摘 要：本文從檔案“四個(gè)體系”建設(shè)角度出發(fā)，探討干部人事檔案“四個(gè)體系”的內(nèi)在邏輯性，認(rèn)為在推進(jìn)過(guò)程中存在著治理體系有待優(yōu)化、資源建設(shè)有待提升、開發(fā)利用質(zhì)量不高和安全建設(shè)亟需重視等問(wèn)題。為推動(dòng)干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展，需要從優(yōu)化干部人事檔案治理體系、加強(qiáng)干部人事檔案資源建設(shè)、深化干部人事檔案利用體系建設(shè)和夯實(shí)干部人事檔案安全底線等方面加以改進(jìn)，提高檔案管理現(xiàn)代化和規(guī)范化水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；干部人事檔案；四個(gè)體系

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，“全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)”，成為推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的基本動(dòng)力和重要保障。本文結(jié)合《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》），探討新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案“四個(gè)體系”建設(shè)的路徑，以期提供一定的經(jīng)驗(yàn)參考。

1 新時(shí)期事業(yè)單位干部人事檔案“四個(gè)體系”建設(shè)的內(nèi)在邏輯性

1.1 治理體系建設(shè)是干部人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要支撐

健全人事檔案治理體系是實(shí)現(xiàn)檔案治理能力現(xiàn)代化的內(nèi)在要求。從實(shí)踐來(lái)看，當(dāng)前亟須構(gòu)建組織部門、事業(yè)單位和個(gè)人共同參與的檔案管理大格局，形成一體謀劃、一體部署、一體推進(jìn)與一體考核的制度機(jī)制。在現(xiàn)代化治理的背景下，必須將檔案管理的階段性特征和如何推進(jìn)治理現(xiàn)代化聯(lián)系起來(lái)。一方面，黨中央高度重視干部人事檔案工作，制定《條例》等法規(guī)，為干部人事檔案治理體系建設(shè)提供基本遵循；另一方面，事業(yè)單位檔案管理中存在一系列突出問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，需要依照《條例》精神制定完善配套的制度與細(xì)化工作措施，并嚴(yán)格執(zhí)行。因此，治理體系建設(shè)要注重制度建設(shè)和監(jiān)督機(jī)制有機(jī)協(xié)同，堅(jiān)持多方共治，明晰各類主體權(quán)責(zé)，形成共同推進(jìn)檔案治理的良好格局。

1.2 資源建設(shè)是干部人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)

干部人事部門要將提升資源聚集能力作為重要目標(biāo)。一是在源頭治理上下功夫。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求，對(duì)檔案資料逐項(xiàng)分類整理、審核把關(guān)和標(biāo)準(zhǔn)建檔，從源頭上防止虛假材料與不實(shí)信息歸檔入庫(kù)，做到資料完整、信息準(zhǔn)確及分類合理。二是在資源轉(zhuǎn)型上下功夫。逐步向檔案智能化管理轉(zhuǎn)型，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，開發(fā)檔案智慧管理系統(tǒng)，加強(qiáng)在整理、錄入、圖像輸入和數(shù)據(jù)掛接等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的安全控制，更好地優(yōu)化服務(wù)流程，滿足干部管理和監(jiān)督的日常需求。三是在常態(tài)化收集上下功夫。建立健全檔案材料收集審核、“入庫(kù)審核+專項(xiàng)審核+任前審核”等常態(tài)化工作機(jī)制，采取日常收集與定期收集、普通收集與專項(xiàng)收集相結(jié)合的方式，切實(shí)保證干部檔案的完整性。

1.3 利用體系建設(shè)是干部人事檔案時(shí)代價(jià)值的主要途徑

近年來(lái)，干部人事檔案利用率顯著提升，需要突破傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新發(fā)展理念，讓檔案資源“活起來(lái)”。一方面，要拓寬利用渠道。在確保檔案安全的前提下，推進(jìn)共享平臺(tái)建設(shè)，讓數(shù)據(jù)多跑路，拓寬檔案價(jià)值發(fā)揮場(chǎng)域；另一方面，要加強(qiáng)檔案編輯與研究，對(duì)標(biāo)事業(yè)單位對(duì)人才的需求，梳理在人才引進(jìn)、培養(yǎng)和晉升方面的經(jīng)驗(yàn)做法，為人才政策制定提供幫助。同時(shí)，要加強(qiáng)審核工作，在干部人事檔案專項(xiàng)審核和任前審核的基礎(chǔ)上，逐人逐卷開展干部人事檔案常態(tài)化審核，確保干部檔案規(guī)范準(zhǔn)確。

