摘 要：近幾年，信息科技領(lǐng)域受社會經(jīng)濟高速發(fā)展的帶動，取得顯著的發(fā)展成效。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的現(xiàn)代化信息科技在各行業(yè)應(yīng)用中發(fā)揮著顯著優(yōu)勢，為行業(yè)發(fā)展、社會進步提供有效助力。面對大數(shù)據(jù)環(huán)境，各事業(yè)單位開展的檔案管理工作也面臨著諸多新挑戰(zhàn)，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提高檔案管理效率，并提升檔案的可利用價值。基于此，文章分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用中存在隱私保護、數(shù)據(jù)信息質(zhì)量、安全風(fēng)險等問題，提出了提升檔案管理效率的幾點策略，以供各事業(yè)單位參考借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；事業(yè)單位；檔案管理；工作效率提升措施

新形勢下，各事業(yè)單位的檔案管理工作難度不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的工作需求?；诖髷?shù)據(jù)環(huán)境創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作能夠提高檔案管理效率與質(zhì)量。對此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)清大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的價值，分析現(xiàn)階段檔案管理工作在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時所面臨的問題，并制定針對性的策略加以解決，不斷提高事業(yè)單位檔案管理效率，確保檔案發(fā)揮應(yīng)有價值。

一、大數(shù)據(jù)的概述

大數(shù)據(jù)是信息時代的重要產(chǎn)物，具體是指無法在一定時間內(nèi)使用常規(guī)工具開展收集、管理和利用的海量數(shù)據(jù)信息集合，又被稱之為“巨量信息”。大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)信息的集合體，能夠為社會建設(shè)、各行業(yè)發(fā)展提供豐富的參考資料與數(shù)據(jù)支持。大數(shù)據(jù)的信息容量較大，利用互聯(lián)網(wǎng)自動或者人工收集大量數(shù)據(jù)信息。因此，大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)格式多樣化、內(nèi)容豐富、來源廣泛的特點。例如，大數(shù)據(jù)可以表現(xiàn)為文字、圖片、視頻和音頻等多種形式。大數(shù)據(jù)的生成及傳遞速度較快，對數(shù)據(jù)信息處理時效性也提出了較高要求。與此同時，大數(shù)據(jù)還要求各類數(shù)據(jù)信息真實可靠，只有確保數(shù)據(jù)信息質(zhì)量才能最大限度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)分析與決策的參考功能。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理情況

1.檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境推進事業(yè)單位檔案管理工作，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)將傳統(tǒng)人工檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理模式，進一步提高單位檔案管理效率與整體效果。例如，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)識別、整合各類檔案資料，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，切實提高單位檔案管理效率與精細化程度。傳統(tǒng)人工檔案管理模式工作效率低下，檔案錄入精準(zhǔn)度無法保障。在檔案管理過程中運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)單位各部門、單位與單位、單位與社會公眾之間的檔案共享，形成檔案傳輸共享網(wǎng)絡(luò)。與此同時，在事業(yè)單位檔案管理中合理運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，還可以全面收集分散于各部門與項目活動中的數(shù)據(jù)資料，為后續(xù)檔案開發(fā)利用奠定堅實基礎(chǔ)。

2.檔案檢索

隨著我國各事業(yè)單位社會服務(wù)范疇的持續(xù)擴展，檔案管理規(guī)模及總量也在不斷提升，如何做好檔案檢索工作成為現(xiàn)階段各事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重點。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，推進事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理人員及相關(guān)工作人員可以利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析各類檔案的深層次價值信息，第一時間發(fā)現(xiàn)單位管理中存在的問題。此外，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理單位各部門的檔案資料，便于單位領(lǐng)導(dǎo)掌握各部門的工作情況及運行狀態(tài)等，及時調(diào)整管理制度和工作方針。以分析檔案內(nèi)容是否完整為例，事業(yè)單位檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)全面收集資料，并實現(xiàn)在線與相關(guān)部門核對檔案內(nèi)容的目標(biāo)，從而提高檔案查找效率，為檔案開發(fā)利用創(chuàng)造良好條件。

