摘 要：從傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境到數(shù)字環(huán)境，檔案作為社會活動的原始記錄，憑證價值受到廣泛認(rèn)可。文章梳理檔案出證利用的法規(guī)沿革和相關(guān)政策，厘清了檔案出證的基本制度保障，明確了民生證明和司法訴訟兩類主要應(yīng)用場景。民生證明場景中，檔案出證利用的模式呈現(xiàn)出傳統(tǒng)固定場館出證、跨館“一站式”出證、跨時空全流程電子化檔案出證的階段性發(fā)展特征；司法訴訟場景中，檔案材料整體采信率可觀，紙質(zhì)檔案出證仍是主流方式，規(guī)范化的檔案管理工作有助于形成完整證據(jù)鏈、提升檔案的證據(jù)效力。

關(guān)鍵詞：檔案出證；民生檔案；司法證據(jù)；檔案利用

分類號：G273

The Use of Archives in Notary Services Under the Background of Digital China Initiative： Survey and Reflection （2022—2024）

Xu Xiaotong1，2， Fan Hua1，2， Zhang Weiting2，3

（ 1. School of History， Shandong University， Jinan， Shandong 250100； 2. Electronic Records Management Research Center， Renmin University of China， Beijing 100872； 3. School of Information Management， Wuhan University， Wuhan， Hubei 430072 ）

Abstract： From the traditional paper environment to the current digital environment， archives， as the original records of social activities， are widely recognized for their value as evidence. This paper reviews the evolution of regulations and related policies concerning the use of archives in certifications or notary services， clarifies the basic institutional guarantees for the issuance of archival certification， and identifies the two main application scenarios： certification for people’s well-being and judicial litigation. The paper points out that in the certification for people’s well-being scenario， the utilization of archival evidence has shown a phased development from traditional fixed-site certification， to cross-venue "one-stop" certification， and finally to trans-temporal and spatial fully electronic archival certification. In the judicial litigation scenario， The overall acceptance rate of archival materials is considerable， with paper-based archival certification still being the mainstream method. Standardized archival management contributes to the formation of a complete chain of evidence and enhances the role of archives as a type of evidence.

Keywords： Archival Certification； Archives of People’s Well-being； Judicial Evidence； Archival Utilization

隨著數(shù)字中國建設(shè)向縱深發(fā)展，各行各業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型邁向“攻堅”階段。檔案領(lǐng)域，單軌制、單套制管理從試點(diǎn)走向穩(wěn)步推進(jìn)，對檔案憑證性的認(rèn)定也從紙質(zhì)檔案的白紙黑字逐漸拓展到電子檔案的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。無論在傳統(tǒng)技術(shù)環(huán)境中還是在數(shù)字背景下，檔案作為憑證的價值與效力獲得社會廣泛認(rèn)可，在民生證明、司法訴訟等多種場景中發(fā)揮重要的作用。

檔案出證一般指檔案館根據(jù)利用者的咨詢和申請，結(jié)合檔案內(nèi)容記載情況出具證明的一種服務(wù)方式。信息化時代，電子檔案的廣泛應(yīng)用與現(xiàn)代社會降低管理成本、提升工作效能的需求相契合，有效推動了異地出證困難問題的解決，助推檔案惠及民生。按照服務(wù)場景與用途，本文將檔案出證利用劃分為出具民生憑證和出具訴訟證據(jù)兩類。[1]其中，作為民生憑證的檔案主要用于證明公民個人身份、受教育程度、工作情況及財產(chǎn)情況等情形；作為訴訟證據(jù)的檔案主要用于公安、司法部門審理案件、證明案件待證事實(shí)的需要。本文基于對2022年至2024年檔案出證利用情況的調(diào)研，著重分析了檔案作為民生憑證、訴訟證據(jù)的利用現(xiàn)狀，以明確檔案出證利用服務(wù)的發(fā)展趨勢，探索數(shù)字中國背景下檔案現(xiàn)代化利用服務(wù)的高質(zhì)量發(fā)展走向，助推達(dá)成《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中“檔案利用服務(wù)達(dá)到新水平”的重要戰(zhàn)略目標(biāo)。

1 檔案出證利用的法規(guī)沿革

檔案出證利用作為檔案利用服務(wù)的重要手段，是各級各類檔案館的法定職責(zé)。《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）指出，檔案館應(yīng)當(dāng)“不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利”。檔案館在履行法定職責(zé)、提供出證利用服務(wù)的過程中，應(yīng)當(dāng)以相關(guān)法律法規(guī)為基本遵循。梳理檔案出證利用服務(wù)的發(fā)展歷程，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的天然憑證性深入人心，其證明作用最先獲得法律認(rèn)可，相較于其他材料具備證明力優(yōu)勢；電子檔案證據(jù)效力的確立與相關(guān)法律法規(guī)的完善則經(jīng)歷了一段漫長的漸進(jìn)歷程。

1.1 紙質(zhì)檔案證據(jù)效力優(yōu)勢顯著

檔案作為在社會實(shí)踐中直接形成的固化信息，具備原始記錄性。紙質(zhì)檔案的制式和保管方式均有嚴(yán)格規(guī)范與制度要求，在還原客觀現(xiàn)實(shí)方面具有更高的可信度，相較于其他材料更具證據(jù)審查判斷所要求的“三性”——真實(shí)性（起初也作“客觀性”表述）、關(guān)聯(lián)性、合法性，具備法定的證據(jù)資格所要求的條件。

司法審判領(lǐng)域，紙質(zhì)檔案的證明力優(yōu)勢以法律法規(guī)的形式被明確。1998年《最高人民法院關(guān)于民事、經(jīng)濟(jì)審判方式改革問題的若干規(guī)定》第27條明確指出檔案的“證明力一般大于其他書證、視聽資料和證人證言”；2001年《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第77條重申了檔案的證明力優(yōu)勢；2002年《最高人民法院關(guān)于行政訴訟證據(jù)若干問題的規(guī)定》第63條指出“檔案材料以及經(jīng)過公證或者登記的書證優(yōu)于其他書證、視聽資料和證人證言”，等等。上述條款使紙質(zhì)檔案在相當(dāng)長的時間內(nèi)成為被優(yōu)先采納的書證。

1.2 電子文件證據(jù)效力的逐步確立

與紙質(zhì)檔案的境遇不同，電子文件的證據(jù)效力經(jīng)歷了“遭受質(zhì)疑—逐步認(rèn)可—最終確立”的漸進(jìn)過程。彼時，電子文件處于應(yīng)用與發(fā)展的初期，由于其所存儲信息的流動性、虛擬性，以及信息和載體之間的分離性，難以保證其在保管過程中不被惡意篡改或者遭到無形損害等，因此一段時間內(nèi)，電子文件的證據(jù)效力難以得到社會各界甚至檔案領(lǐng)域內(nèi)部的認(rèn)可。解鈴還須系鈴人，技術(shù)發(fā)展帶來的檔案不信任問題也隨著一系列電子文件安全技術(shù)的發(fā)展逐步得到解決，非對稱加密、數(shù)字簽名、時間戳等技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用保障了電子檔案傳輸與保管過程中的真實(shí)性及可驗證性；元數(shù)據(jù)著錄等管理手段有效記錄了電子文件管理的過程與背景信息，等等。電子形式材料的法律效力逐漸受到社會認(rèn)可，其法律層面上的證據(jù)地位也逐步“塵埃落定”。

