張 真

摘要教務秘書是高校教學管理隊伍中的一員,教務秘書的業(yè)務水平和素質修養(yǎng)直接影響著教學管理的實施,從而直接或是間接的影響到教學質量。本文介紹了教務秘書在教學管理中的現(xiàn)狀及存在的問題,分析了教學秘書應具備的綜合素質,并結合實際闡述了如何改進和提高教學秘書教學管理水平的措施,希望能起到拋磚引玉的效果。

關鍵詞教學秘書 素質 教學管理 高校

中圖分類號:G645文獻標識碼:A

“教學是立校之本,科研是強校之路”,教學工作是高校重中之重的工作。教學管理的水平和質量直接影響著教學工作的好壞,進而影響高校的根本任務——人才培養(yǎng),而教學秘書崗位正是保證學院各項教學管理制度順利實施和正常開展教學活動的重要環(huán)節(jié),也是聯(lián)系學生、教師和學院教學管理職能部門的橋梁和紐帶。

隨著我國高等學校合并、擴招等改革工作的不斷深入,我國許多高校的辦學規(guī)模都不同程度地擴大,為了適應新形勢下教學管理工作的需要,目前大多數(shù)高校普遍實行的校、院二級教學管理,對教學秘書的工作賦予了管理性和服務性的雙重特性,對教學秘書的素質也提出了新的要求與挑戰(zhàn)。因此,要適應新時期高等教育事業(yè)發(fā)展的需要,結合現(xiàn)狀全面培養(yǎng)教學秘書的綜合素質,提高教學管理工作的實效,這對高校的教學質量都具有重要的現(xiàn)實意義。

1 教學秘書的現(xiàn)狀及存在問題

目前,教學秘書整體素質已有很大程度的提高,但教學秘書隊伍建設相對于高校教學科研隊伍建設的速度、質量以及高校的發(fā)展要求而言,還存在著較大的差距和較多的問題。主要有以下三個方面:

1.1 工作不受重視

教學秘書工作處于為教學服務的輔助地位,在一些人眼里,教學秘書是被動的操作者、執(zhí)行者,從事的是簡單的重復勞動,沒有“技術”含量。這種偏見,直接導致教學秘書的整體地位在高校中長期處于低下的狀態(tài),進而造成他(她)們的工作能力和價值難以得到顯現(xiàn)和發(fā)揮,自身認可度和工作積極性的降低,不可避免地成為教學秘書職業(yè)發(fā)展的瓶頸。

1.2 管理水平不高

目前對教學秘書人員選擇上要求不嚴格,條件不統(tǒng)一,造成了教學秘書隊伍人員良莠不齊,其總體文化層次較低、能力不強,缺乏科學管理意識;又因為教學管理工作多是日常性、事務性的工作。在長期工作中,教學秘書已形成了按慣例、按領導指示做事的習慣,嚴重缺乏積極創(chuàng)新意識,結果教務工作只能停留在傳統(tǒng)型、事務型的管理水平上,不具備開拓能力。

1.3 穩(wěn)定性差

教學秘書的培訓深造機會少、晉升機會少、大多默默無聞地工作,缺乏獲得專項獎勵的機會,致使在晉級、評職稱時處于劣勢,因此在教學管理工作中作出顯著成績的基層教學管理工作者待遇偏低,難以穩(wěn)定基層教學管理隊伍。

2 教學秘書應具備的綜合素質

高校教學管理的規(guī)范有序、科學高效與一支精干的教務秘書隊伍是分不開的。在以信息化為主題的知識經濟時代,適應高等教育發(fā)展的新形勢,具備堅定的政治立場和良好的職業(yè)素質以及過硬的業(yè)務能力是對教務秘書最根本的要求。

2.1 過硬的政治素質

思想政治素質是人的綜合素質的核心與靈魂,決定著其他素質的價值和動力方向。目前,各高校從事教學秘書工作的人員素質高低不一,在一定程度上影響了高?？茖W管理水平的提高和學校上規(guī)模、上檔次的發(fā)展要求。

