陳書燕

隨著市場競爭愈演愈烈，興華公司所在的消費品行業(yè)利潤空間也越來越小，當競爭對手都忙于靠降低成本和產(chǎn)品多元化來搶奪市場的時候，興華公司打出了“質(zhì)量＋管理取勝”的品牌宣言，逐步在業(yè)界樹立了良好的口碑，市場份額和利潤總額也逐年穩(wěn)步提升。

公司規(guī)模大了，業(yè)務(wù)走上正軌了，老總們以為可以稍微歇口氣了，但是事實并非如此。公司大大小小的事情都等著老總們?nèi)ラ_會決策，經(jīng)常需要一天趕個四五場，疲于奔命。不僅高層抱怨會多，公司中層和基層也是苦不堪言。中層經(jīng)理們每天不是聽別人匯報，就是自己匯報，每天大部分時間都呆在會議室，經(jīng)常因為開會而耽誤處理日常事務(wù)。會議需要有上會材料，這些材料誰來準備?基層骨干們絞盡腦汁幫上司準備匯報PPT，還要擔心匯報效果是否能夠如期所預(yù)，體累腦累。

當會議的矛盾積累到一定程度，終于有人提出，把會議好好梳理一下吧!于是在前年夏天，興華公司成立了包括4名組員在內(nèi)的會議管理項目組，還聘請了2名外部的會議管理專家，希望借助咨詢的方法論和工具對興華公司的會議進行梳理。6月的天驕陽似火，項目組成員的熱情也是如火如荼，他們利用2個月的時間對興華公司的會議進行了分類分級，搭建了會議體系。針對每一種類型的會議，通過會議模板把會議的時間、參會人(分為可選、必選)、決策人、組織人、支持人、上會材料、主要議題、決策類型等會議關(guān)鍵要素都固化下來，提升了單個會議的效率。除此之外，還建立了會議管理的制度和組織，目的是為了讓這個剛剛起步的“會議體系嬰兒”能夠更有保障地成長。

會議管理在興華公司激起了不小的波瀾，項目還沒結(jié)束，成果就開始推廣運用了。上到高層領(lǐng)導(dǎo)，下到操作人員，無人不對會議管理的成果津津樂道。當會議體系不再“和諧”

然而，會議管理成功實施還不到一年的時間，興華公司內(nèi)部開始有人對會議體系有異議了，有人說，“會議管理的成果都淹沒在一片歌功頌德聲里了，而沒有真正落到實處。”也有人說，“最有用的還是網(wǎng)上訂會議室和會議看板，其他東西我們這些普通員工根本用不著。”還有人抱怨說，“對會議進行了管理，可我還是淹沒在會議的海洋里，會議日程總是滿的?！鄙踔劣腥苏f，“會議管理只是雞肋而已。

面對這些不和諧的聲音，興華公司“會議體系改進別動隊”出動了，別動隊的隊員正是兩年前會議管理項目的成員。會議管理真的無用嗎?他們絕不相信。會議管理并不是一個新的名詞，很多國外著名企業(yè)(如三星、吉百利等)已經(jīng)通過多年的實踐論證了會議管理的優(yōu)越性和可實施性，在國內(nèi)也不乏會議管理成功實施的案例。那究竟是什么原因?qū)е铝伺d華公司會議管理出現(xiàn)了問題呢?

為和諧會議體系“正名”

“會議體系改進別動隊”隊員在全公司范圍內(nèi)，針對目前會議管理存在的問題進行了無記名投票并進行統(tǒng)計，得出了調(diào)研數(shù)據(jù)，如表1所示。

公司共有600名員工，基本全部進行了投票。為了剔除個別意見帶來的誤差，別動隊隊員針對得票數(shù)最多的八大問題進行了分析。這8個問題的比例累加占全部問題比例的72.83％，基本可以代表大眾的觀點。針對這8個問題，別動隊進行了如下分析：

問題一；參會人數(shù)太多

問題挖掘：與會議議題有關(guān)無關(guān)的人都叫上，導(dǎo)致決策效率低下，會議時間延長。原本在兩年前的會議管理項目中，為了解決這個問題，在會議體系中已經(jīng)設(shè)定了“可選參會人”和“必選參會人”的選擇權(quán)限，“可選參會人”沒有要求強制參會。但是在興華公司，因為某些領(lǐng)導(dǎo)和員工的習(xí)慣問題，只要開會就全部都算上，認為既然通知到了就一定得去，不然就是不給領(lǐng)導(dǎo)面子，全然不管“可選”還是“必選”。

