檔案對個人、單位乃至整個社會的發(fā)展有著重要意義。檔案統(tǒng)計就是運用一系列的統(tǒng)計技術(shù)和方法，通過一定的形式描述和分析檔案工作中的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。檔案統(tǒng)計作為了解、認(rèn)識和掌握檔案工作總體情況的重要手段，在檔案管理工作中起著重要作用。通過做好檔案統(tǒng)計及分析，檔案管理人員能夠更好地掌握檔案資源的現(xiàn)狀，優(yōu)化檔案資源的配置，提升檔案資源的利用效率，并為決策提供依據(jù)。信息化時代，傳統(tǒng)檔案管理方法面臨著諸多挑戰(zhàn)，如檔案分類的不規(guī)范等，使檔案統(tǒng)計工作的難度進(jìn)一步增加。而檔案管理者通過優(yōu)化檔案統(tǒng)計工作，進(jìn)一步增強檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性，能夠提升檔案服務(wù)的效率與質(zhì)量。基于此，本文主要對檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用進(jìn)行分析，旨在為相關(guān)管理工作的科學(xué)開展起到一定的參考。

一、檔案統(tǒng)計詳述

檔案統(tǒng)計是對檔案工作中的現(xiàn)象、狀態(tài)、程度進(jìn)行量的描述與分析，為完善檔案管理提供真實的數(shù)據(jù)和資料。檔案統(tǒng)計能夠?qū)n案工作進(jìn)行定量分析和認(rèn)識，以指標(biāo)數(shù)量揭示檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律。

（一）檔案整體情況的直觀反映

檔案統(tǒng)計作為檔案管理的重要工具，其功能不僅限于數(shù)據(jù)收集，可以較為全面、系統(tǒng)地反映檔案各方面的情況，包括但不限于檔案種類、數(shù)量、更新變動情況等?？茖W(xué)的檔案統(tǒng)計方法，能夠幫助檔案管理人員全面地掌握檔案資源的狀態(tài)，更好地識別管理工作中的優(yōu)勢以及不足，并為優(yōu)化檔案管理決策提供有效的數(shù)據(jù)支持。同以往憑借個人經(jīng)驗進(jìn)行的檔案分析不同，科學(xué)的檔案統(tǒng)計可以更客觀、更精確地評估檔案的各類情況。這不僅能夠提高管理決策的科學(xué)性，還能夠保障檔案管理的有效性和規(guī)劃的合理性。通過這樣的數(shù)據(jù)驅(qū)動管理方式，檔案管理工作可以在更加科學(xué)與系統(tǒng)的框架下高質(zhì)量地開展，從而有效提高檔案資源的使用效率。[1]

（二）優(yōu)化檔案管理流程的重要手段

檔案統(tǒng)計對優(yōu)化檔案管理流程具有重要作用。通過科學(xué)的統(tǒng)計分析，工作人員能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題和隱患，并及時識別潛在的管理漏洞。這種及時的信息反饋機制，不僅有助于解決當(dāng)前的管理難題，也能夠為日后工作的開展提供有效的數(shù)據(jù)支持。

實踐過程中，檔案統(tǒng)計能夠幫助管理人員較好地識別如檔案安全風(fēng)險、重復(fù)存儲等現(xiàn)象，從而采取針對性措施進(jìn)行糾正。同時，檔案統(tǒng)計能有效地挖掘有價值的檔案材料，確保這些重要信息能夠得到充分利用，從而完善檔案管理流程，更好地進(jìn)行檔案資源的交流與共享，進(jìn)一步提高檔案的可獲取性?；诮y(tǒng)計分析結(jié)果，檔案管理流程得以不斷優(yōu)化，管理質(zhì)量和效率隨之提升，進(jìn)而更好地滿足社會的需求，進(jìn)一步發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值。[2]

（三）了解檔案工作的重要方式

檔案統(tǒng)計可以作為管理人員了解檔案工作的重要手段。通過檔案統(tǒng)計，管理人員可以直觀地了解檔案資源的規(guī)模、結(jié)構(gòu)、利用頻率等關(guān)鍵信息，加深對檔案工作的認(rèn)識，逐漸把握檔案工作的一般性規(guī)律。通過深入分析和利用這些統(tǒng)計信息，檔案工作人員能夠不斷提升檔案的管理效率與服務(wù)水平，確保檔案資源得到更加科學(xué)、高效的利用與管理。

