梁 鈺

摘要在我國(guó),無論是國(guó)外上市公司還是國(guó)內(nèi)上市公司,都設(shè)立了董事會(huì)秘書這一職位,可見這一職位的重要性。但是,董事會(huì)秘書一詞在我國(guó)屬于“舶來品”,我國(guó)引進(jìn)董事會(huì)秘書制度的時(shí)間并不長(zhǎng),因此我國(guó)建立健全董事會(huì)秘書制度,目前仍處于探索和發(fā)展階段。本文主要從我國(guó)董事會(huì)秘書制度存在的問題及如何完善進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞上市公司董事會(huì)秘書制度

中圖分類號(hào):F8文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

在我國(guó),董事會(huì)秘書是伴隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要主體——上市公司的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的一個(gè)新職位、新事物。1993年,我國(guó)首批9家公司在香港上市時(shí),出現(xiàn)了第一批董事會(huì)秘書。經(jīng)過二十幾年的發(fā)展,董事會(huì)秘書,尤其是上市公司的董事會(huì)秘書,在公司經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。正是由于上市公司董事會(huì)秘書具有的作用日益重要,我國(guó)新修訂的《公司法》明確作出規(guī)定:上市公司設(shè)董事會(huì)秘書;董事會(huì)秘書是上市公司的高級(jí)管理人員。

1 董事會(huì)秘書的概念

作為一個(gè)新興的職業(yè),董事會(huì)秘書仍未能被大眾所了解,經(jīng)常被誤認(rèn)為是“董事長(zhǎng)的秘書”,或者是公司某個(gè)高級(jí)管理人員的秘書,因此,本文通過與相關(guān)概念方面的比較,來對(duì)“董事會(huì)秘書”這個(gè)概念作進(jìn)一步界定。

首先,董事會(huì)秘書與公司一般秘書。在法律地位、職責(zé)范圍方面,這兩者都有著顯著的不同。董事會(huì)秘書是公司的高級(jí)管理人員,肩負(fù)公司法賦予的公司高級(jí)管理人員的權(quán)利和義務(wù);而公司其他秘書只是公司一般雇員,其權(quán)利義務(wù)一般是由雇傭合同所規(guī)定。在具體職責(zé)方面,董事會(huì)秘書在公司內(nèi)部負(fù)責(zé)公司規(guī)范運(yùn)作相關(guān)程序性事宜,對(duì)公司外部相關(guān)利益主體負(fù)責(zé)信息披露;而公司的其他秘書往往只為某一個(gè)管理人員或部門服務(wù),處理日常行政事務(wù)。 其次,董事會(huì)秘書與公司經(jīng)理等其他高級(jí)管理人員。董事會(huì)秘書與其他公司高級(jí)管理人員的關(guān)系主要包括以下幾方面:第一,董事會(huì)秘書與公司經(jīng)理都是由董事會(huì)選聘、負(fù)責(zé)處理公司日常事務(wù)的公司部門,因此他們都是公司的高級(jí)管理人員。二者都由董事會(huì)來賦予部分權(quán)利,都對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。因此,兩者的相同點(diǎn)就在于他們都是公司日常事務(wù)的實(shí)際執(zhí)行者,都具有一定的對(duì)內(nèi)管理和對(duì)外代表公司的職能。第二,董事會(huì)秘書在公司更多的是從事程序意義上的工作。其職權(quán)表現(xiàn)主要在維持公司的規(guī)范性與透明性,協(xié)助公司的其他部門更好的履行職務(wù),完成工作。但其自身基本上不參與公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。但是公司經(jīng)理卻是管理公司日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的主要部門,它設(shè)立的目的在于幫助董事會(huì)實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)利益最大化。所以,董事會(huì)秘書與公司經(jīng)理在職能上具有本質(zhì)的差別,兩者追求的價(jià)值目的和職能表現(xiàn)明顯不同。第三,董事會(huì)秘書的重要工作之一,就是協(xié)助董事及經(jīng)理在行使公司權(quán)利時(shí)能切實(shí)貫徹國(guó)內(nèi)外有關(guān)法律、法規(guī)、公司章程以及其他相關(guān)規(guī)定,并且董事會(huì)秘書是負(fù)責(zé)公司對(duì)外信息披露事務(wù)的主要部門,按照證券監(jiān)督管理部門的要求提供所需的信息。因此,在實(shí)際工作過程中,董事會(huì)秘書與公司經(jīng)理經(jīng)?；ハ鄮椭?。經(jīng)理向董事會(huì)秘書提供相關(guān)的文件和材料,董事會(huì)秘書協(xié)助公司經(jīng)理在法律范圍內(nèi)更好的履行職務(wù)。再者,董事會(huì)秘書與董事會(huì)的關(guān)系。一方面,董事會(huì)秘書是由董事會(huì)選聘,需要對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé);另一方面,董事會(huì)秘書幫助和協(xié)調(diào)董事會(huì)和董事更好的行使職權(quán)。 總之,董事會(huì)秘書雖然是上市公司程序的執(zhí)行人,是程序性的高級(jí)管理人員。但與傳統(tǒng)高級(jí)管理人員的性質(zhì)是對(duì)應(yīng)統(tǒng)一的,只有將二者功能協(xié)同、合作,才能更好的實(shí)現(xiàn)公司追求利益最大化的目的。正是由于董事會(huì)秘書這樣一種獨(dú)特的性質(zhì)和功能決定了其作為高級(jí)管理人員的獨(dú)特法律地位。

