摘 要：在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展和廣泛應(yīng)用為干部人事檔案管理指明了新的方向——數(shù)字化。以數(shù)字化為基礎(chǔ)構(gòu)建干部人事檔案管理新體系，能夠有效補(bǔ)足傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的不足，推動(dòng)干部人事檔案管理工作提質(zhì)增效。探究如何構(gòu)建、完善以數(shù)字化為基礎(chǔ)的干部人事檔案管理模式，推動(dòng)干部人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，已經(jīng)成為當(dāng)前時(shí)期干部人事檔案工作的重要課題。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化管理；策略

隨著選人用人制度的不斷完善，干部人事檔案管理工作面臨新形勢(shì)與新任務(wù)，而傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的檔案管理體系難以滿足當(dāng)下干部人事檔案管理工作的新要求，推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化管理勢(shì)在必行。構(gòu)建以數(shù)字化為基礎(chǔ)的干部人事檔案管理模式，能夠有效提高干部人事信息的更新、存儲(chǔ)和在各地、各單位之間的交流，提高干部人事檔案管理質(zhì)效，為把好選人、用人關(guān)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為加快推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理，干部人事檔案管理單位應(yīng)當(dāng)著力制定一套標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，明確管理模型和方法，構(gòu)建完善的管理體系和架構(gòu)，使管理品質(zhì)和效率得到有效提升。

一、新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

1.數(shù)字化投入不足

紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。特別是對(duì)于擁有大量紙質(zhì)檔案的單位來(lái)說(shuō)，其轉(zhuǎn)換過(guò)程復(fù)雜且耗時(shí)耗力，成本高昂。一是部分檔案管理單位財(cái)力投入不足。紙質(zhì)文檔數(shù)字化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)等達(dá)不到要求，導(dǎo)致存在圖像模糊、信息丟失等問(wèn)題，也會(huì)影響檔案信息的完整性和可讀性，降低轉(zhuǎn)換效率；二是檔案管理人員數(shù)量少。以借用、返聘人員為主，業(yè)務(wù)水平較低，存在信息錄入錯(cuò)誤、遺漏和重復(fù)等問(wèn)題，檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性受到影響。

2.數(shù)字化進(jìn)程緩慢

長(zhǎng)汀縣干部人事檔案管理主要依賴(lài)于紙質(zhì)檔案管理方式，數(shù)字化進(jìn)程緩慢。一是缺乏高效的人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)和專(zhuān)門(mén)的管理軟件，硬件配置投入不足，計(jì)算機(jī)管理環(huán)節(jié)限制較大；二是覆蓋面較窄，僅完成公務(wù)員檔案數(shù)字化，占干部人數(shù)比率較大的事業(yè)單位，包括教育和衛(wèi)生部門(mén)、國(guó)企均處在調(diào)研等準(zhǔn)備階段，數(shù)字化覆蓋率低；三是在數(shù)字化應(yīng)用上。無(wú)紙化閱檔并未廣泛實(shí)現(xiàn)，上下級(jí)管檔部門(mén)之間未實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)查檔和數(shù)字檔案網(wǎng)上轉(zhuǎn)遞，限制了數(shù)字檔案的實(shí)際應(yīng)用效果，干部考核晉升、調(diào)動(dòng)等審核檔案工作還需要借助紙質(zhì)檔案。

3.缺乏科學(xué)統(tǒng)一的數(shù)字化管理體系

就當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化情況來(lái)看，普遍存在數(shù)字化檔案管理不健全、不完善的問(wèn)題，檔案管理單位各自為政，沒(méi)有形成統(tǒng)一的數(shù)字化管理體系。一是缺乏科學(xué)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同的干部人事檔案管理單位、部門(mén)之間的檔案數(shù)據(jù)格式與編碼方式等存在差異，數(shù)據(jù)共享和交換困難，降低了檔案信息的使用效率；二是老舊檔案數(shù)字化缺乏有效手段，前期管理不規(guī)范導(dǎo)致的老舊檔案紙張老化、字體褪色等問(wèn)題，造成整理和掃描過(guò)程數(shù)據(jù)質(zhì)量下降。

4.安全管理欠缺

人事檔案涉及大量敏感信息，如身份證號(hào)、家庭地址、健康狀況等，干部人事檔案數(shù)字化必然面臨數(shù)據(jù)被泄露和濫用個(gè)人隱私等安全問(wèn)題。隨著數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，干部人事檔案信息系統(tǒng)面臨越來(lái)越多的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，如黑客攻擊、病毒入侵等。但許多單位仍然缺乏完善的系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、安全管理和數(shù)字化加工制度以及相應(yīng)的應(yīng)急管理預(yù)案，檔案信息安全管控不到位。

