喬逢華

中圖分類(lèi)號(hào)：G276文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673—0992(2009)03—050—03

所謂電子文件，是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子文件是存貯在磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)等介質(zhì)上，能被計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理，它包括用于存貯電子文書(shū)、信件、圖紙、報(bào)表等所形成的軟盤(pán)、硬盤(pán)、光盤(pán)和磁帶。電子文件為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，但它也難以保證文件的原始性、真實(shí)性和憑據(jù)性。電子文件存儲(chǔ)密度高、容量大、體積小，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時(shí)間里從任意地點(diǎn)進(jìn)行查閱，管理方便。但電子文件必須借助計(jì)算機(jī)才能看得見(jiàn)，而且由于電子文件是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行的，比較容易被非法侵入或感染病毒等等。電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。

一、電子文件的保護(hù)技術(shù)

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。黏和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5～15年。

1溫濕度影響。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤(pán)和紙張均有影響。電子文件載體受溫濕度的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃～24℃，相對(duì)濕度為45％～60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃～20℃，相對(duì)濕度為40％±50％，可見(jiàn)，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2灰塵影響。灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失：生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤(pán)，使數(shù)據(jù)丟失。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過(guò)程中。要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3光線的影響。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤(pán)基、帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。

目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對(duì)未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識(shí)讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志，如印鑒、花紋等隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時(shí)，這些標(biāo)志是不會(huì)被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時(shí)間印章法用來(lái)確保電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時(shí)在網(wǎng)上登記的時(shí)間是無(wú)法改變的。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對(duì)的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展。

二、確保電子文件原始性的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過(guò)程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：

1加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理。電子文件是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對(duì)參加電子文件制作和管理的人員進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒(méi)有良好的工作作風(fēng)的人參與電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個(gè)好成分。在沒(méi)有管理要求的情況下，也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過(guò)程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

2電子文件的制作過(guò)程要職責(zé)分明。電子文件的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來(lái)說(shuō)，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

3建立電子文件全過(guò)程管理的制度。電子文件從形成到電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，中間經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清、制度不明、考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開(kāi)始就明確由誰(shuí)進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的

歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別。要明確無(wú)誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。

4建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)。紙質(zhì)文件一旦形成。原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過(guò)程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來(lái)。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息；對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。

三、建立電子文件的歸檔制度

電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。

開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本。形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

四、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

1借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。

2選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

3“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)審慎證證，在萬(wàn)無(wú)一失的情況下實(shí)行，最好以簡(jiǎn)報(bào)、情況報(bào)道類(lèi)，以及信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容已被其他檔案所包含的文件作為簡(jiǎn)化合一的首選目標(biāo)。

4歸檔方式的必要性。電子文件改變了傳統(tǒng)的歸檔方式，可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記，達(dá)到一次錄入、多次輸出，方便隨時(shí)查找和利用文件的目的。文件的起草、修

改、定稿、收發(fā)傳遞都在網(wǎng)上進(jìn)行，尤其是對(duì)文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)更加便捷，進(jìn)一步提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，還可以在網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)放自己有關(guān)的文件、數(shù)據(jù)查詢(xún)系統(tǒng)或提供遠(yuǎn)程報(bào)務(wù)。在新的辦公模式下，雖然電子文件已經(jīng)實(shí)現(xiàn)從文件的起草、審核、簽批到文件的流轉(zhuǎn)、傳遞，發(fā)送的全過(guò)程，有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢(shì)，但由于電子文件在證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在著一些問(wèn)題，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和完善，已形成一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法，因此，紙質(zhì)文件的存在是十分必要。

五、電子檔案的整理與保護(hù)

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)：第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握，處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén)，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢(xún)，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢(xún)。

1軟磁盤(pán)的保護(hù)。A統(tǒng)一軟盤(pán)的規(guī)格，使用3.5寸高密盤(pán)保存。b把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到1年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。c規(guī)范保管條件。要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％～50％，溫度控制在14℃～24℃。加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒，并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。e對(duì)加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類(lèi)文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。f在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán)，便于長(zhǎng)久保存。

2光盤(pán)的保護(hù)。a規(guī)范排放和使用。光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤(pán)翹曲，在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。b保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。為此光盤(pán)存放的溫度宜控制在14℃～24℃，相對(duì)濕度40％～65％。c注意避光。光盤(pán)材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤(pán)過(guò)早老化。因此，光盤(pán)要十分注意避光。不管磁盤(pán)還是光盤(pán)，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，磁盤(pán)每2年，光盤(pán)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。

六、如何發(fā)展和完善文件歸檔

電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法。又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用：計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

電子文件的出現(xiàn)給檔案工作帶來(lái)了一次巨大的變革，把檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來(lái)。但是由于電子文件自身存在的缺點(diǎn)，以及紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性，和經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和完善而形成的比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索方法，使得在一定時(shí)間內(nèi)，這兩類(lèi)文件必然將共同存在，共同發(fā)展。檔案工作者要積極更新知識(shí)，學(xué)習(xí)新的檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)，使兩類(lèi)文件檔案更好的結(jié)合在一起，滿足社會(huì)的需要。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。