紙質(zhì)文件及手工操作，其重點(diǎn)在于實(shí)體檔案的保存與管理。然而，伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理逐步朝著數(shù)字化、電子化的方向轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變引發(fā)了管理理念、方法及流程的重大變革。在傳統(tǒng)的制度下，檔案的收集、整理、歸檔及檢索主要通過人工來完成，不但效率不高，而且容易出現(xiàn)差錯(cuò)。而信息化管理側(cè)重于借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)達(dá)成自動(dòng)化與智能化處理，極大地提高了工作效率和準(zhǔn)確性。不過，由于受到傳統(tǒng)制度的約束，許多單位在推進(jìn)信息化的進(jìn)程中，依然沿用原有的思維模式和工作習(xí)慣，致使信息化管理無法充分彰顯其優(yōu)勢(shì)。

1.3.2 新制度的制定與執(zhí)行難度較大

在信息化所帶來的挑戰(zhàn)面前，制定契合新時(shí)代需求的檔案管理制度已是刻不容緩之事。然而，新制度的制定絕非易事，存在眾多難題。

第一，信息化檔案管理涉及信息技術(shù)、管理學(xué)、法學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)與技術(shù)，這便要求制度的制定者擁有跨學(xué)科的綜合素養(yǎng)，并具備前瞻性的視野。可當(dāng)下眾多檔案管理人員的知識(shí)架構(gòu)相對(duì)單一，難以精準(zhǔn)把控信息化發(fā)展的趨向和要求，致使新制度的科學(xué)性與合理性不足［1］。

第二，新制度的制定務(wù)必要充分考量單位的實(shí)際情況和需求，涵蓋現(xiàn)有的硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、人員素質(zhì)等內(nèi)容。但在實(shí)際操作時(shí)，由于部分管理者對(duì)單位內(nèi)部情況的調(diào)研不夠深入和全面，新制度或許會(huì)與實(shí)際工作相脫節(jié)，難以切實(shí)有效地推行。

第三，檔案管理制度的施行還需要切實(shí)可行且有效的監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制。但目前，許多單位在制度執(zhí)行的過程中缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督，對(duì)違規(guī)行為的懲處力度不足，使得制度徒有其表。同時(shí)，對(duì)于制度的執(zhí)行效果也缺少科學(xué)的評(píng)估，無法及時(shí)察覺問題并加以調(diào)整和完善。

2 信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 技術(shù)創(chuàng)新

2.1.1 加大資金投入力度，優(yōu)化設(shè)備配置

為了解決目前的設(shè)備和新技術(shù)不相適應(yīng)的問題，各單位首先要增加對(duì)檔案管理設(shè)備的投資。為了滿足不斷增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理需要，需要?jiǎng)潛軐ｍ?xiàng)經(jīng)費(fèi)，購(gòu)買高性能服務(wù)器、大容量固態(tài)硬盤、高速網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備等高端硬件設(shè)備。在此過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)軟件的選擇與更新。選擇功能強(qiáng)大、兼容性好、維護(hù)方便的文件管理軟件，并適時(shí)地進(jìn)行版本更新，確保能充分利用最新的技術(shù)。在購(gòu)買時(shí)，需要對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行全面的調(diào)查和評(píng)價(jià)，選擇具有較高經(jīng)濟(jì)價(jià)值的產(chǎn)品，這樣才能最大限度地發(fā)揮資金的作用。

2.1.2 推動(dòng)技術(shù)融合，創(chuàng)新管理模式

積極探索把大數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算及人工智能等前沿技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中。通過大數(shù)據(jù)分析手段，對(duì)檔案信息予以深度挖掘與分析，給政府決策給予強(qiáng)有力的支撐。憑借云計(jì)算技術(shù)，達(dá)成文檔資源的共享及協(xié)作，提高文檔的使用效率。為減少人工作業(yè)的工作量，提高作業(yè)的精度與效率，引入人工智能技術(shù)。與此同時(shí)，對(duì)文件管理模式加以改革，沖破傳統(tǒng)的部門界限和層次束縛，構(gòu)建面向工程的跨部門協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)配置和高效利用。另外，建立一套科學(xué)、合理的設(shè)備和技術(shù)更新規(guī)劃，明確更新的目標(biāo)、步驟及時(shí)限。定期針對(duì)已有的設(shè)備和技術(shù)展開評(píng)估，并依據(jù)評(píng)估結(jié)果，適時(shí)調(diào)整升級(jí)方案。

