摘 要：檔案準確無誤地反映了人們的行為軌跡，對于人們在社會實踐中追尋規(guī)律、獲取知識提供了極為有效的參考。借由留傳的珍貴檔案可以審視過去、掌握現(xiàn)狀以及展望將來。地名檔案記錄了與地名相關(guān)的勘測、規(guī)范化處理以及重新命名等一系列歷史文獻。地名檔案的歸檔整理應遵循科學與系統(tǒng)性的準則，并能夠及時提供關(guān)于地理名稱的規(guī)范以及參照依據(jù)，為經(jīng)濟發(fā)展與社會各項業(yè)務開展提供助力。

關(guān)鍵詞：地名；檔案管理；工作途徑

地名檔案是指在地名行政事務中產(chǎn)生并且值得保留記述不同地理位置官方名稱與其他附加信息的文本、圖解和音視頻等記錄。這些資料屬于地名管理領(lǐng)域的專業(yè)性檔案，是國家檔案體系的一個重要構(gòu)成，反映了地名管理活動的成就和載體，并與地名管理的各個過程緊密相連。隨著社會的不斷發(fā)展和開放政策的進一步深化，城市建設(shè)的規(guī)模迅速增長，給地名檔案管理工作帶來了前所未有的考驗，并對地名檔案管理的標準提出了更新更高的要求。

一、地名檔案管理工作的性質(zhì)

1.固有的專門性

地名檔案具有獨特性質(zhì)，并非由常規(guī)公文、書信和文件等傳統(tǒng)形態(tài)構(gòu)建而成，而是主要汲取自地理名稱普查、過往沉淀及現(xiàn)場更新所得的成果。此類檔案多由文字、圖像和相片集合而成，串聯(lián)成一幅地名變遷的圖景。其最明顯的性質(zhì)是獨一無二的內(nèi)容專屬性，不存在類似。因此，在其專門性領(lǐng)域內(nèi)，地名檔案的特色尤為突出且易于識別，專門性的本質(zhì)還體現(xiàn)在其對特定地名的專有歸檔作用，是對單一地名基于其歷史演變和周邊環(huán)境的動態(tài)有序記錄，具有獨特性和持續(xù)性，不應被曲解或混同，其記錄僅限于特定地名，不可泛化至其他。

2.獨特的區(qū)域歷史性

獲取地名檔案必須依托其歷史形成的特定區(qū)域，在限定的空間內(nèi)實現(xiàn)資料的搜集、編纂和歷史追溯工作，體現(xiàn)了地名的區(qū)域依存性。地名也可能隨社會進步、經(jīng)濟發(fā)展和環(huán)境變遷等因素逐漸改變，不時出現(xiàn)新地名取代舊地名的現(xiàn)象。因此，地名檔案的維護需要跟隨這些變化及時更新，不僅能夠維系地名的歷史延續(xù)，還能真實記錄當前的地理實況，展現(xiàn)了地名檔案獨特的歷史連續(xù)性。

3.廣泛的社會性

地名檔案詳細存儲了社群定位與用語的細節(jié)，體現(xiàn)了其具備的社會屬性。這些名稱所承載的信息量極為可觀，見證了早期社會的面貌及其后隨時間演變的情況。缺少對這些檔案的整理與維護，將導致社區(qū)在定位與稱呼上的混亂，進而對日常生活造成障礙。因此，可以從中斷定，地名的社會相關(guān)性是極其廣泛的。

二、地名檔案管理工作的意義和價值

1.地名檔案建檔的意義

隨著地名檔案保管業(yè)務的日趨興盛，各區(qū)域檔案館所保存的檔案資料越來越豐富、越來越完整，并不斷向前發(fā)展。檔案資料記錄了地名管理歷史，不僅包括關(guān)于地名調(diào)查活動的初步證據(jù)材料，還包含了地方政府在地名更改和命名事宜上所出具的文件記錄，集結(jié)了眾多地名由來、意義以及歷史變遷的詳細信息。同時，也為編制地圖、編纂地名志、地名辭典、地名索引以及撰寫相關(guān)的地名研究著作提供了基礎(chǔ)性的資料和數(shù)據(jù)支持。此外，還為強化地名事務管控、推廣地名標準化以及開展地名研究打下了堅實的基礎(chǔ)。因此，做好地名檔案的歸檔工作，準確把握和遵守其獨有的特性與規(guī)則，并落實科學有序的管理措施具有極其深遠的意義。

