張建利

會(huì)議決而不行是多方面原因造成的，只有通過(guò)建立穩(wěn)定的會(huì)議體系，才能不斷提高會(huì)議的效率與執(zhí)行效果。

鴻發(fā)集團(tuán)是一家快速消費(fèi)品行業(yè)的龍頭老大，一直在行業(yè)內(nèi)扮演領(lǐng)先者的角色，不過(guò)面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，他們也來(lái)不得半點(diǎn)松懈。4月5日，每月一度的經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議在二樓的會(huì)議室如期召開(kāi)，面對(duì)從全國(guó)各地趕回來(lái)的生產(chǎn)以及銷售分公司經(jīng)理，會(huì)議的第一個(gè)議程照例就是由集團(tuán)企管部張總通報(bào)上月會(huì)議任務(wù)完成情況：

“上月開(kāi)會(huì)時(shí)要求公司的兩種新品本月在廣州上市。要求黃總先將產(chǎn)品帶過(guò)去洽談具體上柜問(wèn)題；生產(chǎn)一部必須盡快再請(qǐng)購(gòu)設(shè)備，為產(chǎn)品上市后的市場(chǎng)供貨進(jìn)行準(zhǔn)備，但是截止到3月28日，新品仍放在倉(cāng)庫(kù)里，還沒(méi)有進(jìn)入商場(chǎng)柜臺(tái)?！?/p>

集團(tuán)副總裁王總打斷了張總的通報(bào)：“現(xiàn)在其他同類廠家都在不斷推出新品，而且有些外資企業(yè)也正在進(jìn)入中低端市場(chǎng)，針對(duì)目前激烈的競(jìng)爭(zhēng)狀況，我們前期做了大量的市場(chǎng)調(diào)研，并根據(jù)消費(fèi)者的偏好研發(fā)出兩個(gè)新品，上個(gè)月再三強(qiáng)調(diào)，這兩個(gè)產(chǎn)品一定要上市，但是現(xiàn)在，產(chǎn)品還是沒(méi)有上柜銷售，黃總你到底是怎么回事，把我的會(huì)議任務(wù)當(dāng)成耳旁風(fēng)了?”

廣州分公司黃總一臉的委屈：“商場(chǎng)的進(jìn)廠費(fèi)用太高，而新品的銷量又不能保證，到最后利潤(rùn)核算我們銷售公司是虧損的啊!”

“新品還沒(méi)上柜，你怎么就知道銷售量不大?不要強(qiáng)調(diào)你的客觀理由，這個(gè)月不管你用什么辦法，我一定要看到這兩個(gè)新品擺在超市的柜臺(tái)上!”

面對(duì)本月長(zhǎng)篇幅的會(huì)議紀(jì)要以及上個(gè)月會(huì)議任務(wù)執(zhí)行率不高于60％的統(tǒng)計(jì)，企管部張總也皺起了眉頭：每個(gè)月都要整理幾百條的會(huì)議任務(wù)，每條會(huì)議任務(wù)都很重要，而且都組織人員對(duì)任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤考核，但是每個(gè)月底進(jìn)行總結(jié)，執(zhí)行率都不高。

而沒(méi)有執(zhí)行的問(wèn)題，又形成下個(gè)月的會(huì)議任務(wù)，逐漸形成了一個(gè)惡性循環(huán)，最終的結(jié)果是高層的戰(zhàn)略意圖落實(shí)不了，而在企業(yè)的基層，面對(duì)眾多的會(huì)議任務(wù)以及明確的時(shí)間界限，在完成不了就要承擔(dān)罰款的前提下，只有應(yīng)付了事，甚至與考核部門(mén)玩對(duì)抗或捉迷藏的游戲，搞得他這個(gè)考核部門(mén)經(jīng)理也是苦不堪言。

會(huì)議任務(wù)執(zhí)行不高的原因分析

通過(guò)對(duì)鴻發(fā)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)主要存在以下問(wèn)題：

★高層整天忙于開(kāi)會(huì)