（四）制訂計劃和決策的重要依據(jù)

檔案統(tǒng)計是制訂有關(guān)檔案工作計劃和決策的重要依據(jù)。一方面，檔案統(tǒng)計通過對檔案的數(shù)量、類型、分布、利用情況等進(jìn)行全面記錄和分析，為檔案管理部門提供科學(xué)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考。這些數(shù)據(jù)有助于評估檔案工作的現(xiàn)狀并及時發(fā)現(xiàn)問題，幫助制訂合理的計劃和決策。另一方面，通過統(tǒng)計分析，可以了解檔案利用的需求和規(guī)律，為檔案開放審核、編研利用等提供指導(dǎo)，并為調(diào)整和優(yōu)化檔案工作提供參考。因此，檔案統(tǒng)計在檔案工作中具有舉足輕重的作用。[3]

二、檔案統(tǒng)計工作的具體要求

（一）保證統(tǒng)計資料的準(zhǔn)確性

確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是檔案統(tǒng)計工作的核心要求。在進(jìn)行檔案統(tǒng)計時，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，如實填報統(tǒng)計檔案資料，任何虛報、瞞報、拒報統(tǒng)計資料的行為均為禁止行為。同時，嚴(yán)禁偽造或篡改統(tǒng)計數(shù)據(jù)。檔案統(tǒng)計工作人員應(yīng)當(dāng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保所填報的數(shù)字精確無誤，真實反映客觀實際情況?？傊ＷC統(tǒng)計資料準(zhǔn)確無誤是檔案統(tǒng)計工作可靠性和有效性的基礎(chǔ)，對于檔案管理決策的科學(xué)性和檔案服務(wù)的質(zhì)量具有決定性的影響。

（二）保證統(tǒng)計工作的科學(xué)性

檔案統(tǒng)計工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)計工作的相關(guān)規(guī)定，采用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法來進(jìn)行統(tǒng)計資料的收集、整理與分析。為了確保檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和可比性，應(yīng)當(dāng)采用全國范圍內(nèi)通用的檔案統(tǒng)計報表，并采用一致的報表格式、統(tǒng)計口徑和標(biāo)準(zhǔn)。具體而言，應(yīng)明確統(tǒng)計的范圍、內(nèi)容、項目以及具體要求，逐步推進(jìn)統(tǒng)計指標(biāo)體系的完整性、統(tǒng)計分類的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)計調(diào)查的科學(xué)化、統(tǒng)計基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、統(tǒng)計計算與數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)的現(xiàn)代化以及統(tǒng)計服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化，從而為檔案管理提供更加精確和高效的數(shù)據(jù)支持。

（三）保證統(tǒng)計工作的及時性

檔案統(tǒng)計工作的及時性要求是指工作人員必須按照既定的時間節(jié)點完成統(tǒng)計資料的報送。若統(tǒng)計資料的上報未能遵循規(guī)定的時間要求，將不可避免地影響整個統(tǒng)計工作的連續(xù)性和時效性，從而錯失關(guān)鍵的數(shù)據(jù)分析時機，導(dǎo)致檔案統(tǒng)計工作無法發(fā)揮其應(yīng)有的功能和作用。因此，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章和紀(jì)律，確保按照規(guī)定的時限，及時地報送相關(guān)統(tǒng)計資料，以保障檔案統(tǒng)計工作的高效運行和數(shù)據(jù)的實時性。[4]

三、在檔案管理中發(fā)揮檔案統(tǒng)計重要作用的措施

（一）強化崗位責(zé)任意識

為了充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計在檔案管理中的重要作用，促進(jìn)檔案統(tǒng)計工作的上下級協(xié)同，形成強大合力，首要任務(wù)是深化工作人員對檔案統(tǒng)計工作重要性的認(rèn)知。在檔案管理實踐中，每位工作人員都應(yīng)清晰界定自身職責(zé)，增強責(zé)任感，充分認(rèn)識到檔案統(tǒng)計對提升檔案管理效能的關(guān)鍵作用，并將其融入日常管理流程中。此外，需從人員配置和機制建設(shè)兩方面著手，確保檔案統(tǒng)計工作的每一項細(xì)節(jié)都得到有效執(zhí)行。同時，相關(guān)部門可從宏觀角度出發(fā)，完善職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)體系，借助日常宣傳、專業(yè)培訓(xùn)等多種途徑，持續(xù)增強檔案工作人員的責(zé)任意識，從而在思想上全面深化他們對檔案統(tǒng)計工作重要性的認(rèn)識。[5]

