摘 要：文章研究了病歷檔案實體管理模式的發(fā)展，探討傳統(tǒng)管理模式存在的問題，并提出改進的方向。通過對不同管理模式的比較分析，整理新型管理模式的優(yōu)勢和實施方案，希望本次研究可以為病歷檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供一定的參考作用。

關鍵詞：病歷檔案；實體管理；模式發(fā)展

病歷檔案管理一直是醫(yī)療行業(yè)中的重要環(huán)節(jié)，但傳統(tǒng)的實體檔案管理模式在信息化時代已經(jīng)顯得滯后。為了提高管理效率、保障病歷檔案的安全性和完整性，有必要對管理模式實施深入研究和改進。本文旨在探討病歷檔案實體管理模式的發(fā)展，為醫(yī)療機構提供更科學、高效的管理方案。

一、病歷檔案的類型

醫(yī)院病歷檔案是儲存和記錄患者疾病資料的重要文件，分為紙質版和電子版兩種形式。紙質版是傳統(tǒng)的記錄方式，由醫(yī)生手寫，以紙張形式存檔，編寫方式比較簡單，且不受電腦系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡中斷的影響，可以隨時查閱。此外，紙質檔案的存儲成本相對較低，不需要在電子設備和系統(tǒng)上投入過多資源。但是，紙質檔案占用的儲存空間較大，檢索效率低，容易損壞和丟失。隨著信息技術的發(fā)展，電子版病歷檔案應用越來越廣泛。其將患者信息以數(shù)字化的形式實施保存和管理，具有存儲量大、檢索速度快、共享方便等特點。醫(yī)務人員可以通過移動設備隨時隨地查看病歷信息。此外，電子版檔案還可以通過數(shù)據(jù)加密和權限設置的方式保護患者的隱私，提升信息的保密性。

二、病歷檔案實體管理的重要性

病歷檔案實體管理在醫(yī)療衛(wèi)生領域具有重要意義，病歷檔案是醫(yī)療服務的重要組成部分，承載著患者的診療信息、治療方案和疾病發(fā)展軌跡，對醫(yī)療決策和疾病管理至關重要。規(guī)范和高效的病歷檔案管理可以提升醫(yī)療服務的質量和安全水平，減少醫(yī)療事故和誤診率，保障患者的生命健康。完善的病歷檔案管理也有利于醫(yī)療資源的合理配置和利用，促進醫(yī)療信息共享和醫(yī)療衛(wèi)生服務的協(xié)同發(fā)展。病歷檔案的準確性和完整性對醫(yī)學研究和學術交流具有不可替代的作用，為醫(yī)學進步和科學創(chuàng)新提供重要支持。病歷檔案實體管理對于提高醫(yī)療服務水平、保障患者權益、促進醫(yī)療資源共享和推動醫(yī)學科研發(fā)展具有不可替代的重要性，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的基礎和支撐。

三、傳統(tǒng)病歷檔案管理模式存在的問題

1.資源浪費問題

傳統(tǒng)的病歷檔案實體管理模式存在著資源浪費問題。在傳統(tǒng)管理模式下，病歷檔案的存儲和管理通常采用紙質形式，需要大量的物理空間來存放病歷檔案，不僅增加了醫(yī)療機構的運營成本，還占用了寶貴的空間資源。在紙質檔案管理模式下，信息獲取和共享不便捷，醫(yī)務人員需要花費大量時間查找和整理病歷檔案，降低了工作效率。紙質檔案管理存在著信息丟失和損壞的風險，一旦檔案遭到災害或人為破壞，可能導致重要信息丟失，對醫(yī)療服務和患者造成不可挽回的損失。傳統(tǒng)的病歷檔案實體管理模式由于資源浪費、信息獲取不便捷和共享難以及信息丟失風險等問題，已經(jīng)無法滿足當今醫(yī)療衛(wèi)生領域對高效、安全、便捷管理的需求，迫切需要實施現(xiàn)代化轉型和改革。