3.檔案分析與管理

事業(yè)單位運行發(fā)展過程中所形成的大量檔案都會隨著時間推移產(chǎn)生變化。在事業(yè)單位檔案管理中合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以幫助工作人員及時提取和深入挖掘檔案資料背后蘊含的價值信息，為各事業(yè)單位推進科學(xué)決策、統(tǒng)籌規(guī)劃等活動提供參考數(shù)據(jù)。例如，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建囊括所有部門、業(yè)務(wù)工作的數(shù)據(jù)分析平臺，通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)挖掘各類檔案中蘊含的價值信息，以便檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)收集、開發(fā)利用開展追蹤與控制，提升檔案管理的規(guī)范性，合理規(guī)避管理誤差。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理問題

1.隱私保護問題

大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理信息化工作存在一定的隱私安全問題。

第一，檔案信息被泄露的問題。事業(yè)單位檔案資料中會涉及單位發(fā)展規(guī)劃、核心機密、人員隱私信息等，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)被泄露問題，勢必會損害相關(guān)主體的利益與聲譽，嚴(yán)重時會給事業(yè)單位穩(wěn)定運行與可持續(xù)發(fā)展帶來不利影響，引發(fā)一系列不必要的糾紛或法律問題。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高事業(yè)單位檔案管理效率，檔案管理人員應(yīng)始終保持高度警惕。通過對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)置人員訪問權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)病毒查殺軟件和訪問行為監(jiān)測系統(tǒng)等，最大限度上確保本單位檔案的完整性與安全性。

第二，檔案數(shù)據(jù)信息濫用風(fēng)險。該風(fēng)險主要是指事業(yè)單位收集了大量種類豐富的檔案資料，一旦開發(fā)利用不合理，勢必會給事業(yè)單位的發(fā)展帶來不利影響。嚴(yán)重時還會威脅社會的和諧穩(wěn)定。例如，部分事業(yè)單位檔案中涉及一些隱私敏感信息，如職工的個人住址、身份證號碼等。如果這些信息被不法分子竊取，就會威脅單位職工的生命或財產(chǎn)安全。

2.數(shù)據(jù)信息質(zhì)量問題

現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用面臨著信息獲取困難的情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息質(zhì)量不佳等問題。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境開展檔案管理工作，要求事業(yè)單位確保數(shù)據(jù)信息的真實性和精準(zhǔn)性。但是，隨著各事業(yè)單位業(yè)務(wù)覆蓋范疇的拓展，數(shù)據(jù)信息體量增加，無法確保所有數(shù)據(jù)信息的真實性和精準(zhǔn)度。即使在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展的檔案管理工作仍然存在以下問題：第一，數(shù)據(jù)信息的完整性無法保障。由于不同單位采用的數(shù)據(jù)信息收集與處理標(biāo)準(zhǔn)不同，在數(shù)據(jù)信息交互過程中會存在缺失情況；第二，數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度無法保障。受到人為操作及技術(shù)水平等因素影響，較容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)報錯的情況，降低了檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度；第三，數(shù)據(jù)的時效性問題。隨著時間的推移，檔案中的各項數(shù)據(jù)信息也會產(chǎn)生變化，對舊數(shù)據(jù)信息的使用會降低單位決策的科學(xué)性。

3.安全風(fēng)險隱患問題

大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及數(shù)據(jù)信息儲存、傳輸共享和開發(fā)利用等多個檔案管理環(huán)節(jié)，如果未能很好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，就容易給事業(yè)單位檔案管理工作帶來一定的數(shù)據(jù)信息安全隱患。具體表現(xiàn)為以下幾點：第一，數(shù)據(jù)信息被泄露或丟失風(fēng)險。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展檔案管理工作，雖然可以實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)信息的自動處理，但是人工智能技術(shù)無法精準(zhǔn)判斷部分信息是否具備隱私性，在一定程度上增加了數(shù)據(jù)信息被泄露的風(fēng)險；第二，網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理工作涉及數(shù)據(jù)收集整合、儲存、傳輸共享和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)。管理環(huán)節(jié)復(fù)雜和面向?qū)ο箝_放等因素的影響下，較容易出現(xiàn)非法訪問和數(shù)據(jù)被篡改等問題，威脅相關(guān)人員的利益與權(quán)益。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高事業(yè)單位檔案管理效率的策略