（二）提升工作人員素質(zhì)

提升檔案統(tǒng)計工作人員的素質(zhì)，是提升統(tǒng)計工作質(zhì)量的重要保障。在檔案統(tǒng)計領(lǐng)域，工作人員不僅要具備扎實的理論基礎(chǔ)，還要在實際操作中，進(jìn)一步提升自身專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。

首先，應(yīng)重視對工作人員的教育培訓(xùn)。要定期開展培訓(xùn)活動，以幫助工作人員更新知識結(jié)構(gòu)，掌握最新的統(tǒng)計方法以及統(tǒng)計工具。其次，要加強業(yè)內(nèi)交流，借鑒其他單位的成功經(jīng)驗，從而對自身的工作進(jìn)行反思和改進(jìn)。最后，鼓勵檔案工作人員加強自身學(xué)習(xí)，提高學(xué)習(xí)的積極性和主動性，不斷提高自身工作能力。

（三）完善監(jiān)督和評價機制

在檔案統(tǒng)計工作中，健全的監(jiān)督機制是確保工作質(zhì)量的關(guān)鍵。這一機制有助于保障各項規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，激勵檔案工作人員自覺遵守規(guī)定，提高工作效率，進(jìn)而保證檔案統(tǒng)計的準(zhǔn)確性、即時性和有效性。對此，首先要通過定期檢查和評估統(tǒng)計工作及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，并提高檔案統(tǒng)計工作整體的規(guī)范性，為檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)。其次，對于檔案統(tǒng)計工作而言，合理且完善的考評機制至關(guān)重要。該機制能夠確保檔案統(tǒng)計工作在明確的評價標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，從而有效提升檔案統(tǒng)計工作的科學(xué)性和規(guī)范性。最后，檔案統(tǒng)計考評機制的建立與實施應(yīng)基于現(xiàn)有的檔案工作評價體系。在具體實施過程中，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高考核評價在整體工作中的分值占比，并對考核指標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化。應(yīng)避免使用過于寬泛的指標(biāo)，而應(yīng)采納諸如“報送時間排名”“數(shù)據(jù)正確率”“臺賬規(guī)范程度”等具體且可量化的指標(biāo)，以保障考評機制的有效性和實際操作中的適用性。

（四）創(chuàng)新檔案統(tǒng)計工作方法

在檔案統(tǒng)計工作中，創(chuàng)新檔案統(tǒng)計方法可以顯著提高統(tǒng)計工作的質(zhì)量和效率，更好地服務(wù)于檔案管理的實際需求。

首先，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身條件對檔案統(tǒng)計工作進(jìn)行創(chuàng)新，這是提升統(tǒng)計工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵舉措。要準(zhǔn)確判斷檔案信息的價值，在依靠傳統(tǒng)數(shù)據(jù)收集和整理方法的基礎(chǔ)上，深入分析檔案內(nèi)容，挖掘數(shù)據(jù)背后的真實價值?？蛇\用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對單位檔案的集成化統(tǒng)計管理。這有助于科學(xué)有效地整合各類檔案信息，實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)分析和管理，極大提升檔案統(tǒng)計的綜合效能。

其次，為了更好地滿足檔案管理的具體需求，檔案統(tǒng)計工作應(yīng)提供直觀的統(tǒng)計呈現(xiàn)方式，如使用圖表、圖形等多維度的數(shù)據(jù)展示工具。通過這些呈現(xiàn)方式，檔案管理人員可以直觀地對比和分析數(shù)據(jù)，從而作出更為精準(zhǔn)的工作決策。同時，創(chuàng)新檔案統(tǒng)計方法還應(yīng)關(guān)注多層次、多角度的數(shù)據(jù)分析，在關(guān)注數(shù)據(jù)數(shù)量的同時，重視數(shù)據(jù)的質(zhì)量以及應(yīng)用場景。[6]總之，要通過不斷地創(chuàng)新和規(guī)范檔案統(tǒng)計工作，為檔案管理工作提供有力的數(shù)據(jù)信息支撐，保證檔案信息的價值得到最大程度的發(fā)揮。

