一、引言

當(dāng)前大數(shù)據(jù)已成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的重要力量。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的廣泛深入，各行各業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，檔案管理領(lǐng)域也不例外。而傳統(tǒng)檔案管理與服務(wù)模式，在面對(duì)海量、多樣、高速產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息時(shí)，顯得力不從心，迫切需要進(jìn)行創(chuàng)新與變革。因此，基于大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)檔案管理與服務(wù)模式進(jìn)行深入探討具有重要意義。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理與服務(wù)中存在的問題

（一）檔案管理體系不完善

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理體系已無法適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的需求。檔案信息化管理需要革新傳統(tǒng)的檔案管理體系，然而目前多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)的管理體系尚不完善。

一是缺乏專門管理部門或領(lǐng)導(dǎo)小組，導(dǎo)致管理混亂。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理需要專業(yè)指導(dǎo)與統(tǒng)一規(guī)劃，而一些機(jī)構(gòu)未設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門或領(lǐng)導(dǎo)小組，致使檔案管理職責(zé)不明，工作協(xié)調(diào)難度大，使檔案管理難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的要求，導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程受阻。二是檔案分類科學(xué)性不足。在部分檔案分類時(shí)，仍按照單一的時(shí)間、內(nèi)容或主題進(jìn)行分類，而這種分類方式無法滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理與服務(wù)的要求。

（二）檔案信息安全防護(hù)不足

隨著檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的加快，信息安全問題日益凸顯。網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)增加，如何保障檔案信息的保密性、完整性和可用性，如何平衡個(gè)人隱私保護(hù)與檔案資源的開發(fā)利用，成為檔案管理面臨的挑戰(zhàn)。

首先，檔案安全體系不完善，影響著檔案信息的安全。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)需定期維護(hù)、升級(jí)，以確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。然而當(dāng)前一些機(jī)構(gòu)的檔案安全體系，關(guān)于系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、故障恢復(fù)等方面的規(guī)定往往不夠詳盡，甚至缺失，[1]這導(dǎo)致在實(shí)際操作中，系統(tǒng)維護(hù)不及時(shí)，數(shù)據(jù)備份不充分，故障恢復(fù)能力差，已經(jīng)威脅到檔案數(shù)據(jù)的完整性。其次，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息的共享屬性增加了信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。開放檔案信息資源，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)獲取所需檔案信息，但也給不法分子遠(yuǎn)程侵入并謀取利益提供了機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案管理工作面臨計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，部分檔案管理人員在信息化管理中應(yīng)對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)的手段比較單一，大都通過設(shè)置密碼或進(jìn)行物理性的斷網(wǎng)阻攔，這些手段治標(biāo)不治本。[2]很多檔案管理人員并不具備深層次的數(shù)字技術(shù)水平，難以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)保障檔案信息安全。另外，工作人員操作失誤、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障等也會(huì)增加檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）信息化水平不足

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用不足成為阻礙檔案管理與服務(wù)升級(jí)的瓶頸。傳統(tǒng)檔案管理模式以人工管理為主，工作時(shí)間長(zhǎng)且效率低下，不僅會(huì)消耗大量的人力、物力，還可能出現(xiàn)一些人為性的錯(cuò)誤。而大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案資料的處理速度和精確度提出了更高的要求，檔案管理必須實(shí)現(xiàn)從人工管理向科技化、電子化管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，朝著更智能、更高效的方向發(fā)展。然而當(dāng)前許多機(jī)構(gòu)檔案管理信息化水平有限，缺乏先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)和必要的軟件系統(tǒng)。比如缺乏具有快速處理、智能分析能力的數(shù)據(jù)處理算法，難以應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下海量檔案數(shù)據(jù)的處理需求；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理、檢索和分析能力也較弱，難以支持多種數(shù)據(jù)格式的導(dǎo)入導(dǎo)出，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理；現(xiàn)有系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和兼容性也較差，難以與其他信息系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與協(xié)同工作。