20世紀(jì)末以來，部分實(shí)體法和司法解釋中陸續(xù)出現(xiàn)有關(guān)電子文件、計算機(jī)數(shù)據(jù)法律效力的規(guī)定。1999年《中華人民共和國合同法》將數(shù)據(jù)電文視同書面形式，最早明確認(rèn)可了電子形式的材料；同年，《中華人民共和國會計法》認(rèn)可了由電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算生成相關(guān)電子文件的法律效力；2004年《中華人民共和國電子簽名法》強(qiáng)調(diào)“數(shù)據(jù)電文不得僅因為其是以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據(jù)使用”，表明數(shù)據(jù)電文的證據(jù)效力不再僅受限于其技術(shù)屬性。同時，相關(guān)司法解釋對電子證據(jù)的審查判斷進(jìn)行了具體規(guī)范，如2001年《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第22條指出：調(diào)查人員調(diào)查收集計算機(jī)數(shù)據(jù)或者錄音、錄像等視聽資料的，應(yīng)當(dāng)要求被調(diào)查人提供有關(guān)資料的原始載體，提供復(fù)制件的調(diào)查人員應(yīng)當(dāng)在調(diào)查筆錄中說明其來源和制作經(jīng)過；《最高人民法院關(guān)于行政訴訟證據(jù)若干問題的規(guī)定》第64條指出“以有形載體固定或者顯示的電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件以及其他數(shù)據(jù)資料，其制作情況和真實(shí)性經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)，或者以公證等其他有效方式予以證明的，與原件具有同等的證明效力”。這兩條規(guī)定在承認(rèn)電子文件證據(jù)效力的基礎(chǔ)上，逐漸放寬了對證據(jù)原件的限制。

2012至2014年，三大訴訟法陸續(xù)將電子數(shù)據(jù)納入基本證據(jù)類型，電子文件的法定證據(jù)地位正式確立?！吨腥A人民共和國刑事訴訟法》第48條將電子數(shù)據(jù)與視聽資料并列為正式的證據(jù)類型；《中華人民共和國民事訴訟法》第63條將電子數(shù)據(jù)單獨(dú)列為一類證據(jù)；《中華人民共和國行政訴訟法》也進(jìn)行了類似規(guī)定。此后，電子文件越來越多地被應(yīng)用至司法訴訟場景中。

1.3 電子證據(jù)相關(guān)法律法規(guī)快速增長

隨著電子文件地位與效力的正式確立，法律法規(guī)也迎來了“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”。2012年以來，各實(shí)體法、程序法及相關(guān)司法解釋對電子證據(jù)收集提取、固定保全、鑒定、審查判斷與出示的相關(guān)規(guī)則進(jìn)行了更為詳細(xì)、系統(tǒng)的規(guī)定，為電子檔案的出證利用奠定了堅實(shí)的法律基礎(chǔ)。

在司法領(lǐng)域，一方面，對于電子證據(jù)概念的闡釋日臻完善。例如，2014年《最高人民法院關(guān)于適用〈中華人民共和國民事訴訟法〉的解釋》第一百一十六條首次明確了電子數(shù)據(jù)的概念，即“電子數(shù)據(jù)是指通過電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)上聊天記錄、博客、微博客、手機(jī)短信、電子簽名、域名等形成或者存儲在電子介質(zhì)中的信息”；2016年，兩高一部《關(guān)于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問題的規(guī)定》則更加細(xì)化地列舉了4類共20項電子數(shù)據(jù)。另一方面，電子證據(jù)審查判斷條款更加細(xì)化，受刑事訴訟“案件事實(shí)清楚，證據(jù)確實(shí)、充分”的高證明標(biāo)準(zhǔn)影響，《最高人民法院關(guān)于適用〈中華人民共和國刑事訴訟法〉的解釋》《關(guān)于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問題的規(guī)定》等一系列司法解釋與部門規(guī)范性文件，詳細(xì)規(guī)定了電子證據(jù)取證、固定、保全、鑒定、出示及審查判斷細(xì)則；2019年，民事領(lǐng)域也有所突破，《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》詳細(xì)規(guī)定了電子數(shù)據(jù)的收集、保全與審查判斷規(guī)則，將電子數(shù)據(jù)生成存儲、過程監(jiān)測、保存、傳輸、提取的手段與方法納入考量范圍，特別指出“以檔案管理方式保管的”電子數(shù)據(jù)能夠在無反駁證據(jù)的前提下直接認(rèn)定真實(shí)，完善了民事電子證據(jù)保全與認(rèn)定的相關(guān)流程。

與此同時，檔案領(lǐng)域的政策法規(guī)對電子檔案法律效力的闡釋逐漸明確。2018年《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第23條明確指出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，第36條強(qiáng)調(diào)了電子簽名、電子印章的效力，即“紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章”。2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》第37條明確指出滿足“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”條件的電子檔案“與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，對電子檔案證據(jù)效力進(jìn)行了明確。2024年《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》第三十九條、《電子檔案管理辦法》第三條對達(dá)成來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的具體要求進(jìn)行了具體規(guī)定。

以上法律法規(guī)、司法解釋和規(guī)范涵蓋了不同主體與效力層級，明晰了電子文件作為證據(jù)的概念歸屬、內(nèi)涵及具體要求，有利于規(guī)范電子檔案出證的流程，引導(dǎo)社會公眾積極利用電子文件，降低取證成本，為電子證據(jù)在民生憑證、司法訴訟場景中發(fā)揮效用奠定了基礎(chǔ)。

2 檔案出證利用的政策保障

在檔案出證法律法規(guī)日漸豐富完善的背景下，國家和地方陸續(xù)出臺相關(guān)政策，對檔案出證利用相關(guān)工作進(jìn)行細(xì)化落實(shí)。國家層面，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》強(qiáng)調(diào)，要加大跨區(qū)域檔案信息資源共享平臺建設(shè)力度，擴(kuò)大“一網(wǎng)查檔、異地出證”惠民服務(wù)覆蓋面。[2]地方層面，浙江省檔案系統(tǒng)以“三個走向”為根本遵循，進(jìn)一步擴(kuò)大電子檔案出證的應(yīng)用范圍，推進(jìn)各級檔案館提供電子檔案出證服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案證明服務(wù)的無紙化。陸續(xù)出臺的相關(guān)政策和各地的積極響應(yīng)分別為檔案出證利用提供了宏觀政策和實(shí)際工作上的清晰指向。