1.有機融合信息化管理與傳統(tǒng)管理模式

在事業(yè)單位檔案管理過程中合理運用大數(shù)據(jù)技術(shù)是新時代各事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革的重要舉措，可以進一步提高單位檔案管理的水平，促使檔案發(fā)揮應(yīng)有的價值?；诖耍魇聵I(yè)單位應(yīng)主動探索大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的新模式與新方法，在檔案管理各環(huán)節(jié)融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動檔案管理工作朝著信息化、智能化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型升級。除此之外，各事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重強化檔案管理人員的服務(wù)意識和信息化管理意識等，促使其在實踐中主動應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理工作的效率。

2.利用云計算技術(shù)整合檔案

云計算技術(shù)是大數(shù)據(jù)技術(shù)中的一種，將其合理運用于事業(yè)單位檔案管理工作中，可以整合和儲存各類檔案數(shù)據(jù)。以檔案管理歸檔環(huán)節(jié)為例，各事業(yè)單位可以結(jié)合特定檔案的管理要求及開發(fā)利用價值等建立檔案歸檔管理制度，并嚴(yán)格落實檔案資料收集內(nèi)容、價值信息篩查標(biāo)準(zhǔn)與開發(fā)利用規(guī)范等，切實提升事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性，保障各類檔案的完整性與安全性。與此同時，大數(shù)據(jù)環(huán)境下各事業(yè)單位還應(yīng)充分發(fā)揮云計算技術(shù)的拓展功能，提升電子檔案儲存空間，并及時做好備份工作，不僅可以實現(xiàn)檔案長期保存，還能避免因管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等因素影響帶來的檔案損毀風(fēng)險。此外，事業(yè)單位還應(yīng)該增強檔案管理人員的合規(guī)意識，并建立檔案知識產(chǎn)權(quán)保護制度，做好機密檔案保護工作。

3.利用人工智能技術(shù)分類及檢索檔案

人工智能技術(shù)被頻繁及廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域以及人們實際生活中。在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以借助其自動化識別與篩選提取功能，高效率處理事業(yè)單位海量數(shù)據(jù)資料，將檔案管理人員從基礎(chǔ)工作中解放出來。利用人工智能技術(shù)依據(jù)各類檔案數(shù)據(jù)特點精準(zhǔn)檢索，能夠進一步提高事業(yè)單位檔案管理水平與整體工作效率。

此外，利用人工智能技術(shù)搭建事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，并設(shè)置智能客服，能夠促進事業(yè)單位檔案管理工作朝著信息化、智能化與現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型升級，提高檔案管理效率與質(zhì)量，確保事業(yè)單位檔案資料完整。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對各類檔案數(shù)據(jù)來源的監(jiān)管，在保障數(shù)據(jù)獲取精準(zhǔn)性與安全性的基礎(chǔ)上，提升信息獲取的時效性，從而提高檔案管理效率。

4.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)挖掘平臺

在事業(yè)單位檔案管理工作中引用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，能夠幫助事業(yè)單位深入挖掘各類檔案資料背后蘊含的價值信息，為事業(yè)單位決策與發(fā)展規(guī)劃工作提供數(shù)據(jù)支持?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，做好數(shù)據(jù)風(fēng)險安全管控等工作。完善檔案數(shù)據(jù)審查機制和驗收機制等，切實提升事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的真實性與精準(zhǔn)度。事業(yè)單位可以聘請專業(yè)數(shù)據(jù)分析師、軟件研發(fā)人員等分析現(xiàn)行的檔案管理信息系統(tǒng)運行狀態(tài)，確保檔案資料安全，降低網(wǎng)絡(luò)安全隱患所帶來的不利影響。此外，事業(yè)單位還應(yīng)利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)挖掘平臺，及時發(fā)現(xiàn)不同檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，從而提高事業(yè)單位檔案開發(fā)的利用率與管理效率。

