摘要：檔案法的頒布實(shí)施，使檔案工作走上了一個更加良好的新局面，做好檔案工作主要的是深化檔案管理，提高檔案的服務(wù)意識，才能體現(xiàn)檔案的自身價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)意識；主動服務(wù)；群體意識

中圖分類號：G648文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-2374（2009）09-0075-02

檔案是歷史的見證,是人類智慧的結(jié)晶,是黨和國家寶貴的文化財(cái)富。我院是一所高等醫(yī)學(xué)院校，以其學(xué)制長、專業(yè)門類多、學(xué)科分類細(xì)、檔案資料學(xué)術(shù)價值高等諸多因素而顯示出其特色，所以搞好檔案資料的收集、整理、管理和利用等系列服務(wù)工作是十分重要的。從黨的十一屆三中全會以來，隨著黨的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移，檔案管理部門逐步由封閉型向半開放型和開放型轉(zhuǎn)化，為四化建設(shè)服務(wù)方面做了大量工作，取得了顯著成績。特別是檔案法的頒布實(shí)施，使檔案工作走上了依法治檔的軌道，為檔案工作創(chuàng)造了良好的條件，檔案工作應(yīng)該有一個更加良好的局面。如何開創(chuàng)檔案工作新局面呢？我認(rèn)為當(dāng)前應(yīng)該把注意力放在深化檔案管理和強(qiáng)化主動服務(wù)意識上來。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案的群體意識

增強(qiáng)檔案意識，是做好檔案工作的前提條件。為了切實(shí)增強(qiáng)全院各處、系、部的檔案員意識，領(lǐng)導(dǎo)意識和全員檔案意識，從三個方面開展宣傳工作：（1）檔案管理在機(jī)關(guān)工作中的重要地位和作用使大家認(rèn)識到檔案工作不是可有可無，而是作用重大的一項(xiàng)工作，是傳遞、貯存信息的重要工具和手段；（2）檔案管理與機(jī)關(guān)職能部門工作的關(guān)系，使大家認(rèn)識到檔案工作與機(jī)關(guān)職能部門工作之間是一種相互服務(wù)，相互促進(jìn)的統(tǒng)一關(guān)系；（3）檔案管理的基礎(chǔ)知識。辦公室積極采取學(xué)習(xí)文件，業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、參加培訓(xùn)等形式，特別是對兼職檔案員講解檔案工作業(yè)務(wù)知識，使大家對檔案管理比較熟悉。通過一系列的工作，全院各處、系、部的檔案工作有了明顯的提高，主要表現(xiàn)在以下四個方面：

1．在管理領(lǐng)導(dǎo)上，由過去只是分管領(lǐng)導(dǎo)重視變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)群體重視，做到了書記親自抓，分管院長、主任具體抓，其他領(lǐng)導(dǎo)積極主動配合抓。學(xué)院成立了以主管檔案院長為組長的各處、系、部檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，有效地保證了檔案工作的日常管理和達(dá)標(biāo)升級的順利開展。

2．在管理力量上，由過去只是辦公室專門管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐栽洪L辦公室為主體，有關(guān)職能部門配合的網(wǎng)絡(luò)管理體系。各職能處、系、部室配備了兼職檔案員，形成了檔案管理為處、系、部提供服務(wù)，各處、系、部主動支持搞好檔案管理的局面。

3．在管理內(nèi)容上，由過去只重視文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橛腥耸隆⒇?cái)務(wù)、基建、科技、教學(xué)、臨床教學(xué)等全面管理綜合檔案，做到了全院檔案資料按標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一收集、整理，按規(guī)定要求統(tǒng)一管理。我院從1965年至2007年綜合檔案室存有各類檔案、資料共 8267卷（冊），其中文書檔案5436卷，會計(jì)113，教學(xué)1671卷，科研186卷，基建794卷，外事、聲像、照片67卷。