2.地名檔案的社會價值

地名檔案資料不但記錄了地名隨時間的演變，還涉及社會、族群、語言、文藝、史學、地理學及考古學等多個領(lǐng)域的廣泛信息。地名檔案資源能夠多維度、全方位地反映在不同地區(qū)、不同時期和不同民族的政經(jīng)文化等多樣化信息，得以探尋本地居民在歷史長河中的生活習性，也可以追蹤社會演進的足跡，如邊界更替、人群分布與搬遷以及經(jīng)濟發(fā)展情形等。還可以提供豐富的數(shù)據(jù)支持地方資源利用、實施經(jīng)濟與社會發(fā)展計劃，并為跨學科的研究提供了寶貴的資料庫。同時，國內(nèi)眾多層級的地名檔案機構(gòu)也迅速且有效地向我國的民政、媒體出版、通信郵政、交通運輸、信件征詢、都市與鄉(xiāng)村規(guī)劃、地圖測量、地學研究、水務管理以及教育文化等諸多領(lǐng)域提供了眾多必要的地名信息，不僅確保了這些行業(yè)的平穩(wěn)運作，還積極促進了國家防務的構(gòu)建及社會主義事業(yè)的進步。

三、地名檔案管理工作的問題

1.缺少相應的制度規(guī)范

地名檔案管理包含范圍廣泛，工作流程煩瑣，要求檔案工作人員必須與眾多相關(guān)部門溝通協(xié)作，以迭代更新地理名稱數(shù)據(jù)屬性，保障檔案管理的品質(zhì)。但在現(xiàn)實操作中，由于缺乏明確的制度指導，使得工作人員行為缺少制約，如管理程序混亂無序、資料搜集不全面和跨部門協(xié)作能力不強等，這類問題嚴重影響了地名檔案的管理效果。

2.檔案管理人員素質(zhì)水平低

當前，我國在地名檔案管理工作中普遍存在工作人員能力參差不齊的問題。其核心原因在于不少機構(gòu)缺乏固定和專業(yè)門的崗位來承擔這項工作，經(jīng)常從其他部門借調(diào)工作人員開展應急管理。這些工作人員往往沒有具備地名檔案管理的知識和技巧，直接影響檔案管理的質(zhì)量。而且，地名檔案管理者的思維模式多受陳舊理念束縛，依賴手工操作，對現(xiàn)代管理技術(shù)采納不積極，導致檔案管理成效不盡如人意。檔案工作人員并未充分意識到地名檔案管理職責的重要性，導致檔案的運用效率低下，未能充分發(fā)揮其才智，這種現(xiàn)狀嚴重打擊了他們的工作熱情，進一步降低了工作成效。

3.地名檔案管理缺少投入力度

眾多部門和機構(gòu)雖已設(shè)立了地名檔案管理處所，卻因為未投入足夠配套的軟件以及硬件資源，如電腦、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫度調(diào)控以及通風設(shè)備設(shè)施等，其檔案管理的效能未能達到預期效果。此外，在搜集地名信息的工作中亦顯得力度不足，僅限于搜集某些表面的基本資料，缺乏對更深層資訊的搜集與整理工作，導致地名檔案體系不夠完善，進一步削弱了管理的效果。

四、加強地名檔案管理工作的途徑

1.加大地名檔案管理工作的投入力度

伴隨大數(shù)據(jù)時代的到來，諸多行業(yè)日復一日累積起了巨額數(shù)據(jù)信息，給檔案管理帶來了前所未有的考驗，尤其是對地名檔案管理的挑戰(zhàn)尤為嚴峻。因此，各地區(qū)應加大地名檔案的管理力度，尤其是在技術(shù)和設(shè)備設(shè)施方面的投入。

首先，建立完善的地名資料檔案管理系統(tǒng)。利用信息科技實現(xiàn)部門、高校的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，以此提高地名資料收集的效率，并促進相關(guān)部門間的協(xié)作配合。另外，還要打造地名檔案信息共享平臺，把各類地理檔案資料上傳并存儲在數(shù)據(jù)庫里。應用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)整理分類這些資料，分設(shè)信息檢索、瀏覽和下載等功能區(qū)塊，確保提供優(yōu)質(zhì)的服務體驗；其次，地名檔案管理受限于技術(shù)水平、人力資源和資金投入等多方面條件。目前，僅能完成基本資料的整理，尚未能夠充分體現(xiàn)其信息管理的潛在效益。