二、問(wèn)題分析

1.干部人事檔案管理觀念落后

部分單位傳統(tǒng)的檔案管理模式根深蒂固，缺乏適應(yīng)數(shù)字化管理的流程，干部人事檔案管理模式滯后，對(duì)新技術(shù)接受度低，缺乏足夠的技術(shù)支持和培訓(xùn)，受此影響，資金、人力和設(shè)備設(shè)施的不足，數(shù)字化進(jìn)程受阻，限制了數(shù)字化建設(shè)的規(guī)模和速度。

2.干部人事檔案信息源頭多，檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣

干部人事檔案集中反映了一名干部的政治品質(zhì)、思想認(rèn)識(shí)、道德品行、工作實(shí)績(jī)、工作作風(fēng)、家庭狀況及學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷等多方面的情況，其信息源頭單位少則幾個(gè)多則十幾個(gè)，信息來(lái)源相對(duì)復(fù)雜，數(shù)據(jù)體量較為龐大。在紙質(zhì)檔案的收集整理過(guò)程中容易出現(xiàn)檔案信息混亂、檔案信息不全面等問(wèn)題，檔案整理、保管、傳遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等工作缺乏完善的信息數(shù)據(jù)支持，大量的干部人事檔案資料影響了其數(shù)字化的高效推進(jìn)。

3.行業(yè)內(nèi)尚未形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

不同單位、部門(mén)之間、上下級(jí)之間的數(shù)據(jù)格式、編碼方式不一致，形成信息孤島，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。此外，人事檔案管理工作內(nèi)容繁復(fù)，需要較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。在實(shí)際工作中，許多單位檔案管理人員身兼多職，專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)更新不及時(shí)，在數(shù)據(jù)錄入、整理過(guò)程中往往出現(xiàn)錯(cuò)誤和被遺漏，直接影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，降低了數(shù)據(jù)質(zhì)量。

4.對(duì)數(shù)據(jù)安全的形勢(shì)認(rèn)識(shí)不足

干部人事檔案管理數(shù)字化在提升管理便捷性和高效性的同時(shí)，也給檔案管理帶來(lái)了一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，許多單位對(duì)檔案數(shù)字化管理安全形勢(shì)的認(rèn)識(shí)不足，相關(guān)制度不夠健全和完善，信息安全應(yīng)急預(yù)案仍然缺位，難以抵御當(dāng)今形式多樣的信息安全威脅。此外，許多單位的檔案管理數(shù)字化以第三方外包為主開(kāi)展工作，但對(duì)外包人員管理還不夠規(guī)范，存在一定的安全隱患。

三、新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化管理策略

1.樹(shù)立檔案數(shù)字化管理理念，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系

當(dāng)前，推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化管理工作的首要任務(wù)是轉(zhuǎn)變管理人員的認(rèn)知和意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理理念，并將干部人事檔案數(shù)字化工作納入單位重點(diǎn)的工作規(guī)劃，在推進(jìn)數(shù)字化過(guò)程要以問(wèn)題為導(dǎo)向，加強(qiáng)人事檔案管理頂層設(shè)計(jì)，確保檔案管理數(shù)字化工作的資金、技術(shù)、設(shè)備設(shè)施和人力等要素投入，形成檔案資源數(shù)字化、檔案隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化、檔案管理安全化和檔案使用過(guò)程扁平化的全面管理體系。

一是明確數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，明晰系統(tǒng)功能定位。目前，許多檔案管理數(shù)字化工作仍然處于探索階段，各檔案管理單位在推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化管理過(guò)程中可以引入第三方公司，共同探索與干部人事檔案管理工作實(shí)際契合的最優(yōu)方式。在此之前，需要全面梳理現(xiàn)有的干部人事檔案管理流程，明確其中存在的問(wèn)題和痛點(diǎn)，如檔案管理效率低下、安全性不足或空間有限，依據(jù)分析結(jié)果，確定數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，根據(jù)目標(biāo)分析結(jié)果來(lái)設(shè)定具體的功能模塊，以提高檔案數(shù)字化管理水平。在此過(guò)程中，需要對(duì)市場(chǎng)上的數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展調(diào)研，了解其功能特點(diǎn)、技術(shù)架構(gòu)、用戶(hù)評(píng)價(jià)等各項(xiàng)信息，結(jié)合實(shí)際需求，對(duì)備選系統(tǒng)展開(kāi)綜合評(píng)估，綜合性評(píng)審系統(tǒng)的應(yīng)用性、穩(wěn)定性、安全性、兼容性以及后期維護(hù)服務(wù)，選擇符合需求的數(shù)字化系統(tǒng)。