4．在管理設(shè)置上，由過去比較簡陋的條件轉(zhuǎn)變?yōu)榛痉蠂乙?guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求。各處、系、部都根據(jù)院里的實(shí)際，按照有關(guān)規(guī)定和要求，積極支持和配置了檔案管理設(shè)施，使學(xué)院綜合檔案室都已形成了一定的模式，做到專人專室和專柜。為了使檔案有較好的管理?xiàng)l件，對檔案庫房進(jìn)行了更新；由過去簡單的木質(zhì)檔案柜、架一律改為按國家標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案柜、檔案裝具、檢索工具柜等，除此之外還配有溫濕計(jì)，照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器、電腦、掃描儀、去濕機(jī)等等設(shè)備及安全報(bào)警裝置。并在1994年我院就實(shí)現(xiàn)了檔案微機(jī)管理。2007年全院又更新為網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)。

5．在管理利用上，強(qiáng)化服務(wù)功能。檔案管理的目的在于應(yīng)用，在于為教學(xué)中心工作搞好服務(wù)。近年來，根據(jù)國家教育、湖北省高等教育發(fā)展規(guī)劃精神，結(jié)合學(xué)校辦學(xué)實(shí)際和醫(yī)學(xué)教育發(fā)展趨勢，科學(xué)制定了“十一五”發(fā)展規(guī)劃，明確辦學(xué)指導(dǎo)思想和辦學(xué)定位：力爭經(jīng)過15年的努力，到2020年把學(xué)校建設(shè)成為省內(nèi)一流、國內(nèi)知名、國際知曉，2～3個專業(yè)進(jìn)入國內(nèi)同類醫(yī)科院校領(lǐng)先行列的教學(xué)型醫(yī)科大學(xué)。那么，學(xué)校的基本建設(shè)、教學(xué)評估、審報(bào)碩士授予權(quán)等等的檔案管理工作也大有作為。近年來隨著我院招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，基本建設(shè)也在不斷加速，諸多項(xiàng)目工作都涉及到檔案作為查找依據(jù)。鑒于此情況，綜合檔案室及時調(diào)整思路，主動為重點(diǎn)項(xiàng)目搞好服務(wù)，保證了各重點(diǎn)項(xiàng)目工作的順利進(jìn)行。如在勤政樓、老圖書館的舊房改造時，就是依據(jù)基建檔案資料才得以找準(zhǔn)各個持撐基礎(chǔ)點(diǎn)的，更是工程質(zhì)量和進(jìn)度大大提高、提前。目前，基建檔案的利用率越來越高，為我院重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的服務(wù)功能也越來越強(qiáng)，更進(jìn)一步為我院基本建設(shè)又好又快地發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、抓管理，健全制度，努力提高檔案管理水平

檔案管理是一門融技術(shù)和政策性于一體的學(xué)科。因此，我們在堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)上下功夫，在規(guī)范管理上花力氣，積極創(chuàng)造條件向檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。（1）建立健全各種檔案管理制度和登記簿。檔案管理制度是實(shí)施檔案有效管理的保證，為了使檔案管理真正落到實(shí)處，學(xué)院建立健全了檔案的管理制度、保密制度、利用制度、安全保衛(wèi)制度等。為了杜絕檔案資料在收集、整理和開展利用中的差錯發(fā)生，我們還建立了檔案借閱登記簿、收發(fā)文登記簿、三密文件登記等；（2）按照升級標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行檔案管理“四統(tǒng)一”。根據(jù)《湖北省機(jī)關(guān)檔案管理升級標(biāo)準(zhǔn)》的要求，按章行事，毫不含糊。如在檔案分類整理中，嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)真整理。學(xué)院檔案管理實(shí)現(xiàn)了管理制度、檔案裝具、案卷排列、封面書寫“四統(tǒng)一”；（3）規(guī)范了管理程序。為了更好地深化檔案管理工作，規(guī)范管理及操作程序，我們堅(jiān)持平時立卷，按照有關(guān)要求和規(guī)定，實(shí)行分類歸檔；（4）文件資料的傳遞上，一律按文件的輕重緩急，區(qū)別對待，分類處理。為了查找方便，還設(shè)立了案卷分類一覽表，基本做到了收發(fā)傳遞快，資料收集全，整理裝訂美觀，查找文件準(zhǔn)。