（五）應(yīng)用信息化技術(shù)

近年來，人們不斷提高檔案統(tǒng)計工作的信息化水平，注重運用先進(jìn)的信息化技術(shù)提高統(tǒng)計效率。為落實當(dāng)前國家對檔案工作的要求，緊跟科技發(fā)展腳步，檔案管理部門應(yīng)積極探索和應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，提高統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性和便捷性，并顯著提升數(shù)據(jù)的可訪問性和共享效率。首先，要及時對檔案統(tǒng)計信息管理系統(tǒng)進(jìn)行改造升級，使之在配套新版統(tǒng)計制度的同時，操作更加便捷，功能更加完善，轉(zhuǎn)變?yōu)閭鹘y(tǒng)的報送形式，從而極大地提高統(tǒng)計工作效率。[7]其次，要利用信息技術(shù)全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公，并在統(tǒng)計系統(tǒng)中增加統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析與展示功能，定期輸出基礎(chǔ)分析報告，并通過數(shù)據(jù)可視化替代單一的表格展示，使數(shù)據(jù)更加直觀。

（六）注重統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)用

檔案統(tǒng)計的價值在于統(tǒng)計資料的科學(xué)運用，只有重視統(tǒng)計數(shù)據(jù)的運用，提高統(tǒng)計分析水平，才能更好地為檔案事業(yè)頂層設(shè)計及各項工作的決策部署提供服務(wù)。隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，應(yīng)基于檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)公布制度和統(tǒng)計信息共享機制，圍繞檔案法治建設(shè)、新媒體信息歸檔等檔案領(lǐng)域重大問題展開研究，適時組織專題研討，積極參與部門間統(tǒng)計數(shù)據(jù)共享，發(fā)揮統(tǒng)計資源聯(lián)動優(yōu)勢，開闊視野，拓展思路。[8]同時，注重發(fā)揮研究成果的指導(dǎo)作用，推動檔案統(tǒng)計工作達(dá)到更高水平，更好地服務(wù)檔案事業(yè)。

（七）修訂相關(guān)指標(biāo)

檔案統(tǒng)計作為檔案事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作，是為檔案發(fā)展決策服務(wù)的，檔案統(tǒng)計的具體內(nèi)容、指標(biāo)細(xì)則必須緊貼工作實際，以檔案工作需求為引領(lǐng)。檔案管理部門要積極對每年度的統(tǒng)計年報進(jìn)行及時修訂，對已經(jīng)落后于檔案事業(yè)發(fā)展的統(tǒng)計指標(biāo)作出處理，對與檔案工作實際情況有偏差的統(tǒng)計指標(biāo)加以調(diào)整，使統(tǒng)計指標(biāo)設(shè)置更加科學(xué)，指標(biāo)解釋更加準(zhǔn)確，表格類別劃分更加清晰。此外，也要針對新時代檔案事業(yè)發(fā)展變革中產(chǎn)生的新事物、出現(xiàn)的新情況研究制訂新指標(biāo)，為進(jìn)一步科學(xué)完善檔案統(tǒng)計機制、加強檔案統(tǒng)計工作提供動力。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案統(tǒng)計在檔案管理中具有不可忽視的作用。通過對檔案數(shù)量、種類、使用情況等進(jìn)行系統(tǒng)分析，檔案統(tǒng)計不僅可幫助管理者精準(zhǔn)把握檔案資源現(xiàn)狀，還能提高管理效率和優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，為作出各項重要決策提供一定的數(shù)據(jù)支持。新時期，檔案統(tǒng)計作為科學(xué)管理工具，其應(yīng)用范圍正在不斷擴大。檔案管理部門應(yīng)重視檔案統(tǒng)計工作，不斷完善統(tǒng)計機制與方法，促進(jìn)檔案統(tǒng)計在檔案管理中更好地發(fā)揮作用，為檔案管理現(xiàn)代化和科學(xué)化提供強有力的支持。

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（作者簡介：黃璐，女，碩士研究生，梁山縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）