摘要：數(shù)字化時(shí)代的來臨，信息發(fā)布形式不斷迭代更新。這種變化影響著我國檔案事業(yè)的發(fā)展與建設(shè)，對常規(guī)檔案管理工作提出了新一輪的挑戰(zhàn)。所以，如何利用數(shù)字化、信息化技術(shù)優(yōu)勢，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，成為有關(guān)檔案部門需要深入研究的課題。主要從安全角度分析檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，相關(guān)部門應(yīng)針對安全問題提出有效的解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化建設(shè);安全問題;檔案信息

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足快速且高效的管理需求，尤其在大量檔案的保管、查找、使用等方面存在諸多難題。數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用成為解決這些問題的有效途徑。數(shù)字化檔案管理可以極大地簡化檔案的保管和查找流程，提高檔案的使用效率，同時(shí)也能有效地保障檔案的安全性，減少紙質(zhì)檔案管理中可能發(fā)生的丟失、毀損等問題。但是，在數(shù)字化檔案管理中，也存在著信息安全的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，這需要我們加強(qiáng)對消息安全的認(rèn)識(shí)和理解，采取合適的措施保障檔案的信息安全。

1檔案數(shù)字化的定義和基本原理

檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案或其他非數(shù)字形式的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便于存儲(chǔ)、管理、檢索和傳播的過程。它利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息處理方法，將紙質(zhì)文件、照片、錄音、視頻等信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，并通過網(wǎng)絡(luò)或其他電子手段進(jìn)行傳播和利用。

檔案數(shù)字化的基本原理包括以下幾個(gè)方面：

（1） 掃描和數(shù)字化處理。紙質(zhì)檔案或其他非數(shù)字形式的信息需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像。這個(gè)過程稱為掃描。掃描后的圖像可以通過圖像處理技術(shù)進(jìn)行清晰度、對比度等方面的調(diào)整，以提高圖像質(zhì)量。

（2） 文本識(shí)別（OCR技術(shù)）。對于掃描后的文本圖像，常常需要進(jìn)行光學(xué)字符識(shí)別（OCR，Optical Character Recognition）處理，將圖像中的文字轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的文本數(shù)據(jù)。OCR技術(shù)可以識(shí)別印刷體文字，并將其轉(zhuǎn)化為可編輯、可檢索的文本數(shù)據(jù)。

（3） 圖像和多媒體處理。對于掃描的圖像、照片、錄音、視頻等多媒體信息，需要進(jìn)行圖像處理、音頻處理、視頻處理等，以便于存儲(chǔ)和傳播。這些處理包括圖像壓縮、音頻編碼、視頻壓縮等技術(shù)，以減小數(shù)據(jù)體積，提高存儲(chǔ)和傳輸效率。

2檔案數(shù)字化存在的安全挑戰(zhàn)

2.1數(shù)字檔案開發(fā)層級(jí)顆?；牟蛔?/p>

數(shù)字檔案開發(fā)層級(jí)顆粒化不足，容易出現(xiàn)檔案價(jià)值開發(fā)力度不夠、碎片化檔案數(shù)據(jù)難以進(jìn)行合并和歸類等一系列問題。如果不加以遏制，就會(huì)影響檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。雖然我國目前正積極發(fā)展檔案數(shù)字化工作，并且基本實(shí)現(xiàn)在線利用、遠(yuǎn)程利用紙質(zhì)檔案的目標(biāo)。但從實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀來看，尚未進(jìn)行深層次管理與開發(fā)可供計(jì)算機(jī)理解和閱讀的數(shù)據(jù)粒度層級(jí)。數(shù)據(jù)粒度是指數(shù)據(jù)的細(xì)化程度，其中粒度與數(shù)據(jù)的細(xì)化程度成反比，這就意味著如果數(shù)據(jù)細(xì)化程度較高，那么數(shù)據(jù)粒度則會(huì)表現(xiàn)出較小的趨勢。而在這種情況下，研究型用戶多元化利用檔案的需求無法得到滿足。而結(jié)合龔水英等人的研究成果，發(fā)現(xiàn)當(dāng)檔案信息資源被進(jìn)一步開發(fā)和利用的時(shí)候，檔案機(jī)構(gòu)沒能隨之進(jìn)行深度的開發(fā)與利用，造成數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)不足、數(shù)據(jù)處理不深化等一系列問題。根據(jù)某市檔案館副館長得出的實(shí)踐結(jié)論，基本可以明確，要想真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案信息化發(fā)展目標(biāo)，必須重視對檔案內(nèi)容的細(xì)粒度進(jìn)行管理和開發(fā)。而部分檔案部門在開發(fā)數(shù)據(jù)層面，明顯停留在掃描紙質(zhì)檔案的初級(jí)階段。

