摘 要：隨著事業(yè)單位檔案館數(shù)字化和信息技術(shù)應(yīng)用的飛速發(fā)展，為事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的拓展開辟了新途徑。檔案信息安全風(fēng)險也給事業(yè)單位檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)。為了有序開展檔案管理工作，事業(yè)單位應(yīng)準(zhǔn)確分析檔案信息安全風(fēng)險，并采用專業(yè)的防范手段。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息；安全風(fēng)險；防范策略

目前，事業(yè)單位檔案信息管理的情境、組織方式和手段都產(chǎn)生了顯著轉(zhuǎn)變。檔案信息是事業(yè)單位的寶貴資源，與其他形式的資源一樣，在促進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)步和提供社會服務(wù)方面具有重要的作用。因此，針對事業(yè)單位檔案信息安全的深入探索和研究已成為檔案部門需要應(yīng)對的新課題。

一、事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險防范的意義

事業(yè)單位開展檔案信息安全風(fēng)險防范工作具有現(xiàn)實意義，可以從消除安全風(fēng)險、制定基本防護(hù)手段、制訂管理計劃和培訓(xùn)專家技術(shù)等多方面保護(hù)檔案信息安全。事業(yè)單位的檔案信息時常會出現(xiàn)各種安全隱患，如果這些隱患未得到適當(dāng)處理，可能會導(dǎo)致不良后果，甚至數(shù)據(jù)丟失或機(jī)密信息被泄露，給國家、事業(yè)單位和個人帶來難以估量的損失。為了避免檔案的潛在危險，工作人員應(yīng)開展專門針對檔案信息安全的風(fēng)險管理工作，通過一定水平的檔案風(fēng)險評估，確定檔案中可能存在的安全風(fēng)險。與此同時，專業(yè)的技術(shù)人員能夠針對這些風(fēng)險制定安全策略，確保檔案的安全性。以計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息系統(tǒng)已經(jīng)在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用和推廣。一些事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方法，如紙質(zhì)檔案管理模式，已經(jīng)不再適合現(xiàn)代社會的需求，被計算機(jī)和以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息系統(tǒng)逐漸取代。現(xiàn)代的眾多電子商務(wù)、OA辦公智能技術(shù)以及電子材料的在線分發(fā)和審批系統(tǒng)，已經(jīng)給檔案管理的工作環(huán)境和現(xiàn)狀帶來了翻天覆地的變化。因此，檔案信息管理已經(jīng)上升為各個部門的核心任務(wù)。另外，隨著事業(yè)單位檔案管理工作逐漸復(fù)雜，動態(tài)的管理和監(jiān)控顯得格外關(guān)鍵。在單位，檔案資料擁有記錄部門發(fā)展歷史、組織調(diào)整、人員任命和重要歷史實踐活動等多種功能，為單位的成長與進(jìn)步提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并為員工的選拔和聘用提供參考。

二、事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險管理的流程

1.風(fēng)險識別

首先，要落實開展風(fēng)險識別工作，了解風(fēng)險的級別。其次，根據(jù)具體的風(fēng)險制定具有針對性的應(yīng)對措施。根據(jù)事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險類型，主要分為以下幾種：

（1）所謂“未發(fā)現(xiàn)安全風(fēng)險隱患”意味著在風(fēng)險識別中沒有識別出可能對檔案造成威脅的問題，但這并不表示完全沒有任何未被察覺的安全風(fēng)險。

（2）所謂“危險性型安全風(fēng)險隱患”是指具有普遍的安全隱患，可能引起檔案館或存儲庫的受損、檔案設(shè)備設(shè)施運行不正常、檔案或數(shù)據(jù)的無序管理或是非機(jī)密檔案信息被泄露、檔案開放使用可能對社會造成不好的影響以及人員遭受嚴(yán)重威脅等后果。

（3）所謂的“高危型安全風(fēng)險隱患”是指涉及嚴(yán)重的風(fēng)險，這些隱患可能引起安全事故、檔案損壞、檔案設(shè)備重大損害、檔案系統(tǒng)崩潰、檔案實體或數(shù)據(jù)的損壞、檔案信息被泄露以及檔案開放利用造成的重大負(fù)面的社會影響等。

