摘 要：近年來，我國電子檔案管理技術(shù)發(fā)展迅速，在檔案管理中得到了廣泛應用。但就目前來看，我國電子檔案管理工作中還存在許多問題，影響了電子檔案管理質(zhì)量的提升。文章從當前辦公室業(yè)務中電子檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了電子檔案管理中存在的問題，并針對問題提出了相關(guān)解決對策，旨在促進電子檔案管理工作更好地開展。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進步，電子檔案管理技術(shù)得到了廣泛應用。目前，在辦公室業(yè)務中應用電子檔案管理技術(shù)可以有效提高辦公室業(yè)務的工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室；電子檔案；管理；現(xiàn)狀；挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和普及，電子檔案管理在辦公室業(yè)務中的地位逐漸凸顯。電子檔案以其高效、便捷的特點為辦公室業(yè)務帶來了前所未有的便利。但同時，電子檔案管理也面臨著諸多挑戰(zhàn)和問題。本文旨在深入分析辦公室業(yè)務中電子檔案管理的現(xiàn)狀，探討其面臨的挑戰(zhàn)，并提出相應的對策，以期為電子檔案管理的優(yōu)化和開展提供有益的參考。

一、電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.電子檔案管理的普及程度逐漸提高

電子檔案管理在我國的一些大城市已經(jīng)成為辦公的主要模式之一。特別是隨著當前社會對電子檔案管理的重視程度越來越高，一些城市的辦公室業(yè)務中已經(jīng)采用了電子檔案管理模式，進一步提高了電子檔案管理在我國各地辦公業(yè)務中的普及程度。從目前來看，我國很多地方的辦公室業(yè)務已經(jīng)開始應用電子檔案管理模式，并取得了一定的成效。

2.電子檔案管理系統(tǒng)的功能不斷完善

從當前我國電子檔案管理系統(tǒng)的建設情況來看，其功能已經(jīng)在不斷完善，并在企業(yè)中得到了廣泛應用，但其實際應用效果并不理想。電子檔案管理系統(tǒng)是一種基于計算機技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，其主要是對檔案資料收集、整理、保存和利用的一種技術(shù)。通過掃描可以將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，并對電子文件存儲、傳輸和檢索的同時，可以提取紙質(zhì)文件所包含的信息。電子檔案管理系統(tǒng)是一種對紙質(zhì)檔案進行處理和存儲的工具，通過這種方式可以將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息。

對于一些大型企業(yè)或者是機關(guān)事業(yè)單位來說，其內(nèi)部的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)比較完善，內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)可以與外部的網(wǎng)絡系統(tǒng)連接，并可以在一定程度上實現(xiàn)檔案信息的共享。當前我國電子檔案管理系統(tǒng)功能中存在著一些問題，主要表現(xiàn)為：一是由于缺乏相應的技術(shù)支持，電子檔案管理系統(tǒng)的功能和應用范圍不夠廣泛；二是在電子檔案管理系統(tǒng)建設過程中缺乏相應的管理標準和規(guī)范；三是電子檔案管理系統(tǒng)不能滿足一些用戶的實際需求，特別是在一些特殊單位或者是特殊行業(yè)，存在著電子檔案信息無法讀取等問題。

3.電子檔案的安全管理未受到重視

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理工作主要是通過紙質(zhì)文件來記錄、傳遞和保存相關(guān)信息。在這種模式下，檔案的利用主要依靠人工，且由于紙質(zhì)文件的數(shù)量較多，會消耗大量的工作時間和精力。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，電子信息技術(shù)開始廣泛應用于檔案管理工作中，電子檔案管理系統(tǒng)逐漸被人們所認可。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案管理系統(tǒng)具有較強的開放性和便捷性，但是在實際應用過程中，因為電子檔案管理系統(tǒng)具有一定的開放性和便捷性，所以在使用過程中會出現(xiàn)一些安全問題。在這種情況下，對電子檔案管理系統(tǒng)開展安全管理變得尤為重要。

信息技術(shù)的發(fā)展，使得電子檔案管理系統(tǒng)的應用越來越廣泛，人們在使用電子檔案管理系統(tǒng)過程中也出現(xiàn)了一些問題。由于電子檔案管理系統(tǒng)具有較強的開放性，在使用過程中很多人存在一定的僥幸心理，對于安全問題不夠重視。在這種情況下，會出現(xiàn)一些人為因素導致電子檔案管理系統(tǒng)被破壞，甚至有些人利用漏洞惡意篡改相關(guān)信息。

