易　燦　朱　鋒

摘要:本文通過(guò)對(duì)企業(yè)采購(gòu)所存在問(wèn)題的分析,提出以信息技術(shù)和先進(jìn)管理思想相結(jié)合的方法來(lái)控制企業(yè)采購(gòu)成本。

關(guān)鍵詞: 采購(gòu)成本;信息技術(shù) ;控制方法

現(xiàn)代企業(yè)面臨著需求多樣化和個(gè)性化的雙重挑戰(zhàn),需要物料的采購(gòu)和供應(yīng)環(huán)節(jié)能夠滿足生產(chǎn)過(guò)程對(duì)物料柔性(多樣化)和剛性(質(zhì)量)的需求。從物流角度看,最初采購(gòu)流程運(yùn)行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷(xiāo)售的最終產(chǎn)品的定價(jià)情況和整個(gè)供應(yīng)鏈的最終獲利情況。然而,不少企業(yè)采購(gòu)流程卻不盡科學(xué)、采購(gòu)機(jī)制不盡合理,不利于生產(chǎn)和銷(xiāo)售,必須結(jié)合信息技術(shù)和先進(jìn)的管理思想加以解決。

一、信息不暢和采購(gòu)模式落后是企業(yè)采購(gòu)存在的根本問(wèn)題

1.信息沒(méi)有共享。組織間信息私有化、未經(jīng)集成,采購(gòu)方與供應(yīng)方之間、企業(yè)采購(gòu)部門(mén)與相關(guān)部門(mén)之間以及管理者與實(shí)施者之間的采購(gòu)信息沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效共享,對(duì)采購(gòu)情況也無(wú)法跟蹤。

2.采供雙方未建立穩(wěn)定的合作關(guān)系。采購(gòu)雙方以短期合作機(jī)制為主,造成了競(jìng)爭(zhēng)多于合作,進(jìn)而導(dǎo)致了采購(gòu)過(guò)程的不確定性。同時(shí)缺乏制約機(jī)制,缺乏對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和管理機(jī)制。

3.采購(gòu)與物料需求計(jì)劃結(jié)合不緊密。不能有效根據(jù)生產(chǎn)需要組織采購(gòu),實(shí)現(xiàn)物料的供應(yīng)計(jì)劃與當(dāng)前需求的平衡,并與企業(yè)的庫(kù)存投資和策略相一致。

由于不通暢的信息以及落后的采購(gòu)模式,在市場(chǎng)需求發(fā)生變化時(shí),采購(gòu)方不能改變已經(jīng)提供給供應(yīng)方的采購(gòu)合同,企業(yè)響應(yīng)用戶需求的能力遲鈍。

二、綜合信息技術(shù)和先進(jìn)管理思想控制采購(gòu)成本的方法

1.運(yùn)用供應(yīng)鏈管理策略,采取協(xié)同采購(gòu)模式

協(xié)同采購(gòu)模式采用了供應(yīng)鏈的管理策略,強(qiáng)調(diào)協(xié)同的理念,著重與供應(yīng)商建立一種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,協(xié)同作用將隨著采購(gòu)品種、數(shù)量和頻率的增加而增加。協(xié)同采購(gòu)模式是解決采購(gòu)問(wèn)題的有效模式,它包括企業(yè)內(nèi)部協(xié)同和企業(yè)外部協(xié)同兩部分。

企業(yè)內(nèi)部協(xié)同是指企業(yè)內(nèi)部研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售和財(cái)務(wù)等部門(mén)的協(xié)同配合,適時(shí)進(jìn)行物料、供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格等相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù),保證企業(yè)以合理的價(jià)格采購(gòu)到所需的物料、確保數(shù)量與實(shí)施的正確交付,保證采購(gòu)行為的高效實(shí)施。

企業(yè)外部協(xié)同是指企業(yè)與供應(yīng)商在庫(kù)存、需求等方面信息的共享。企業(yè)可以根據(jù)供應(yīng)鏈的供應(yīng)情況及時(shí)調(diào)整計(jì)劃及執(zhí)行情況。同時(shí),供應(yīng)商可以根據(jù)企業(yè)的庫(kù)存、計(jì)劃等信息調(diào)整供應(yīng)計(jì)劃。

供應(yīng)鏈管理?xiàng)l件下,通過(guò)協(xié)同采購(gòu)模式,可以實(shí)現(xiàn)從“為庫(kù)存采購(gòu)”到“為訂單采購(gòu)”的轉(zhuǎn)化。采購(gòu)活動(dòng)以訂單驅(qū)動(dòng)方式進(jìn)行,可以準(zhǔn)時(shí)響應(yīng)客戶的需求,降低庫(kù)存成本,進(jìn)而改變傳統(tǒng)的以庫(kù)存補(bǔ)充為目的的采購(gòu)模式。

2.加強(qiáng)外部資源管理,采取集中與聯(lián)合采購(gòu)模式

有效的外部資源管理可以建立一種新的不同層次的供應(yīng)網(wǎng)絡(luò),減少供應(yīng)商數(shù)量,與供應(yīng)商建立一種長(zhǎng)期的、互利互惠的合作關(guān)系,摒棄傳統(tǒng)采購(gòu)管理的缺乏合作、柔性和對(duì)需求快速響應(yīng)能力的不足。

