邵 泱

摘要:設(shè)計企業(yè)加強工程設(shè)計合同管理、防范各類風(fēng)險、提高經(jīng)濟效益是科學(xué)發(fā)展觀在實際工作中的體現(xiàn),我們必須使各類風(fēng)險最終消除、降低、可控,從而提升企業(yè)經(jīng)營管理水平,真正做到管理產(chǎn)生效益,使設(shè)計企業(yè)得到健康持續(xù)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞:設(shè)計企業(yè);合同管理;防范風(fēng)險

中圖分類號:D923文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)36-0015-03

工程設(shè)計合同管理貫穿于工程設(shè)計項目管理的全過程。在社會主義市場經(jīng)濟條件下,它對規(guī)范合同各方主體的行為及維護他們的合法權(quán)益,完善和發(fā)展設(shè)計市場起著重要的作用。同時,也是設(shè)計企業(yè)進行設(shè)計質(zhì)量、進度及成本控制的重要手段和風(fēng)險控制的方法之一。甚至在某些時侯,科學(xué)的合同管理產(chǎn)生的經(jīng)濟效益會大于技術(shù)優(yōu)化所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益。隨著我國已加入世界貿(mào)易組織和國家為拉動內(nèi)需加大基本建設(shè)投資力度,設(shè)計企業(yè)參與國際競爭、參與建設(shè)項目實施,簽訂和履行設(shè)計合同日趨頻繁,合同管理的內(nèi)容更加豐富,合同管理的環(huán)境更加復(fù)雜。如果我們的合同簽訂流于形式,沒有真正做到以法律、法規(guī)為依據(jù),用管理防范風(fēng)險、管理產(chǎn)生效益的理念去進行設(shè)計合同管理。將會給企業(yè)帶來風(fēng)險,影響企業(yè)經(jīng)濟效益,進而影響社會效益。因此,提升合同管理水平是新形勢下的迫切要求,是企業(yè)防范各類風(fēng)險、提高經(jīng)濟效益的重要措施、是工程設(shè)計項目管理的核心內(nèi)容。

一、設(shè)計合同管理中存在的風(fēng)險

建設(shè)項目從計劃立項到竣工交付使用都必須經(jīng)歷立項、審批、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程,而設(shè)計單位是這一過程的主要參與者。設(shè)計合同管理的最終目標是使項目設(shè)計按照合同約定和工程進度要求提供高質(zhì)量的設(shè)計產(chǎn)品和優(yōu)良的技術(shù)服務(wù)。設(shè)計合同具有專業(yè)性強、條文涵蓋內(nèi)容多、履約周期長的特點。按委托和被委托關(guān)系分類,設(shè)計合同主要有承包合同和委托合同。加強合同管理,必須防范、降低、控制、消除各種風(fēng)險。合同管理中存在的風(fēng)險主要有:

(一)合同談判簽訂前

1.在爭取簽訂項目承包合同前,設(shè)計企業(yè)對自身具備的優(yōu)勢和劣勢認識不清,對本企業(yè)有限的設(shè)計資源投入方向定位不準,造成機會成本增大和日后簽約率不高。

2.簽訂項目設(shè)計分包合同前對潛在的供方準入資格審查不嚴。一旦簽訂合同就會埋下隱患。沒有對多個具備準入資格的供方進行充分的比較和篩選,造成設(shè)計成本相對較高。

(二)合同談判簽訂中

1.有些交易只是進行口頭約定,雙方?jīng)]有簽訂書面合同,而設(shè)計合同的履約周期又相對較長,這樣一旦發(fā)生糾紛,缺乏文字依據(jù),難以維護自身合法權(quán)益。有些交易同一項目簽訂兩份合同,一份為應(yīng)付管理部門的審查而實際并不按此執(zhí)行,一份實際操作執(zhí)行,這種行為一旦發(fā)生糾紛很難保護自身利益,給國家和集體帶來很大損失。

2.簽訂無效合同?！逗贤ā返?2條規(guī)定,違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定簽訂的合同為無效合同。而無效合同是不受法律保護的。

3.有些合同條款約定不科學(xué),對設(shè)計的進度周期及設(shè)計變更等因素估計不足,造成合同中約定的進度與實際進度脫節(jié),形成違約,造成經(jīng)濟損失。

4.對如何運用賠償條款保護自身利益的意識不強。在未充分評估賠償風(fēng)險,沒有防范風(fēng)險、降低風(fēng)險和控制風(fēng)險措施的前提下承諾賠償金額,以致給企業(yè)的持續(xù)發(fā)展埋下隱患。

5.有些條款的表達不嚴密,以致雙方對合同的理解產(chǎn)生歧義,造成糾紛。

6.主合同與分包合同不一致。諸如主合同已約定了違約和賠償責(zé)任,而分包合同中應(yīng)讓供方承擔(dān)的相應(yīng)的違約或賠償責(zé)任沒有約定等等,造成主合同風(fēng)險增大。