因此，相關(guān)管理機構(gòu)應當加強人手配置，悉心搜集各項地名數(shù)據(jù)。在地名更新變遷時還應確保檔案信息能夠及時得到更新和系統(tǒng)編目，以彰顯地名檔案管理的高效性及其重要價值；最后，隨著現(xiàn)代科技迅猛進步，傳統(tǒng)地名檔案的保存形式已多樣化，原本占用較多空間的紙本資料不僅檢索效率不高，還容易因意外而遭受損壞，促使尋求數(shù)字化保存解決方案。同時，在采用圖像、聲音和視頻等數(shù)字化載體存放地名檔案的過程中，還需特別注意確保數(shù)據(jù)保存途徑的穩(wěn)固可靠。

2.打造地名檔案信息化管理專業(yè)隊伍

為了促進地名檔案數(shù)字化進程，建立專業(yè)化的地名檔案數(shù)字化管理團隊是必不可少的。

首先，管理層要發(fā)揮指揮與引導作用，創(chuàng)建創(chuàng)新性的地名檔案管理體系。只有構(gòu)建科學的頂層設(shè)計，并配合合理的總體規(guī)劃，才能確保地名檔案管理工作的成效。

其次，地方各級相關(guān)機構(gòu)需擬定針對地名檔案信息化管理的專業(yè)人才培訓方案，并應根據(jù)職能要求及所需人數(shù)實施精準布局。特別是在制定人才策略時，高素養(yǎng)、高級別人才的培養(yǎng)必須受到重點關(guān)照。在執(zhí)行人才發(fā)展戰(zhàn)略的過程中，要把打造現(xiàn)代化、高質(zhì)量的信息化管理團隊作為核心導向，遵循既定目標，執(zhí)行有條理的工作流程，并通過全面、系統(tǒng)的培訓計劃確保檔案管理專業(yè)人員隊伍結(jié)構(gòu)合理，并明確各自的職責范疇。一方面，檔案管理人員必須掌握扎實的信息科學理論與技術(shù)技巧，熟練掌握與地名檔案管理相關(guān)的計算機原理、數(shù)字化以及網(wǎng)絡技術(shù)等領(lǐng)域的專業(yè)知識，并能熟練運用這些技術(shù)手段；另一方面，為了保障檔案資料的安全，檔案管理人員應樹立高尚的道德觀念，拋棄陳舊的管理觀念，具備與新時代地名檔案數(shù)字化管理模式相匹配的思維方式。此外，還應嚴守檔案管理工作職業(yè)道德標準，并以嚴肅認真的態(tài)度對待檔案管理工作。

3.加強地名檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

（1）豐富地名信息

地名檔案管理人員需要依據(jù)地理命名的自然規(guī)律對相關(guān)信息開展記錄與梳理工作，目的是提高檔案管理效率，保障存檔中地名信息正確無誤。為充實和優(yōu)化地名檔案管理系統(tǒng)，不僅需要開展地名全面普查和缺失信息的補充調(diào)查，還應廣泛拓展地名資料的搜集，搜集與地名相關(guān)聯(lián)的各類信息。檔案管理人員需要重視傳統(tǒng)資料，重視地名檔案數(shù)據(jù)的細節(jié)和深度，發(fā)掘并擴充地名檔案信息的潛在價值。

（2）加強硬件建設(shè)

依照我國相關(guān)政策的規(guī)定，應提高地名檔案管理的設(shè)備設(shè)施配置，確保專門的檔案保管裝備、工具以及專用土地等資源齊全。此外，還應持續(xù)優(yōu)化地名檔案管理技巧與環(huán)境。例如，在管理活動中出現(xiàn)檔案資料的丟失必須能夠迅速恢復，對各種管理設(shè)備設(shè)施要定期巡檢，預防由于設(shè)備設(shè)施故障而導致檔案信息受損。

4.完善基于信息技術(shù)的地名檔案管理標準與制度

首先，確立以信息技術(shù)為依托的新時代地名檔案數(shù)字化管理準則及規(guī)章體系。從地名信息的最初來源至檔案資源的終端應用，均需保證全面的監(jiān)測和控制。推進地名檔案資料的智慧化應用，降低對人工的依賴，完善管理機制，提升檔案信息資源的利用效能。通過信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)數(shù)字化處理，并構(gòu)建相應的地名檔案信息庫，實現(xiàn)集中化管理。此外，還應將地名檔案資料應用的領(lǐng)域和路徑推向更廣泛的層面，簡化舊有管理方式的復雜步驟，促進地名檔案資料在垂直和水平方向上的流暢溝通，確保其能夠有效履行信息服務職能。還應促進歸檔資料整合實施，涉及推進檔案文件的統(tǒng)一整合和不同類別檔案庫統(tǒng)一建造等多方面事宜，充分利用信息技術(shù)提升地名檔案的管理成效。