2.1.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提升技術(shù)水平

鑒于檔案管理人員技術(shù)能力有所不足的現(xiàn)況，應(yīng)制訂一套系統(tǒng)的培訓(xùn)規(guī)劃。定時(shí)組織內(nèi)部的培訓(xùn)課程，誠(chéng)邀專家開展有關(guān)新技術(shù)、新方法的講座并予以指導(dǎo)，讓檔案管理人員能夠適時(shí)了解并掌控行業(yè)的最新態(tài)勢(shì)。激勵(lì)員工自主進(jìn)行學(xué)習(xí)，提供相關(guān)的學(xué)習(xí)資源及激勵(lì)機(jī)制，比如對(duì)獲取相關(guān)技術(shù)認(rèn)證的人員實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)。另外，引入具備豐富經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)技能的技術(shù)人才，充實(shí)檔案管理團(tuán)隊(duì)，推動(dòng)整體技術(shù)水平的提高。借由構(gòu)建人才梯隊(duì)，形成老、中、青相結(jié)合的隊(duì)伍架構(gòu)，促成技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的傳承以及創(chuàng)新思維的相互碰撞［2］。

2.2 安全保障創(chuàng)新

2.2.1 構(gòu)建完善的信息安全防護(hù)體系

第一，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要確保檔案管理系統(tǒng)所依賴的服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備具有良好的穩(wěn)定性與可靠性。通過高性能的防火墻、入侵監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等，嚴(yán)格監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)訪問，抵御外部的惡意攻擊。此外，要定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行維修和升級(jí)，確保其性能符合檔案管理工作的需要。

第二，優(yōu)化軟件的體系架構(gòu)。選用安全可靠的文件管理軟件，并及時(shí)進(jìn)行版本更新和漏洞修復(fù)。通過設(shè)定用戶權(quán)限和訪問控制策略，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔信息業(yè)務(wù)的精細(xì)管理。比如，根據(jù)用戶的工作需求，賦予其查詢、修改和刪除等權(quán)限，避免因權(quán)限濫用而造成信息泄露。

第三，開展數(shù)據(jù)加密與備份。文件中的重要信息都經(jīng)過加密處理，即便在傳輸和保存過程中被竊取，也無法輕易被破解。同時(shí)，建立完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，經(jīng)常對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并在異地存儲(chǔ)備份數(shù)據(jù)，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е戮植繑?shù)據(jù)丟失。

2.2.2 建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制

第一，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與預(yù)警。對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，深入剖析其中潛在的安全隱患與缺陷。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制訂相應(yīng)的預(yù)警方案，這樣一來，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，就能立即報(bào)警，促使管理者迅速采取行動(dòng)。

第二，突發(fā)事件的處置流程。明確在突發(fā)事件狀況下的應(yīng)急處置流程，包含事故報(bào)告、緊急響應(yīng)、故障排除、數(shù)據(jù)恢復(fù)等多個(gè)方面。編制詳細(xì)的作業(yè)指導(dǎo)書，確保每一個(gè)步驟都有專人負(fù)責(zé)，并能夠迅速、高效地完成工作，將損失降到最低。

第三，模擬演習(xí)與訓(xùn)練。通過定期的應(yīng)急演習(xí)，對(duì)各類可能出現(xiàn)的信息安全事故進(jìn)行模擬，檢測(cè)應(yīng)對(duì)機(jī)制及人員應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。借由演練，查找問題，并及時(shí)改進(jìn)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的安全培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的安全意識(shí)及應(yīng)急能力，使其在面臨緊急情況時(shí)，能夠沉著冷靜地做出反應(yīng)［3］。

2.3 管理制度創(chuàng)新

2.3.1 打破傳統(tǒng)制度的束縛，推動(dòng)信息化管理理念的轉(zhuǎn)變

在信息社會(huì)，化解傳統(tǒng)制度與信息化管理之間的矛盾，最為關(guān)鍵的是轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念與工作習(xí)慣。

第一，強(qiáng)化對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到信息管理的優(yōu)勢(shì)和必要性，轉(zhuǎn)變往昔依賴紙張以及人工操作的思維模式。可通過定期開展培訓(xùn)、舉辦專題講座、組織實(shí)地考察等方式，推動(dòng)管理者及時(shí)掌握前沿的信息科技與管理理念。