(三)合同談判簽訂后

1.合同簽訂后不去研究合同條款。履約過程中不重視合同相關(guān)的具有法律效力的文字資料的保存。應(yīng)簽證確認的沒有辦理簽證確認。應(yīng)當發(fā)出的書函(會議紀要、供圖協(xié)議、索要資料清單等)沒有發(fā)。只有發(fā)生糾紛時才去查合同、找資料、找記錄。當合法權(quán)益受到侵害為時已晚。

2.在工程設(shè)計過程中,因各種原因變更合同內(nèi)容常會發(fā)生。遇有重大設(shè)計變更,將會隨之帶來設(shè)計費用的增減,帶來設(shè)計進度、設(shè)計深度和設(shè)計范圍的調(diào)整等。合同中應(yīng)變更的內(nèi)容未及時變更,不能使合同更好地履行。

3.應(yīng)中止的合同未能及時中止,以致承擔(dān)不該承擔(dān)的權(quán)利義務(wù),給企業(yè)造成不必要的損失。

4.應(yīng)當行使的權(quán)利沒有行使?！逗贤ā焚x于了合同當事人的抗辯權(quán),但有些設(shè)計單位不會合理行使,造成企業(yè)經(jīng)濟損失。

5.合同糾紛處理不及時、不當。出現(xiàn)合同糾紛后,不能及時采取有效措施或者通過法律途徑保護自身的合法權(quán)益。

6.未及時向債務(wù)人追索債權(quán),貽誤訴訟時機,甚至超過訴訟時效,使得債權(quán)不能得到有效的保護。

二、設(shè)計合同管理產(chǎn)生風(fēng)險的根源

合同管理廣義上理解為各級政府行政管理機關(guān)和金融機構(gòu)以及企業(yè)依據(jù)法律和行政法規(guī)、規(guī)章制度,采取法律的行政手段對合同關(guān)系進行組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)及監(jiān)督,保護合同當事人的合法權(quán)益,處理合同糾紛,防止和制裁違法行為,保證合同順利實施等一系列活動。從設(shè)計企業(yè)的角度加強合同管理,應(yīng)積極提升合同管理水平、消除各類風(fēng)險?，F(xiàn)在的設(shè)計企業(yè),大多數(shù)是從計劃經(jīng)濟時期走過來的國有事業(yè)單位,在長達三十多年的計劃經(jīng)濟年代里,設(shè)計單位基本上不涉及合同,也就不存在什么合同管理了。改革開放以來,勘測設(shè)計行業(yè)由計劃經(jīng)濟逐步轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟,勘測設(shè)計單位開始接觸合同,引入合同意識和合同管理,與80年代初相比,現(xiàn)在設(shè)計企業(yè)的合同管理已完善得多了。但計劃經(jīng)濟體制的影響,或多或少地還在合同管理上存在。設(shè)計企業(yè)的從業(yè)人員對市場與合同、合同與合同管理這兩對關(guān)系的認識還有待進一步提高。從我國的《經(jīng)濟合同法》于1981年12月頒布到1999年公布施行了統(tǒng)一的《合同法》,合同法律經(jīng)歷了一個發(fā)展完善的過程。由于合同法律滯后和我們的合同法律意識滯后加上上述歷史和認識的根源,使得我們的合同管理依然存在不足和風(fēng)險,設(shè)計企業(yè)應(yīng)提高認識,消除差異和盲點。

三、加強設(shè)計合同管理、防范各類風(fēng)險的途徑

為保證設(shè)計合同有效全面的履行,設(shè)計企業(yè)進行設(shè)計進度控制、產(chǎn)品質(zhì)量控制、設(shè)計成本控制、設(shè)計人員派遣安排控制、技術(shù)培訓(xùn)的及組織協(xié)調(diào)工作。設(shè)計合同管理是包括合同規(guī)劃、合同起草、合同談判、合同履行的一個系統(tǒng)工程。合同管理要達到精益管理的要求。設(shè)計企業(yè)應(yīng)探討從以下幾個方面入手。

(一)成立專門的合同管理部門、建立合同管理體系

設(shè)計企業(yè)簽訂設(shè)計合同的行為屬于民事法律行為,合同所確立的是一種民事法律關(guān)系。由于合同本身的法律特征,決定了企業(yè)合同管理不同于企業(yè)的其他管理工作,它已超越了企業(yè)自身的界限,涉及大量的法律法規(guī)等問題。所以企業(yè)應(yīng)當建立專門的設(shè)計合同管理主管部門,并授予其相應(yīng)的管理權(quán)限。企業(yè)簽訂的設(shè)計合同由合同主管部門統(tǒng)一管理,法律顧問參與,各相關(guān)部門審核會簽,從談判、簽約到履約完成實行專業(yè)化的動態(tài)管理。