其次，構(gòu)建完善的地名檔案管理體系，以滿足信息技術(shù)的需求。一是構(gòu)建健全的責任分配體系，最大限度地利用信息技術(shù)在保密性和專業(yè)性上的優(yōu)勢，使之與地名檔案的整合更加緊密。為此，需要成立精通業(yè)務的管理隊伍，發(fā)掘技術(shù)上的潛力，緊扣檔案管理實際需求，建設(shè)全面的電子檔案資源庫。同時，持續(xù)攻關(guān)地名檔案管理領(lǐng)域面臨的難題，確保技術(shù)層面的堅定支撐；二是針對地名檔案管理信息系統(tǒng)所特有的多元化和復雜性，對系統(tǒng)的維護、硬件的保養(yǎng)以及操作環(huán)境的維護開展徹底而細致的工作。

5.確保地名檔案信息管理安全

雖然通過實施信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的集中歸檔，提高檔案使用的便利性與效率，但同時也增加了數(shù)據(jù)的安全威脅。因此，在促進地名檔案向信息化轉(zhuǎn)型的過程中，必須確立堅固的安全防護措施。首先，增強地名檔案管理工作人員的保密意識。對檔案工作人員開展深入的安全保密知識培訓，幫助其系統(tǒng)掌握國家檔案安全保密方面的相關(guān)政策與法律法規(guī)，確保檔案管理人員能夠自覺地按照國家的保密政策及法律法規(guī)開展工作；其次，落實安全責任。為了確保檔案管理人員能夠增強主責心態(tài)，應嚴格按照“誰負責業(yè)務、誰承擔保密責任”的要求開展工作，打造深入人心的保密管理體系。該體系應貫穿地名檔案信息管理的始末，特別是在檔案信息的應用階段，必須加強保密管理，對作業(yè)人員的操作權(quán)限實行有效監(jiān)管，并對檔案信息的使用過程予以嚴密監(jiān)視，預防不法分子非法入侵和破壞操作系統(tǒng)，避免關(guān)鍵檔案資料被泄露或遭受損害；再次，采取技術(shù)安全防范策略。相關(guān)機構(gòu)必須明確允許查詢的檔案內(nèi)容界限，并依據(jù)各種查閱目的限定查閱權(quán)限。通過實施身份驗證、信息加密和訪問權(quán)限管理等安防措施，切實保障地名檔案的安全，避免地名檔案信息被不法分子盜用；最后，嚴格執(zhí)行地名檔案信息安全保密制度。數(shù)據(jù)庫應用、防病毒程序及其他相關(guān)產(chǎn)品的設(shè)置布置，應得到權(quán)力機關(guān)的安全認證或批準。在電子文件的創(chuàng)建、存儲及操作等階段，均應形成合理嚴密的安全管理體系，并對此類檔案資料實施嚴謹?shù)陌踩珜彶?，保障檔案數(shù)據(jù)的完好無損和可信度。

五、結(jié)論

地名檔案管理構(gòu)成了地名事務的核心環(huán)節(jié)，完善地名檔案歸檔對于維護地名成果、優(yōu)化地名治理至關(guān)重要。并且，高效的建設(shè)、維護和運用地名檔案能夠有效促進咨詢服務的質(zhì)量，有助于提升地名的知曉度以及區(qū)域地名檔案管理成效。檔案管理人員應努力研究優(yōu)化地名檔案管理的策略與途徑，科學擬定地名檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展藍圖，持續(xù)推動地名公共服務項目的實施，優(yōu)化公共服務體系，提升地名檔案信息服務的管理質(zhì)量，創(chuàng)新管理模式，力求將地名檔案管理提升至更高層次，推動地名檔案工作的持續(xù)進步，從而為構(gòu)筑和諧的社會貢獻力量。

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作者單位：福建省三明市社會福利院

作者簡介：鄧良梅（1975—），女，漢族，福建泰寧人，本科，館員，研究方向：檔案管理。