1.4 安全體系建設(shè)是干部人事檔案事業(yè)發(fā)展的紅線

保護(hù)檔案安全是干部人事工作順利開展的保障。《條例》規(guī)定，要根據(jù)安全保密和便于查找的原則要求，對(duì)干部檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管。伴隨信息技術(shù)不斷發(fā)展，信息技術(shù)既為檔案安全帶來(lái)難得機(jī)遇，也面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。事業(yè)單位要增強(qiáng)防范化解檔案領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)隱患的能力，完善數(shù)據(jù)備份制度，有效應(yīng)對(duì)設(shè)備老化等問(wèn)題。著力重視共性領(lǐng)域信息的安全，適時(shí)將人工智能與區(qū)塊鏈等技術(shù)引入共享機(jī)制，切實(shí)保障數(shù)據(jù)共享安全。緊緊抓住素質(zhì)建設(shè)這一核心要素，著力提高檔案人員安全意識(shí)和職業(yè)操守，牢固樹立安全防范意識(shí)，抓好檔案安全責(zé)任落實(shí)。

2 新時(shí)期事業(yè)單位干部人事檔案“四個(gè)體系”建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 治理體系有待優(yōu)化

一是制度建設(shè)不健全。檔案管理制度全面性不夠，導(dǎo)致管理漏洞和潛在風(fēng)險(xiǎn)。比如，管理人員職責(zé)不夠明確，定位不夠清晰，對(duì)檔案常態(tài)化收集認(rèn)識(shí)不到位，致使檔案材料完整性不夠。二是培訓(xùn)機(jī)制缺失。對(duì)檔案人員知識(shí)和政治教育不足，多依靠上級(jí)組織，結(jié)合單位實(shí)際開展工作的能力不足。

2.2 資源建設(shè)有待提升

一是個(gè)性化建檔力度不夠。多數(shù)事業(yè)單位結(jié)合個(gè)人實(shí)際開展干部檔案收集的精準(zhǔn)度欠缺，不能如實(shí)反映干部的整體素質(zhì)和能力。二是常態(tài)化收集不到位。對(duì)干部在日常工作中形成的職稱、專利及榮譽(yù)等未能及時(shí)歸檔，造成檔案缺頁(yè)和缺項(xiàng)，影響干部的提拔與使用。三是執(zhí)行力度有差距。《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》落實(shí)不夠有力，未構(gòu)建督導(dǎo)和檢查機(jī)制，自查自糾能力較弱。

2.3 開發(fā)利用質(zhì)量不高

一是信息化技術(shù)應(yīng)用不到位。信息化建設(shè)存在進(jìn)度慢、系統(tǒng)封閉、應(yīng)用手段不足以及檔案利用率低等弊端，限制檔案利用廣度的延伸。二是檔案資源處于“沉睡”狀態(tài)。檔案開發(fā)破局不夠，未能從檔案中汲取治理智慧和管理經(jīng)驗(yàn)，難以發(fā)揮對(duì)干部人事檔案治理的獨(dú)特作用。三是共享建設(shè)存在短板。檔案查詢利用手續(xù)煩瑣，效率不高，主動(dòng)融入共享平臺(tái)建設(shè)的意識(shí)和主動(dòng)性不足，不利于新時(shí)代干部隊(duì)伍建設(shè)。

2.4 安全建設(shè)亟須重視

黨的十八大以來(lái)，一些落馬黨員干部違紀(jì)中的人事檔案篡改與偽造等問(wèn)題觸目驚心，歸根到底是人事檔案審核不嚴(yán)格和安全機(jī)制建設(shè)不足。一方面，檔案管理人員職業(yè)操守存在短板，對(duì)檔案造價(jià)和篡改問(wèn)題聽之任之，政治素養(yǎng)不足、政治敏感性不夠，對(duì)檔案管理工作的嚴(yán)肅性造成負(fù)面影響。另一方面，制度建設(shè)和技術(shù)防護(hù)存在漏洞，有的單位檔案管理制度執(zhí)行不到位。比如，歸檔時(shí)手續(xù)不完備、材料不規(guī)范、信息填寫和專審結(jié)果不一致等材料歸入檔案，致使內(nèi)容自相矛盾。這些問(wèn)題必須加以高度重視并切實(shí)解決。