5.加強專業(yè)檔案管理隊伍

在事業(yè)單位檔案管理工作中合理運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，意味著傳統(tǒng)檔案管理模式、管理制度和管理策略等均發(fā)生了變化，對在崗檔案管理人員無疑是一種挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理人員無論是專業(yè)技能還是工作理念都已經(jīng)無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案管理的需求。對此，各事業(yè)單位應(yīng)形成與時俱進的發(fā)展理念，以強化檔案管理人員專業(yè)能力與信息素養(yǎng)為核心，推進常態(tài)化人才隊伍建設(shè)工作，優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)。

一是對現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)改造升級，確保其更加符合大數(shù)據(jù)檔案管理模式，契合當(dāng)前檔案管理人員的實際工作需求；二是制定針對性人才培訓(xùn)方案。既要夯實檔案管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)，還需要注重不斷提升其對大數(shù)據(jù)技術(shù)的掌握度，確保每一名檔案管理人員都可以熟練使用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作；三是有計劃地開展人才引進工作，擇優(yōu)選擇專業(yè)對口、實踐經(jīng)驗豐富、學(xué)習(xí)能力與創(chuàng)新能力強的人才，不僅提升事業(yè)單位檔案管理隊伍的整體質(zhì)量，還在一定程度上減少培訓(xùn)費用，降低事業(yè)單位檔案管理運行成本；四是深化檔案管理人員的保密意識。各事業(yè)單位可以針對不同崗位設(shè)置不同的檔案系統(tǒng)訪問權(quán)限，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，促使其在工作中主動提升對機密檔案的管理重視度，保障事業(yè)單位機密檔案的安全性與完整性。

6.拓展檔案的利用途徑

（1）大數(shù)據(jù)時代背景下，各事業(yè)單位需要認(rèn)清檔案開發(fā)利用范圍不應(yīng)局限于本單位，還應(yīng)當(dāng)注重強化檔案社會共享性與利用價值以及檔案資料的社會服務(wù)職能。

事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在工作中深入挖掘不同檔案資料的深層次價值，為后續(xù)檔案開發(fā)利用奠定堅實基礎(chǔ)。例如，挖掘不同檔案資料之間的關(guān)聯(lián)性，整合數(shù)據(jù)信息，為社會公眾、相關(guān)企事業(yè)單位提供更為全面的檔案信息。

（2）事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強與當(dāng)?shù)貦n案館的合作，提高檔案資源社會共享度，促使檔案更好地服務(wù)于公眾需求。例如，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建事業(yè)單位檔案信息庫，為社會公眾提供檔案查詢、咨詢、借閱等服務(wù)，不僅可以提升事業(yè)單位的社會整體形象，還可以最大限度地發(fā)揮檔案的社會價值。

五、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高事業(yè)單位檔案管理效率具有較為深遠的現(xiàn)實意義。一方面，各事業(yè)單位可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案數(shù)據(jù)信息收集、整合、儲存、開發(fā)利用規(guī)范性與工作效率，確保檔案發(fā)揮應(yīng)有價值；另一方面，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作，是事業(yè)單位順應(yīng)時代進步與社會發(fā)展的必然趨勢，對于推進事業(yè)單位數(shù)字化、信息化和現(xiàn)代化建設(shè)具有積極意義?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)分析現(xiàn)階段檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)所面臨的問題，通過云計算技術(shù)整合檔案、利用人工智能技術(shù)分類及檢索檔案數(shù)據(jù)以及利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)價值挖掘平臺，以此全面提高檔案管理效率，發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值。

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作者單位：漳州市東山縣委巡察工作保障中心

作者簡介：朱彩蓮（1980—），女，漢族，福建東山人，本科，中級職稱，研究方向：檔案管理。