吳登國(guó) 張 杰

摘要 高校學(xué)生檔案管理工作是一個(gè)完整體系,然而如果要把這項(xiàng)工作開展順利,僅僅依靠高校學(xué)生檔案管理工作人員的努力還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任的,所以必須得到學(xué)校各方面的大力幫助與配合,在思想上要重視,在制度上要進(jìn)行落實(shí),在工作上要規(guī)范,負(fù)責(zé)任地做好學(xué)生檔案管理工作,充分發(fā)揮其在畢業(yè)生就業(yè)選拔中的價(jià)值。本文闡釋了高校學(xué)生檔案管理工作的意義,理性反思了目前高校學(xué)生檔案管理中存在的問題,并針對(duì)這些問題提出了完善對(duì)策。

關(guān)鍵詞 高校學(xué)生檔案 檔案管理 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào):G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

高校學(xué)生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分之一,高校檔案管理內(nèi)容龐雜,體系繁瑣、項(xiàng)目多元。該項(xiàng)工作不僅對(duì)于高校評(píng)估具有不可估量的價(jià)值,而且關(guān)系到高校學(xué)生的切身利益。高校教學(xué)院(系)的輔導(dǎo)員和教務(wù)管理人員分別承擔(dān)著學(xué)生學(xué)籍的管理工作。全面提高高校學(xué)生檔案管理工作,不僅是新形勢(shì)下高校自身發(fā)展的內(nèi)在需求,也是高校檔案管理工作自身建設(shè)的客觀需要,高校檔案工作是一門管理科學(xué),要努力實(shí)行檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化。

1 高校學(xué)生檔案管理工作的意義

隨著高等教育大眾化趨勢(shì)的來臨,各高校在招生規(guī)模上連年上漲,因此學(xué)生人數(shù)急劇增加,另外一方面由于教學(xué)管理人員資源的短缺,在有的高校,一個(gè)輔導(dǎo)員往往管理著好幾個(gè)年級(jí),所管理的學(xué)生人數(shù)經(jīng)常達(dá)到兩三百人,如果僅依靠大腦記憶是不可能準(zhǔn)確掌握學(xué)生詳細(xì)情況、做好學(xué)生日常管理與服務(wù)工作的。因此,高校學(xué)生管理工作必須重視學(xué)生檔案的積累,管理好學(xué)生檔案,充分依靠學(xué)生的檔案來搞好學(xué)生管理工作。

(1)高校學(xué)生檔案在學(xué)生思想政治工作中具有不可估量的價(jià)值。首先,在進(jìn)行學(xué)生思想政治教育工作時(shí),教學(xué)管理人員可以通過學(xué)生的檔案了解學(xué)生的實(shí)際情況,從而進(jìn)行有針對(duì)性的思想教育工作,這是學(xué)生工作取得有效成果的保證。也是教學(xué)管理人員獲得學(xué)生信息的最便捷、最迅速的方式。尤其是電子信息檔案的建立,進(jìn)一步提高了檔案利用的效率。其次,高校學(xué)生檔案的建立,對(duì)充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性,培養(yǎng)學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上,不斷進(jìn)取。檔案是學(xué)生學(xué)業(yè)的記載,是成長(zhǎng)歷程的見證,也是畢業(yè)選擇工作的重要依據(jù)。所以用優(yōu)秀的成績(jī)來書寫自己的大學(xué)人生,充實(shí)自己的個(gè)人檔案,起到了良好的促進(jìn)作用,對(duì)學(xué)生整體素質(zhì)提高有一個(gè)保障。

(2)服務(wù)高校發(fā)展需要。高校的正常發(fā)展離不開檔案材料積累和檔案工作的發(fā)展,高校學(xué)生檔案工作又是檔案工作中的重要組成部分,其對(duì)學(xué)校發(fā)展所提供的借鑒和指導(dǎo)意義是不可估量的。對(duì)于高校來說,從學(xué)生檔案中也能夠發(fā)現(xiàn)高校教育教學(xué)中存在的問題,找到解決問題的方法,從而推動(dòng)學(xué)校的教育教學(xué)改革,全面提升高校教育教學(xué)質(zhì)量,科學(xué)設(shè)置適應(yīng)社會(huì)需要的專業(yè)。此外,學(xué)生檔案為高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估提供重要書面資料,評(píng)估材料的準(zhǔn)備過程,實(shí)際上就是學(xué)生和教學(xué)檔案的整理和歸檔過程。高校學(xué)生檔案的科學(xué)性、完整性、系統(tǒng)性,直接影響到教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的結(jié)果。教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系中的44個(gè)觀測(cè)點(diǎn)中與教學(xué)檔案密切相關(guān)的有37個(gè),如教學(xué)管理、教學(xué)條件與利用、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革、以及重中之重的師資隊(duì)伍建設(shè)等;另外,教學(xué)文件和資料、教學(xué)質(zhì)量管理資料、教師考核工作資料、學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)記錄,可以為評(píng)估提供比較完整和真實(shí)的信息和數(shù)據(jù)。因此,在高校擴(kuò)大招生規(guī)模和大學(xué)生就業(yè)日益市場(chǎng)化的今天,高校學(xué)生檔案建設(shè)理應(yīng)得到充分的重視。完整和系統(tǒng)的學(xué)生檔案反映了學(xué)生生活的全貌,是學(xué)生工作的存在形式和具體內(nèi)容,能夠?yàn)閷W(xué)校的日常管理提供憑證和參考作用。