2.2 健康的心理素質

在工作中,教學秘書主要處于配角和服務性的地位,取得的工作成績主要體現(xiàn)為教學工作的正常運轉,不一定會引起領導和別人的關注,更難得到及時的表揚和肯定,但如果工作中稍有疏忽,則可能影響到諸多方面,甚至導致教學事故,并很快遭到來自多方面的誤解、埋怨和批評。如果教學秘書沒有高尚的思想境界、良好健康的心理素質就難以勝任這項工作,如果沒有良好的敬業(yè)精神和奉獻精神,就不能擔當這一重任。

2.3 較高的專業(yè)知識素質

教學管理工作也是一門科學性很強的工作,教學管理者必須具備綜合業(yè)務知識,最好能掌握管理專業(yè)知識與相關專業(yè)知識體系,才能對所從事的工作性質、內容、范圍和要求有明確的認識,并運用科學的管理方法使管理工作科學化、規(guī)范化。因此,教學秘書應該盡可能地多學習一些管理專業(yè)知識,例如教育學、教育管理學、教育心理學、管理心理學、甚至社會學、公共關系學等知識,不斷提高教學管理的理論水平。一個具有相關知識素養(yǎng)的教學秘書和一個只會機械執(zhí)行領導指示的教學秘書,其工作效率和成效,也是截然不同的。

2.4 多樣化的能力素質

高校教學秘書管理工作的知識化、現(xiàn)代化和效能如何,還和他們運用知識的能力有關,即他們不但要有較寬泛的知識素質,而且還要有運用知識解決問題的能力。具體而言包括:

(1)統(tǒng)籌管理能力。教學秘書工作的輔助地位決定了它的被動性,作為領導的參謀和職能部門的助手,隨時隨地可能接到工作指示和任務,如果來一個電話處理一件事,接一個文件安排一項工作,往往會陷于窮于應付的尷尬局面。要能夠妥善安排,對學校紛繁的工作事務要力圖能夠駕馭,從中找出各學年各學期各時段的常規(guī)性事務,事先制定工作計劃,主動出擊且留有余地,在操控中才能游刃有余。對經常性工作和突擊性工作以及臨時出現(xiàn)的工作能分清輕重緩急,頭緒多時在記事本上按照重急輕緩的原則,完成一項劃掉一項,力求有條不紊,只有這樣,才不會有遺漏出現(xiàn)。

(2)應變能力。碰到任務急工作量大的突擊性工作,要求快速作出反應,在短時間內完成交辦的工作,這就要調動平時工作中的各種信息資料,同時須憑工作經驗、對工作任務熟悉程度的積累來完成。要注意在平時的工作中不斷積累可能有用的個人信息資料并加以妥善有序的保管,對教學管理業(yè)務要盡可能熟知,這樣碰到突擊性任務才能從容應對,遇事不慌。把平時做好日常工作作為突擊性工作的基礎,只有平時踏踏實實,勤勤懇懇地工作,才能辦事渠道暢通創(chuàng)造條件。

(3)溝通協(xié)調能力。教學秘書經常需要與教學職能部門和院系領導、教師和學生打交道,只有和他人保持良好的溝通,才能得到理解與支持。高校教學大量工作的順利完成都得益于方方面面人員的共同努力,因此,教學秘書要正確認識并承擔好自己的崗位角色,學會在溝通的基礎上協(xié)調,在協(xié)調中做到到位不越位,參與不干預,出謀不決策,擺正自己的角色位置,在與人協(xié)作共事處理問題時要從多角度考慮,和諧地處理好和上級部門、院系領導、教師和學生的關系。

(4)現(xiàn)代化管理技能。 需要強調的是,教學秘書必須能夠熟練地使用計算機進行日常工作的文檔、表格處理,應用網(wǎng)絡和教學管理系統(tǒng)軟件實現(xiàn)辦公自動化管理。這不但能使工作效率和水準得到提高,而且也能減輕管理中的部分工作量,也為師生和各級教學管理部門提供了快捷優(yōu)質的服務。

(5)寫作和語言表達能力。教學秘書經常要根據(jù)教學中的實際情況擬寫一些教學文書,如教學通知、申請報告等,在處理工作中需與對方反復磋商,下情上達、上情下達,解釋原因等,這都需要較強的書面和語言表達能力,要求能夠行文流暢,表達得體,言簡意賅。