2.1 檔案出證利用政策調(diào)研概述

本文中所指政策，包括政府機(jī)關(guān)制定的國務(wù)院令、部門規(guī)章、地方政府文件等，企業(yè)制定的企業(yè)章程、規(guī)章制度、內(nèi)部規(guī)定等，其他組織制定的行業(yè)協(xié)會規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。具體類型涉及規(guī)范性文件、標(biāo)準(zhǔn)、指南、操作手冊、指導(dǎo)書、協(xié)議書、行動辦法等。本文集中關(guān)注2022至2024年間的檔案出證利用現(xiàn)狀，考慮到政策具有周期性與影響的長遠(yuǎn)性，因而對政策的檢索時間限定適當(dāng)放寬。政策檢索范圍為我國23個省、5個自治區(qū)、4個直轄市（港澳臺地區(qū)除外）的檔案門戶網(wǎng)站。[3]需要說明的是，“檔案證明”或“檔案出證”等專指性較強(qiáng)的關(guān)鍵詞會被自動分解為“檔案”“證明”“出證”等關(guān)鍵詞，導(dǎo)致檢索結(jié)果較為寬泛。為保證查準(zhǔn)率，本文直接將“出證”或“證明”作為檢索詞。經(jīng)檢索發(fā)現(xiàn)，共30個省級行政區(qū)制定了與檔案出證利用有關(guān)的政策文件，新疆維吾爾自治區(qū)、西藏自治區(qū)暫未檢出；同時，檔案出證利用的場景主要為民生證明和司法訴訟。

2.2 檔案作為民生憑證相關(guān)政策

作為民生憑證的檔案關(guān)系公眾切身利益，與其日常生活息息相關(guān)。經(jīng)檢索，檔案作為民生憑證的相關(guān)政策主要存在3個特點(diǎn)。

其一，檔案作為民生憑證的政策場景主要為區(qū)域異地查檔、跨館出證。例如日照市檔案館與連云港市檔案館簽訂民生檔案跨館利用服務(wù)工作協(xié)議書，具體約定民生檔案跨館聯(lián)動的形式與工作流程，以及檔案出證利用的范圍與方式[4]；黃河流域9?。ㄗ灾螀^(qū)）59家市（州、盟）檔案館聯(lián)合頒發(fā)《黃河流域城市檔案館民生檔案跨館利用服務(wù)工作協(xié)議》，規(guī)定持有合法有效證明的查檔群眾可在所在城市檔案館提交書面申請，由檔案屬地檔案館代為查閱并加蓋檔案利用章，支持59個簽約市（州、盟）檔案館館藏民生檔案“一站式”查閱利用。[5]此外，江西省檔案局與海南省檔案局、嘉峪關(guān)市檔案館與北京市海淀區(qū)檔案館也分別簽訂了異地利用協(xié)議，為“異地查檔、跨館出證”在資源、流程、形式等方面提供了基本依托。

其二，政策發(fā)布主體以檔案部門為主。例如四川省檔案局發(fā)布了《四川省國家檔案館民生檔案異地查檔跨館服務(wù)辦法》，鞍山市檔案局發(fā)布了《關(guān)于推進(jìn)民生檔案信息資源共享的實(shí)施方案》等。其他部門發(fā)布相關(guān)政策的情況較少，本文檢索到湖南省人民政府出臺的《關(guān)于做好出具（無）婚姻登記記錄證明服務(wù)工作的指導(dǎo)意見》、福建省人民政府出臺的《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》等，從更高效力層級賦予檔案出證利用以更強(qiáng)的推動力。

其三，民生憑證相關(guān)政策內(nèi)容或獨(dú)立聚焦出證工作，或嵌入檔案開放利用相關(guān)政策，未形成較為系統(tǒng)的檔案出證政策體系。檔案部門專門針對檔案出證的政策總體數(shù)量較少。截至成文時，本文檢索到僅有桂林市疊彩區(qū)檔案局制定了證明（蓋章）類材料目錄，涉及工齡、婚姻、宅基地等12個事項，明確了證明材料的提供機(jī)關(guān)和設(shè)定依據(jù)。[6]其他部門亦根據(jù)各自工作性質(zhì)對專門類型的檔案出證制定了相關(guān)政策，例如鄭州輕工業(yè)大學(xué)人事處制定的干部人事檔案出具證明的規(guī)定，重慶市衛(wèi)生服務(wù)中心制定的人事檔案出具證明要求及流程等。嵌入檔案開放利用相關(guān)政策的情況較為普遍，例如佛山市檔案館制定的《佛山市檔案館檔案資料利用服務(wù)指南》，吉林省檔案館制定的《吉林省檔案館檔案開放和利用辦法》等。大多數(shù)省市檔案館的檔案開放利用規(guī)定涉及檔案出證的相關(guān)條款，如“申請利用工齡、學(xué)歷、職稱、任職、獎勵等憑證檔案的，如單位利用，出具所在單位的介紹信或者查檔公函；如本人利用，出具工作證、身份證等有效證件”[7]。但多為對相關(guān)程序的概括性規(guī)定，細(xì)化內(nèi)容相對欠缺。

此外，在涉及民生檔案出證的相關(guān)政策中，有兩個系列數(shù)量較多、影響廣泛，值得特別關(guān)注。

一是“一網(wǎng)查檔、異地出證”系列?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“加大跨區(qū)域檔案信息資源共享平臺建設(shè)力度，擴(kuò)大‘一網(wǎng)查檔、異地出證’惠民服務(wù)覆蓋面”。基于此，各地依據(jù)實(shí)際情況紛紛在地方“十四五”規(guī)劃中將民生檔案的異地查檔、跨館出證作為工作要點(diǎn)。例如《“十四五”云南省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要逐步推動民生檔案的跨地區(qū)查詢和跨館際出證，實(shí)現(xiàn)覆蓋全州（市）乃至全省的一站式網(wǎng)絡(luò)查檔服務(wù)[8]；《“十四五”湖北省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》推動檔案異地查檔向基層延伸，實(shí)現(xiàn)檔案利用全程網(wǎng)辦、電子出證，擴(kuò)大“館際互聯(lián)、一站檢索、遠(yuǎn)程查檔、審批出證”[9]惠民服務(wù)覆蓋面。

第二類是流動人員人事檔案出證系列。2021年末，國家檔案局、人力資源和社會保障部等五部門聯(lián)合發(fā)布《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，明確將“依據(jù)檔案記載出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明材料”列為檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提供的服務(wù)，并規(guī)定“嚴(yán)禁出具虛假證明”。[10]在多年的實(shí)踐探索中，各地結(jié)合實(shí)際情況陸續(xù)出臺流動人員檔案出證政策。如貴州省人力資源和社會保障廳發(fā)布《貴州省流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范（試行）》，詳細(xì)規(guī)定了流動人員人事檔案的接收、轉(zhuǎn)出、材料收集與整理、保管與保護(hù)、查閱、出具證明、信息化管理七個方面的工作程序和相關(guān)手續(xù)。[11]山西省就業(yè)服務(wù)局針對流動人員人事檔案的辦理流程發(fā)布《山西省流動人員人事檔案業(yè)務(wù)辦事指南》，特別列出檔案出證的條件、手續(xù)、流程。[12]