二、電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.技術(shù)性挑戰(zhàn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理工作的開展面臨著新的挑戰(zhàn)，有些工作人員缺乏對電子檔案管理技術(shù)的認識，導致其在開展工作過程中面臨著很大的困難，尤其是在檔案收集、整理以及保存過程中，由于電子檔案管理軟件存在著操作難度大、存儲容量小等特點，造成了很多工作人員在開展相關(guān)工作時比較困難。針對這種情況，需要相關(guān)工作人員不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力，為相關(guān)工作人員提供更加便利的技術(shù)服務和支持，及時解決和處理電子檔案管理過程中遇到的問題，為辦公室業(yè)務中電子檔案管理工作的開展提供更多的便利。

現(xiàn)階段，有些檔案工作人員在開展工作中還存在一些問題，導致工作效率不高。由于辦公室業(yè)務中電子檔案管理技術(shù)的應用和計算機技術(shù)存在一定的聯(lián)系，需要相關(guān)工作人員能夠熟練掌握計算機技術(shù)，在開展工作時能夠熟練應用計算機開展信息收集以及處理。但在實際工作過程中，有些工作人員并沒有有效應用計算機技術(shù)，造成電子檔案管理工作受到影響。此外，隨著《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的有效推進，《規(guī)劃》要求截至2025年末，我國應當全面完成檔案事業(yè)各項工作信息化融合任務。顯然，當前電子檔案管理工作中所應用的技術(shù)仍有待創(chuàng)新，一旦管理技術(shù)缺乏先進性，會限制電子檔案信息化管理與智能化管理目標的有效實現(xiàn)。因此，應在電子檔案管理事項的落實中加強新技術(shù)的應用推廣，以開拓全新的工作格局。電子檔案管理仍面臨嚴峻的技術(shù)挑戰(zhàn)。

2.安全性挑戰(zhàn)

信息化、網(wǎng)絡化時代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式逐漸被淘汰，電子檔案管理模式逐漸興起。然而，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理一樣存在安全問題。電子檔案相對于紙質(zhì)檔案來說具有一定的優(yōu)勢，如存儲方便、使用便捷以及易于維護等，但在實際工作中，電子檔案也存在一定的安全風險。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，紙質(zhì)材料存儲在專門的庫房，工作人員可以根據(jù)相關(guān)規(guī)定存儲和管理紙質(zhì)材料。但是，不能保證所有工作人員都具備相應的專業(yè)知識和技能，如果發(fā)生事故，就會對紙質(zhì)文件造成嚴重的損失。電子檔案是利用計算機等信息技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)上存儲，在實際工作中需要借助網(wǎng)絡資源，但網(wǎng)絡資源同樣存在安全隱患。電子檔案的存儲載體是數(shù)字化的，并不是絕對安全的。隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，對存儲載體物理破壞的可能性逐漸增加。不法分子會通過非法手段竊取或復制電子檔案信息，如果電子檔案保存環(huán)境不佳，就可能被不法分子破壞。在電子檔案信息存儲過程中，其完整性與真實性容易受到威脅，導致文件被篡改或刪除等情況。如果電子檔案被破壞，會嚴重影響文件的正常使用，無法發(fā)揮檔案應有的價值。

3.法律法規(guī)挑戰(zhàn)

由于電子檔案在使用過程中的安全問題，國家已出臺相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的真實性和可靠性。電子檔案管理在法律方面沒有明確的規(guī)定，如何操作使用都是由單位決定。一些單位對檔案管理工作不重視，導致電子檔案管理存在問題。比如，不能及時更新信息，沒有按照相關(guān)要求歸檔。如果需要查閱檔案，會花費大量的時間和精力。電子檔案管理在實際應用過程中可能會出現(xiàn)信息丟失、泄密等問題。在電子檔案管理過程中，需要重視保密工作，確保其安全性和可靠性，避免出現(xiàn)信息被泄露，確保數(shù)據(jù)信息的完整性和可靠性。

4.人員性挑戰(zhàn)

由于電子檔案管理工作具有復雜性，其涉及的內(nèi)容也十分廣泛，使得相關(guān)人員需要具備較高的專業(yè)素質(zhì)。目前，電子檔案管理人員需要具備計算機操作能力、檔案管理能力、信息搜集能力以及相關(guān)的法律知識。此外，還需要具有較高的責任心和良好的職業(yè)道德。然而，由于目前我國電子檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，其整體素質(zhì)與其他相關(guān)工作人員相比存在明顯差距。因此，在電子檔案管理工作中亟須提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、對策與建議

1.加強技術(shù)培訓和人才培養(yǎng)

