于海燕

提要成本的分析與控制是企業(yè)采購管理的工作重點之一。本文簡述采購成本的重要性,采購由戰(zhàn)術(shù)地位提高到戰(zhàn)略地位,已成為企業(yè)經(jīng)營的一個核心環(huán)節(jié),是獲取利潤的重要來源,在企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、質(zhì)量保證、供應鏈管理及經(jīng)營管理中起著極其重要的作用。一些原因造成采購成本居高不下,這樣企業(yè)應在采購成本分析方面做出很多努力,以降低采購成本。

關(guān)鍵詞:采購;成本;分析;控制

中圖分類號:F27文獻標識碼:A

一、引言

在傳統(tǒng)思維里,采購就是拿錢買東西,目的就是以最少的錢買到最好的商品。但是,隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展、技術(shù)進步、競爭的日趨激烈,采購已由單純的商品買賣發(fā)展成為一種職能,一種可以為企業(yè)節(jié)省成本、增加利潤、獲取服務的職能。在企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、質(zhì)量保證、供應鏈管理及經(jīng)營管理中起著極其重要的作用。采購成本是企業(yè)成本管理中的主體和核心部分,采購是企業(yè)管理中“最有價值”的部分。正確確定采購的地位,是當今每個企業(yè)在全球化、信息化市場經(jīng)濟競爭中賴以生存的一個基本保障,更是現(xiàn)代企業(yè)謀求發(fā)展壯大的一個必然要求。

二、采購成本分析的內(nèi)容

采購成本包括訂購成本、存貨儲備成本和品質(zhì)構(gòu)成成本。

1、物料的訂購成本。包含以下成本:請購手續(xù)成本,包括請購的人工費用、用品費用和主管的審查費用;采購成本,包括估計、詢價、比價、議價、采購、通訊聯(lián)絡(luò)和用品等費用;收貨驗收成本,包括驗收的人工費用、交通費用和儀器儀表費用;進庫成本,主要是物料的搬運費用;其他成本,包括會計入賬、支付貨款等花費的費用。

2、存貨儲備成本。包括以下費用:資金成本,存貨的品質(zhì)維持需要拖入大量資金,投入的資金便喪失了其他使用這筆資金的機會。如果每年其他使用這筆資金的投資回報率為20%,那么每年存貨資金成本為這筆資金的20%。搬運成本,存貨數(shù)量增加,搬運和裝卸的機會也增加,搬運工人與搬運設(shè)備同樣增加,其搬運成本相應增加;倉儲成本,包括倉庫租金、維護和管理等費用;折舊及陳腐成本,存貨容易發(fā)生品質(zhì)變異、破損、報廢、價值下跌和呆滯料,造成相應的費用損失其他成本,包括存貨的保險費以及其他管理費用等。

3、品質(zhì)成本。設(shè)計品質(zhì)成本:指企業(yè)為保證產(chǎn)品的設(shè)計品質(zhì)適合用戶要求和生產(chǎn)要求所投入的費用,以及設(shè)計缺陷所造成的損失;采購品質(zhì)成本,指為促使和鑒定采購物達到合同規(guī)定的品質(zhì)要求所支付的費用,以及采購物未達到品質(zhì)要求給采購方造成的損失;邊際品質(zhì)成本,指品質(zhì)成本對產(chǎn)品品質(zhì)特性最小單位變化的變動成本;用戶品質(zhì)成本,指用戶為了獲得品質(zhì)滿意的產(chǎn)品所支付的費用,以及產(chǎn)品品質(zhì)不能滿足用戶要求給用戶造成的損失;社會品質(zhì)成本,指國家品質(zhì)監(jiān)督機構(gòu)、環(huán)境保護機構(gòu)、用戶權(quán)益保護組織等在鑒別和促使改進產(chǎn)品品質(zhì)、環(huán)境保護等方面投入的費用,以及產(chǎn)品品質(zhì)不良造成危害給社會帶來的經(jīng)濟損失;全壽命品質(zhì)成本,指產(chǎn)品從市場調(diào)研、研制、生產(chǎn)、使用到報廢、銷毀的全過程中,缺少的對實現(xiàn)全壽命品質(zhì)控制所投入的費用,以及產(chǎn)品品質(zhì)不良造成的損失;作業(yè)品質(zhì)成本,指企業(yè)為促使品質(zhì)人員提高作業(yè)效果所支付的費用以及作業(yè)差錯造成的損失。