2.容易造成檔案丟失或損壞

傳統(tǒng)的病歷檔案管理模式容易造成檔案丟失或損壞，在傳統(tǒng)的紙質檔案管理中，檔案可能會因為人為疏忽、管理不善或自然災害等原因而丟失或損壞，導致重要的醫(yī)療信息無法及時獲取，影響醫(yī)療服務的質量和效率。紙質檔案的保存需要占用大量的物理空間，且長時間保存容易受潮、發(fā)霉或被損壞，進一步增加了檔案缺損的風險。傳統(tǒng)的檔案管理方式也存在著信息安全性不高的問題，未經(jīng)授權的人員可能會獲取或被篡改病歷信息，造成嚴重后果。

3.難以實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作

傳統(tǒng)的病歷檔案管理模式往往難以實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作，給醫(yī)療服務帶來一定的困難。在傳統(tǒng)的紙質檔案管理中，不同部門或醫(yī)療機構之間的信息共享和協(xié)同工作存在著諸多障礙。紙質檔案需要手動整理和傳遞，信息流動受限，難以實現(xiàn)即時共享，導致醫(yī)療人員之間信息交流和協(xié)作效率低下。不同醫(yī)療機構之間的檔案共享更是困難重重，患者就診跨機構時信息無法共享，容易造成在診療過程中信息不對稱和重復檢查的情況，增加了患者的負擔和醫(yī)療資源的浪費。在傳統(tǒng)管理模式下檔案信息的安全性無法得到有效保障，信息被泄露的風險也隨之增加，進一步加劇了信息共享和協(xié)同工作的困難。

4.缺少統(tǒng)一的標準化管理

在傳統(tǒng)病歷檔案管理中，不同的醫(yī)院和部門可能會采用不同的管理方法，就會導致信息管理不一致。由于缺乏統(tǒng)一的標準化管理，紙質文檔的命名、分類、存儲等可能各不相同。例如，同一份病歷檔案可能在不同的醫(yī)院被錄入為不同的格式和內(nèi)容，加大了信息的比對分析難度。并且，不同部門之間可能會采取不同的信息管理系統(tǒng)，醫(yī)務人員需要花費大量的時間來熟悉各個管理系統(tǒng)，從而影響信息共享的效率。

四、新型病歷檔案管理模式的優(yōu)勢

1.數(shù)字化管理提高效率

數(shù)字化管理是現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，其提升效率是顯而易見的。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)信息的快速錄入、存儲和檢索，極大地提高了醫(yī)療工作的效率。醫(yī)務人員可以通過系統(tǒng)快速查找患者的病歷信息，避免了需要翻閱傳統(tǒng)紙質檔案浪費的時間。數(shù)字化管理使得病歷信息的共享和交流變得更加便捷，不同醫(yī)療機構之間可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通共享，提高了醫(yī)療服務的連貫性和協(xié)同性。數(shù)字化管理還能夠通過數(shù)據(jù)分析和挖掘為醫(yī)療決策提供更加科學的依據(jù)，幫助醫(yī)務人員更好地了解患者的病情和治療效果，提升醫(yī)療服務的質量和水平。數(shù)字化管理還可以有效減少紙質檔案管理帶來的空間占用和資源浪費，節(jié)約了醫(yī)療機構的成本，提高了資源利用效率?？偟膩碚f，數(shù)字化管理的高效運作不僅提升了醫(yī)療工作的效率和質量，還為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定了堅實基礎。

2.數(shù)據(jù)備份和恢復更加方便

在數(shù)字化管理模式下，數(shù)據(jù)備份和恢復變得更加方便，這是一項極具重要性的優(yōu)勢。通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)療機構可以輕松實現(xiàn)對病歷數(shù)據(jù)的定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。備份數(shù)據(jù)的過程可以自動化開展，避免了傳統(tǒng)手工備份可能存在的疏漏和錯誤，提高了數(shù)據(jù)備份的準確性和全面性。在數(shù)據(jù)備份完成后，醫(yī)療機構可以根據(jù)需要隨時實施數(shù)據(jù)恢復操作，快速找回因意外刪除或損壞而丟失的數(shù)據(jù)，保障了病歷信息的完整性和可用性。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還支持多種備份方式，如本地備份、云端備份等，醫(yī)療機構可以根據(jù)自身需求和實際情況選擇最適合的備份方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。在數(shù)字化管理模式下的數(shù)據(jù)備份和恢復還能夠有效應對各種突發(fā)情況，如系統(tǒng)故障或病毒攻擊等，保障了醫(yī)療數(shù)據(jù)的持續(xù)性和穩(wěn)定性。數(shù)據(jù)備份和恢復的便捷性是數(shù)字化管理模式的重要優(yōu)勢，為醫(yī)療機構提供了可靠的數(shù)據(jù)保護和應急處理機制，有助于提升醫(yī)療服務的可靠性和穩(wěn)定性。