2.風(fēng)險評估

風(fēng)險評估旨在讓預(yù)防措施更為科學(xué)、合理，需要對電子檔案的深入分析來了解導(dǎo)致風(fēng)險的各種因素及其影響。實行的基本評估包括分析危險發(fā)生的可能性、危險引發(fā)的影響程度、風(fēng)險成本的詳細(xì)分析以及可以應(yīng)用哪些有效的預(yù)防和控制手段等。另外，在事業(yè)單位，管理者需要加深對信息安全風(fēng)險的認(rèn)識，并積極主動地策劃系列針對多樣風(fēng)險的預(yù)防方案。事業(yè)單位在風(fēng)險管理中的明顯弱點是很多管理者誤以為電子檔案管理是無風(fēng)險的，并沒有給檔案資料的安全管理制定具體措施，給電子檔案工作增加了諸多不便。檔案管理人員在管理過程中需要確保所有工作環(huán)節(jié)都科學(xué)、合理，對于檔案管理工作來說非常重要。在檔案評估過程中，為確保檔案信息的完整性和安全性，管理人員需要提高警惕，能夠及時識別并控制潛在的風(fēng)險，確保檔案信息安全。同時，還要對可能出現(xiàn)的風(fēng)險立即采用有效措施，以減少風(fēng)險導(dǎo)致的損害。

3.風(fēng)險控制

要想實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險控制，就要加大控制力度。執(zhí)行加密操作，確保信息的機(jī)密性。還要依據(jù)規(guī)定記錄檔案室進(jìn)出的具體情況，創(chuàng)建一個詳盡的應(yīng)用記錄。為了最大限度地規(guī)避信息安全風(fēng)險隱患，應(yīng)當(dāng)備份檔案并存儲在不同的位置。當(dāng)緊急處理事業(yè)單位檔案信息管理風(fēng)險時，需要及時實施各種防護(hù)措施，并詳細(xì)記錄修復(fù)的整個過程。還應(yīng)積極探索可能出現(xiàn)的急救和恢復(fù)場景，通過這種手段來避免事業(yè)單位檔案信息因意外被再次損壞。事業(yè)單位檔案管理部門要發(fā)揮各項職能優(yōu)勢，具備正確的工作態(tài)度，采取現(xiàn)代化手段來加強(qiáng)對檔案安全的管理和監(jiān)管，定時檢查安全措施，并定期開展專業(yè)評估，確保即使存在安全隱患，也能第一時間識別，從而采取合適的解決方案。

4.風(fēng)險監(jiān)控

落實監(jiān)控系統(tǒng)，無論是在文件的儲存和查閱，還是電子轉(zhuǎn)換和粘貼，都應(yīng)該安裝視頻監(jiān)控，展開實時追蹤與監(jiān)控，并設(shè)置門禁和侵入警告系統(tǒng)。檔案管理人員在進(jìn)出檔案庫時，要采用門禁刷卡、面部識別或指紋識別技術(shù)。檔案館周圍以及主要的區(qū)域都要加裝紅外線防竊設(shè)備，確保檔案庫各個部分的溫度和濕度適宜，防止檔案被污染或產(chǎn)生發(fā)霉問題，最大限度地減少因溫、濕度不穩(wěn)定可能給檔案帶來的隱患。

三、事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險防范策略

1.建立健全風(fēng)險管理制度

加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)，是檔案管理工作的核心和保障措施。在致力于強(qiáng)化檔案資源體系建設(shè)過程中，必須高度重視檔案安全風(fēng)險管理。推進(jìn)融合地方特色的檔案資源管理體系建設(shè)，強(qiáng)化檔案的存儲與收納工作，整合以及創(chuàng)新各種類型的檔案資源，如重大事件及重大活動的相關(guān)信息等，旨在豐富并優(yōu)化檔案管理的方法和結(jié)構(gòu)。此外，還應(yīng)開展與文獻(xiàn)收藏相關(guān)的比賽活動，推廣和學(xué)習(xí)檔案文化，從而揭示歷史、文化和思想含義，進(jìn)一步推動檔案信息管理的現(xiàn)代化升級。