解決辦法：“可選參會人”和“必選參會人”的設(shè)計思路非常好，可以讓員工有選擇是否參會的余地，但是對于不同的企業(yè)，企業(yè)文化各有不同，此方法還需靈活運用，不能生搬硬套，以興華公司為例就行不通。因此，建議取消“可選參會人”一項，只通知那些對決策起到關(guān)鍵作用的人，即“必選參會人”參加?？紤]到此舉一開始可能會難以實施，可以設(shè)定一個過渡期，在此期間內(nèi)會議的主持人可以要求每一個參會人(除了決策者)必須準備上會材料，某些“可選參會人”考慮到準備材料的難度，就會慢慢不去“旁聽”會議。等過渡期過了之后，再逐漸取消“可選參會人”。

問題二：會議依舊沒有決議

問題挖掘：由于興華公司的高層總是很忙，總是被很多事務(wù)耽誤而導(dǎo)致無法按時出席應(yīng)該出席的會議，于是，就讓其他人(助理等)代替其出席會議。此舉看似合乎情理，實際上卻是耗時耗力。因為，其他人雖然能代替領(lǐng)導(dǎo)參會，卻無法代替領(lǐng)導(dǎo)決策。

解決辦法：其實，這個問題并非會議體系設(shè)計的問題，歸根到底是單個會議執(zhí)行的問題。對于每一類的項目都設(shè)計模板，嚴格規(guī)定了會前、會中、會后的一些會議相關(guān)因素，如參會人、決策者、會議時間、議題等。理想狀態(tài)下，如果決策者不能出席，應(yīng)該取消這個會議，但是現(xiàn)實條件下很難做到這點。針對興華公司“一會多議題”的現(xiàn)狀，可以設(shè)計折衷方案：會議開始之后，由會議主持人把那些“無決策者的議題”從當次會議的議題中刪除，同時分配給該議題的時間也一并歸零。主持人引導(dǎo)參會者把主要精力和時間放在那些“有決策者的議題”上。對于那些“無決策者的議題”，由會議的組織者重新安排日程，協(xié)調(diào)相關(guān)必選參會人參加。

問題三：領(lǐng)導(dǎo)決策沒有依據(jù)

問題挖掘：通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，因為會議模板上只列明了會議準備材料的名稱，但是不同的人對于同一個名稱的理解是不同的，比如說《XX建議書》，有些人用的是WOrd文本，有些人用的是針對Word文本重新起草的PPT。

解決辦法：其實，規(guī)定匯報的名稱只是第一步，更重要的是規(guī)定匯報的內(nèi)容?！皶h體系改進別動隊”收集了各種版本的上會材料，并通過與各個部門的幾輪討論，終于把會議準備資料的模板確定下來了。但是領(lǐng)導(dǎo)還是不滿意，認為“會議資料數(shù)量多，但是真正有用的不多，我需要知道XX會議要看哪幾個數(shù)據(jù)。”這給別動隊提了個難題，這個問題不是單純的“和諧會議體系”就能解決的，還需要有“和諧報表體系”。打個比方，如果把餃子看作企業(yè)的經(jīng)營分析體系，那么面團就是會議體系，每個餃子皮就是單個會議，餡就是報表，餃子好不好吃不僅取決于餃子皮的厚薄、面料的口感，更大程度上取決于餡的好壞。于是，“會議體系改進別動隊”決定在今年啟動經(jīng)營報表分析項目，讓“和諧報表體系”成為“和諧會議體系”的助推器。

問題四：會議時間難以協(xié)調(diào)

問題挖掘：關(guān)于這個問題在企業(yè)中層人員中反應(yīng)特別強烈。當初在梳理會議體系時，根據(jù)會議的時間節(jié)拍和重要程度，把會議分為公司會、部門會和項目會三大類，這三類會議的節(jié)拍和觸發(fā)條件各有不同，很難用一個統(tǒng)一的邏輯把它們串聯(lián)到一起。對于企業(yè)的高層而言，往往只關(guān)注公司會和重要節(jié)點的項目會