二是加強(qiáng)人才培養(yǎng)，確保數(shù)字化系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。穩(wěn)步高效推進(jìn)干部人事檔案系統(tǒng)建設(shè)，人才培養(yǎng)、資源投入是關(guān)鍵。數(shù)字化系統(tǒng)建立之后，必須在數(shù)據(jù)遷移整理、系統(tǒng)安裝與配置、人員培訓(xùn)與考核等方面做足功夫，保證系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，并定期開(kāi)展數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)以及數(shù)據(jù)備份安全檢測(cè)，不斷優(yōu)化管理流程，提高系統(tǒng)性能，滿足實(shí)際工作需求。

例如，長(zhǎng)汀縣為進(jìn)一步提高檔案管理水平，決定建立檔案管理工作提升工作組，建設(shè)干部人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。經(jīng)工作組全面排查，發(fā)現(xiàn)單位檔案管理工作還存在查詢(xún)檔案平均耗時(shí)超過(guò)30分鐘，且頻繁出現(xiàn)檔案資料丟失或損壞等情況。通過(guò)分析，工作組明確了建設(shè)數(shù)據(jù)采集能力全面、檔案管理功能靈活、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)高效、安全控制機(jī)制嚴(yán)格的數(shù)字化平臺(tái)的目標(biāo)。在開(kāi)展充分的市場(chǎng)調(diào)查后，長(zhǎng)汀縣最終選定某第三方公司共同建設(shè)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)。完成了3000余卷干部人事檔案的數(shù)字化掃描，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的電子化存儲(chǔ)，并實(shí)施了系統(tǒng)的安裝與配置，確保各項(xiàng)功能正常運(yùn)行。同時(shí)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，開(kāi)展檔案管理人員數(shù)字化管理培訓(xùn)，確保每位管理人員都能熟練開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。經(jīng)過(guò)數(shù)字化改造，單位干部人事檔案管理水平顯著提高，檔案查詢(xún)時(shí)間平均2分鐘內(nèi)完成，檔案信息安全得到了有效保障，再未發(fā)生檔案資料丟失或損壞事件，大幅提高了工作效率。

2.統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)數(shù)字化平臺(tái)共建共享

在新時(shí)代背景下，人才培養(yǎng)力度不斷加大，隨之而來(lái)的人才交流也逐漸頻繁，在此過(guò)程中，必須保證人才信息在單位間的高效流通，在單位不同部門(mén)、不同系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)有效的信息共享。統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)可以打破信息孤島，促進(jìn)干部人事檔案信息跨部門(mén)、跨系統(tǒng)共享，提高信息利用效率，并避免在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況下，每個(gè)系統(tǒng)獨(dú)立開(kāi)發(fā)接口或依靠轉(zhuǎn)換工具來(lái)實(shí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，降低系統(tǒng)使用成本和維護(hù)難度。

在具體實(shí)施過(guò)程中，可以參考國(guó)家頒布的《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》制定明確的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，對(duì)數(shù)據(jù)分類(lèi)、編碼、格式、存儲(chǔ)方式精準(zhǔn)定位。同時(shí)，在制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中需要遵循相關(guān)部門(mén)的建議，確保數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)能夠得到廣泛認(rèn)可。

長(zhǎng)汀縣參考國(guó)家頒布的《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，結(jié)合自身實(shí)際情況，對(duì)干部檔案信息收集制定了詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息的分類(lèi)、編碼規(guī)則、文件格式及存儲(chǔ)路徑等都做出了具體要求，如所有檔案材料均需采用JPG格式存儲(chǔ)，文件名格式為“姓名-職務(wù)-材料類(lèi)型-日期.pdf”等。同時(shí)，通過(guò)多次會(huì)議討論和征求基層意見(jiàn)，并開(kāi)展各單位檔案管理人員輪訓(xùn)工作，確保了數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和可操作性。

3.加強(qiáng)紙質(zhì)檔案整理，完善檔案數(shù)字化全流程制作

在干部人事檔案管理過(guò)程中，單位要完善檔案管理以及數(shù)字化全程制作模式，推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，形成干部人事檔案“紙質(zhì)”+“電子”的雙向管理模式，有效提升檔案管理效能。

一是推動(dòng)檔案資料收集與標(biāo)準(zhǔn)化整理。嚴(yán)格按照“以我為主，以本級(jí)為主，以本機(jī)關(guān)為主”的基本原則，優(yōu)先完善干部人事檔案信息資料的收集分類(lèi)。相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)覆蓋基本信息、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲情況等各方面材料，并按照數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)一致性描述和評(píng)價(jià)。在全流程制作過(guò)程中，包括檔案編碼、檔案查缺、信息錄入、檔案裱糊、打印裝訂、檔案掃描以及原始圖像制作等多個(gè)步驟，需要將紙質(zhì)文檔和電子文檔同步管理。并且，在正式掃描前，對(duì)老舊檔案展開(kāi)細(xì)致的前期處理，包括紙張修復(fù)，如裱糊、去污和壓平等，以恢復(fù)檔案的可讀性和耐久性。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的工作小組或委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案初步評(píng)估，分類(lèi)處理不同狀況的檔案，確保每份檔案都能夠得到最適合的處理方式。

