摘 要：現(xiàn)階段，事業(yè)單位在人事檔案管理工作過程中既要充分認識到內(nèi)外部環(huán)境變化，又要明確工作重點。在人事檔案管理過程中應(yīng)將信息化、智能化和現(xiàn)代化作為未來發(fā)展的主要思路，構(gòu)建與事業(yè)單位人事檔案管理相匹的制度機制，建設(shè)事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，創(chuàng)新人事檔案管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。在具體實踐中，一要將新思維融入人事檔案管理工作，二要借助大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)等方法推動人事檔案管理創(chuàng)新，三要建立與之相適應(yīng)的管理制度。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；工作方法；質(zhì)量提升

當前事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境均發(fā)生了改變。從外部環(huán)境看，信息技術(shù)不斷發(fā)展，要求事業(yè)單位在人事檔案管理過程中要主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，實現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理各環(huán)節(jié)的深度融合，持續(xù)提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。從內(nèi)部環(huán)境看，事業(yè)單位人事檔案管理工作的重點發(fā)生了變化，要求事業(yè)單位在人事檔案管理工作實踐中要不斷地總結(jié)新方法，采取新技術(shù)，運用新手段，提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量。

1 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作的實踐重點

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)與事業(yè)單位人事檔案管理流程的深度融合，既能夠為單位人事檔案管理工作提供更為完善的技術(shù)支持，將重要的人事檔案信息進行數(shù)字轉(zhuǎn)化，存儲在大數(shù)據(jù)庫或云端，既減少了不必要的物理空間，又提升了人事檔案信息的調(diào)取效率，從而能夠?qū)崿F(xiàn)一站式管理、一站式服務(wù)與一站式開發(fā)利用，有效降低事業(yè)單位人事檔案的管理成本[1]。

1.1 實現(xiàn)信息技術(shù)與事業(yè)單位人事檔案管理工作的深度融合

事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)與時代發(fā)展相契合，通過與時俱進的形式提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)落后于時代發(fā)展，不僅影響了工作效率，還容易造成原始文件的老化及磨損，甚至丟失。在這一背景下，就需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息化手段將其轉(zhuǎn)化成為數(shù)字文件，存儲到數(shù)據(jù)庫或云端，在日常工作中可以隨時隨地調(diào)用，提升人事檔案管理的質(zhì)量。另一方面，通過區(qū)塊鏈技術(shù)的運用，能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息分散存儲，能夠切實保障事業(yè)單位人事檔案信息的安全。

1.2 通過技術(shù)賦能為事業(yè)單位人事檔案信息開發(fā)利用提供支持

事業(yè)單位人事檔案信息只有被開發(fā)利用才能夠展現(xiàn)其獨特的價值和作用。一方面，借助數(shù)字信息技術(shù)可以實現(xiàn)海量人事檔案信息的集中儲存，還可以通過人事檔案信息管理平臺與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)人事檔案信息更大范圍的共享和利用[2]。另一方面，在開發(fā)利用過程中可以將大數(shù)據(jù)與云計算等技術(shù)手段融入其中，進而對數(shù)字化的事業(yè)單位人事信息進行集中管理和利用，為多元主體提供更為精準的人事檔案信息。

1.3 推動事業(yè)單位人事檔案管理由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式過渡

思想決定行為，只有在理念層面有所變動，工作方式方法才會緊隨其后出現(xiàn)變革和創(chuàng)新。既要順應(yīng)時代發(fā)展，在變革中求新求變，又要認真思考傳統(tǒng)人事檔案管理的理念，取其精華，去其糟粕，實現(xiàn)對事業(yè)單位人事檔案管理理念的優(yōu)化。同時還要始終堅持以人為本理念，充分認識事業(yè)單位人事檔案管理工作的服務(wù)屬性，加大對事業(yè)單位管理人才的教育培訓(xùn)，形成更有競爭性的激勵機制，提升福利待遇，引導(dǎo)事業(yè)單位人事檔案管理人員主動參與到工作實踐與方法創(chuàng)新中，進一步提升事業(yè)單位人事檔案管理的整體質(zhì)量。