2.5 創(chuàng)新素質

教學秘書工作同其他工作一樣,也有創(chuàng)新問題,教學秘書人員要在做好服務性、輔助性、協(xié)調性工作的基礎上,充分發(fā)揮自己的主觀能動性,積極開動腦筋,對工作任務、工作目標、工作方法有自己獨立的思想和語言。教學管理活動過程中,常常會出現(xiàn)主管領導向教學秘書征詢教學工作安排的意見和建議,此時,教學秘書提出的建議既要能明確表達領導的想法、意圖,又要有新觀點、新建議,敢于突破領導思維的方框,使建議有新意、有創(chuàng)新,進一步完善領導的決策。

3 提高教學秘書教學管理水平的措施

3.1 提高對教學秘書工作的重視度

學校各級領導要充分肯定教學秘書工作在高校教學管理中的地位和作用,提高教學秘書的待遇,包括經濟待遇和行政待遇:一方面,提高教學秘書的工資、津貼水平;學校應意識到教學秘書需要面對師生、領導等多方面壓力,工作辛苦而繁瑣。另一方面,建立合理的干部聘任、選拔制度,給予教學秘書一定的提升機會。將教學秘書隊伍的建設等同于師資隊伍建設來對待,鼓勵教學秘書深入教學第一線,積極開展教學研究。

3.2 提高認識,加強教學秘書隊伍建設

搞好教學管理是提高高校教育教學質量的保證,也是做好服務育人的重要一環(huán)。在教學秘書的教育、培養(yǎng)、穩(wěn)定等方面下功夫,在教學秘書的配備、使用、培訓、晉升、待遇等方面制定相應的政策和措施,為教學管理工作創(chuàng)造良好的氛圍,使教學秘書努力有方向,工作有奔頭。重視建設教學管理隊伍,制定統(tǒng)一的建設規(guī)劃和計劃,把學歷高、思想素質好、敬業(yè)奉獻、年富力強,對自己要求嚴格的人員充實到教學管理崗位上,努力建設一支結構合理、素質較高、富有活力、勇于創(chuàng)新的高水平教學管理隊伍。

3.3 提供培訓和與同仁交流的機會

在不影響正常工作的情況下,可以組織教務秘書集中學習,比如教育學、心理學、管理學等方面的學習、教學系統(tǒng)軟件的使用、學籍管理規(guī)定的實施等。也可以組織教務秘書到其他兄弟院校參觀學習,交流經驗,取長補短。若有條件亦可邀請知名的教育專家來學校講學,這樣可以使教務秘書開拓眼界,活躍思想,有利于他們改變舊的管理理念,總結出新穎的符合學校實際的管理方法。

3.4 積極開展自主學習,注重自身能力素質的培養(yǎng)

教學管理工作的管理性和服務性都要求教學秘書應具備綜合素質與能力。作為教學活動的組織者和管理者之一,教學秘書須自覺學習政治理論知識,提高政治素養(yǎng),樹立正確的人生觀和價值觀。在實踐中,逐漸探索教學管理的新思路,提高管理的效率和水平。

4 結束語

教學管理工作是學校教育教學工作的有機組成部分,是教育教學順利進行的保證。教學管理崗位是奉獻的崗位,也是大有作為的崗位。教學秘書是專業(yè)人員,是服務者,也是指導者,執(zhí)行者。各級領導要重視教學管理工作,認真選拔、積極支持和培養(yǎng)他們;高等教育事業(yè)的發(fā)展和深入,教學管理工作的復雜和特殊,對教學秘書應具備的素質要求也越來越高,教學秘書必須認識到自身的不足,正確處理好工作與學習的關系,加強文化積累、自我努力、自我升華,使自己的綜合素質和業(yè)務能力得到進一步提高。只有這樣,才能建立起一支優(yōu)秀的高校教學管理隊伍,為深化教學管理改革、提高教學及其管理質量打下堅實基礎,為國家培養(yǎng)更多更好的人才。

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