◆會(huì)議多

根據(jù)對(duì)企業(yè)的情況進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，集團(tuán)目前的常規(guī)性會(huì)議有：

★總裁班子月會(huì)：每月一次，參加者為集團(tuán)總裁班子及各事業(yè)部總經(jīng)理；

★經(jīng)營(yíng)管理月會(huì)；每月一次，主要是由各事業(yè)部、分子公司、營(yíng)銷系統(tǒng)組織召開(kāi)；

★周例會(huì)：分為經(jīng)營(yíng)分析周例會(huì)和管理職能周例會(huì)，其中管理職能周例會(huì)每?jī)芍荛_(kāi)一次，經(jīng)營(yíng)分析周例會(huì)每一周開(kāi)一次；

★日例會(huì)：包括早餐會(huì)、午餐會(huì)等，每天召開(kāi)一次；

★專項(xiàng)工作會(huì)議：根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要，不定期召開(kāi)專項(xiàng)工作會(huì)議，主要是解決專門(mén)的問(wèn)題。

根據(jù)以上統(tǒng)計(jì)，集團(tuán)一年至少召開(kāi)1500～2000個(gè)會(huì)議，按照工作日300天計(jì)算，每天至少參加5～6個(gè)會(huì)議。

◆會(huì)議的效率不高

★會(huì)前準(zhǔn)備不好。針對(duì)會(huì)議召開(kāi)的主題和內(nèi)容，部分會(huì)議并沒(méi)有提前與參會(huì)者進(jìn)行溝通，可能參會(huì)者在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)前還在從事與會(huì)議主題不相關(guān)的工作，進(jìn)會(huì)場(chǎng)后現(xiàn)場(chǎng)思考，很多思路不成熟，而且參會(huì)人員過(guò)多，從而導(dǎo)致大家思路的沖突和協(xié)調(diào)，很難達(dá)成一致的意見(jiàn)，導(dǎo)致會(huì)議效率不高；

★會(huì)議召開(kāi)期間主題不明確。主持人在主持會(huì)議的過(guò)程中，在針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行討論的過(guò)程中，由于控制節(jié)奏不當(dāng)，容易使討論的話題遠(yuǎn)離會(huì)議主題，或者決策人缺席會(huì)議，導(dǎo)致一個(gè)個(gè)沒(méi)有形成決議的會(huì)議產(chǎn)生。

會(huì)議多，形成的會(huì)議任務(wù)自然就多，而且很多是在沒(méi)有達(dá)成共識(shí)的前提下的強(qiáng)制性任務(wù)，這也就為會(huì)議任務(wù)執(zhí)行效率不高埋下了隱患。

★中層，忙于任務(wù)的分解和考核，忽視了對(duì)基層員工進(jìn)行任務(wù)目的宣講，

◆業(yè)務(wù)部門(mén)：忙于任務(wù)的分解

每次會(huì)議結(jié)束后，面對(duì)各個(gè)行業(yè)管理部門(mén)、事業(yè)部布置的工作任務(wù)，企業(yè)的中層管理者都要將任務(wù)進(jìn)行分解基層進(jìn)行實(shí)際操作，面對(duì)突然增加的工作任務(wù)，由于基層對(duì)任務(wù)的目的、時(shí)限性以及事情的輕重緩急不了解，往往機(jī)械地執(zhí)行上面的工作指令。

◆考核部門(mén)：隨著集團(tuán)的不斷發(fā)展擴(kuò)大，會(huì)議任務(wù)涉及的面太廣，而考核仍采用傳統(tǒng)的人員考核方式，考核的范圍無(wú)法有效覆蓋。

由于對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)會(huì)議任務(wù)沒(méi)有充分宣傳到位，從而導(dǎo)致基層人員每天忙于完成任務(wù)，卻不了解這個(gè)任務(wù)對(duì)工作的具體指導(dǎo)意義，只是感覺(jué)增加了工作量，無(wú)任何積極性可言，即使對(duì)集團(tuán)非常重要的任務(wù)，也只是應(yīng)付了事，從而導(dǎo)致問(wèn)題的久拖不決。