2.3 檔案作為司法證據(jù)的相關(guān)政策

相較于檔案在民生出證方面的政策，檔案作為司法證據(jù)的政策數(shù)量相對較少，主要集中在標(biāo)準(zhǔn)方面。如中華人民共和國司法部發(fā)布的《電子數(shù)據(jù)存證技術(shù)規(guī)范》（SF/T 0076—2020）圍繞電子數(shù)據(jù)存證服務(wù)提供者、電子數(shù)據(jù)存證平臺和電子數(shù)據(jù)存證過程制定相關(guān)要求，以實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)存證的規(guī)范化運(yùn)作。[13]與之呼應(yīng)，國家檔案局發(fā)布的《電子檔案證據(jù)效力維護(hù)規(guī)范》（DA/T 97—2023）規(guī)定了在電子文件歸檔與移交、電子檔案存儲與保管、格式轉(zhuǎn)換、提供利用等過程中維護(hù)電子檔案證據(jù)效力的一般要求與方法。[14]上述標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布為訴訟場景中的檔案出證提供了切實(shí)可行的參考做法。

同時，部分民生檔案出證的政策也涉及司法場景出證的條款。例如《安徽省流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范》規(guī)定了流動人員人事檔案利用范圍：“公安、檢察、法院、司法等國家機(jī)關(guān)或公證機(jī)構(gòu)因偵查、審理、公證等需要可查閱有關(guān)人員的人事檔案。”[15]《江蘇省出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理辦法》詳細(xì)提出：“各級人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計機(jī)關(guān)依據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，可憑單位介紹信查閱指定的出生醫(yī)學(xué)證明檔案。律師及其訴訟代理人在訴訟過程中，持律師執(zhí)業(yè)證書、律師事務(wù)所介紹信、法院出具的受理通知書等材料，可查閱與訴訟有關(guān)的出生醫(yī)學(xué)證明檔案?！盵16]《吉林省檔案館檔案開放和利用辦法》也強(qiáng)調(diào)：“單位和個人需用檔案復(fù)制件做法律憑證的，本館同意后可加蓋查檔專用印章?！盵17]上述政策條款為民生檔案順利發(fā)揮司法證據(jù)效力提供了強(qiáng)有力的政策支撐。

3 檔案惠民生：民生憑證檔案出證利用

3.1 民生檔案出證的發(fā)展歷程

檔案利用的需求一般分為兩個方面，一是滿足研究者獲取信息情報的需求，二是滿足群眾或法人獲取證明材料的需求。民生檔案出證利用以后者為目的，涉及對檔案的復(fù)制、摘錄、證明出具等具體工作。根據(jù)方式及渠道的不同，本文將民生檔案出證利用劃分為“傳統(tǒng)固定場館檔案出證”“跨館‘一站式’檔案出證”“跨時空全流程電子化檔案出證”3種基本模式。這3種模式在時間上具有相繼相續(xù)、順承發(fā)展的關(guān)系，但受各地經(jīng)濟(jì)技術(shù)條件的差異性影響，目前3種模式同時存在、共同發(fā)揮作用。

（1）傳統(tǒng)固定場館檔案出證

傳統(tǒng)固定場館檔案出證是最基礎(chǔ)的模式。該模式下，檔案利用者到檔案館提出檔案利用申請，檔案工作人員從形式、內(nèi)容、查檔人身份等方面對利用申請進(jìn)行審查后，引導(dǎo)其填寫檔案利用登記表，由檔案工作人員進(jìn)行檢索與證明文件審批，從而為利用者開具相關(guān)檔案證明。

20世紀(jì)中后期至今，傳統(tǒng)固定場館檔案出證一直是各級綜合檔案館主要的出證利用方式。起初，由于信息技術(shù)發(fā)展水平有限，紙質(zhì)檔案更受社會認(rèn)可，傳統(tǒng)固定場館檔案出證嚴(yán)格的管理制度與嚴(yán)密的出證環(huán)節(jié)有效保障了檔案的真實(shí)可靠，提高了檔案出證的效力，但程序較為煩瑣，利用者往往需要反復(fù)往返多個檔案館，才能查找到所需檔案，此過程需要耗費(fèi)大量時間精力，對于利用者而言便捷性不足。

（2）跨館“一站式”檔案出證

隨著檔案信息化工作的廣泛開展與檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與應(yīng)用，檔案出證程序逐步向集約化發(fā)展，部分業(yè)務(wù)開始從多地點(diǎn)向一地點(diǎn)延伸、從線下向線上轉(zhuǎn)化。跨館“一站式”檔案出證是檔案館從異地調(diào)取檔案并實(shí)現(xiàn)出證的模式，其主要特征在于檔案出證的地點(diǎn)與該份檔案所屬檔案館所在地區(qū)不再綁定。該模式需要多家檔案館間達(dá)成協(xié)議，實(shí)現(xiàn)各館目錄數(shù)據(jù)庫信息互通。部分檔案館還將查詢業(yè)務(wù)受理點(diǎn)拓展至社區(qū)服務(wù)中心及其他政府機(jī)構(gòu)。利用者需要獲取檔案證明時，可就近選擇檔案館、社區(qū)服務(wù)中心或相關(guān)政府機(jī)構(gòu)設(shè)置的服務(wù)點(diǎn)提交申請，工作人員確認(rèn)目標(biāo)檔案，利用專用通道傳輸并接收目標(biāo)檔案館提供的檔案，并完成檔案復(fù)制、蓋章等一系列出證程序。