二是加快紙質(zhì)文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在完成對(duì)紙質(zhì)文檔的整理梳理之后，相關(guān)單位需要借助數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案資料實(shí)行全面掃描，并調(diào)整掃描參數(shù)。再利用文本提取和OCR識(shí)別技術(shù)，準(zhǔn)確提取文本資料，為數(shù)字化檔案添加原數(shù)據(jù)，包含文件名、關(guān)鍵詞和日期，以便于后續(xù)的檢索和管理。同時(shí)，同步實(shí)行適當(dāng)?shù)乃饕到y(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案資料分類(lèi)備份，提高檢索效率和安全性。相關(guān)單位需投資采購(gòu)先進(jìn)的數(shù)字化掃描設(shè)備，如高分辨率掃描儀，能夠更有效地捕捉老化紙張上的細(xì)微字跡，減少因字體褪色導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。此外，還可以采用圖像增強(qiáng)技術(shù)，如自動(dòng)色彩校正、去噪和銳化等，在掃描過(guò)程中即時(shí)優(yōu)化圖像質(zhì)量，提升老舊檔案的數(shù)字化效果。

4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全建設(shè)，嚴(yán)守檔案安全底線

檔案數(shù)字化管理給干部人事檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也帶來(lái)了信息安全問(wèn)題，為此，相關(guān)單位需要加強(qiáng)干部人事檔案安全管理，嚴(yán)守干部人事檔案信息安全底線。

一是強(qiáng)化“人防”。要制定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，根據(jù)不同崗位職責(zé)，為不同人員分配不同的訪問(wèn)權(quán)限。要加強(qiáng)檔案管理人員，尤其是第三方外包人員的管理，制定管理規(guī)范，明確工作程序和紀(jì)律要求，簽訂保密協(xié)議等。

二是強(qiáng)化“技防”。要建設(shè)安全管理系統(tǒng)，集成數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制及日志審計(jì)等多種安全功能，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中始終處于加密狀態(tài)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。在系統(tǒng)中設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理，結(jié)合登錄密碼、指紋識(shí)別等驗(yàn)證方式，限制對(duì)敏感信息的訪問(wèn)。日志審計(jì)則記錄所有用戶(hù)活動(dòng)，為安全事件的追溯和調(diào)查提供有力支持。還要與第三方建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，定期維護(hù)和更新系統(tǒng)，并組織安全培訓(xùn)，要求第三方派遣專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)系統(tǒng)展開(kāi)全面檢查，修復(fù)已知漏洞，根據(jù)最新安全威脅動(dòng)態(tài)更新防護(hù)策略。所有檔案管理相關(guān)人員應(yīng)定期更新個(gè)人計(jì)算機(jī)和移動(dòng)設(shè)備上的安全防護(hù)軟件，以防止病毒和惡意軟件的入侵。

為確保系統(tǒng)的持續(xù)安全和高效運(yùn)行，長(zhǎng)汀縣與第三方公司建立了長(zhǎng)期合作關(guān)系，定期維護(hù)和更新系統(tǒng)。每個(gè)季度，軟件提供商會(huì)派遣專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)系統(tǒng)實(shí)行全面檢查，修復(fù)已知漏洞，并根據(jù)最新安全威脅動(dòng)態(tài)更新防護(hù)策略。此外，第三方公司通過(guò)內(nèi)部通知和郵件提醒的方式，要求用戶(hù)定期更新個(gè)人計(jì)算機(jī)和移動(dòng)設(shè)備上的安全防護(hù)軟件，每個(gè)月發(fā)布一次安全公告，提醒用戶(hù)更新操作系統(tǒng)補(bǔ)丁及殺毒軟件等，以防止病毒和惡意軟件的入侵。此外，通過(guò)定期組織安全培訓(xùn)，增強(qiáng)用戶(hù)的安全意識(shí)和自我保護(hù)能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，干部人事檔案管理數(shù)字化是應(yīng)對(duì)新時(shí)代干部人事檔案管理工作新要求的重要方式，各單位要樹(shù)立檔案數(shù)字化管理理念，加大對(duì)檔案數(shù)字化管理工作的投入，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)細(xì)節(jié)、內(nèi)容和方法，建立好用、高效、安全的數(shù)字化管理體系，提升干部人事檔案管理質(zhì)效。

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作者單位：中共長(zhǎng)汀縣委組織部人才信息中心

作者簡(jiǎn)介：賴(lài)六英（1976—），女，漢族，福建上杭人，本科，館員，研究方向：干部人事檔案管理。