尋找解決辦法

★標(biāo)桿企業(yè)的會(huì)議管理模式借鑒

針對(duì)會(huì)議任務(wù)執(zhí)行率不高的問(wèn)題，我們來(lái)看一下寶潔公司對(duì)會(huì)議是如何管理的。

在中國(guó)，寶潔新產(chǎn)品上市的成功率在80％左右，而一般企業(yè)新產(chǎn)品上市的成功率也就在20％～30％左右，那么寶潔是如何做到這么高的新產(chǎn)品上市的成功率的呢?其實(shí)道理也非常簡(jiǎn)單，首先定一個(gè)上市的時(shí)間，然后倒排工期(如圖1上面的箭頭表示的部分)。也就是說(shuō)整個(gè)的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、市場(chǎng)宣傳、銷售各個(gè)環(huán)節(jié)都是圍繞上市時(shí)間來(lái)展開(kāi)的。但是，高層通過(guò)什么來(lái)控制整個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)呢?通過(guò)加強(qiáng)會(huì)議管理來(lái)解決。如圖1所示，圖中有3種會(huì)議：■表示企業(yè)高層(產(chǎn)品節(jié)奏委員會(huì))開(kāi)的會(huì)議。這個(gè)會(huì)議很少，在幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，比如項(xiàng)目立項(xiàng)、上市計(jì)劃書(shū)確認(rèn)的環(huán)節(jié)來(lái)組織召開(kāi)相應(yīng)的會(huì)議?！癖硎井a(chǎn)品線來(lái)開(kāi)的會(huì)議。每?jī)蓚€(gè)月左右就要開(kāi)一個(gè)對(duì)產(chǎn)品線下面各個(gè)產(chǎn)品的進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控的會(huì)議?！硎卷?xiàng)目組來(lái)開(kāi)的會(huì)議，相對(duì)較多。每個(gè)月項(xiàng)目組都要開(kāi)一個(gè)對(duì)各個(gè)方面進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控的會(huì)議。

由此可見(jiàn)，在保證精簡(jiǎn)會(huì)議的基礎(chǔ)上，通過(guò)高層進(jìn)行宏觀決策、產(chǎn)品線制定具體的任務(wù)和指標(biāo)、項(xiàng)目組跟蹤實(shí)際進(jìn)展，同時(shí)對(duì)會(huì)議的節(jié)奏、議題、參加人決定企業(yè)在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中該控制什么點(diǎn)進(jìn)行明確，在保證會(huì)議任務(wù)得到貫徹執(zhí)行的同時(shí)，也提高了新品的成功率。

★構(gòu)建和諧會(huì)議體系

針對(duì)以上集團(tuán)的現(xiàn)狀，要提高會(huì)議任務(wù)的執(zhí)行率，需要從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行改善：

◆會(huì)議體系梳理

對(duì)目前召開(kāi)的各類會(huì)議進(jìn)行分析，判斷有無(wú)召開(kāi)的必要以及召開(kāi)的必備條件?？车裟切榱送▓?bào)問(wèn)題而通報(bào)問(wèn)題，但沒(méi)有人關(guān)注執(zhí)行結(jié)果的會(huì)議或決策人不在的時(shí)候即可以取消會(huì)議。

根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要，將會(huì)議進(jìn)行層次分解，選擇關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)召開(kāi)對(duì)應(yīng)的會(huì)議：

(1)戰(zhàn)略層會(huì)議：包含戰(zhàn)略制定系列會(huì)議、戰(zhàn)略監(jiān)控系列會(huì)議、績(jī)效考核系列會(huì)議。

(2)運(yùn)營(yíng)層會(huì)議：管理例會(huì)、重點(diǎn)專項(xiàng)會(huì)議、業(yè)務(wù)層會(huì)議、公關(guān)會(huì)議、員工溝通會(huì)議。