2 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作的難點

在當前現(xiàn)代化背景下，要求事業(yè)單位在人事檔案管理工作中按照高質(zhì)量原則對各項工作加以落實。一方面，部分事業(yè)單位在人事檔案管理過程中對于轉(zhuǎn)型升級重視程度不足，人事檔案管理模式過于落后，沒有結(jié)合新使命與新要求對人事檔案管理工作手段和方式進行創(chuàng)新，在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。另一方面，人才隊伍建設(shè)方面也相對落后，沒有充分發(fā)揮人才在事業(yè)單位人事檔案管理工作方式方法創(chuàng)新方面的優(yōu)勢和特點。

2.1 事業(yè)單位人事檔案管理模式過于陳舊

目前，部分事業(yè)單位在人事檔案管理過程中依然受到傳統(tǒng)思想的影響，在信息化時代沒有對人事檔案管理模式進行更新。相應(yīng)地也就沒有為人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級投入必要的設(shè)備和人才支持，這也就客觀地造成了事業(yè)單位人事檔案管理模式落后時代發(fā)展，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對于人事檔案管理的訴求。當前，隨著事業(yè)單位數(shù)字化人事檔案數(shù)量的不斷增加，對事業(yè)單位人事檔案管理也提出了新的要求。

2.2 事業(yè)單位人事檔案管理缺少高素質(zhì)的復(fù)合型人才

事業(yè)單位人事檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在管理過程中需要高素質(zhì)人才的參與和支持。從人才招聘環(huán)節(jié)看，事業(yè)單位在人才招聘過程中更關(guān)注人才的專業(yè)是否對口，相應(yīng)地招聘上來的人才一般是檔案管理專業(yè)，雖然在專業(yè)能力方面沒有問題，但卻在信息技術(shù)應(yīng)用方面存在短板，在信息時代背景下，事業(yè)單位檔案管理人才需要具備較強的專業(yè)素質(zhì)，還需要具備大數(shù)據(jù)思維和一定的信息技術(shù)能力，相應(yīng)地，在信息技術(shù)應(yīng)用方面還存在著問題[3]。由于缺少復(fù)合型人才的參與和支持，事業(yè)單位人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)型舉步維艱。

2.3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化配套措施不夠完善

一方面，硬件設(shè)施不完善。硬件設(shè)施是開展信息技術(shù)與檔案工作深度融合的重要前提，更沒有圍繞事業(yè)單位人事檔案信息化完善相應(yīng)的配套措施，這就造成了事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)薄弱。另一方面，部分事業(yè)單位檔案主管領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認識到人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實必要性，在配套措施落地與資金與人力支持方面還存在著短板，在一定程度上限制了事業(yè)單位人事檔案信息化相關(guān)工作的推進，難以發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案信息的價值和作用。

3 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理工作的方法創(chuàng)新

新形勢下，要充分認識到事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。一方面，加強人才隊伍建設(shè)，為事業(yè)單位人事檔案管理工作方式方法創(chuàng)新提供扎實的人才保障。另一方面，創(chuàng)新人事檔案管理模式，將事業(yè)單位人事檔案的信息安全工與共享工作放在同等重要的位置。

3.1 構(gòu)建專業(yè)化的檔案人員隊伍，推動人事檔案管理質(zhì)量和效率的提升

在推進事業(yè)單位人事檔案管理工作方法創(chuàng)新過程中要充分認識到人才的價值和作用。一方面，在人才引進過程中把好入門關(guān)，既要吸納專業(yè)的檔案人才，又要結(jié)合信息時代對于人事檔案管理具體要求，引進部分技術(shù)型人才。實現(xiàn)專業(yè)人才與技術(shù)型人才的有機匹配，豐富事業(yè)單位人事檔案管理人才隊伍的結(jié)構(gòu)，為事業(yè)單位人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)型提供復(fù)合型人才。另一方面，重視人才的教育培訓(xùn)。讓事業(yè)單位人事檔案管理人員對信息技術(shù)真正地學(xué)懂弄通，同時也要將政治意識、保密意識、安全意識和服務(wù)意識等作為培訓(xùn)的重要內(nèi)容，為事業(yè)單位人事檔案管理工作順利開展奠定堅實的人才保障。