2.2數(shù)據(jù)的安全問題

一是數(shù)據(jù)泄露和盜用的風(fēng)險(xiǎn)。隨著各種檔案的數(shù)字化，數(shù)據(jù)泄露和盜用成為重大的安全隱患。未經(jīng)授權(quán)的訪問或惡意攻擊可能導(dǎo)致敏感信息的泄露，包括個(gè)人身份信息、聯(lián)系信息等。這些信息一旦落入不法分子手中，可能被用于非法活動(dòng)，侵犯個(gè)人隱私，危及公共利益，甚至導(dǎo)致社會(huì)矛盾和紛爭。

二是數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性的挑戰(zhàn)。在數(shù)字化過程中，數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性是關(guān)鍵問題。數(shù)據(jù)可能受到未知錯(cuò)誤、惡意篡改或技術(shù)故障的影響，導(dǎo)致數(shù)字化檔案的信息不準(zhǔn)確或不完整。保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性意味著要確保數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)和傳輸過程中沒有丟失或損壞。同時(shí)，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性需要高質(zhì)量的掃描和識(shí)別技術(shù)，以及對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的校驗(yàn)和修復(fù)。確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，是數(shù)字化檔案安全的基本保障［1］。

2.3系統(tǒng)的安全問題及對策

一是網(wǎng)絡(luò)安全威脅與防范。在數(shù)字化檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)安全威脅是一項(xiàng)嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)攻擊者可能采取各種手段，如惡意軟件、網(wǎng)絡(luò)釣魚、拒絕服務(wù)攻擊等，威脅到數(shù)字化檔案的機(jī)密性和完整性。為了防范這些威脅，必須建立健全的網(wǎng)絡(luò)安全體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密通信等技術(shù)手段，確保數(shù)字化檔案在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。

二是系統(tǒng)漏洞和攻擊面分析。系統(tǒng)漏洞是系統(tǒng)安全的薄弱環(huán)節(jié)，攻擊者可能利用這些漏洞進(jìn)行未經(jīng)授權(quán)的訪問和攻擊。因此，對系統(tǒng)進(jìn)行漏洞和攻擊面的分析顯得尤為重要。系統(tǒng)管理員需要定期對系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全評(píng)估，發(fā)現(xiàn)潛在漏洞并及時(shí)修補(bǔ)，以防止黑客利用這些漏洞入侵系統(tǒng)。同時(shí)，分析系統(tǒng)的攻擊面，了解系統(tǒng)可能受到的各種威脅，有助于制定相應(yīng)的安全策略和防范措施，提高系統(tǒng)的整體安全性。

3檔案數(shù)字化建設(shè)中安全問題的解決措施

3.1制定數(shù)字化方案，分步分階段地實(shí)施

（1）建立自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)。為了保證數(shù)字檔案的規(guī)范性、兼容性和安全性，檔案管理部門應(yīng)選擇功能齊全、運(yùn)行可靠的管理軟件，以提高檔案部門辦公效率。例如，網(wǎng)上歸檔電子文件并設(shè)置檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)全文檢索。

（2）確立檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范。檔案管理部門為保證檔案數(shù)字化建設(shè)狀態(tài)的可控性，需要從技術(shù)、管理、評(píng)價(jià)和業(yè)務(wù)等方面制定標(biāo)準(zhǔn)體系，從而提高檔案信息制作、保護(hù)、保存、采集、整理等相關(guān)環(huán)節(jié)的安全指數(shù)。

（3）建設(shè)館藏檔案數(shù)據(jù)庫。在建設(shè)數(shù)字化檔案前，需要著重分析館藏紙質(zhì)檔案的利用率和重要程度，數(shù)字化歸檔其中最有價(jià)值的紙質(zhì)文件，如校史校情資料、畢業(yè)生名冊、歷史老照片等。同時(shí)，還需盡快修復(fù)搶救已受污染、發(fā)生破損且紙質(zhì)變脆變黃的檔案原件。

（4）構(gòu)建檔案數(shù)字化共享平臺(tái)［2］。共享平臺(tái)是指信息資源的共享，因此，檔案管理部門通過建設(shè)數(shù)字化共享平臺(tái)，可以保證檔案數(shù)據(jù)之間實(shí)現(xiàn)共享，并且利用平臺(tái)優(yōu)勢可以有效連接各個(gè)系統(tǒng)，其目的是通過搭建完整的可供部門之間應(yīng)用的信息系統(tǒng)，保證實(shí)現(xiàn)資源共享，在提高檔案信息資源利用率的過程中，有效提升全校各項(xiàng)工作服務(wù)效率。此外，檔案管理部門可以提供網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)，為學(xué)生查詢學(xué)歷、成績，進(jìn)行全文檢索，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。通過這樣的方式可以避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)用失誤的情況，且由于用戶有獨(dú)立的賬號(hào)密碼，所以可以規(guī)避用戶檔案信息被篡改的安全隱患。