(3)加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理有利于用人單位選擇優(yōu)秀高校畢業(yè)生。在雙向選擇的今天,用人單位選聘人才的標(biāo)準(zhǔn)就是優(yōu)秀的學(xué)業(yè)、扎實(shí)的知識(shí)功底和良好的思想品德。用人單位希望從學(xué)校更多的了解應(yīng)聘學(xué)生的真實(shí)表現(xiàn)和真實(shí)能力,以幫助他們?cè)诒姸嗟漠厴I(yè)生中選擇適合崗位優(yōu)秀的高校畢業(yè)生。高校學(xué)生檔案正好滿足了這種要求,能快捷、全面地幫助他們從知識(shí)、能力和素質(zhì)等方面了解學(xué)生,以便他們能夠錄用到業(yè)務(wù)水平強(qiáng)、政治覺悟高、思想品德好、發(fā)展?jié)摿Υ蟮膬?yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生。

2 目前高校學(xué)生檔案管理中存在問題

(1)高校學(xué)生檔案管理職責(zé)主體界定不清。一般來說在高校涉及到管理學(xué)生檔案的部門主要涉及到學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)和學(xué)生所在院校教學(xué)管理部門。在實(shí)踐中,高校學(xué)生管理機(jī)構(gòu)及院系檔案管理人員對(duì)收集歸檔的范圍不太清楚,從而使檔案管理工作出現(xiàn)失誤。有的院系教學(xué)管理人員認(rèn)為教學(xué)檔案的收集歸檔應(yīng)該是學(xué)校檔案部門的職責(zé),院系沒有必要做重復(fù)工作,很容易出現(xiàn)檔案丟失或重復(fù)管理的情況。再者在檔案管制中也缺乏相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制,因?yàn)闆]有相應(yīng)的高校學(xué)生檔案管理的獎(jiǎng)懲策略,檔案管理工作人員對(duì)檔案的管理、歸集更加具有隨意性。

(2)高校學(xué)生檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。高校學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)有機(jī)組成部分,但是,部分高校往往只重視教學(xué)檔案和其它檔案的管理歸集工作,而對(duì)于高校學(xué)生檔案管理工作的重要性則沒有給予足夠的重視,沒有將高校學(xué)生檔案管理工作提到議事日程。有的高校學(xué)生檔案管理工作人員認(rèn)為這項(xiàng)工作技術(shù)性不強(qiáng),只是簡(jiǎn)單的收集、整理、裝訂、填寫、歸檔而已,這就直接造成了工作中的懶惰和怠慢情緒。

(3)缺乏必要的審查監(jiān)督機(jī)制。高校學(xué)生檔案管理工作要和其他工作一樣,有安排,有計(jì)劃,有貫徹,有檢查和督促才能把這項(xiàng)工作做好。對(duì)高校學(xué)生檔案造假,無論多與少,都直接影響了檔案的客觀性,不真實(shí)的檔案也就沒有了作為參考和依據(jù)的價(jià)值。由于現(xiàn)實(shí)社會(huì)情況的復(fù)雜性,社會(huì)不正之風(fēng)的影響或者是由于工作中出現(xiàn)的馬虎,高校學(xué)生檔案造假情況時(shí)有發(fā)生。為了不影響畢業(yè)生的考研究生、考公務(wù)員和就業(yè),在校期間的不及格科目和處分經(jīng)常不填進(jìn)檔案,甚至私造獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容,人才招聘會(huì)上同一班級(jí)出現(xiàn)多名班長(zhǎng)和團(tuán)支書的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這種情況不但使用人單位對(duì)高校學(xué)生檔案的真實(shí)性產(chǎn)生懷疑,而且也使真實(shí)高校學(xué)生檔案的利用率受到一定程度的影響,用人單位對(duì)高校學(xué)生檔案的認(rèn)可度以及畢業(yè)生的誠(chéng)信度也隨之滑坡。如學(xué)生在畢業(yè)時(shí)要填寫的高等院校畢業(yè)生就業(yè)推薦表,其中有各個(gè)科目成績(jī),有鑒定,有組織評(píng)語等等,很多時(shí)候?qū)W校、院系的鑒定意見并非來自學(xué)校或者學(xué)院的職能部門的管理人員,而是學(xué)生們相互之間互相簽署鑒定意見。所有這些問題都是因?yàn)槿鄙傧鄳?yīng)的監(jiān)督制約機(jī)制。