電子檔案管理人員在專業(yè)技能上要求更高，應該通過技術(shù)培訓等方式不斷提高電子檔案管理人員的專業(yè)技能。電子檔案管理人員不僅需要了解本單位的業(yè)務，還需要了解其他相關(guān)知識，提高自身的知識水平和專業(yè)技能。此外，還要培養(yǎng)更多具有相關(guān)知識和技能的專業(yè)人員，以保證電子檔案管理工作能順利開展。因此，在招聘檔案管理人員時，應注重招聘具有相關(guān)專業(yè)背景和技能的人才，以確保電子檔案管理工作順利開展。同時，還應重視對檔案管理人員的培訓，提高他們的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)。只有這樣，才能在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟。

首先，應建立電子檔案管理人才培訓制度。單位應為員工提供系統(tǒng)的電子檔案管理知識培訓，并定期考核，以確保他們具備必要的知識和技能；其次，單位應將電子檔案管理工作作為一項長期的重要工作，并將其作為一項長期的戰(zhàn)略投資項目來執(zhí)行。在項目實施過程中，單位應制定相應的管理制度和獎懲制度；最后，企業(yè)還應制定系統(tǒng)的電子檔案管理制度。在實施過程中，單位應該嚴格執(zhí)行制度。只有這樣，單位才能真正做好電子檔案管理工作，并充分發(fā)揮其作用。因此，在實施電子檔案管理過程中，必須加強對檔案管理人員的培訓和繼續(xù)教育。

根據(jù)上述內(nèi)容，為實現(xiàn)電子檔案信息化管理轉(zhuǎn)型目標，可以積極應用區(qū)塊鏈技術(shù)，該技術(shù)能夠充分保障電子檔案信息內(nèi)容的“不可篡改”性。實際上，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，其記錄的信息都具有參考及留存價值，一旦被篡改將擾亂辦公室業(yè)務秩序，尤其是電子檔案很難追蹤篡改痕跡。因此，應加強區(qū)塊鏈技術(shù)的有效推廣，使辦公室調(diào)取檔案的操作更加規(guī)范與便捷，維護信息的完整性與真實性。關(guān)于區(qū)塊鏈技術(shù)的應用方法包含以下兩點：其一，搭建電子檔案信息平臺，為促進電子檔案信息的管理，可以借助信息管理平臺，以加密處理功能規(guī)避篡改風險，且有利于縮小篡改人員的調(diào)查范圍。例如，在某商貿(mào)交易企業(yè)中，可以利用電子檔案系統(tǒng)保存管理招投標文件等資料，在完成招投標任務后，對相關(guān)信息“上鏈保存”，一旦發(fā)生糾紛，有關(guān)部門可以直接在平臺查詢所需證據(jù)，以維護該公司的利益；其二，安裝智能合約系統(tǒng)，該系統(tǒng)在辦公室業(yè)務中的應用是通過代碼形式標記電子檔案，將信息存儲于該系統(tǒng)內(nèi)，經(jīng)過辦公室人員設定信息存儲方式與保存周期，促使大量電子檔案均有序分布在系統(tǒng)功能模塊內(nèi)。經(jīng)由區(qū)塊鏈技術(shù)可以形成數(shù)據(jù)分布式存儲架構(gòu)。因此，針對新技術(shù)，應要求辦公室人員定期參與新技術(shù)培訓指導活動，甚至可以開設新系統(tǒng)安裝演示課程，使相關(guān)人員深度掌握區(qū)塊鏈技術(shù)的應用技巧。

2.完善電子檔案的安全管理措施

電子檔案具有信息容量大、存儲方便等特點，在辦公室業(yè)務中使用電子檔案管理能夠提高工作效率，節(jié)省人力資源。但是，由于電子檔案具有一定的特殊性，其在使用過程中存在一定的安全風險，尤其是在網(wǎng)絡環(huán)境中使用更容易出現(xiàn)信息被泄露的問題。因此，在電子檔案管理中要嚴格遵循國家相關(guān)標準和規(guī)定，制定相應的管理制度和規(guī)章制度，避免出現(xiàn)信息被泄露等問題。同時，要制定一套完整的電子檔案管理措施和方案，以保證電子檔案的安全性，并在使用過程中對其定期檢查和維護，避免出現(xiàn)硬件設備損壞等情況。