檔案數(shù)字化建設(shè)本身屬于一個(gè)較為繁瑣的過程，在開展相關(guān)工作的過程中，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員要高度重視，對該項(xiàng)工作的整體情況進(jìn)行深入的分析和研究。在分析和研究的基礎(chǔ)之上，制定科學(xué)合理的方案。需要指出的是，先進(jìn)的信息技術(shù)層出不窮，在應(yīng)用相關(guān)技術(shù)類型的過程中，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分考慮自身的實(shí)際情況，通過多方比對選擇較為合適的技術(shù)類型。在建設(shè)信息平臺(tái)的過程中，檔案管理部門可以借鑒其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對于本校的信息平臺(tái)進(jìn)行進(jìn)一步改進(jìn)和完善，讓信息平臺(tái)能夠發(fā)揮更大的作用。

3.2確保檔案信息的安全性

保證檔案信息的安全性，并加快檔案的數(shù)字化建設(shè)力度，應(yīng)依據(jù)相關(guān)的文件來進(jìn)行，為檔案管理人員更好地開展日常工作提供有效依據(jù)。在此期間，工作人員應(yīng)當(dāng)設(shè)置數(shù)字檔案查閱權(quán)限，避免在數(shù)字化的過程中出現(xiàn)泄密問題。檔案管理部門也可以通過應(yīng)用數(shù)字密鑰技術(shù)、訪問權(quán)限技術(shù)、系統(tǒng)加密技術(shù)等諸多技術(shù)手段來對檔案進(jìn)行管理，避免數(shù)字化檔案在傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)損毀甚至被竊取的問題，進(jìn)而確保數(shù)字檔案信息的安全性能可以得到有效提升。在這一體系中，工作人員應(yīng)當(dāng)先行制定有關(guān)檔案管理工作的基本制度，并將其告知檔案管理人員，嵌入到檔案信息管理系統(tǒng)中［3］。由檔案人員通過操作檔案信息管理系統(tǒng)，將其與各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程及其信息管理系統(tǒng)予以關(guān)聯(lián)，進(jìn)而控制檔案信息管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容與流程，以及檔案管理的相應(yīng)設(shè)備，并將各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程及其信息管理系統(tǒng)與檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容、流程、檔案管理設(shè)備設(shè)施銜接起來。

3.3數(shù)據(jù)安全保障措施

（1） 通過數(shù)據(jù)加密與身份驗(yàn)證的措施，確保只有授權(quán)人員可以訪問敏感數(shù)據(jù)。同時(shí)，通過定期備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，保障數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，從而全面提高數(shù)字化檔案的安全水平。

（2） 數(shù)據(jù)加密與身份驗(yàn)證。為保障數(shù)字化檔案的安全，數(shù)據(jù)加密和身份驗(yàn)證是關(guān)鍵。使用強(qiáng)加密算法對存儲(chǔ)和傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中不被竊取或篡改。同時(shí)，引入多層次的身份驗(yàn)證機(jī)制，如雙因素認(rèn)證，限制只有授權(quán)人員能夠訪問的敏感數(shù)據(jù)，提升系統(tǒng)的安全性。

（3） 定期備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。建立定期的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃是防范數(shù)據(jù)丟失的有效措施。定期備份檔案數(shù)據(jù)，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全、獨(dú)立的地方，以防止原始數(shù)據(jù)受到病毒攻擊、系統(tǒng)故障或其他災(zāi)害性事件的影響。

4結(jié)語

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全和合規(guī)性。在數(shù)據(jù)安全方面，加密、身份驗(yàn)證、定期備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃等措施可以保障檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性。在系統(tǒng)安全方面，安全審計(jì)、監(jiān)控、漏洞修復(fù)和系統(tǒng)更新等手段有助于提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和抗攻擊能力。未來，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，可以期待更智能化、自適應(yīng)性更強(qiáng)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，同時(shí)也需要持續(xù)關(guān)注新型安全威脅的出現(xiàn)，不斷完善安全保障策略，開展網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)培訓(xùn)和教育，不斷增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)，從根本上規(guī)避檔案數(shù)字化建設(shè)中的安全風(fēng)險(xiǎn)。

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作者簡介：蘇淑瑜，女，福建德化人，館員，本科，研究方向：檔案管理。