2010年前后，跨館“一站式”檔案出證實(shí)踐如雨后春筍般涌現(xiàn)。以上海市為例，上海市檔案局于2010年提出遠(yuǎn)程服務(wù)機(jī)制共建總體方案，著手建設(shè)市與區(qū)縣檔案館、檔案館與檔案室、檔案館與社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心“三聯(lián)動”的遠(yuǎn)程利用服務(wù)體系，并于2012年末基本實(shí)現(xiàn)覆蓋上海全市民生檔案“全市通辦”的服務(wù)目標(biāo)。此后，上海市檔案局不斷拓展可共享的民生檔案種類、社區(qū)中心受理點(diǎn)數(shù)量。[18]截至2023年，上海市實(shí)現(xiàn)跨館“一站式”查詢的檔案種類從一開始的5種逐年增加至25種，包含婚姻登記、獨(dú)生子女證、知青上山下鄉(xiāng)、工傷認(rèn)定、人才引進(jìn)審批等諸多門類。[19]目前，上海市民生檔案“全市通辦”查檔窗口已達(dá)300多個，以奉賢區(qū)為例，該區(qū)開設(shè)的15個查檔窗口中，街道、社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心受理點(diǎn)共12個[20]，為群眾就近獲取檔案證明提供了便利。此外，江蘇省、吉林省、天津市、廣東省、浙江省、武漢市等越來越多的省市紛紛探索開展跨館“一站式”檔案出證服務(wù)。例如蘇州市檔案館于2021年建立了民生檔案全域平臺，打通全市檔案館之間、檔案館與其他民生部門之間的民生檔案資源共享互通渠道，并陸續(xù)實(shí)現(xiàn)了各綜合檔案館的獨(dú)生子女登記、婚姻檔案、退休職工檔案等民生檔案數(shù)據(jù)遷移[21]，支持公眾足不出戶實(shí)現(xiàn)檔案查閱出證。如今，跨館“一站式”檔案出證模式逐步成熟完善，一方面，跨館“一站式”檔案出證服務(wù)的覆蓋范圍經(jīng)歷了向基層檔案館、涉民工作相關(guān)政府部門以及社區(qū)服務(wù)中心延伸，與省外檔案館聯(lián)動外拓的過程。例如，天津市檔案局在2011年同全市20家檔案館達(dá)成“一站式”服務(wù)協(xié)議后，通過開展“民生檔案建設(shè)年”活動、建立民生檔案工作聯(lián)席會，將民生檔案遠(yuǎn)程出證系統(tǒng)專網(wǎng)覆蓋到市級機(jī)關(guān)、街道社區(qū)[22]；2014至2022年，成都市檔案館先后與23個外省檔案館簽訂了民生檔案跨省利用協(xié)議，逐漸擴(kuò)大跨省調(diào)檔的服務(wù)范圍。[23]另一方面，各地檔案館根據(jù)公眾的使用需求與頻率，分步建立專題式民生檔案目錄（全文）數(shù)據(jù)庫，在此基礎(chǔ)上不斷擴(kuò)大覆蓋面。例如，北京市檔案館于2020年、2021年分別開通婚姻檔案、知青檔案跨館利用服務(wù)后，近年來先后增加了招工檔案、調(diào)動檔案、復(fù)轉(zhuǎn)軍人檔案、獨(dú)生子女檔案的跨館利用服務(wù)。[24]

值得關(guān)注的是，部分檔案館采用檔案線上館際傳輸方式，并采用加密技術(shù)保障檔案信息安全。例如江蘇省檔案局與多個政府機(jī)構(gòu)協(xié)同建成全省民生檔案便民服務(wù)平臺，在省政務(wù)外網(wǎng)CA登錄的安全環(huán)境下，使用平臺內(nèi)置的電子簽章系統(tǒng)，加蓋統(tǒng)一的江蘇省各級檔案館查檔專用電子簽章對外出證。[25]跨館“一站式”檔案出證服務(wù)一定程度上滿足了民眾異地查檔的需求，邁出了便民服務(wù)新步伐，為向跨時空全流程電子化檔案出證過渡奠定了基礎(chǔ)。

（3）跨時空全流程電子化檔案出證

在“一網(wǎng)通辦”、數(shù)字政府建設(shè)逐步推進(jìn)的背景下，檔案信息化工作縱深發(fā)展并積極融入國家戰(zhàn)略。[26]跨時空全流程電子化檔案出證是在“一站式”出證基礎(chǔ)上發(fā)展出、全程以電子形式進(jìn)行檔案證明申請與開具出示的出證模式。利用者可以通過政務(wù)網(wǎng)、手機(jī)App、小程序等渠道提交查檔申請，相關(guān)機(jī)構(gòu)在線上收到查檔申請后，調(diào)取數(shù)字化檔案并進(jìn)行全文上載，加蓋電子簽章賦予其證據(jù)效力，再傳送給利用者以供出證利用，實(shí)現(xiàn)全程零跑腿。

近年來，安徽省、江西省、浙江省等多個省份積極開展跨時空全流程電子化檔案出證的相關(guān)實(shí)踐。2020年，安徽省檔案局提出探索開展長三角地區(qū)國家綜合檔案館民生檔案跨館跨平臺在線申請與電子出證試點(diǎn)工作[27]；同年，江西省開通了“贛服通”應(yīng)用，公眾可以在該應(yīng)用“我的證照”板塊中“我的證明”事項內(nèi)獲取電子檔案證件，實(shí)現(xiàn)“一次都不跑”、在家就可查詢并獲取民生檔案證明[28]。浙江省檔案局不斷優(yōu)化電子出證服務(wù)模式，于2022年10月在“浙里辦”App上線“浙里檔案”便民服務(wù)應(yīng)用，提高了檔案出證利用的效率。

總體而言，跨時空全流程電子化檔案出證有助于解決傳統(tǒng)查檔利用過程中的“難、繁、累”等問題，推進(jìn)檔案信息共享和數(shù)字資源整合。但是，該出證模式對經(jīng)濟(jì)投入要求較高，亦需要一定的建設(shè)周期，目前還未實(shí)現(xiàn)普遍推廣。

3.2 案例探析：浙江省民生檔案電子出證服務(wù)

浙江省是數(shù)字化轉(zhuǎn)型成果最顯著的省份之一，也是較早集中開展電子檔案出證利用服務(wù)的省份。2022年10月，浙江省檔案館在浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，推出了“浙里檔案”掌上應(yīng)用，拓展了檔案電子出證的服務(wù)渠道。截至2023年2月，“浙里檔案”手機(jī)應(yīng)用注冊用戶達(dá)7.3萬余人，信息調(diào)用229萬余次[29]，具有代表性與研究意義。下文將對浙江省“浙里檔案”民生檔案電子出證服務(wù)展開研究，探索并展望民生檔案電子出證服務(wù)的發(fā)展趨向。

（1）從地市試點(diǎn)建設(shè)到“浙里檔案”統(tǒng)籌開發(fā)

為響應(yīng)數(shù)字中國戰(zhàn)略，浙江省積極制定數(shù)字化改革方案，推進(jìn)數(shù)字政府建設(shè)，于2014年上線運(yùn)行浙江省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，同年完成客戶端“浙里辦”App的建設(shè)工作。浙江省檔案局于2021年底發(fā)布《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》[30]，提出要堅持以人民為中心的發(fā)展思想，優(yōu)先安排民生檔案接收編目、數(shù)字化、開放、查檔工作，將查檔工作便捷化、現(xiàn)代化提上日程。在浙江省檔案館2022年重點(diǎn)事項任務(wù)中，明確提出要“加快建成省檔案數(shù)據(jù)共享中心，實(shí)現(xiàn)檔案查閱掌上化一體化”[31]，并列明建設(shè)省級檔案數(shù)據(jù)共享中心的任務(wù)流程，為“浙里檔案”的開發(fā)奠定了政策基礎(chǔ)。