（四）檔案管理人才短缺

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作對(duì)人才的需求日益增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的人工操作已難以滿足現(xiàn)代檔案管理的需求，因此，迫切需要更多融合檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)技能及法律素養(yǎng)的復(fù)合型人才。但從實(shí)際情況看，這種人才較為稀缺。第一，部分從事檔案管理工作的人員為兼職，需要處理的事務(wù)龐雜，沒有足夠的時(shí)間和精力去整理大量的檔案資料，造成部分檔案資料無法及時(shí)歸檔，甚至導(dǎo)致檔案丟失。第二，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，但是現(xiàn)階段仍有許多檔案管理人員，其專業(yè)能力難以滿足實(shí)際工作需求，對(duì)信息技術(shù)手段的應(yīng)用存在一定的困難。第三，從事檔案管理工作的人員還普遍存在年齡較大、學(xué)歷不高、專業(yè)知識(shí)落后等問題。第四，檔案管理信息化需要專業(yè)的人才進(jìn)行實(shí)際操作，即需要積極培養(yǎng)理論基礎(chǔ)扎實(shí)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富、信息素養(yǎng)較高的高素質(zhì)檔案管理人才，提高檔案管理隊(duì)伍的整體水平，推動(dòng)檔案管理專業(yè)化發(fā)展。然而當(dāng)前許多機(jī)構(gòu)對(duì)人才培養(yǎng)方面不夠重視，導(dǎo)致人才短缺問題日益凸顯。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的具體措施

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為應(yīng)對(duì)上述提及的檔案信息化管理體系不完善、檔案信息安全防護(hù)不足、檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)水平落后以及檔案管理人才短缺等問題，必須采取切實(shí)可行的創(chuàng)新措施，提升檔案管理與服務(wù)的效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用。

（一）完善檔案信息化管理體系

鑒于檔案管理的專業(yè)性與復(fù)雜性，在實(shí)踐中，第一，要構(gòu)建專門的管理部門或領(lǐng)導(dǎo)小組，以強(qiáng)化檔案信息化管理，明確其職責(zé)與權(quán)限，負(fù)責(zé)檔案信息化管理的整體規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)督與評(píng)估。通過這樣的專業(yè)指導(dǎo)與統(tǒng)一協(xié)調(diào)，可以確保檔案管理各環(huán)節(jié)順暢進(jìn)行，加速檔案管理的信息化進(jìn)程，使檔案管理更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的要求。第二，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案分類體系。檔案分類應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的單一維度，轉(zhuǎn)而采用多維度、多層次的分類方法。結(jié)合檔案的內(nèi)容、形式、來源、時(shí)間等多個(gè)屬性，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案分類體系。同時(shí)，要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案分類的自動(dòng)化與智能化，提高分類的準(zhǔn)確性與效率。第三，還應(yīng)定期對(duì)檔案分類體系進(jìn)行評(píng)估與調(diào)整，充分適應(yīng)檔案內(nèi)容的變化與檔案管理需求的發(fā)展。第四，規(guī)范日常管理維護(hù)流程。使檔案管理流程與規(guī)范更加詳細(xì)，明確檔案在收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人與具體操作步驟。[3]在實(shí)踐中，可以利用信息化手段對(duì)檔案管理流程進(jìn)行監(jiān)控與記錄，確保流程的規(guī)范執(zhí)行。同時(shí)，要建立檔案管理日志，記錄檔案管理的日?；顒?dòng)與異常情況，為檔案管理的持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)

在加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)方面，第一，要增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)。定期組織檔案管理人員參加信息安全培訓(xùn)，增強(qiáng)和提升其信息安全意識(shí)與防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋信息安全的基本概念，常見的網(wǎng)絡(luò)攻擊手段與防范措施等。通過培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠充分認(rèn)識(shí)到信息安全的重要性，并在日常工作中自覺遵守信息安全規(guī)定。第二，積極運(yùn)用先進(jìn)的安全技術(shù)。檔案管理機(jī)構(gòu)要采用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)等先進(jìn)的安全技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行全方位保護(hù)。其中，加密技術(shù)可以確保檔案信息在傳輸與存儲(chǔ)過程中的保密性；訪問控制技術(shù)可以限制對(duì)檔案信息的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問；防火墻技術(shù)可以阻擋來自外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊。同時(shí)，還應(yīng)定期對(duì)安全技術(shù)進(jìn)行更新與升級(jí)，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的新的安全威脅。第三，要制訂信息安全應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，明確在發(fā)生信息安全事件時(shí)的應(yīng)對(duì)措施與流程。比如，建立信息安全監(jiān)測(cè)與預(yù)警系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處置潛在的安全威脅。同時(shí)要加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通與協(xié)作，形成信息安全防護(hù)合力。通過建立信息安全應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，可以確保在發(fā)生信息安全事件時(shí)能夠迅速、有效進(jìn)行處置，最大限度地減少損失。第四，要強(qiáng)化檔案管理人員的安全操作規(guī)范，即通過詳細(xì)的安全操作規(guī)范，明確檔案管理人員在檔案管理過程中應(yīng)遵循的安全操作步驟與注意事項(xiàng)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全操作培訓(xùn)，確保其能夠熟練掌握并嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)范。同時(shí)，要定期對(duì)檔案管理人員的安全操作進(jìn)行檢查與評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)操作行為。