議，因此時間比較容易協(xié)調(diào)。但是對于企業(yè)的中層來說，這三類會議都需要參加，容易導(dǎo)致時間上的沖突。

解決辦法：通過分析，別動隊認為之所以造成這種現(xiàn)象，實際上是由于公司很多人還沒有領(lǐng)悟到和諧會議體系的精髓。會議體系若想和諧，必須綜合考慮多類會議、多類人群的需求，把這些因素反映到一張“會議地圖”上，而光華公司將這些因素割裂開，只根據(jù)某種類型的會議設(shè)計了會議地圖，當然不能起到“和諧”的作用。除此以外，“和諧”并不代表會議的優(yōu)先級“一成不變”，而是應(yīng)該“動態(tài)地調(diào)整以適應(yīng)”。可以為各類會議設(shè)置一個“動態(tài)優(yōu)先級”(非固定優(yōu)先級，每月變動一次，通過為會議類型、事件緊迫程度、決策截至?xí)r間等要素分別設(shè)置一個權(quán)重，最后將其進行排列組合得出一個數(shù)字，即為該會議該月的動態(tài)優(yōu)先級)，如果發(fā)生時間沖突，優(yōu)先參加“動態(tài)優(yōu)先級”高的會議。

問題五：會議紀要很少存入去看

問題六：會上的決議過不久就忘?

問題挖掘：這兩個問題實際上說明了一個問題會議紀要并不能有效支持會議決議的跟進。會議紀要的模板中包含“會議決議”、“會議決議執(zhí)行人”、“會議決議跟蹤人”等信息，但是會議紀要并非一個正式的文件，往往在會后不久就被遺忘在參會者的收件箱里面了，至于會議的決議到底跟進的如何，無人得知也無處記錄。

解決辦法：“和諧會議體系”的模板表單主要是為了固化會議程序，而并非是用來管理人的操作。因此，對于某些重要的會議，除了通用的會議紀要模板，公司還需要增加一個正式的記錄會議決議的文件模板，從制度層面體現(xiàn)會議決議的嚴肅性，通過下發(fā)正式文件，提升參會者對會議決議重要性的認知，從思想層面促進會議決議的跟進。另外，從方便使用者的角度來說，原來參會者在看會議紀要時，很難從該文檔的標題上看出會議的決議(會議紀要的命名一般為XXXX會議紀要x年x月x日)，如果時隔多月再想跟蹤這個會議的決議的時候，通常都已經(jīng)記不清這個會議的具體時間了，就需要把一個個的會議紀要分別打開進行核對，非常耗時，有了正式的文件在查找的時候可以方便很多。

問題七很多會議室空著，但是網(wǎng)上卻顯示都訂滿了

問題八：會議看板信息不準

問題挖掘：這兩個問題歸根結(jié)底是對會議文化理解的偏差導(dǎo)致?！昂椭C會議體系”鼓勵開高效會議，提前進行會議準備(包括預(yù)定會議室)，某些員工在訂會議室的時候發(fā)現(xiàn)會議室已滿，下次就提前更多時間進行預(yù)定，更有甚者在1月份就把半年的會議室都先占好，這樣后面就可以“高枕無憂”了，殊不知這樣的行為已經(jīng)損害了其他人的利益，違反了“和諧”的初衷。

解決辦法：首先是通過IT手段來解決，在會議系統(tǒng)中設(shè)置“最多提前預(yù)定期”，超過預(yù)定期的會議室必須等到以后才能預(yù)定。另一方面，加強會議文化宣傳，在企業(yè)里真正營造一種“和諧”的氛圍才是治本之藥。

“會議體系改進別動隊”花了兩個多月的時間，對調(diào)研過程中反饋最多的8個問題進行了分析，提出了解決方案，又經(jīng)歷了三個月的“過渡期”推廣執(zhí)行。這個項目再次在興華公司激起了波瀾，項目成果是值得驕傲的，項目過程更是值得回味的。對于別動隊隊員而言，最大的收獲就是通過這次項目對會議體系進行了反思，從兩年前的“生搬硬套”到現(xiàn)在的“靈活運用”，用實踐走出了一條“興華會議管理”之路。

“忙什么呢?——忙著開會呢!”對于那些像興華公司一樣處于飛速發(fā)展期的企業(yè)來說，或早或晚都會經(jīng)歷一個從“會議無序－會議有序－會議無序－會議有序”的過程，會議管理沒有句號，唯有不斷檢討和改進才能使會議體系持續(xù)“和諧”。