浙江省內(nèi)較早推行電子檔案出證試點(diǎn)工作的有嘉興市、麗水市、樂清市等地。2019年底，嘉興市檔案部門聯(lián)合市政務(wù)服務(wù)和數(shù)據(jù)資源管理辦公室共同推進(jìn)區(qū)域一體化查檔、出證、辦事“一條鏈”服務(wù)，推出“就近查檔、電子出證、當(dāng)即辦事”工作模式，為全省電子檔案出證利用工作積累了經(jīng)驗。[32]2020年前后，麗水市建成了全市統(tǒng)一的電子檔案查詢利用與出證平臺，完善了電子檔案原始性認(rèn)證系統(tǒng)，保障了出證電子檔案復(fù)制件的真實(shí)性認(rèn)證。[33]2021年，樂清市完成了該市首例電子出證業(yè)務(wù)，以浙江省檔案服務(wù)網(wǎng)為平臺，為利用者提供了電子形式的婚姻登記檔案?；谥T多成功試點(diǎn)經(jīng)驗與成果，2022年以來，浙江省檔案館持續(xù)推進(jìn)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)數(shù)據(jù)中臺和業(yè)務(wù)中心的建設(shè)和適配工作，開發(fā)館際館室業(yè)務(wù)協(xié)同系統(tǒng)，建成全省檔案部門數(shù)據(jù)倉，開展目錄數(shù)據(jù)和開放檔案全文匯集工作，并啟動云防護(hù)和區(qū)塊鏈應(yīng)用，為電子檔案出證利用服務(wù)夯實(shí)技術(shù)基礎(chǔ)，在原有的浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)“網(wǎng)上查檔”模塊的基礎(chǔ)上開發(fā)移動端應(yīng)用，推動“浙里檔案”正式上線。[34]

（2）“浙里檔案”應(yīng)用服務(wù)內(nèi)容

在服務(wù)范圍方面，“浙里檔案”實(shí)現(xiàn)了跨地區(qū)、跨部門的檔案資源歸集共享，貫通了各類涉民部門的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)接口，搭建起覆蓋浙江全省的檔案利用平臺，推動全省綜合檔案館中的民生檔案數(shù)據(jù)與各民生部門的業(yè)務(wù)民生數(shù)據(jù)“一端集成、全省共享”。

在服務(wù)模塊方面，“浙里檔案”推出了“我的檔案一鍵通”“檔案通查出證”“走進(jìn)檔案”3個主要檔案利用場景。在“我的檔案一鍵通”中，用戶可以查閱與自身相關(guān)聯(lián)的各類民生檔案數(shù)據(jù)，具體包含出生、上學(xué)、就業(yè)、婚育、置業(yè)、救助、就醫(yī)、退養(yǎng)8個方面。“檔案通查出證”分為網(wǎng)上查檔、智能查檔地圖以及電子出證文件驗證3個模塊。在網(wǎng)上查檔中，用戶填寫個人信息及查檔線索，可閱覽或獲取檔案復(fù)制件；智能查檔地圖中顯示了用戶所在地周邊的檔案館及其聯(lián)系方式；電子出證文件驗證幫助用戶對證明文件進(jìn)行校驗，并實(shí)時反饋校驗結(jié)果?！白哌M(jìn)檔案”包含網(wǎng)上展廳、編研成果、教育基地（展覽）預(yù)約、鎮(zhèn)館之寶等欄目，使檔案館的文化教育功能得到充分發(fā)揮。

（3）“浙里檔案”電子檔案出證服務(wù)流程

目前，浙江省內(nèi)多數(shù)檔案館已經(jīng)基于“浙里檔案”開通檔案電子出證服務(wù)。用戶進(jìn)入“檔案通查出證”服務(wù)場景后，需要點(diǎn)擊“網(wǎng)上查檔”并完善個人信息，根據(jù)要求選擇所查詢的檔案類型、填寫真實(shí)有效的查檔需求、選擇受理檔案館及利用方式，確認(rèn)查檔后，可在兩個工作日內(nèi)收到短信回復(fù)，若選擇“電子出證”，則可以通過短信推送的鏈接下載電子證明文件；若選擇“電子郵件發(fā)送”，則可以在郵箱中收到電子證明文件。出具的電子檔案證明附有出證申請信息、出證流程信息、檔案描述信息以及出證檔案館的電子印章，用戶可以通過“檔案通查出證”中的“電子出證文件驗證”功能進(jìn)行驗證以確保在線提供的檔案數(shù)據(jù)具有憑證效力。

（4）“浙里檔案”電子檔案出證業(yè)務(wù)辦理現(xiàn)狀

2022至2023年，“浙里檔案”應(yīng)用上線后，浙江省多數(shù)基層檔案館在近兩年紛紛完成了電子出證系統(tǒng)建設(shè)，正式面向廣大群眾提供電子出證服務(wù)。例如寧?？h檔案館陸續(xù)完成電子印章申請、電子出證系統(tǒng)對接配置開通等工作，在遠(yuǎn)程檔案電子出證測試中，測試人員不到10分鐘便收到了包含電子檔案鏈接的手機(jī)短信。[35]

目前，浙江省電子出證服務(wù)的辦理數(shù)量較為可觀。以平湖市為例，截至2023年7月，該市檔案館共受理網(wǎng)上查檔1891人次，辦理電子出證1461件。[36]同時，多地檔案館已將電子出證服務(wù)列入發(fā)展規(guī)劃，從頂層設(shè)計上推動電子出證服務(wù)工作順利開展。例如湖州市南潯區(qū)檔案館主動聯(lián)系區(qū)政務(wù)服務(wù)管理辦公室，將“檔案電子出證服務(wù)”列入《南潯區(qū)全面優(yōu)化提升政務(wù)環(huán)境行動方案》[37]，從全區(qū)層面推動檔案證明無紙化，提升檔案電子出證服務(wù)規(guī)范化。

整體而言，“浙里檔案”實(shí)現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)上流轉(zhuǎn)代替紙質(zhì)證件線下傳遞，推動了檔案出證從“最多跑一次”到“一次都不跑”的成效躍升。

4 檔案助訴訟：檔案材料發(fā)揮證據(jù)效力

4.1 檔案用作司法證據(jù)的現(xiàn)狀

為調(diào)研2022至2024年間檔案用于訴訟場景、發(fā)揮證據(jù)效力的情況，本文在中國裁判文書網(wǎng)中進(jìn)行檢索。選擇檢索詞時，先后嘗試了“檔案”“電子檔案”“電子文件”等，但由于自動分詞等原因?qū)е陆Y(jié)果較為寬泛，出現(xiàn)了大量不符合主題的文本；最終選定“檔案證據(jù)”為檢索詞。選定時段為“2022年”“2023年”“2024年”（為裁判文書發(fā)布時間，非判決時間），檢索時間為2024年11月10日，共檢得399篇，逐一精讀后剔除了44篇與檔案出證無關(guān)的文書，選定了355篇符合條件的裁判文書作為研究樣本（裁判文書發(fā)布時間范圍為2022年1月13日至2024年10月17日），發(fā)現(xiàn)檔案用作司法證據(jù)時呈現(xiàn)以下明顯特征。