（三）提升檔案管理信息化水平

提升檔案管理信息化水平是檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要措施。第一，要積極引入大數(shù)據(jù)處理、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)的技術(shù)手段，提升檔案數(shù)據(jù)的處理能力，從而實(shí)現(xiàn)利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理與分析；利用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的云端存儲(chǔ)與共享；利用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的智能分類、智能檢索與智能推薦。這些技術(shù)能夠有效提高檔案數(shù)據(jù)處理的效率與準(zhǔn)確性。第二，要構(gòu)建集檔案收集、整理、保管、利用于一體的智能檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力、高效的數(shù)據(jù)處理能力、便捷的數(shù)據(jù)檢索功能以及完善的數(shù)據(jù)安全保護(hù)機(jī)制。同時(shí)，該系統(tǒng)還應(yīng)支持多種數(shù)據(jù)格式的導(dǎo)入導(dǎo)出，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理以及實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、智能化與高效化。第三，應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制。比如可以利用數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)校驗(yàn)等技術(shù)手段對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗與校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性與一致性。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量評(píng)估與監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，提高檔案數(shù)據(jù)的可用性與價(jià)值。第四，加強(qiáng)與其他信息系統(tǒng)之間的對(duì)接與整合，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享與協(xié)同工作。在實(shí)踐中可以通過數(shù)據(jù)接口互通、數(shù)據(jù)交換平臺(tái)等方式與其他信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸與共享，或是利用協(xié)同工作平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案管理人員之間的在線協(xié)作與溝通，從而提高檔案管理的協(xié)同效率與信息共享水平。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，必須加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)，保障檔案管理人才能夠充分適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境。第一，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，引進(jìn)具備信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析、法律知識(shí)等復(fù)合型能力的檔案管理人才。比如，可以通過校園招聘、社會(huì)招聘等渠道吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理隊(duì)伍。通過優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，可以為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供有力的人才保障。第二，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，為檔案管理人員提供系統(tǒng)的培訓(xùn)與豐富的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。[4]在此過程中，要制訂詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃與課程安排，涵蓋檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)分析方法、法律法規(guī)等多個(gè)方面，同時(shí)要鼓勵(lì)檔案管理人員參加學(xué)術(shù)研討會(huì)、行業(yè)交流會(huì)等活動(dòng)，使其拓寬視野、了解行業(yè)動(dòng)態(tài)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平。[5]第三，強(qiáng)化實(shí)踐鍛煉，積累管理經(jīng)驗(yàn)。機(jī)構(gòu)要為檔案管理人員提供豐富的實(shí)踐機(jī)會(huì)，使其在實(shí)際工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)、提升能力。比如可以安排檔案管理人員參與重大檔案管理項(xiàng)目，讓其在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、在實(shí)踐中成長(zhǎng)，同時(shí)，可以鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐，探索新的管理方法與技術(shù)手段。這些舉措可以幫助檔案管理人員積累豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷提高工作創(chuàng)新能力。第四，建立激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)工作熱情。要設(shè)立檔案管理創(chuàng)新獎(jiǎng)項(xiàng)，對(duì)在檔案管理創(chuàng)新方面取得突出成果的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，可以將檔案管理成果與績(jī)效考核、職務(wù)晉升等掛鉤，激勵(lì)檔案管理人員積極投身于檔案管理事業(yè)，從而營造積極向上的工作氛圍，推動(dòng)檔案管理的持續(xù)創(chuàng)新和發(fā)展。[6]

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)的浪潮中，檔案管理與服務(wù)模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。本文通過研究，揭示了大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理存在的問題，同時(shí)提出了相應(yīng)措施，希望能夠?yàn)闄n案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供一定幫助。展望未來，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理將更加注重技術(shù)創(chuàng)新與管理理念的深度融合，不斷探索更加高效、智能、安全的管理和服務(wù)模式。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和管理的日益完善，檔案管理將成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步和文化傳承的重要力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]李曉麗.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（18）：47-49.

[2]狄強(qiáng)軍.大數(shù)據(jù)視角下檔案管理創(chuàng)新研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（21）：32-33+36.

[3]王影.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性的提高策略[J].參花（下），2022（12）：41-43.

[4]溫明明.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作與服務(wù)模式的創(chuàng)新探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（12）：57-59.

[5]鄭瑋.大數(shù)據(jù)背景下如何有效創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（19）：92-93.

[6]田曉光.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略探討[J].黑龍江檔案，2022（06）：227-229.

（作者簡(jiǎn)介：王劍，女，本科，內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟應(yīng)急管理局，中級(jí)，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）