(二)建立健全和完善創(chuàng)新合同管理制度

設(shè)計企業(yè)應(yīng)當依據(jù)合同本身的法律特征,結(jié)合企業(yè)實際情況,按照具備預(yù)防性、前瞻性、可操作性和開放性的要求,建立健全包括:合同管理機構(gòu)及其職責(zé),合同前期規(guī)劃和談判、合同簽訂和審查、重大項目會議評審、法人授權(quán)委托辦法、合同專用章管理、合同履行與糾紛處理、合同檔案管理、合同管理人員培訓(xùn)、合同管理獎懲考核等一系列的合同管理制度。使合同管理工作有章可循,從而明確管理職責(zé)、規(guī)范管理程序。在此基礎(chǔ)上,要有科學(xué)的態(tài)度、發(fā)展的眼光,在實踐中不斷探索完善制度、創(chuàng)新制度,以不斷適應(yīng)新形勢下的合同管理要求。

(三)提高合同管理人員水平

有了一個健全的合同管理平臺,關(guān)鍵是要有高素質(zhì)的合同管理人員來操作。隨著我國已加入世界貿(mào)易組織,我國的建筑業(yè)都將面臨一次重大的挑戰(zhàn)。新形勢下,對合同管理人員提出了更高更全面的要求,合同管理人員不僅要具備相關(guān)的法律、法規(guī)知識,同時也要掌握一定的建設(shè)工程專業(yè)知識。設(shè)計企業(yè)應(yīng)當重視合同管理人員的培訓(xùn)和考核工作?？梢酝ㄟ^定期為合同管理人員提供培訓(xùn)的機會、開展專業(yè)知識競賽活動等形式,提高合同管理人員的業(yè)務(wù)能力、拓寬合同管理人員的知識面、培養(yǎng)合同管理人員的誠信理念、加強合同管理人員的法律意識。與建設(shè)工程合同管理密切相關(guān)的法律概括起來有兩類:一類是包括物權(quán)法、合同法在內(nèi)的民事商事法律。一類是包括建筑法、招投標法在內(nèi)的經(jīng)濟法。要讓合同管理人員熟知以上法律并能夠較好熟練地應(yīng)用,提高簽約技巧。以保證合同條款的合法性、有效性。同時,設(shè)計企業(yè)應(yīng)建立長效的激勵與約束機制,對合同管理人員定期評價考核。要以人為本、與時俱進,使設(shè)計企業(yè)合同管理工作質(zhì)量不斷提高。

(四)建立合同管理信息系統(tǒng)

現(xiàn)代工程項目設(shè)計中,信息是不可缺少的資源,與之相適應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部建立便捷、暢通的合同管理信息系統(tǒng)。有了內(nèi)部外部和內(nèi)部各部門互動的及時信息,我們的管理才會是及時的、準確的、動態(tài)的、高效的。要通過信息流善于發(fā)現(xiàn)工作中的難點和上下道工序的盲點。通過不斷分析、總結(jié)、溝通、組織和協(xié)調(diào),及時調(diào)整偏差,防范各類風(fēng)險,使設(shè)計項目合同管理能適應(yīng)不斷發(fā)展變化的要求。

(五)加強合同管理監(jiān)督力度

合同由合同主管部門統(tǒng)一管理,除了各相關(guān)部門加強監(jiān)督外,內(nèi)部審計機構(gòu),應(yīng)在合同管理過程中充分發(fā)揮監(jiān)督作用,加強對合同履行的監(jiān)督管理。審查和評價合同管理環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制及風(fēng)險管理的適當性、合法性和有效性;合同管理的資料依據(jù)的充分性和可靠性;合同的簽訂、履行、變更、終止的真實性、合法性以及合同對整個項目投資的效益性。按照預(yù)防為主、審計關(guān)口前移的思路,在過程審計中及時發(fā)現(xiàn)合同簽訂履行過程中出現(xiàn)的問題,提出合理科學(xué)的建議和意見,指導(dǎo)和幫助業(yè)務(wù)部門排除履行障礙,防范各類風(fēng)險,為提高企業(yè)經(jīng)濟效益服務(wù)。

四、加強設(shè)計合同管理、防范各類風(fēng)險應(yīng)重視的幾個環(huán)節(jié)