3.信息共享促進醫(yī)療協(xié)同

信息共享在醫(yī)療協(xié)同中扮演著至關重要的角色，通過建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)療機構能夠實現(xiàn)醫(yī)療信息的便捷共享，使得不同醫(yī)療團隊間能夠更好地協(xié)同工作。在多學科醫(yī)療團隊中，醫(yī)生、護士和技師等不同專業(yè)人員可以通過共享病歷信息，更好地了解患者的病情和治療方案，從而提高醫(yī)療決策的準確性和效率。信息共享也有助于避免重復檢查和治療，減少醫(yī)療資源的浪費，提升醫(yī)療服務的整體質量。在急救和緊急情況下，快速獲取患者的病歷信息至關重要。通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，急救人員可以迅速查閱患者的病史、過敏信息等重要數(shù)據(jù)，有助于及時采取正確的救治措施，提高搶救成功率。信息共享還有助于跨機構之間的協(xié)同工作。不同醫(yī)療機構之間共享病歷信息，可以避免患者在就醫(yī)過程中信息丟失或重復錄入的問題，提升醫(yī)療服務的連貫性和協(xié)同性。

五、實施方案探討

1.引入信息技術支持

引入信息技術支持是實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的關鍵一環(huán)，醫(yī)療機構需要選擇適合自身需求的信息技術系統(tǒng)，包括電子病歷系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲和管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)應具備安全可靠的數(shù)據(jù)存儲功能，確?；颊咝畔⒌碾[私和安全。同時，系統(tǒng)還應具備便捷的數(shù)據(jù)錄入和查詢功能，以提高醫(yī)務人員的工作效率和準確性。醫(yī)療機構需要開展信息技術培訓，確保醫(yī)務人員熟練掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作方法。培訓內(nèi)容應包括系統(tǒng)的基本功能介紹、數(shù)據(jù)錄入規(guī)范及信息查詢技巧等，幫助其快速適應新的工作方式。醫(yī)療機構還應建立信息技術支持團隊，及時解決系統(tǒng)在使用中遇到的問題和故障，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。醫(yī)療機構還可以考慮引入人工智能和大數(shù)據(jù)分析技術，進一步提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的智能化水平。人工智能技術可以幫助醫(yī)療機構實現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)處理和分析，提供個性化的醫(yī)療服務。大數(shù)據(jù)分析技術則可以幫助醫(yī)療機構挖掘患者信息中的潛在規(guī)律和價值，為醫(yī)療決策提供更有力的支持。醫(yī)療機構還需加強信息安全管理，確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不受到未經(jīng)授權的訪問和被篡改，并建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復機制，以應對意外數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障的情況。定期開展數(shù)據(jù)安全審計和漏洞修復，提升系統(tǒng)的整體安全性和穩(wěn)定性。引入信息技術支持是實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的關鍵一步，醫(yī)療機構應結合自身需求和實際情況，選擇合適的技術系統(tǒng)，并加強人員培訓和管理，以確保系統(tǒng)的順利運行和信息安全。