三、采購成本結(jié)構(gòu)分析

應用ABC管理分類可以有效地反映企業(yè)采購成本的結(jié)構(gòu)。ABC管理法根據(jù)事物的經(jīng)濟、技術(shù)等方面的主要特征,運用數(shù)理統(tǒng)計方法,進行統(tǒng)計、排列和分析,抓住主要矛盾,分清重點與一般,從而有區(qū)別地采取管理方式的一種定量管理方法。又稱巴雷托分析法、主次因分析法、ABC分析法、分類管理法、重點管理法。它以某一具體事項為對象,進行數(shù)量分析,以該對象各個組成部分與總體的比重為依據(jù),按比重大小的順序排列,并根據(jù)一定的比重或累計比重標準,將各組成部分分為ABC三類,A類是管理的重點,B類是次重點,C類是一般。習慣上常把主要特征值的累計百分數(shù)達70%～80%的若干因素稱為A類,累計百分數(shù)在10%～20%區(qū)間的若干因素稱為B類,累計百分數(shù)在10%左右的若干因素稱C類。

ABC分析和哲學中抓主要矛盾的理論還是有一定區(qū)別的,主要區(qū)別在于,ABC分析用數(shù)量的研究方法來分析出“關(guān)鍵的少數(shù)”,這就使這種分析手段更容易排除假象而認識到事物本質(zhì),更容易排除主觀隨意性而客觀地認識問題。由于采用了數(shù)量的研究方法,才使千百年來人們頭腦中“主要、次要”、“關(guān)鍵、一般”、“綱、目”等認識,轉(zhuǎn)變成了具有較強科學性的現(xiàn)代管理方法。

四、采購成本的控制

在現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)里,多頭對外,分散采購,信息渠道不完善,采購數(shù)量多、品種多,不能準確了解供應商成本的高低,市場競爭激烈,造成企業(yè)采購成本一直居高不下。因此,控制采購成本是亟須解決的問題。

1、對于A類項目的采購成本控制。建立、完善的采購制度,做好采購成本控制的基礎(chǔ)工作。采購工作涉及面廣,并且主要是和外界打交道,因此如果企業(yè)不制定嚴格的采購制度和程序,不僅采購工作無章可依,還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個方面:建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度,不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮,還能預防采購人員的不良行為。建立供應商檔案和準入制度。對企業(yè)的正式供應商要建立檔案,供應商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外,還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等,每一個供應商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。建立價格檔案和價格評價體系。企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價格檔案,對每一批采購物品的報價,應首先與歸檔的材料價格進行比較,分析價格差異的原因。

2、對于B類項目采購成本的控制。確定適宜的采購時機與合理的采購批量采購過早、庫存過多都會增加庫存費用。采購過晚、庫存過少,會引起缺貨損失。采購批量過大,有可能產(chǎn)生積壓;采購批量過小又會增加采購次數(shù)、增加采購的固定費用。所以,企業(yè)應根據(jù)庫存和銷售情況確定適宜的采購時機與合理的采購批量。優(yōu)化整體供應商結(jié)構(gòu)及供應配套體系,這包括通過供應商市場調(diào)研等尋找更好的新供應商、通過市場競爭招標采購、與其他單位合作集中采購、減少現(xiàn)有原材料及零部件的規(guī)格品種進行大量采購、與供應商建立伙伴型合作關(guān)系取得優(yōu)惠價格等。

3、對于C類項目采購成本的控制。實行戰(zhàn)略成本管理來指導采購成本控制。估算供應商成本的高低,這是影響采購價格的最根本的。在與供應商的談判過程中,只有了解對方的成本,才能在價格上占主導地位,因此要加強與供應商的聯(lián)系和溝通,多了解哪些材料成本的比重大,哪些少,才能制定出合理的采購價格,使雙方都滿意,從而達到雙贏的目的。在競爭中,了解競爭對手的情況。只有清楚地知道競爭者的優(yōu)勢和劣勢,才能更好地爭取到供應商,通過對現(xiàn)有供應商的改進來降低采購成本,如促使供應商實施即時供應、改進供應商的產(chǎn)品質(zhì)量以降低質(zhì)量成本、組織供應商參與本企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)及工藝開發(fā)降低產(chǎn)品與工藝成本。通過運用采購技巧和戰(zhàn)術(shù)來降低采購成本,提高談判技巧和對策,以及采購方案,使采購的商品的成本達到最低化。

五、結(jié)語

總之,在現(xiàn)代企業(yè)里,由于采購成本分析不夠準確,造成企業(yè)采購成本過高,也有一些企業(yè)只關(guān)注企業(yè)的某一項成本,而忽略了整體成本,使企業(yè)的經(jīng)濟效益一直都上不去。企業(yè)只要廣開思路、明確方向,完善采購管理工作,創(chuàng)造性地開展工作,用科學的物流系統(tǒng)理論指導采購工作,做到理論和實踐相結(jié)合,就能在激烈的市場競爭中逐步發(fā)展、壯大。

(作者單位:長江大學管理學院;指導老師唐立新)

主要參考文獻:

[1]鞠頌東,徐杰編著.采購管理.機械工業(yè)出版社,2005.

[2]何玉梅.采購過程的成本控制探討.集團經(jīng)濟研究,2005.7.

[3]傅桂林,袁水林編著.物流成本管理.中國物資出版社,2007.