2 我國(guó)的上市公司董事會(huì)秘書制度存在的問題

(1)制度缺陷導(dǎo)致法律地位的尷尬。在新《公司法》明確規(guī)定上市公司董事會(huì)秘書是公司高級(jí)管理人員之前,長(zhǎng)期以來,雖然《關(guān)于B股上市公司設(shè)立董事會(huì)秘書的暫行規(guī)定》、《上海證券交易所上市公司董事會(huì)秘書管理辦法(試行)》、深圳證券交易所《上市公司董事會(huì)秘書管理暫行辦法》、《上市公司章程指引》、上海證券交易所、深圳證券交易所的《股票上市規(guī)則》都先后規(guī)定董事會(huì)秘書是上市公司的高級(jí)管理人員,這些法律文件雖然上市公司要上市必須遵守,但由于缺少法律上的制度支持,因此都流于形式。董事會(huì)秘書制度的先天不足導(dǎo)致法律地位的尷尬。

(2)權(quán)責(zé)規(guī)定的不對(duì)等導(dǎo)致職業(yè)困境。統(tǒng)觀我國(guó)與董事會(huì)秘書相關(guān)的法律規(guī)定,不論是新《公司法》還是其他法律文件,都對(duì)董事會(huì)秘書的職責(zé)做出了各種詳盡規(guī)定,但對(duì)于董事會(huì)秘書的權(quán)利和保障卻很少涉及。由于目前董事會(huì)秘書的選聘基本上都是由控股股東掌握,大眾股東很難監(jiān)督,也沒有任免董事會(huì)秘書的權(quán)力,董事會(huì)秘書很容易變成控股股東的提線木偶,尤其在控股股東與社會(huì)公眾股東之間的利益發(fā)生沖突時(shí)很難發(fā)揮維護(hù)中小股東利益的作用。

(3)價(jià)值定位上的偏差導(dǎo)致價(jià)值實(shí)現(xiàn)不佳。我國(guó)移植董事會(huì)秘書,是我國(guó)公司為在國(guó)外直接上市的目的而必須遵守國(guó)外法律的需要,因此,我國(guó)董事會(huì)秘書制度的建立一般局限在上市公司范圍內(nèi)。從具體職責(zé)的規(guī)定來看,董事會(huì)秘書制度的內(nèi)容基本上從方便外部監(jiān)管的目的出發(fā),有關(guān)董事會(huì)秘書的職責(zé)相關(guān)規(guī)定都強(qiáng)調(diào)對(duì)保管會(huì)議記錄、對(duì)外信息披露等方面,內(nèi)部管理職責(zé)的相關(guān)內(nèi)容很少提及。