2.建立統(tǒng)一的檔案管理平臺

數(shù)字化時代，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺已成為醫(yī)療機構必不可少的舉措，該平臺的建立將為醫(yī)療行業(yè)帶來諸多益處。統(tǒng)一的檔案管理平臺能夠提高工作效率，簡化病歷檔案的查找和管理流程，節(jié)約醫(yī)務人員的時間和精力。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)便于數(shù)據(jù)備份和恢復，有效降低了數(shù)據(jù)丟失的風險，確保醫(yī)療信息的安全性和完整性。統(tǒng)一平臺也促進了醫(yī)療信息的共享和協(xié)同工作，有助于醫(yī)務人員之間的溝通交流，提高醫(yī)療決策的準確性和效率，避免資源的浪費。在建立統(tǒng)一的檔案管理平臺時，醫(yī)療機構需要考慮引入信息技術支持，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。同時，對醫(yī)務人員開展相關培訓也是至關重要的，以提高他們對系統(tǒng)操作的熟練程度，確保系統(tǒng)的有效使用。加強信息安全管理是保障醫(yī)療信息安全的重要環(huán)節(jié)，需要建立完善的信息安全政策和控制措施，以防止數(shù)據(jù)被泄露和不當使用。在選擇適合需求的系統(tǒng)時，醫(yī)療機構應充分考慮其規(guī)模和特點，選擇能夠滿足自身需求的平臺。建立技術支持團隊也是至關重要的，以確保系統(tǒng)的正常運行和及時維護?？紤]引入人工智能和大數(shù)據(jù)分析技術，有助于提升醫(yī)療信息的利用價值，促進醫(yī)療研究和教育的發(fā)展。

3.設立專業(yè)團隊實施管理和維護

在建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中，設立專業(yè)團隊實施管理和維護是至關重要的一環(huán)。該團隊可以為醫(yī)療機構提供持續(xù)的支持和服務，確保系統(tǒng)的正常運行和持續(xù)改進。專業(yè)團隊的設立不僅有助于解決技術問題，還能夠提供及時的培訓和支持，幫助醫(yī)務人員更好地利用系統(tǒng)提高工作效率。管理和維護的團隊成員應具備專業(yè)的技術知識和經(jīng)驗，能夠快速響應和解決系統(tǒng)故障與技術難題。他們需要定期監(jiān)測系統(tǒng)運行情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。團隊成員還應具備良好的溝通能力和團隊合作精神，與醫(yī)療機構各個部門保持密切聯(lián)系，確保系統(tǒng)能夠滿足不同部門的需求。專業(yè)團隊的培訓也是至關重要的舉措，他們需要不斷更新知識和技能，跟上技術發(fā)展的步伐，以應對不斷變化的醫(yī)療信息技術環(huán)境。培訓內(nèi)容應包括系統(tǒng)操作、故障排除及數(shù)據(jù)安全管理等方面，確保團隊成員具備全面的技術素養(yǎng)和操作能力。通過培訓，團隊成員可以更好地了解系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢，提高工作效率和質量。除了技術支持和培訓，專業(yè)團隊還應重視信息安全管理。需要建立完善的安全控制措施，保護醫(yī)療信息的機密性和完整性，防范數(shù)據(jù)被泄露和不當使用。團隊成員應具備信息安全意識，嚴格遵守相關規(guī)定和政策，確保醫(yī)療信息的安全性。通過擁有專業(yè)的技術知識和經(jīng)驗、持續(xù)的培訓和信息安全管理，專業(yè)團隊可以為醫(yī)療機構提供可靠的支持和服務，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，提升醫(yī)療服務的質量和效率。

4.提升對病歷檔案管理的認知

醫(yī)院領導必須充分認識到病歷檔案管理的重要性，確保病歷信息的真實和完整，遵循法律法規(guī)實施管理。還應將病歷檔案管理納入醫(yī)院的日常議程，并及時發(fā)現(xiàn)和解決相關問題。質控部門需要進一步細化病案質量檢查登記表，增加檢查項目，提高抽查頻率。同時，對質檢結果實行評分，并公開評分結果，制定相應的獎懲措施以激勵醫(yī)務人員，提升病案編制質量。除此以外，醫(yī)院還要加大基礎設施的建設力度，不斷更新病歷檔案管理的技術手段，從而滿足現(xiàn)代化檔案管理需求。

六、結語

綜上所述，通過對病歷檔案實體管理模式的研究和探討，可以看到傳統(tǒng)管理模式的不足之處，也看到了新型管理模式的巨大潛力。未來，隨著信息技術的不斷發(fā)展，病歷檔案管理模式將迎來更加智能化、便捷化的發(fā)展，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展注入新的活力，為人類健康事業(yè)作出更大的貢獻。

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作者單位：濱州市優(yōu)撫醫(yī)院

作者簡介：李霞（1976—），女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。