首先，重視事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)。一方面，培養(yǎng)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識。目前，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理部門對于事業(yè)單位人事檔案管理也提出了新要求。相應(yīng)地，需要事業(yè)單位給予人事檔案管理人員更專業(yè)的教育培訓(xùn)，使人事檔案管理人員更加充分地認識到人事檔案管理工作的嚴肅性與重要性。另一方面，要求事業(yè)單位檔案管理人員將專業(yè)化知識運用到實際工作之中，引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理人員學(xué)習(xí)與人事檔案相關(guān)的法律法規(guī)，在檔案資料審核過程中更加嚴格，對于材料中出現(xiàn)的不規(guī)范問題要及時甄別，進一步提升事業(yè)單位人事檔案管理的整體質(zhì)量。其次，積極推進事業(yè)單位人事檔案管理隊伍信息化建設(shè)。在信息時代背景下，要求事業(yè)單位將信息化建設(shè)作為人才隊伍建設(shè)的重要方向。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式主要以人工為主，不僅效率低，還容易出現(xiàn)失誤和問題。而在信息時代背景下，通過信息技術(shù)的加持，能夠進一步提升人事檔案管理效率，同時也能夠自動甄別人事檔案的相關(guān)信息，對于存在的問題及時預(yù)警，通過人工核查的方式切實保障事業(yè)單位人事檔案信息的真實性、完整性和客觀性。

3.2 創(chuàng)新人事檔案管理模式，推動檔案安全管理與共享利用

當前，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中也必然會受到信息技術(shù)發(fā)展的影響，相應(yīng)地，事業(yè)單位人事檔案管理模式也要與時俱進。要求事業(yè)單位在推動人事檔案管理模式創(chuàng)新過程中，按照信息化、現(xiàn)代化和智能化的思路開展。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式滯后問題已經(jīng)影響了人事檔案管理的質(zhì)量，在這一背景下，事業(yè)單位有必要將大數(shù)據(jù)和云計算等技術(shù)融入事業(yè)單位的檔案管理工作中，進一步提升事業(yè)單位檔案的安全性和可靠性。

首先，加大資金投入，引入更先進的信息技術(shù)。事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新并不是一朝一夕的事情，既需要宏觀層面形成具體的發(fā)展規(guī)劃，推進事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新，又要從微觀層面注重先進技術(shù)得引入。一方面，事業(yè)單位要給予人事檔案管理模式創(chuàng)新足夠得重視，切實保障事業(yè)單位人事檔案管理能夠獲得持續(xù)的資金支持，為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。同時也要結(jié)合事業(yè)單位的管理實際，完善配套措施和軟件系統(tǒng)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化。另一方面，要注重技術(shù)更新。當前數(shù)字技術(shù)迭代的時間越來越短，對于事業(yè)單位人事檔案管理影響也越來越大，這就要求事業(yè)單位在技術(shù)引進過程中要始終堅持與時俱進原則，切實保障事業(yè)單位人事檔案管理能夠有先進的技術(shù)支持。其次，通過技術(shù)賦能創(chuàng)新人事檔案管理模式。事業(yè)單位在人事檔案工作開展過程中要始終堅持實事求是原則，主動認識到時代發(fā)展對于事業(yè)單位人事檔案管理的新要求和新影響，主動借助先進的技術(shù)手段對人事檔案的管理模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化。一是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)人事檔案信息的采集、開發(fā)和利用。當前，人事檔案的信息需要以開發(fā)和利用作為最終目標，在人事檔案信息管理過程中需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案信息進行收集，同時也需要借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對人事檔案信息進行提煉，將有價值的人事檔案信息與事業(yè)單位的干部人事調(diào)整與調(diào)動相結(jié)合，進一步優(yōu)化事業(yè)單位人力資源配置。另一方面，形成新的人事檔案服務(wù)模式。人事檔案管理是基礎(chǔ)，服務(wù)能力是目標。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)單位發(fā)展及相關(guān)服務(wù)對象對人事檔案信息的需求不斷投入新技術(shù)，進一步提升人事檔案信息檢索的效率和精準度，簡化人事檔案檢索流程，提升人事檔案數(shù)據(jù)服務(wù)效率，更好地發(fā)揮人事檔案的數(shù)據(jù)價值。