集團(tuán)企業(yè)一般可以采用集中采購(gòu)。集中采購(gòu)是相對(duì)分散采購(gòu)而言的,即采購(gòu)組織使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)系統(tǒng),運(yùn)用信息技術(shù)重建采購(gòu)流程,為多個(gè)企業(yè)實(shí)施采購(gòu)。集團(tuán)總公司與各制造企業(yè)使用同一個(gè)采購(gòu)軟件系統(tǒng),各部門(mén)可以自己訂貨。總部也可以全面掌握需求情況,派采購(gòu)部與供應(yīng)商談判、簽訂總合同,在采購(gòu)上將規(guī)模優(yōu)勢(shì)擴(kuò)大,降低采購(gòu)成本。

中小企業(yè)產(chǎn)品不多,產(chǎn)品銷(xiāo)售沒(méi)達(dá)到一定規(guī)模,可以采取聯(lián)合采購(gòu)方式抵御風(fēng)險(xiǎn)。 聯(lián)合采購(gòu)指通過(guò)加入組織或采購(gòu)聯(lián)盟,統(tǒng)計(jì)各不同采購(gòu)組織的需求量,以獲得較好折扣價(jià)格的采購(gòu)方式,從而降低采購(gòu)成本。

3.信息技術(shù)與先進(jìn)管理模式的有效結(jié)合解決采購(gòu)問(wèn)題

信息技術(shù)與先進(jìn)管理模式(特別是ERP)的有效結(jié)合,解決了企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。通過(guò)信息技術(shù)在企業(yè)采購(gòu)中的應(yīng)用,為協(xié)同采購(gòu)、集中采購(gòu)等方式的運(yùn)行提供了可能,提高了采購(gòu)效率,降低了采購(gòu)成本。

全球采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)在地理上拓展了集中采購(gòu)的范疇,打破和淡化了時(shí)間、空間的限制,實(shí)現(xiàn)了跨國(guó)間的詢價(jià)、報(bào)價(jià)、樣品傳遞、訂單下達(dá)、關(guān)稅上報(bào)等操作,企業(yè)可以在全世界范圍內(nèi)尋找原材料和零部件來(lái)源,滿足企業(yè)全球化戰(zhàn)略的要求。

在線采購(gòu)作為全球采購(gòu)的具體形式,為采購(gòu)人員提供了一個(gè)快速降低采購(gòu)成本的系統(tǒng)工具,即通過(guò)Internet在全球范圍內(nèi)即時(shí)地同供應(yīng)商進(jìn)行通信和交易,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)商和供應(yīng)商“雙贏”的新型采購(gòu)形式。

準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)是為適應(yīng)準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)系統(tǒng)(JIT)的需要而形成的,即供應(yīng)商有能力“在需要的時(shí)候,向需要的地點(diǎn),以可靠的質(zhì)量,向生產(chǎn)企業(yè)提供需要的物料”的一種采購(gòu)方式。

4.設(shè)置流暢的采購(gòu)流程,搭建合理的組織結(jié)構(gòu)

采購(gòu)流程包含為生產(chǎn)需要而選擇供應(yīng)商并購(gòu)買(mǎi)物料所涉及活動(dòng)的業(yè)務(wù)過(guò)程。通暢的業(yè)務(wù)流程是保障高效采購(gòu)的基礎(chǔ),它應(yīng)具備優(yōu)化、無(wú)冗余、并行作業(yè)的基本屬性。優(yōu)秀的采購(gòu)流程需要有相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)來(lái)支撐,這種組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是扁平化的,并支持先進(jìn)的采購(gòu)模式,如集中采購(gòu)、分布式采購(gòu)等。

對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)實(shí)施管理是信息快速傳遞、共享的基礎(chǔ)。采購(gòu)數(shù)據(jù)主要包括物料數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)和采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)。應(yīng)該建立對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的唯一性錄入、動(dòng)態(tài)更新和維護(hù)的機(jī)制。健全的采購(gòu)數(shù)據(jù)可以快速地尋找并評(píng)價(jià)供應(yīng)商、詢購(gòu)、形成采購(gòu)訂單、審批、跟蹤采購(gòu)情況。

5.集成相關(guān)業(yè)務(wù)功能

物料采購(gòu)與銷(xiāo)售、生產(chǎn)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢、供應(yīng)等多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密相關(guān),需要得到相關(guān)部門(mén)的配合。因此,數(shù)據(jù)的共享和業(yè)務(wù)的集成對(duì)于實(shí)施協(xié)同采購(gòu)模式是必須的和基本的。

6.第三方采購(gòu)模式

第三方采購(gòu)是企業(yè)將產(chǎn)品或服務(wù)采購(gòu)?fù)獍o第三方公司。國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)表明,與企業(yè)自己進(jìn)行采購(gòu)相比,第三方采購(gòu)?fù)梢蕴峁└嗟膬r(jià)值和購(gòu)買(mǎi)經(jīng)驗(yàn),可以幫助企業(yè)更專注核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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(作者單位:湖南現(xiàn)代物流職業(yè)技術(shù)學(xué)院)