三、擺正檔案工作位置，解決自身認(rèn)識問題，以實(shí)際行動提高自身社會地位

檔案工作屬于上層建筑的范疇，它是為教學(xué)基礎(chǔ)服務(wù)的。但是在實(shí)際工作中，時常聽到人們對領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作和社會對之不公的埋怨聲。這固然不排除上述問題存在，但是也確有我們自身的認(rèn)識問題。

我認(rèn)為有三個認(rèn)識問題亟待解決。首先是要擺正檔案工作的位置。檔案工作重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)變到服從并服務(wù)于四化建設(shè)上。不論過去還是現(xiàn)在，檔案工作都處于“服務(wù)”的位置上，那就不能把它強(qiáng)調(diào)到不適當(dāng)?shù)某潭龋^分要求領(lǐng)導(dǎo)像重視教學(xué)工作那樣去重視它，從而不恰當(dāng)?shù)厝ヘ?zé)怪領(lǐng)導(dǎo)。特別不應(yīng)忽視自身認(rèn)識上片面性的一面，應(yīng)自覺擺正自己的位置。只有體諒領(lǐng)導(dǎo)的難處，才不至于產(chǎn)生對立情緒，產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。其次是應(yīng)從自身認(rèn)識上去解決，有些分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并不十分了解檔案工作，要靠我們?nèi)ザ嗾埵?、多匯報(bào)、多做宣傳工作，讓領(lǐng)導(dǎo)盡快地熟悉檔案工作，認(rèn)識其重要性，從而重視它，絕非埋怨所能解決問題的。第三點(diǎn)，也是最重要的一點(diǎn)，就是檔案作用發(fā)揮的如何決定著檔案工作社會地位的高低。如果你每天把主要精力花在嘴上埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視，埋怨社會對待不公，而不以實(shí)際行動主動為社會服務(wù)，為四化建設(shè)做出貢獻(xiàn)，也就沒有理由對社會提出種種要求。我們的著眼點(diǎn)應(yīng)是主動服務(wù)多做貢獻(xiàn)去贏得重視，從而提高自身的社會地位。

四、為學(xué)院發(fā)展和社會需求服務(wù)做出更大的貢獻(xiàn)，必須強(qiáng)化主動服務(wù)意識

檔案工作在服務(wù)方式上客觀存在著被動服務(wù)和主動服務(wù)兩種并存的方式。所謂被動服務(wù)，就是通常所說的“等客上門”，被動地為利用者提供服務(wù)。這種方式有待于進(jìn)一步深化，我們要在提高服務(wù)水平，在查準(zhǔn)率、查全率和方便利用等方面下功夫。所謂主動服務(wù)，就是積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會各方面的利用者著想，積極努力創(chuàng)造各種服務(wù)的條件，主動提供多種服務(wù)。這種服務(wù)方式，正是我們現(xiàn)在工作的目標(biāo)，也是當(dāng)前必須強(qiáng)化的一種服務(wù)方式。為此，必須強(qiáng)化主動服務(wù)的觀念、強(qiáng)化信息觀念和效益觀念，做主動為學(xué)院發(fā)展和社會需求服務(wù)的熱心人。要用積極創(chuàng)造開發(fā)利用的物質(zhì)條件，提高管理水平，主動為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)各方面的利用提供多種服務(wù)，才能使之轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

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作者簡介：肖永菊（1961－），女，湖北十堰人，鄖陽醫(yī)學(xué)院辦公室館員，研究方向：檔案管理。