3 新時(shí)期事業(yè)單位干部人事檔案“四個(gè)體系”建設(shè)的路徑

3.1 優(yōu)化干部人事檔案治理體系

一是加強(qiáng)制度建設(shè)。積極構(gòu)建完備的檔案管理體系，以高效制度建設(shè)為管理過(guò)程增效賦能。嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，按照“凡進(jìn)必審、凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審”的檔案管理機(jī)制，確保干部調(diào)動(dòng)、提拔和檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的審查程序規(guī)范。完善干部人事檔案查閱制度，規(guī)范干部人事檔案查閱、借檔、接收和轉(zhuǎn)出登記臺(tái)賬，切實(shí)做到“入有來(lái)源、查有記錄、出有去向”。二是加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)制建設(shè)。盯緊檔案管理人員的日常能力提升，定期組織開展政治理論與業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《條例》等法律法規(guī)，培養(yǎng)政治上過(guò)硬、思想上靠得住的管檔干部隊(duì)伍，為管好用好干部檔案提供專業(yè)人才支撐。同時(shí)，定期與組織及人社等部門開展業(yè)務(wù)交流，解決干部人事檔案管理中存在的困難，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三是推動(dòng)干部人事檔案專項(xiàng)審核常態(tài)化。嚴(yán)格落實(shí)專審工作要求，逐頁(yè)對(duì)干部任免審批表和年度考核表等應(yīng)歸檔材料是否齊全，“三齡兩歷一身份”信息認(rèn)定是否準(zhǔn)確無(wú)誤，同步核清檔案材料錯(cuò)裝、混裝和檔案記載信息相互矛盾等問(wèn)題，做好查漏補(bǔ)缺工作。建立干部檔案及材料審核把關(guān)與材料接轉(zhuǎn)登記等管理制度，保障材料收集全程留痕，做到檔案不合格的不接收、材料不符合要求的不歸檔、查閱手續(xù)不符合規(guī)定的不提供，嚴(yán)防丟失檔案材料，嚴(yán)防涂改偽造，嚴(yán)防失密泄密，確保干部檔案信息真實(shí)可靠。

3.2 持續(xù)加強(qiáng)干部人事檔案資源建設(shè)

《條例》指出，干部人事檔案內(nèi)容要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)收集、補(bǔ)充檔案材料，為檔案內(nèi)容建設(shè)擴(kuò)容增量。一是做好個(gè)性化檔案材料補(bǔ)充。在收集層面，除做好年度考核、職位職級(jí)變動(dòng)、工資調(diào)整等普遍性材料和表彰獎(jiǎng)勵(lì)、入黨及違紀(jì)處理等特殊性材料外，還需將道德素質(zhì)、性格特征、能力評(píng)估、興趣愛好和個(gè)人誠(chéng)信等個(gè)性化材料納入收集范圍。在此過(guò)程中避免模式化，對(duì)個(gè)人情況進(jìn)行具體分析，做好特殊性和普遍性的統(tǒng)一，既體現(xiàn)干部素質(zhì)的全貌，也反映干部獨(dú)特的個(gè)性，提升選人用人的精準(zhǔn)度。二是拓寬常態(tài)化收集范圍。檔案收集要注重地域性，體現(xiàn)差異化，定向收集不同時(shí)期、不同類型和不同階段產(chǎn)生的個(gè)性化檔案材料。比如，對(duì)解決急難險(xiǎn)重問(wèn)題表現(xiàn)突出的英雄人物與對(duì)重大工程建設(shè)有突出貢獻(xiàn)的先進(jìn)個(gè)人等材料開展全方位收集，如實(shí)記載個(gè)人工作經(jīng)歷。確定專人負(fù)責(zé)干部日常工作中形成零散材料的動(dòng)態(tài)收集，如進(jìn)修學(xué)歷材料、崗位培訓(xùn)登記表、干部調(diào)動(dòng)審批表等材料，確保干部檔案的內(nèi)容更完整和齊全，提高干部檔案的利用率。三是突出做好思想政治檔案建設(shè)。黨的二十大報(bào)告中明確提出，堅(jiān)持把政治標(biāo)準(zhǔn)放在首位，做深做實(shí)干部政治素質(zhì)考察，突出把好政治關(guān)、廉潔關(guān)。建立政治素質(zhì)檔案有助于對(duì)干部進(jìn)行“政治體檢”和“把脈問(wèn)診”。一方面，要全面收集好反映干部在政治站位、政治忠誠(chéng)、擔(dān)當(dāng)作為、政治自律及政治能力等方面的材料，比如，學(xué)習(xí)主題教育的有關(guān)材料、執(zhí)行中央八項(xiàng)規(guī)定的有關(guān)情況及民主生活會(huì)和組織生活會(huì)的剖析材料，各類自查報(bào)告表與承諾書等歸入干部政治素質(zhì)檔案，讓干部“畫像”全面完整。另一方面，收集干部監(jiān)督、輿情及信訪等方面的信息，掌握干部政治素質(zhì)、思想動(dòng)態(tài)和工作實(shí)績(jī)等方面的表現(xiàn)，把抽象概念變成可衡量的指標(biāo)，形成有據(jù)可查的翔實(shí)記錄。四是提升干部信息全面性。在采集干部“三齡兩歷”、考核、培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲等信息的基礎(chǔ)上，錄入干部家庭成員、住房信息及從業(yè)情況等信息，切實(shí)提高干部信息的完整性。加強(qiáng)對(duì)干部情況的了解及負(fù)面清單材料的收集。比如，紀(jì)檢檢查有關(guān)問(wèn)題與信訪事項(xiàng)辦理情況等，為科學(xué)選人用人提供內(nèi)容支撐。