作為一名合格的事業(yè)單位檔案管理人員，應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)和政策為依據(jù)開展檔案管理工作，要有嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)，遵守紀(jì)律，講究道德，還要熱愛檔案管理工作，有良好的事業(yè)心和上進(jìn)心，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對上級檔案管理部門的各種政策和規(guī)定熟讀于心，能夠熟練、高效地完成各項工作。還要在源頭上把關(guān)，在事業(yè)單位招聘檔案管理人員時，應(yīng)綜合考慮檔案管理人員的各個方面，如專業(yè)技能、工作經(jīng)驗以及責(zé)任感等，進(jìn)一步提升檔案管理團(tuán)隊的綜合素質(zhì)。各事業(yè)單位的檔案部門都應(yīng)秉持以用戶為中心的服務(wù)原則，持續(xù)踐行人民至上的服務(wù)思想。為了提升事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，關(guān)鍵是增強(qiáng)其客戶服務(wù)意識，可以利用多元化的管理戰(zhàn)略和手段，對現(xiàn)有檔案管理模式開展持續(xù)創(chuàng)新和改進(jìn)，以便進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理的效率。在專注拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，注重檔案管理的監(jiān)測和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時，事業(yè)單位還要主動開展與檔案行業(yè)有關(guān)的各種活動或者競賽，鼓勵檔案管理人員積極參與，在活動中學(xué)習(xí)經(jīng)驗，彌補自身不足，提升自身的綜合素質(zhì)。

落實持續(xù)強(qiáng)化與檔案安全有關(guān)的法律規(guī)定和體系?！吨腥A人民共和國檔案法》是我國在檔案管理方面被公認(rèn)為最有權(quán)威的文獻(xiàn)，它為檔案的整體管理設(shè)置了明確的規(guī)范和準(zhǔn)則。盡管在檔案安全的條款上關(guān)于其規(guī)定相對不足，只是簡單地規(guī)定了檔案保管單位需要采取相應(yīng)措施以確保檔案的安全性，這樣的規(guī)定很難滿足現(xiàn)實工作中的要求。因此，及時修訂并補充關(guān)于檔案安全的相關(guān)條款和法規(guī)尤為緊迫。努力完善檔案安全的管理規(guī)定和結(jié)構(gòu)，第一項工作就是構(gòu)建并進(jìn)一步優(yōu)化檔案的安全管理機(jī)制。要想做好檔案工作，就要制定一整套科學(xué)性強(qiáng)和完備的檔案安全管理體制。進(jìn)一步來說，需要加強(qiáng)檔案安全體系的實際執(zhí)行力度。制定的每一項規(guī)章制度必須執(zhí)行，并確保充分的審查，確保每一責(zé)任明確到個人。同時也要強(qiáng)化檔案資料的保密與安全機(jī)制的建設(shè)。面對當(dāng)下科技迅速發(fā)展的現(xiàn)實環(huán)境，檔案信息安全問題日益凸顯。因此，各級檔案管理機(jī)構(gòu)需要高度重視檔案信息安全的管理。鑒于電子文件具有易被修改和盜竊的特點，檔案管理部門有必要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)黑客的安全防護(hù)措施，持續(xù)研發(fā)和應(yīng)用創(chuàng)新技術(shù)，設(shè)立有力的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，以防止檔案信息系統(tǒng)遇到攻擊。同時，也需確保電子文件的真實性、保密性和完整性得到妥善的維護(hù)。

2.提高技術(shù)防護(hù)能力

（1）防火墻技術(shù)能夠為檔案管理的信息化系統(tǒng)構(gòu)建一層穩(wěn)固的保護(hù)屏障，確保檔案系統(tǒng)能夠安全、高效地工作。在實際應(yīng)用中，安裝防火墻，開展廣泛的檔案管理檢測和監(jiān)控，隔離和消除惡意病毒對服務(wù)器的攻擊，發(fā)揮防火墻的優(yōu)勢，建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保各種檔案信息能夠高效地實行傳輸，確保事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（2）殺毒軟件。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)中的病毒應(yīng)及時清除，借助殺毒軟件成為安全風(fēng)險防控的主要手段之一。目前，市場上有許多種殺毒軟件，病毒偵測與清除是各種殺毒軟件的主要功能之一，因而殺毒軟件在維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行上具有重要的作用。由于病毒持續(xù)升級，有潛在入侵風(fēng)險，系統(tǒng)用戶需要盡快更新操作系統(tǒng)，使用殺毒軟件來修補并清除系統(tǒng)內(nèi)的漏洞與病毒，積極安裝合法的殺毒軟件，加大管理力度。當(dāng)操作計算機(jī)時，需要對系統(tǒng)的安全漏洞保持實時警覺，并進(jìn)行相應(yīng)的修復(fù)，操作人員應(yīng)培養(yǎng)良好的計算機(jī)使用習(xí)慣，如通過正規(guī)渠道下載數(shù)據(jù)。對于預(yù)防郵件攻擊來說，需要專門的人員鑒別郵件的真實性，并謹(jǐn)慎處理郵件內(nèi)容，以減少病毒的侵入風(fēng)險。