(一)重視賠償條款,采取有效措施,規(guī)避,降低,控制理賠風(fēng)險

《建設(shè)工程設(shè)計合同》規(guī)定設(shè)計人員對設(shè)計資料及文件出現(xiàn)遺漏或錯誤負責(zé)修改或補充。《建設(shè)工程設(shè)計合同》還規(guī)定,由于設(shè)計人員錯誤造成工程質(zhì)量事故損失,設(shè)計人應(yīng)根據(jù)損失的程度和設(shè)計人責(zé)任大小向發(fā)包人支付賠償金。其中賠償金是由雙方按實際損失的百分比來決定的。而實際損失大小又具有不確定性,一旦造成工程質(zhì)量事故,其賠償金有時會大到超過設(shè)計方的注冊資金,使設(shè)計方難以承擔(dān)。因此,我們在簽訂合同時應(yīng)對理賠風(fēng)險做出識別和評估,根據(jù)承攬項目的具體情況,采取相應(yīng)的規(guī)避、降低、控制風(fēng)險等有效措施,選擇量化賠償金額和參加建設(shè)工程設(shè)計責(zé)任保險等方式,將其影響控制在可以接受的范圍。建設(shè)工程設(shè)計責(zé)任保險按其保險標的不同,分為綜合年度保險、單項工程保險、多項工程保險三種,工程設(shè)計單位在承攬項目中,選擇合適的保險種類。

(二)加強合同管理規(guī)劃工作,嚴格按合同設(shè)計

通過多年的合同管理實踐,我們意識到防范風(fēng)險應(yīng)始于足下。在簽訂合同前,對設(shè)計市場進行全面認真的調(diào)研,根據(jù)設(shè)計企業(yè)實際情況,確定重點,揚長避短,提高簽約率,降低機會成本。重點審查設(shè)計項目招投標過程中各類文件的相關(guān)內(nèi)容和合同格式條款,為簽訂工程設(shè)計合同做好先期準備。根據(jù)簽訂合同對象的具體情況,確定出合同談判的基本原則和策略。綜合考慮設(shè)計項目管理中的各種風(fēng)險,盡可能地制定出相應(yīng)風(fēng)險控制方法并體現(xiàn)在具體合同條款中。同時,盡可能地把優(yōu)化設(shè)計的價值體現(xiàn)在合同條款中。確保合同條款的明確、具體、避免歧義和含糊。承接的設(shè)計項目,簽訂合同后根據(jù)合同約定的權(quán)利和義務(wù)及設(shè)計項目特點,制定設(shè)計方案,合理配置技術(shù)資源,組織設(shè)計人員嚴格按國家有關(guān)設(shè)計深度規(guī)定和發(fā)包人提供的設(shè)計任務(wù)完成設(shè)計工作,并嚴格按發(fā)包人的時間要求提供設(shè)計成果及文件,重視履約過程中的各種書函和簽證是否規(guī)范和齊全。分包委托的項目,應(yīng)根據(jù)項目特點,嚴格審查潛在供方的準入資格,供方應(yīng)是具有能承擔(dān)民事法律責(zé)任的法人,同時具備承接設(shè)計項目的行業(yè)范圍和級別的資質(zhì)。對多個具備準入資格的供方進行充分評估,篩選整體水平較高,具有行業(yè)優(yōu)勢的供方簽約。

(三)選擇有效措施解決合同糾紛和做好合同資料的管理工作

企業(yè)在簽訂合同時應(yīng)選擇合適的違約責(zé)任和糾紛處理條款。合同糾紛出現(xiàn)后,應(yīng)當盡快與對方當事人協(xié)商解決。協(xié)商不成時,通過仲裁或訴訟來解決,必要時申請法院采取財產(chǎn)保全措施。在處理合同糾紛中如果發(fā)現(xiàn)合同詐騙的證據(jù),應(yīng)積極協(xié)助司法機關(guān)快速偵破案件,挽回企業(yè)的經(jīng)濟損失。設(shè)計企業(yè)應(yīng)從承接和委托項目開始,將合同文件資料的管理責(zé)任落實到人,按相關(guān)職責(zé)切實做好妥善保管所有合同及與合同有關(guān)的一切資料的工作,確保歸檔資料的完整性,滿足隨時查閱和詢問的要求,杜絕資料缺失導(dǎo)致的風(fēng)險。

五、結(jié)語

設(shè)計企業(yè)加強工程設(shè)計合同管理、防范各類風(fēng)險、提高經(jīng)濟效益是科學(xué)發(fā)展觀在實際工作中的體現(xiàn),我們必須有科學(xué)的戰(zhàn)略眼光,有超前的規(guī)劃思路,有先進的具體措施,有規(guī)范的操作規(guī)程。使各類風(fēng)險最終消除、降低、可控。從而提升企業(yè)經(jīng)營管理水平,真正做到管理產(chǎn)生效益,使設(shè)計企業(yè)得到健康持續(xù)的發(fā)展。

作者簡介:邵泱(1959- ),女,上海人,浙江省工業(yè)設(shè)計研究院經(jīng)濟師,研究方向:合同管理。