檔案管理離不開安全措施，要想更好地保護檔案，就要建立一套完整的安全措施。首先，要建立相應的管理制度，安全管理檔案信息，并按照相關(guān)規(guī)定存檔。其次，在電子檔案管理中，要定期備份和檢測，從而避免數(shù)據(jù)丟失。最后，在使用電子檔案之前要對其嚴格的審核和檢查，從而避免出現(xiàn)安全問題。同時，在辦公自動化過程中使用的設備設施、軟件和文件等都要由專人保管，以免出現(xiàn)丟失的情況。要建立檔案數(shù)據(jù)庫，防止數(shù)據(jù)被泄露或者被竊取。電子檔案相比紙質(zhì)檔案往往需要借助電子設備方能實現(xiàn)信息共享，導致在信息讀寫和信息更正等環(huán)節(jié)容易因管理不當造成電子檔案信息丟失。因此，在備份時可以利用“云空間”服務功能存儲數(shù)據(jù)，如果電子檔案數(shù)據(jù)元文件丟失，還可從“云空間”備份數(shù)據(jù)中獲取完備信息。此外，除了要從管理檔案及信息存儲安全性角度考慮外，在調(diào)取電子檔案信息時也要反復核實人員身份，審核其是否為辦公室業(yè)務人員，是否為其他部門滿足訪問權(quán)限要求的工作人員，若身份屬實則準許獲取檔案信息，若不符則認定為非法侵入人員，而后利用圖像自動化采集系統(tǒng)采集人員面貌信息，將其放在訪問黑名單中，以便電子檔案保管專員隨時查驗人員身份，必要時可跟蹤記錄，了解其調(diào)用電子檔案的目的，以便提前防范電子檔案信息丟失的風險。另外，還需盡量選擇安全系數(shù)較高的檔案管理軟件，應對安全風險。常用的有“智信檔案管理軟件”和“超易檔案管理軟件”，前者在收錄公司資質(zhì)、合同以及業(yè)務報表等檔案資料時，能以多種格式自動掃描快速整理檔案信息，還可以自行設置檔案名稱，以便在檔案分組管理下提供個性化管理服務；后者具備檔案借閱、移交等14項屬性，使用該軟件時還可以隱藏設計加密檔案，以達到電子檔案安全防護效果。因此，高安全系數(shù)電子檔案管理軟件的選用，也是應對電子檔案安全管理條件的重要措施。

3.加強法律法規(guī)的制定和完善

辦公室業(yè)務中的電子檔案管理是一項非常復雜的工作，不僅要適應檔案管理的新要求，還要考慮事業(yè)單位的發(fā)展，使其能夠更好地為單位的發(fā)展服務。因此，在電子檔案管理過程中要根據(jù)不同的情況采取不同的管理措施。在電子檔案管理初期，由于相關(guān)法律法規(guī)不健全，一些管理方法不規(guī)范，如對電子檔案的保存和使用缺少規(guī)范指導，給電子檔案管理帶來了許多問題。因此，必須加強對電子檔案管理方面法律法規(guī)的制定，使電子檔案管理有法可依、有章可循，使其健康有序地開展。另外，還應根據(jù)當前形勢和單位實際情況，制定具有較強針對性和可操作性的電子檔案管理規(guī)定。

由于電子檔案管理的特殊性，加強檔案的法律法規(guī)制定，一是要加大立法力度，二是要加強對電子檔案的法律規(guī)范。雖然已經(jīng)出臺了《中華人民共和國電子簽名法》，但由于我國正處于電子檔案發(fā)展初期，與電子檔案的特殊性要求尚有一定差距。因此，還需要進一步加強對電子檔案法律法規(guī)的制定和完善。特別是要整合和補充電子檔案管理中所涉及的法律法規(guī)，從制度層面建立規(guī)范、有效及可行的電子檔案法律體系。同時，還應研究分析電子檔案管理中存在的問題，并不斷探索新的解決途徑和方法，制定適合我國國情的法律法規(guī)。值得注意的是，制定電子檔案管理法律法規(guī)時，還需兼顧辦公室業(yè)務特點，頒布地方性電子檔案管理制度。例如，結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《中華人民共和國檔案法》及《重慶市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》等相關(guān)法規(guī)細則，對電子檔案管理活動提出了明確規(guī)定。以電子檔案存儲為例，對“txt”“xml”文檔可采取直接存儲法，其余類型文檔在無法轉(zhuǎn)換格式時以原格式予以存儲，圖像文件則以“tiff”“jpeg”格式存儲，并附以壓縮參數(shù)說明。此外，掃描儀掃描后獲取的電子檔案圖像，要求光學分辨率高于2000dpi，照片掃描光學分辨率高于600dpi。并且，在該制度中還需提出“文件檔案管理專員”等管理者的職責范圍，即按照有關(guān)要求完成電子檔案收集、分類、整理及立卷歸檔工作。完善電子檔案管理法律法規(guī)，即可打造良好的管理環(huán)境。