第一，紙質(zhì)檔案出證比例總體大于電子檔案。由于裁判文書中的檔案證據(jù)大部分未直接聲明是紙質(zhì)檔案或電子檔案，本文根據(jù)“復(fù)印件”“筆跡”“檔案袋”等元素結(jié)合上下文推斷紙質(zhì)檔案的使用行為；以“機(jī)讀”“軟件”“截圖”等元素推斷電子檔案的使用行為。梳理發(fā)現(xiàn)，共有206篇裁判文書（占比約58.0%）未申明且難以判斷其所使用的檔案類型；在可判斷檔案類型的149篇裁判文書中，紙質(zhì)檔案出證共133篇（占比約89.2%），電子檔案出證共16篇（占比約10.7%），差距明顯，紙質(zhì)檔案出證頻率總體高于電子檔案。同時，與本文初次出版時的調(diào)查結(jié)果（截至2023年7月）相比較[38]，電子檔案出證的頻率已有明顯提升。

第二，檔案出證多用于民事訴訟場景。根據(jù)檢索結(jié)果，廣泛使用檔案材料作為證據(jù)的場景有合同糾紛、勞動爭議、繼承糾紛、公司經(jīng)營糾紛、借貸糾紛等，民事訴訟案由居多。以合同糾紛案為例，其中最常見的檔案證據(jù)類型為工商管理類檔案，依據(jù)所需要證明的具體事項，可以進(jìn)一步細(xì)分為工商登記檔案、工商變更檔案、工商登記查詢檔案等。

第三，檔案材料在聯(lián)合證明待證事實(shí)、輔助形成完整證據(jù)鏈方面發(fā)揮顯著作用。如在某村股份經(jīng)濟(jì)合作社與沈某土地承包經(jīng)營權(quán)糾紛案[39]中，原告提交了土地確權(quán)檔案以證明其歸屬，包含承包地塊調(diào)查表、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)公示結(jié)果歸戶表、戶口及身份證復(fù)印件、農(nóng)村土地承包合同、公示無異議聲明書、承包方調(diào)查表等檔案材料；同時，提交了村委會會議記錄、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記公示確認(rèn)表、記賬單，這些證據(jù)能夠相互印證，形成了完整的證據(jù)鏈，符合原告當(dāng)庭陳述情形，具有真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性、合法性，法院予以采信。

第四，檔案材料出證采信率總體較高。在355篇裁判文書中，1個案例因檔案涉及造假（質(zhì)證確認(rèn)公章造假）、5個案例因待證事實(shí)缺乏關(guān)聯(lián)性而未被采信；而在對檔案證據(jù)有爭議的案件中，對方也多以“真實(shí)性認(rèn)可，證明目的不認(rèn)可”為質(zhì)證意見。如李某1、李某2等繼承糾紛案[40]，被上訴人認(rèn)可上訴人提交的被繼承人李某檔案本身的真實(shí)性，但不認(rèn)可其證明目的，認(rèn)為該份檔案證據(jù)與訴爭房產(chǎn)的歸屬問題無關(guān)。又如北京某商業(yè)管理有限公司與北京某超市有限公司房屋租賃合同糾紛案[41]中，原告公司提交yQ/0KbzWhdT43RjGV58wvZAJv+njb9Rzs/SjMBmx5Lc=了本公司的變更檔案，用于與其他證據(jù)聯(lián)合證明時任公司法定代表人的謝某受原告公司委托已向被告公司支付了場地改建費(fèi)用；被告認(rèn)可原告所提交檔案證據(jù)本身的真實(shí)性，但不認(rèn)可其證明目的，即承認(rèn)謝某的身份以及收到了該筆款項的事實(shí)，但聲稱該款項并非涉案工程的改造費(fèi)。

4.2 檔案用作司法證據(jù)典型案例探析

為了更深入地探析檔案作為司法證據(jù)被采信或未被采信的具體細(xì)節(jié)與緣由，本文選定若干代表性案例進(jìn)行深入分析。

案例一：檔案輔助形成完整證據(jù)鏈，能夠有效證明待證事實(shí)。

在關(guān)某與某時裝有限公司勞動爭議案[42]中，被告某時裝有限公司破產(chǎn)后，管理人員接管的職工檔案中僅見原告關(guān)某的錄用通知，未見考勤記錄、歷年考評調(diào)整工資記錄和工資發(fā)放的憑證，故被告認(rèn)為與原告間不存在勞動關(guān)系，原告不符合認(rèn)定職工身份的標(biāo)準(zhǔn)，不在安置范圍之內(nèi)。原告提交了某市勞動局蓋章簽發(fā)的錄用通知書、被告主管部門和勞動部門加蓋公章的某市全民合同制工人登記表，證明原告于1993年12月31日至1996年在被告處工作，且被告未提供證據(jù)證明雙方之間已解除勞動關(guān)系，故法院裁判原告與被告間存在勞動關(guān)系。在該案例中，雖然被告公司的檔案工作不盡完善，但檔案機(jī)構(gòu)保存的某市全民合同制工人登記表發(fā)揮了主要證明作用，并且與關(guān)某自主保存的錄用通知形成印證，證據(jù)鏈完整，待證事實(shí)可信。劉某、陳某等房屋租賃合同糾紛案[43]中，上訴人劉某等9人主張根據(jù)案涉“估值報告”判斷的案件事實(shí)錯誤，并提交了包括電子檔案在內(nèi)的6組證據(jù)，共同證明案涉房屋的裝修合同不應(yīng)作為鑒定材料使用，法院綜合認(rèn)定了上訴人提交的證據(jù)。該案例雖未詳細(xì)指出該份電子檔案的具體內(nèi)容，但根據(jù)審判過程可知，電子檔案與其余5份證據(jù)材料互為印證，構(gòu)成了完整證據(jù)鏈，能夠聯(lián)合證明案涉關(guān)鍵事實(shí)。

案例二：檔案管理制度與方法能夠有效保障檔案材料的證據(jù)效力。

山東某機(jī)械有限公司、泰州某工程有限公司買賣合同糾紛案[44]中，起重機(jī)的檢查驗收時間成為定案關(guān)鍵。為此，檢察院向特種設(shè)備檢測研究院調(diào)取了涉案起重機(jī)的起重機(jī)械安裝（改造、維修）監(jiān)督檢驗項目表、特種設(shè)備安全質(zhì)量監(jiān)督檢驗聯(lián)絡(luò)單等檔案材料。經(jīng)查證，特種設(shè)備檢測研究院檢驗項目表中記載的日期是實(shí)際檢查的日期，并非事后統(tǒng)一填寫的日期；且整套檢驗檔案材料早在該案訴訟前就已形成，未發(fā)現(xiàn)檢查時間有后期修改痕跡，具備真實(shí)性。與之相反，日常檔案管理工作不力則直接影響證據(jù)質(zhì)量、導(dǎo)致不利的判決結(jié)果。例如某縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社與范某名譽(yù)權(quán)糾紛案[45]中，原告信用社以年代久遠(yuǎn)為由，未提供相應(yīng)的檔案材料作為關(guān)鍵性證據(jù)，導(dǎo)致舉證不能，難以完整、合理地說明待證事實(shí)，未能得到法院的支持與采信，需承擔(dān)舉證不能的不利后果。