第二，設(shè)立試點(diǎn)工程，逐步推進(jìn)管理的信息化。挑選部分部門或者業(yè)務(wù)來進(jìn)行信息化管理的試驗(yàn)，以實(shí)際成果彰顯信息化的高效與便捷。在試點(diǎn)工作中，要持續(xù)汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化信息化管理的流程與方法，為進(jìn)一步推廣筑牢基礎(chǔ)。

第三，制定過渡性的管理制度。鑒于從傳統(tǒng)制度向信息化制度轉(zhuǎn)變的過程中可能產(chǎn)生的問題，可制定若干過渡性的規(guī)則與流程，這樣既能確保傳統(tǒng)檔案管理工作的正常進(jìn)行，又能逐步引領(lǐng)其朝著信息化管理的方向邁進(jìn)。例如，在特定的一段時(shí)間內(nèi)允許紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在，并逐步增加電子檔案的所占比例。

2.3.2 科學(xué)制定并有效執(zhí)行新的檔案管理制度

第一，提高制度制定者的綜合素養(yǎng)。若要制定出科學(xué)合理的新制度，就必須提高檔案管理人員的跨學(xué)科綜合素養(yǎng)。一方面，應(yīng)激勵(lì)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)信息技術(shù)、管理學(xué)、法學(xué)等相關(guān)知識(shí)，單位可提供一定的學(xué)習(xí)資源，并設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。另一方面，引入具有多學(xué)科背景的專業(yè)人才，壯大檔案管理隊(duì)伍，為新制度的制定注入新的思路和方法。

第二，對(duì)單位的實(shí)際情況進(jìn)行深入調(diào)查。在建立一套新系統(tǒng)之前，必須進(jìn)行一次徹底的、深入的調(diào)查研究。要對(duì)單位的當(dāng)前硬件設(shè)施情況、軟件系統(tǒng)的運(yùn)行和兼容情況有一定的了解，對(duì)員工的素質(zhì)和技術(shù)水平進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)和要求也要了解。采用問卷法、訪談法、實(shí)地觀察法等方式，對(duì)各方面進(jìn)行廣泛的聽取，確保新體制與單位的實(shí)際工作密切結(jié)合，具有可操作性［4］。

第三，建立健全的監(jiān)管與評(píng)價(jià)機(jī)制。要建立嚴(yán)格的監(jiān)管體制，確定實(shí)施制度的主體和監(jiān)督機(jī)構(gòu)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行及時(shí)的糾正與懲罰。建立一套科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)績(jī)效考核結(jié)果進(jìn)行定期考核。評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)該包括工作效率、準(zhǔn)確性、安全性等方面的內(nèi)容，通過數(shù)據(jù)分析、使用者反饋等方式，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)作情況有一個(gè)完整的了解，在遇到問題的時(shí)候，能夠及時(shí)地作出調(diào)整和改進(jìn)。

第四，強(qiáng)化與其他單位的交流與合作，借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和制度，并結(jié)合自身實(shí)際情況加以創(chuàng)新和應(yīng)用。同時(shí)，積極關(guān)注國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)政策法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理制度的合法合規(guī)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，創(chuàng)新乃是各行業(yè)發(fā)展的核心主題，也是其發(fā)展的必然趨向。創(chuàng)新是檔案管理工作得以發(fā)展的根本動(dòng)力。在當(dāng)今的信息化時(shí)代，檔案管理工作的創(chuàng)新已然成為必然趨勢(shì)，必須學(xué)會(huì)采用科學(xué)、立體、多層次的方法來處置信息化環(huán)境中的檔案管理事務(wù)。借由推行各類舉措，全力提升信息管理的創(chuàng)新性與質(zhì)量水平。

參考文獻(xiàn)

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［3］賈芬. 高職檔案管理現(xiàn)狀與應(yīng)對(duì)策略［J］. 人才資源開發(fā)，2016（22）：133.

［4］趙冬. 大數(shù)據(jù)與檔案管理的模式創(chuàng)新分析［J］. 集成電路應(yīng)用，2021，38（2）：82-83.

［作者簡(jiǎn)介］林莉，女，浙江臺(tái)州人，國(guó)網(wǎng)浙江省電力有限公司臺(tái)州市椒江區(qū)供電公司，館員，本科，研究方向：檔案管理。