3.3 深化干部人事檔案利用體系建設(shè)

一是加強(qiáng)干部檔案數(shù)據(jù)專庫(kù)建設(shè)。在信息化基礎(chǔ)上，結(jié)合干部選任工作需要，探索建立年輕后備干部庫(kù)、少數(shù)民族干部庫(kù)、女干部庫(kù)、各崗位人選建議庫(kù)、干部訴求及調(diào)整建議庫(kù)，動(dòng)態(tài)調(diào)整干部信息。比如，通過(guò)檔案編碼、目錄錄入、圖像掃描、原圖處理和高清制作等環(huán)節(jié)，開展在職干部人事檔案信息采集、審核與錄入工作，形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、查詢方便快捷的干部人事檔案信息庫(kù)，為干部選拔任用與考核管理等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。二是提升互聯(lián)互通實(shí)效。要推動(dòng)干部信息管理使用的高效性與智能化，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)與跨部門的數(shù)據(jù)資源共建共享，事業(yè)單位之間建立以“信息共建 互聯(lián)互通”為目標(biāo)的共享平臺(tái)，采取資源共享、信息互證的檔案查詢方式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)分析與決策，為選人用人決策提供詳細(xì)、及時(shí)和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)提供服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，提高干部人事管理的準(zhǔn)確性。三是加強(qiáng)干部人事檔案開發(fā)與研究。用足用好數(shù)字檔案優(yōu)勢(shì)，探索利用人工智能、知識(shí)圖譜等新技術(shù)，探索建立干部人事網(wǎng)絡(luò)圖譜。比如，利用數(shù)字化成果快速掌握單位的男女比例、各年齡段干部占比及干部流入流出等情況，從而幫助領(lǐng)導(dǎo)精準(zhǔn)掌握本單位的人員構(gòu)成，提高決策的針對(duì)性。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的經(jīng)驗(yàn)研究與闡述，管理部門要善于將人事政策與部門實(shí)際相結(jié)合，從檔案中尋找人事管理的好經(jīng)驗(yàn)與好做法，推動(dòng)單位人事治理邁向現(xiàn)代化。

3.4 夯實(shí)干部人事檔案安全底線

開放和利用是在安全與保密基礎(chǔ)上有條件地開放和利用，安全始終是人事檔案管理的底線。要強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，堵塞安全風(fēng)險(xiǎn)漏洞，夯實(shí)檔案管理根基。一是筑牢檔案轉(zhuǎn)遞安全防線。嚴(yán)格按照干部人事檔案轉(zhuǎn)遞要求，轉(zhuǎn)遞的干部人事檔案必須通過(guò)機(jī)要交通或者人事檔案管理部門專職人員專人送達(dá)，不得以快遞或郵寄等形式公開郵寄和本人自帶。二是建立完善的信息安全服務(wù)體系。通過(guò)數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、身份認(rèn)證和安全審計(jì)等數(shù)字技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全策略和權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)被泄露，保證干部檔案信息的安全性和機(jī)密性，為檔案利用形成有效的安全屏障。三是強(qiáng)化過(guò)程性安全管理。建全干部人事檔案工作臺(tái)賬登記制，對(duì)于提供利用的檔案，確認(rèn)無(wú)誤后方可入庫(kù)；干部人事檔案入庫(kù)前，逐卷逐份逐頁(yè)檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)糾正。加強(qiáng)保密制度建設(shè)，堅(jiān)持干部人事檔案庫(kù)房檢查制度，防止不安全因素發(fā)生，持續(xù)深化專題培訓(xùn)，增強(qiáng)安全和保密意識(shí)，確保干部人事檔案真實(shí)、完整與安全。

結(jié)語(yǔ)

做好新時(shí)代干部人事檔案工作是推進(jìn)全面從嚴(yán)治黨、深化政治素質(zhì)考察、提升組織工作質(zhì)量的必然要求。事業(yè)單位要準(zhǔn)確把握新時(shí)代黨的建設(shè)和組織工作要求，深刻認(rèn)識(shí)做好干部人事檔案工作的重要意義，正視工作中的問(wèn)題和不足，扎實(shí)做好“四個(gè)體系”建設(shè)，扎實(shí)做好干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)，為干部人事等工作提供全面準(zhǔn)確、鮮活及時(shí)的檔案信息服務(wù)，切實(shí)發(fā)揮好基礎(chǔ)支撐作用，努力開創(chuàng)事業(yè)單位干部人事檔案工作的新局面。

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作者簡(jiǎn)介：陳玉菡（1987—），碩士學(xué)位，山東省自然資源資料檔案館館員，研究方向：人事檔案管理