案例三：“檔案身份”的證明力優(yōu)勢需要與規(guī)范化的檔案管理工作相匹配。

如前所述，無論在紙質(zhì)環(huán)境還是電子環(huán)境中，檔案材料具有突出的證明力優(yōu)勢，但“檔案身份”須與相關(guān)管理措施相結(jié)合，如無法證明該份檔案被妥善保管，則仍面臨不被采信的風(fēng)險。如王某與某建設(shè)集團(tuán)有限公司等確認(rèn)勞動關(guān)系糾紛案[46]中，原告提交檔案材料作為關(guān)鍵證據(jù)，但受到被告以下質(zhì)疑。第一，原告提供的證據(jù)系國家武裝部門保管的檔案，調(diào)取該檔案需檔案部門審核并注明調(diào)取時間、頁數(shù)、加蓋單位公章，且一般提供復(fù)印件，但原告提供的檔案并未顯示上述管理信息，且原告從2021年4月至今一直持有“檔案原件”，不符合規(guī)范程序；第二，原告提供的檔案材料明顯具有涂改的痕跡，其所反映的事實(shí)存在疑點(diǎn)；第三，原告提供檔案中記載的王某雖與涉案王某同名，但其中記載的身份信息與案涉當(dāng)事人的戶籍檔案信息不一致，無法判定為同一人?；谝陨先c(diǎn)，法院對原告提供的檔案證據(jù)不予采信。而在孫某與某公司勞動爭議案[47]中，原告提交了在釘釘軟件上下載的人事檔案用于證明工作事實(shí)，雖然該份文件在嚴(yán)格意義上是否算作正規(guī)的檔案材料有待進(jìn)一步考證，但通過不間斷入職與工作記錄，最終認(rèn)定原告于2011年3月16日入職且在被告公司工作了3964天的事實(shí)。這一思路也側(cè)面體現(xiàn)了電子檔案連續(xù)性管理的思想。

5 結(jié) 語

在法律法規(guī)逐步健全、政策環(huán)境逐漸完善的條件下，檔案出證利用在民生證明和司法訴訟兩個場景中發(fā)揮的作用日漸凸顯。其中，民生檔案出證與數(shù)字政府建設(shè)深度融合，依托政務(wù)服務(wù)平臺“網(wǎng)上查檔”“掌上查檔”模塊，提供檔案惠民服務(wù)，其服務(wù)場景由傳統(tǒng)固定場所出證轉(zhuǎn)向跨館、跨時空出證，呈現(xiàn)出集約化、網(wǎng)絡(luò)化的特征，檔案出證更加便捷親民。在司法訴訟場景中，雖然電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等證明效力，但紙質(zhì)檔案的“信任慣性”仍在，紙質(zhì)出證較為普遍；同時，司法判例也說明了檔案工作的專業(yè)性和規(guī)范性能夠有效保障檔案材料的真實(shí)性，來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子檔案作為證據(jù)時具有可觀的訴訟采信率。隨著數(shù)字中國建設(shè)的縱深推進(jìn)與檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的持續(xù)發(fā)展，公眾的法律意識、信息素養(yǎng)不斷提升，檔案作為原始憑證，將在越來越多的場景中發(fā)揮作用，推動檔案出證利用走向規(guī)范化、制度化和普適化，這將是數(shù)字中國背景下檔案現(xiàn)代化利用服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展的題中之義。

*本文系2024年度國家社科基金青年項目“數(shù)據(jù)要素化背景下檔案數(shù)據(jù)可信治理研究”（項目編號：24CTQ034）階段性研究成果。

*本文主體內(nèi)容節(jié)選自劉越男和周文泓主編、知識產(chǎn)權(quán)出版社出版的專著《數(shù)字中國戰(zhàn)略背景下的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型年度報告》。轉(zhuǎn)載已獲相關(guān)授權(quán)。

作者貢獻(xiàn)說明

許曉彤：確定論文選題，論文撰寫與修改、論文定稿；樊華：數(shù)據(jù)調(diào)查、論文撰寫與修改、文稿校對；章偉婷：數(shù)據(jù)調(diào)查、論文撰寫與修改。

注釋與參考文獻(xiàn)

[1]筆者主要從用途與場景維度切入，將檔案出證劃分為偏向日常的民生出證與偏向?qū)I(yè)的司法訴訟出證；從證明事項本身的性質(zhì)而言，二者可能存在交叉，特此說明。

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[3]各省檔案館官方網(wǎng)站的名稱有“檔案信息網(wǎng)”“檔案網(wǎng)”“檔案方志網(wǎng)”等，為便于讀者理解，統(tǒng)一以“檔案門戶網(wǎng)站”代稱，特此說明。

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[15]關(guān)于印發(fā)《安徽省流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范》的通知[EB/OL].[2024-12-17].https：// hrss.ah.gov.cn/public/6595721/8441945.html.

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[38]在可判斷檔案類型的61篇裁判文書中，紙質(zhì)檔案出證共54篇（占比約33.96%），電子檔案出證共7篇（占比約4.4%），差距明顯，紙質(zhì)檔案出證頻率總體高于電子檔案。

[39]×村股份經(jīng)濟(jì)合作社、沈××土地承包經(jīng)營權(quán)糾紛案，黑龍江省蘭西縣人民法院（2022）黑1222民初994號民事判決書。

[40]李××、李××等繼承糾紛案，天津市第一中級人民法院（2022）津01民終4320號民事判決書。

[41]北京睿博行卓越商業(yè)管理有限公司與北京美通美達(dá)超市有限公司房屋租賃合同糾紛案，北京市第三中級人民法院（2023）京03民終3714號民事判決書。

[42]關(guān)××、河南朋宇時裝有限公司勞動爭議案，河南省開封市順河回族區(qū)人民法院（2022）豫0203民初163號民事判決書。

[43]劉××、陳××等房屋租賃合同糾紛案，湖北省武漢市中級人民法院（2022）鄂01民終3579號民事判決書。

[44]山東開元重型機(jī)械有限公司、泰州三福船舶工程有限公司買賣合同糾紛案，江蘇省高級人民法院（2019）蘇民再557號民事判決書。

[45]康平縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社東升信用社與范××名譽(yù)權(quán)糾紛案，遼寧省沈陽市中級人民法院（2022）遼01民終11315號民事判決書。

[46]王××、鑫基石建設(shè)集團(tuán)有限公司等確認(rèn)勞動關(guān)系糾紛案，甘肅省東鄉(xiāng)族自治縣人民法院（2022）甘2926民初166號民事判決書。

[47]孫××、某公司勞動爭議案，德州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)人民法院（2022）魯1491民初697號民事判決書。

（責(zé)任編輯：馮婧愷 張 帆）