4.優(yōu)化電子檔案管理流程

在辦公室業(yè)務中，電子檔案管理是一項復雜而細致的工作，需要管理人員具備豐富的專業(yè)知識和經(jīng)驗，才能更好地開展此項工作。因此，為了提高電子檔案管理水平，必須優(yōu)化電子檔案管理流程。首先，管理人員要制定科學、合理的電子檔案管理計劃，促進工作高效開展；其次，在制定電子檔案管理計劃時，要充分考慮辦公室業(yè)務的實際情況，確保計劃符合實際情況。在實際操作過程中，還需要結(jié)合其他部門的需求和業(yè)務流程；最后，電子檔案管理人員要加強與相關(guān)部門之間的溝通交流，避免出現(xiàn)工作重復或延誤等問題。關(guān)于電子檔案管理流程的合理優(yōu)化，除了要從整個工作框架上予以改進外，還需對電子檔案管理事項予以細化處理，即嚴格按照明確電子檔案管理對象→整理電子檔案內(nèi)容→整合電子檔案管理方法的順序規(guī)范管理行為。所謂的內(nèi)容整理實則是關(guān)注電子檔案主題同內(nèi)容的相關(guān)性，保證編輯的電子檔案名稱及歸類主題合乎真實內(nèi)容，以免錯誤歸類，加大查閱難度。如上述提到的合同檔案和報表檔案，需將企業(yè)來往簽署合同及財務報表分別存儲于指定類別。至于管理方法則可以先行確定是根據(jù)訪問權(quán)限還是加密技術(shù)開展安全管理，若以訪問權(quán)限開展有效管理，應當提前界定訪問者名單，隨時就訪問者在職情況更新訪問權(quán)限細則。

要想高效開展電子檔案管理工作，就必須優(yōu)化電子檔案管理流程，以此來減少工作的重復度，降低操作難度。在日常管理過程中，檔案管理人員要合理規(guī)劃電子檔案的收集、整理、保管和利用流程。其中，對電子檔案的收集和整理，需要將紙質(zhì)文件掃描或拍照后導入計算機存儲。此外，對電子文件進行保存時，必須將其加密處理，保證其安全性。在利用階段需要將電子文件復制到計算機中對其保存。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室業(yè)務中電子檔案管理雖然取得了一定的進展和成效，但仍面臨著諸多挑戰(zhàn)和問題。為了提高電子檔案管理工作質(zhì)效，需要從多個方面入手，加強技術(shù)培訓和人才培養(yǎng)、完善電子檔案的安全管理措施、加強法律法規(guī)的制定和完善、優(yōu)化電子檔案管理流程等。只有這樣，才能更好地應對電子檔案管理過程中的挑戰(zhàn)和問題，為辦公室業(yè)務的順利開展提供有力的支持和保障。

參考文獻：

[1]楊家萬.騰沖市組織開展檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查[J].云南檔案，2024（01）：20.

[2]朱曉薇.辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究與探索[J].黑龍江檔案，2023（06）：162-164.

[3]衛(wèi) 婧.信息化技術(shù)賦能企業(yè)辦公室檔案管理工作效率提升的路徑探索[J].中外企業(yè)文化，2023（12）：62-64.

[4]潘宜興.醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化管理的對策研究[J].蘭臺內(nèi)外，2023（35）：49-51.

[5]朱 偉.高校辦公室檔案管理工作效率的提升措施[J].辦公室業(yè)務，2023（20）：7-9.

[6]胡陽陽.信息化背景下新時期辦公室檔案管理規(guī)范化研究[J].辦公室業(yè)務，2023（11）：10-12.

[7]趙姣云.新時代事業(yè)單位人力資源檔案規(guī)范化管理建設探討[J].中國產(chǎn)經(jīng)，2023（19）：179-18.

[8]張 婧，馬 哲.數(shù)字化背景下優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：129.

[9]阿麗瑪，魏 偉，王麗娜，王書裕，楊植林.大數(shù)據(jù)背景下機關(guān)事業(yè)單位提高檔案管理效率策略探析.蘭臺內(nèi)外，2024（22）：1-3.

[10]唐小林.淺析云計算環(huán)境中企事業(yè)單位財務管理會計的信息化.內(nèi)江科技，2023（01）：6-7.

[11]宋雅琪.辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新研究[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化，2023（10）：29-32.

作者單位：寶雞市廣場管理中心

作者簡介：李瑞虹（1976—）女，漢族，陜西寶雞人，大專，助理檔案員，研究方向：檔案管理。