3 完善我國(guó)董事會(huì)秘書制度的思考

3.1制度方向方面的完善

(1)擴(kuò)大董事會(huì)秘書制度的適用范圍。我國(guó)董事會(huì)秘書基本局限于上市公司范圍內(nèi),但其他國(guó)家實(shí)行該制度的適用范圍要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于上市公司的范圍。在我國(guó),很多非上市股份有限公司的股東人數(shù)都非常多,急需董事會(huì)秘書這一程序性高級(jí)職員發(fā)揮公司內(nèi)外監(jiān)督的作用。而新修訂的《公司法》規(guī)定雖然明確了董事會(huì)秘書的法律地位,卻也明顯限制了董事會(huì)秘書制度進(jìn)一步發(fā)展的空間。因此,我認(rèn)為不應(yīng)將設(shè)立董事會(huì)秘書的標(biāo)準(zhǔn)限定在公司是否上市,《公司法》應(yīng)擴(kuò)大規(guī)定我國(guó)所有的股份有限公司都應(yīng)設(shè)立董事會(huì)秘書一職,而對(duì)于其他公司是否設(shè)置董事會(huì)秘書,可以由公司自行根據(jù)其經(jīng)營(yíng)規(guī)摸、股東人數(shù)等具體情況在公司章程中進(jìn)行規(guī)定。

(2)統(tǒng)一董事會(huì)秘書制度的法律規(guī)定。目前我國(guó)董事會(huì)秘書制度的大部分法律規(guī)定層次較低。在董事會(huì)秘書制度的相關(guān)法律規(guī)定中,只有新修訂的《公司法》第124條又所涉及,而且只是做了簡(jiǎn)要說明,其余大部分關(guān)于董事會(huì)秘書制度的規(guī)定都是證券交易所制定的相關(guān)規(guī)則,一部分則是中國(guó)證監(jiān)會(huì)單獨(dú)或與國(guó)務(wù)院其他部委聯(lián)合發(fā)布的部門規(guī)章。上市公司對(duì)于證券交易所的規(guī)則必須遵守,否則不能上市,但缺乏法律保障,以致大都流于形式;證監(jiān)會(huì)的規(guī)章雖具更高的法律效力,但在法律體系中層次最低,而且證監(jiān)會(huì)在立法資源、立法實(shí)力以及立法水平上,無法與全國(guó)人大制定的法律相匹及。筆者認(rèn)為比較有效的辦法是構(gòu)建由《公司法》統(tǒng)領(lǐng),其他相關(guān)法律規(guī)定具體支持的法律體系。對(duì)股份有限公司的董事會(huì)秘書的資格要求、法律責(zé)任、權(quán)利保障等作原則性規(guī)定由《公司法》加以確定,同時(shí)對(duì)具體細(xì)節(jié)作規(guī)定授權(quán)其他有關(guān)部門加以制定。

3.2具體法律內(nèi)容的完善

由于我國(guó)新《公司法》的頒布,我國(guó)關(guān)于董事會(huì)秘書的立法步伐正在加快,董事會(huì)秘書制度更加規(guī)范,董事會(huì)秘書在現(xiàn)代公司治理中發(fā)揮的作用也越來越大。為了健全公司組織機(jī)構(gòu),完善公司治理制度,筆者認(rèn)為有以下幾點(diǎn)建議:

(1)改革我國(guó)董事會(huì)秘書的選聘制度。我國(guó)目前的相關(guān)規(guī)定存在著兩點(diǎn)不足:一是公司股東大會(huì)不能通過決議免除現(xiàn)任董事會(huì)秘書,鑒于由于目前中國(guó)上市公司大股東或明或暗的操縱,迫使很多董事會(huì)秘書在許多最重要的對(duì)內(nèi)信息管理和對(duì)外信息披露問題上以大股東利益為先。很明顯這非常不利于保護(hù)中小股東及公司的整體利益;二是對(duì)董事會(huì)秘書權(quán)利保障的缺失,董事會(huì)秘書因不正當(dāng)原因而解聘是否有權(quán)要求公司賠償損失,沒有明確的法律規(guī)定。筆者認(rèn)為對(duì)董事會(huì)秘書的損害賠償請(qǐng)求權(quán)應(yīng)加以明確的法律規(guī)定,在法律制度層面上加以保障。