（3）加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密具有將數(shù)據(jù)或明文信息變?yōu)槊艽a數(shù)據(jù)的作用，需要相應(yīng)的密碼和口令才能成功將其恢復(fù)，即數(shù)據(jù)加密和解密。這種模式確保了數(shù)據(jù)的完好保存和保密功能。當(dāng)前在檔案管理信息化系統(tǒng)中潛藏著眾多風(fēng)險，為確保系統(tǒng)的安全，實施加密手段是必要的。加密手段是安全開展事業(yè)單位檔案管理工作的必要措施，因此，在執(zhí)行文件加密過程中，要合理設(shè)置密碼，確保關(guān)鍵的文件資料不會被外泄。加密技術(shù)在人們的日常生活中得到廣泛應(yīng)用，將其應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，能夠為事業(yè)單位檔案管理帶來更多的安全保障。

（4）遠(yuǎn)程信息服務(wù)。在開展事業(yè)單位檔案管理工作時，可以考慮將多個子部門融為一體。例如，事業(yè)單位的管理體制遵循自上而下的邏輯，各下屬單位的檔案資料之間應(yīng)時刻保持互通。如何提供遠(yuǎn)程檔案支持成為至關(guān)重要的問題，也為安全管理提出了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。在需要遠(yuǎn)程信息服務(wù)時，可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建來達(dá)到數(shù)據(jù)共享，并能夠確保信息傳輸?shù)陌踩?。此外，為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，事業(yè)單位還可以利用局部網(wǎng)絡(luò)，采用硬件配置，確保虛擬設(shè)備的正常運行，并確保數(shù)據(jù)加密的安全管理。在事業(yè)單位合理采用遠(yuǎn)程管理網(wǎng)絡(luò)手段可以更加有效地強(qiáng)化檔案管理的實踐性。在技術(shù)實施過程中，可以使事業(yè)單位采用多種分支形式協(xié)同合作，實現(xiàn)關(guān)鍵文件的網(wǎng)絡(luò)傳輸。在實際應(yīng)用場景中，可以考慮將事業(yè)單位的信息數(shù)據(jù)作為中心，特別是優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)防火墻設(shè)置和網(wǎng)絡(luò)出口網(wǎng)關(guān)的管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)客戶端的管理，這種方式可以更有效地達(dá)到數(shù)據(jù)資源的共享，并避免由于地區(qū)差異導(dǎo)致的數(shù)據(jù)通信障礙等問題。

3.提升檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位檔案信息安全管理工作的開展不僅需要采用現(xiàn)代技術(shù)和制定科學(xué)、合理的制度作為支持，還需要事業(yè)單位檔案管理人員具備良好的專業(yè)技能，增強(qiáng)檔案信息安全管理意識。事業(yè)單位檔案信息安全風(fēng)險雖然不能避免，但是卻能夠采取相應(yīng)的手段處理。事業(yè)單位檔案信息管理工作是較為復(fù)雜和系統(tǒng)的，也具有一定的政治性，種種特征的存在都對事業(yè)單位檔案管理人員提出了新的要求，不僅要具備良好的專業(yè)素質(zhì)，全面了解檔案信息安全管理的性質(zhì)和內(nèi)容，還要具備良好的政治素養(yǎng)。事業(yè)單位是促進(jìn)我國社會進(jìn)步的主要機(jī)構(gòu)之一，檔案管理人員是促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的主要群體，作為檔案管理的專業(yè)人員，有必要深入領(lǐng)會黨的核心思想并努力將“兩學(xué)一做”常態(tài)化和制度化，加強(qiáng)黨的思想政治建設(shè)，確保事業(yè)單位檔案信息安全管理工作順利開展，努力提升事業(yè)單位在檔案信息安全方面的防范和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理工作的開展依賴于一套深入且周全的檔案安全保障體系。如果缺乏制度約束和保障體系，將無法確保檔案信息的安全。擁有嚴(yán)格的檔案安全保護(hù)機(jī)制可以顯著提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率。針對我國事業(yè)單位當(dāng)前檔案管理的具體情況，檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，保障檔案信息安全，從而推動檔案信息管理安全有序開展，促進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者單位：棗莊市疾病預(yù)防控制中心

作者簡介：王芳（1970—），女，漢族，浙江諸暨人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。