3.3 優(yōu)化人事檔案管理內(nèi)容，促進檔案規(guī)范與安全管理

在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位在人事檔案工作開展過程中要對人事檔案管理的方式方法進行優(yōu)化，也要結(jié)合人事檔案的具體情況，對人事檔案管理內(nèi)容和流程進行優(yōu)化和完善，提升事業(yè)單位人事檔案的管理效能，更好地發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案信息的價值和作用。在人事檔案工作推進過程中，要敢于打破傳統(tǒng)模式、理念和思路帶來的影響，通過技術(shù)賦能提升事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范性和安全性。

首先，完善事業(yè)單位人事檔案管理制度機制。事業(yè)單位人事檔案信息事關(guān)單位人員的切身利益，也是單位未來發(fā)展的重要參考和依據(jù)。一方面，要從事業(yè)單位人事檔案管理信息化角度入手，對原有的制度機制重新梳理，對于符合事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀的制度要加大落實力度，對于不適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案信息化進程的制度機制要及時廢止。同時也要完善信息錄入標準、數(shù)字檔案接收標準、數(shù)字檔案共享標準等，為相關(guān)業(yè)務(wù)工作開展提供依據(jù)，切實保障事業(yè)單位人事檔案管理工作有章可循，有法可依。另一方面，要加大監(jiān)管力度，切實保障相關(guān)制度規(guī)范真正落地。同時還要對相關(guān)制度標準及時進行調(diào)整優(yōu)化，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理制度機制與實際工作相匹配，更好地發(fā)揮制度機制的規(guī)范性和引導(dǎo)性作用。其次，加強事業(yè)單位人事檔案信息安全管理工作。在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，一定要將信息安全作為重要工作加以落實。一方面，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容特點，完善事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)置信息安全防護系統(tǒng)，防止檔案管理系統(tǒng)在運行過程中遭受外部病毒或木馬的攻擊，為后續(xù)事業(yè)單位人事檔案信息開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。通過區(qū)塊鏈、防火墻和融合云存儲等相關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息的多點存儲，防止因意外造成人事檔案信息丟失或損毀而造成不必要的損失。另一方面，加強事業(yè)單位檔案管理人員的教育培訓(xùn)，將信息安全和保密工作作為培訓(xùn)重點，進一步提升事業(yè)單位人事檔案管理人員的安全意識，真正地將安全制度落到實處，切實保障事業(yè)單位人事檔案信息的安全。

總之，新形勢下，事業(yè)單位在人事檔案管理過程中一定要充分認識到當前面臨的新情況與新任務(wù)，要在意識層面主動改變傳統(tǒng)的工作思路，樹立大數(shù)據(jù)思維和互聯(lián)網(wǎng)思維，積極推進事業(yè)單位人事檔案信息化，為事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)型升級創(chuàng)造有利條件。

參考文獻

[1]張衛(wèi)東，高夢凡，房姝含.檔案工作責任制構(gòu)建：內(nèi)涵、理念與路徑[J].檔案學(xué)研究，2024（01）：28-36.

[2]朱彤，張航，譚爽.元治理視域下檔案治理主體協(xié)同策略研究[J].檔案學(xué)研究，2022（05）：74-80.

[3]劉旭光.社會治理視角下檔案工作價值實現(xiàn)探析[J].檔案學(xué)通訊，2022（04）：107-110.

作者簡介：李卓瑪（1987—），大學(xué)學(xué)歷，西安市鄠邑區(qū)就業(yè)服務(wù)中心助理館員，從事人事檔案管理以及工資福利待遇等相關(guān)工作。