(2)適當(dāng)?shù)臄U(kuò)大授權(quán)董事會(huì)秘書的權(quán)利范圍。與其他國(guó)家董事會(huì)秘書不同,我國(guó)的公司董事會(huì)秘書無權(quán)代表公司對(duì)外簽定管理性合同。但是董事會(huì)秘書作為公司的高級(jí)管理人員,難免會(huì)與外界發(fā)生聯(lián)系,從維護(hù)債權(quán)人和交易相對(duì)人利益角度出發(fā),筆者認(rèn)為我國(guó)應(yīng)該在法律規(guī)定中明確董事會(huì)秘書具有訂立某些合同的權(quán)力。于此同時(shí),一方面董事會(huì)秘書由董事會(huì)選聘,向董事會(huì)負(fù)責(zé),受其監(jiān)督;另一方面需要對(duì)董事會(huì)執(zhí)行職權(quán)的進(jìn)行監(jiān)督。防止董事會(huì)濫用權(quán)利,隨意聘用或解聘董事會(huì)秘書。另外,應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定董事會(huì)秘書雖然對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé),但其真正是對(duì)公司本身負(fù)責(zé)。

(3)專職專業(yè)人員擔(dān)任董事會(huì)秘書。董事會(huì)秘書若由公司高級(jí)管理人員兼任,把具體的程序性工作交由一般行政人員完成,董事會(huì)秘書難以親自履行相關(guān)規(guī)定職責(zé),容易造成職位的虛化,不能發(fā)揮職務(wù)要求的主動(dòng)性和約束性。但若由普通雇員擔(dān)任,容易造成兼任者責(zé)任模糊,甚至發(fā)生角色錯(cuò)位,畢竟兩種工作性質(zhì)和具體內(nèi)容顯著不同;但若由監(jiān)事?lián)?則削弱了董事會(huì)秘書職位對(duì)其他管理人員的監(jiān)督約束作用,這是董事會(huì)秘書不同于監(jiān)事所獨(dú)有的功能。因此,鑒于董事會(huì)秘書與外界的密切聯(lián)系以及獨(dú)有的監(jiān)督功能,董事會(huì)秘書宜由專職專業(yè)人員擔(dān)任。

(4)增加董事會(huì)秘書的職責(zé)。①加強(qiáng)外界聯(lián)系。授權(quán)其可以代表公司向登記機(jī)關(guān)提出相關(guān)申請(qǐng)、代表公司作出有關(guān)聲明等。②全面監(jiān)督股權(quán)事務(wù)。監(jiān)督公司股份轉(zhuǎn)讓、過戶、股權(quán)喪失,監(jiān)督股權(quán)證書的發(fā)放,出席股東大會(huì),接受股東的質(zhì)詢,發(fā)布通告,監(jiān)督紅利的支付和股票權(quán)益分配。③協(xié)調(diào)公司部門運(yùn)作。董事會(huì)秘書在董事會(huì)、股東大會(huì)以及監(jiān)事會(huì)之間起協(xié)調(diào)作用,在董事會(huì)內(nèi)部,與獨(dú)立董事密切溝通,傳達(dá)公司的重要?jiǎng)酉?。與經(jīng)理層加強(qiáng)溝通,互相協(xié)助,信息交流暢通。協(xié)助監(jiān)事會(huì)了解公司信息和動(dòng)向,更好地發(fā)揮監(jiān)督作用。負(fù)責(zé)向股東大會(huì)發(fā)布公司的重大信息,保障全體股東和公司整體利益。