3 新形勢(shì)下高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策構(gòu)建

(1)高校學(xué)生檔案建設(shè)過程中要重視工作人員素質(zhì)的提高。高校學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)直接關(guān)系到高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量。面對(duì)當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理人員兼職多、人員變更、隊(duì)伍薄弱的現(xiàn)狀,筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力:首先,要提高高校學(xué)生檔案管理人員的政治素質(zhì)。思想政治素質(zhì)是指對(duì)政治和政策的掌握水平。只有具備良好的政治素質(zhì),才能正確地認(rèn)清形勢(shì),抓住問題的本質(zhì),高校學(xué)生檔案管理工作者擔(dān)負(fù)著學(xué)生學(xué)籍的管理,這是一項(xiàng)服務(wù)性的管理工作,這就要求學(xué)籍檔案管理人員要有較高的政治思想覺悟,加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng),立足平凡崗位,踏實(shí)工作,堅(jiān)持原則,對(duì)工作專心投入。其次,檔案管理工作者要解放思想、更新觀念,從封閉的教學(xué)檔案管理機(jī)制中擺脫出來。要特別重視加強(qiáng)各教學(xué)院和教學(xué)管理單位的檔案管理隊(duì)伍建設(shè),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案良性管理,推進(jìn)本科教學(xué)管理水平的提高,同時(shí)做好迎接本科教學(xué)工作水平評(píng)估的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。再次,具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好的專業(yè)技術(shù)能力。高校學(xué)生檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)生提供充足的信息和快捷的查詢手段。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代,高校學(xué)生檔案管理工作人員應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí),熟練操作計(jì)算機(jī)檔案管理軟件。隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的逐步更新和數(shù)據(jù)源日益增多,高校檔案管理工作人員應(yīng)該能夠熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作,提高利用計(jì)算機(jī)軟件為高校學(xué)生檔案管理服務(wù)工作技能和應(yīng)用能力。

(2) 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的宣傳教育,提高高校學(xué)生檔案管理工作人員的意識(shí)。高校學(xué)生檔案管理意識(shí)的高低直接關(guān)系到檔案工作的水平。高校學(xué)生檔案管理工作人員首先要從思想上充分認(rèn)識(shí)到高校學(xué)生檔案管理工作的價(jià)值,加強(qiáng)宣傳教育,強(qiáng)化師生的檔案管理觀念。 高?？刹捎枚嘣姆椒ㄔ诮搪殕T工中廣泛宣傳 《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī),宣傳歸檔要求及規(guī)范檔案管理的重要性,使學(xué)校各個(gè)部門、各院系以及檔案管理相關(guān)工作人員積極配合學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)行,形成人人都來關(guān)心和支持高校學(xué)生檔案管理工作的積極態(tài)勢(shì)。

(3)加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益深化,高校學(xué)生檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化格局已逐步形成,高校學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)該不斷適應(yīng)科技快速發(fā)展的趨勢(shì),提高現(xiàn)代化管理水平。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的廣泛運(yùn)用,高校在新生錄取、學(xué)生畢業(yè)等多個(gè)環(huán)節(jié)逐步實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化,這為電子檔案的形成和推廣奠定了基礎(chǔ)。電子檔案的歸集與管理已成未來高校學(xué)生檔案管理的主要方法。要充分利用以電子計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)手段,有計(jì)劃、有步驟地把高校學(xué)生檔案分類歸檔,實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。利用成熟的計(jì)算機(jī)信息技術(shù),將高校學(xué)生檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像和藝術(shù)作品等進(jìn)行信息化處理,制成高校學(xué)生電子檔案,建立高校學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的電子化和檢索的網(wǎng)絡(luò)化,這是高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。因此,高校必須建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉立寧.如何提高高校檔案工作者的素質(zhì)[J].檔案管理,2005(6).

[2] 周芳莉.高校學(xué)生檔案管理問題與對(duì)策[J].成都大學(xué)學(xué)報(bào)(社科版),2005(5).

[3] 孫小玲.堅(jiān)持以人為本做好高校檔案工作[J].檔案與建設(shè),2005(8).

[4] 郭莉.高校學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)成人教育,2005(7).

[5] 徐曉冬,柳海蓮.淺談如何加強(qiáng)學(xué)生檔案管理[J].佳木斯大學(xué)學(xué)報(bào),2006(1).

[6] 仝曉慧.談高校學(xué)生檔案工作[J].雁北師范學(xué)院學(xué)報(bào),2005(4).