(3)部門(mén)層會(huì)議。

會(huì)議結(jié)束之后，強(qiáng)化考核部門(mén)的過(guò)程考核機(jī)制，從而支撐運(yùn)營(yíng)體系不斷的調(diào)整、優(yōu)化，推動(dòng)會(huì)議任務(wù)的落實(shí)。通過(guò)管理和考核部門(mén)為所有高層解決時(shí)間安排、會(huì)議組織、人員聯(lián)系等工作；持續(xù)保證企業(yè)的執(zhí)行力和高層工作的連續(xù)性；持續(xù)推動(dòng)企業(yè)級(jí)會(huì)議體系本身的優(yōu)化及提高。

◆提高單個(gè)會(huì)議的效率

★確定會(huì)議參與人

一個(gè)企業(yè)每年要開(kāi)成千上萬(wàn)個(gè)會(huì)議，哪個(gè)會(huì)議由誰(shuí)來(lái)參加?我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有的企業(yè)只要一開(kāi)會(huì)幾個(gè)副總就都來(lái)了，最后卻發(fā)現(xiàn)這個(gè)會(huì)議只和其中一個(gè)副總有關(guān)系，那么其他人員參加會(huì)議又有什么作用呢?所以，事先確定會(huì)議的參與人員可以保證所有人及時(shí)參加正確的會(huì)議；保證知情權(quán)和決策權(quán)；不參與無(wú)關(guān)的會(huì)議；保證時(shí)間的有效性。

★優(yōu)化會(huì)議時(shí)間

會(huì)議的時(shí)間安排也是會(huì)議執(zhí)行體系一個(gè)非常重要的內(nèi)容。通過(guò)優(yōu)化會(huì)議時(shí)間，可以降低各層會(huì)議之間的沖突，解決高層80％的時(shí)間能夠合理安排，從而提高工作效率。

以穩(wěn)定的會(huì)議為主體，調(diào)整安排其他會(huì)議。每年根據(jù)業(yè)務(wù)重點(diǎn)、節(jié)假日等的變化調(diào)整會(huì)議，并且每年還要根據(jù)高層的時(shí)間安排等對(duì)會(huì)議的時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，因?yàn)橹挥懈邔拥臅r(shí)間定下之后中層的時(shí)間才能夠定下來(lái)。

◆利用信息化加強(qiáng)會(huì)議的效率和考核結(jié)果的監(jiān)控

★首先，會(huì)議的組織和召開(kāi)需要一個(gè)IT體系的支撐，從而進(jìn)行不斷地調(diào)整和優(yōu)化。通過(guò)IT工具，企業(yè)可以建立多個(gè)維度的會(huì)議視圖：從總裁的視角，提供全年會(huì)議地圖；從時(shí)間視角，每月每天的會(huì)議清單；從會(huì)議組織者的視角，每個(gè)會(huì)議的職責(zé)分工；單個(gè)會(huì)議視角，每個(gè)會(huì)議的要素。

★其次就是利用信息化監(jiān)控各項(xiàng)任務(wù)的具體進(jìn)展。與IT部門(mén)聯(lián)合盡最大可能的將會(huì)議任務(wù)的進(jìn)展通過(guò)信息化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的搜集和整理。考核部門(mén)可以通過(guò)軟件系統(tǒng)分析各項(xiàng)任務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)，與當(dāng)?shù)氐膶?shí)際考核人員相結(jié)合，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況，進(jìn)行調(diào)整和溝通，保證各項(xiàng)任務(wù)的及時(shí)完成。

總之，會(huì)議任務(wù)的推動(dòng)執(zhí)行是整個(gè)企業(yè)管控思想落地的一個(gè)具體體現(xiàn)，也是企業(yè)從一種管理模式向另一種管理模式轉(zhuǎn)變的重要手段。通過(guò)會(huì)議體系的建立，不斷提高開(kāi)會(huì)的效率和執(zhí)行的效果，才能有效支撐企業(yè)在規(guī)模不斷擴(kuò)大條件下的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。