黃彥紅

隨著國(guó)內(nèi)成品油市場(chǎng)的不斷發(fā)展,如何結(jié)合石油銷售企業(yè)的實(shí)際,建立具有石油銷售企業(yè)特色的加油站內(nèi)部控制系統(tǒng),已經(jīng)成為規(guī)范加油站經(jīng)營(yíng)行為,提高加油站管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、加油站內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立

各石油銷售企業(yè)可按以下原則建立具體的加油站內(nèi)部控制體系:符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度,并結(jié)合加油站的實(shí)際情況;能夠約束加油站所有工作人員,任何個(gè)人都不得擁有超越內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的權(quán)力;涵蓋加油站各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位,并應(yīng)針對(duì)業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn),落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、管理各個(gè)環(huán)節(jié);保證加油站的機(jī)構(gòu)、崗位的合理設(shè)置及其職責(zé)權(quán)限的合理劃分,堅(jiān)持不相容職務(wù)相互分離,確保不同機(jī)構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分別、相互制約、相互監(jiān)督。

二、批準(zhǔn)控制

加油站一般發(fā)生的都是正常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),因此,可采用一般批準(zhǔn)方式,授權(quán)給加油站經(jīng)理和其他管理人員,由他們根據(jù)既定的經(jīng)營(yíng)策略和預(yù)算、計(jì)劃、制度等標(biāo)準(zhǔn),在授權(quán)范圍內(nèi)行使批準(zhǔn)權(quán)。這樣做,既能提高工作效率,又能保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的靈活性和主動(dòng)性。加油站還涉及一些例外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),包括大客戶讓價(jià)談判、大額費(fèi)用支出、收取銀行匯票、商品盤點(diǎn)盈虧、資產(chǎn)報(bào)廢處置、跨地域經(jīng)營(yíng)及臨時(shí)停業(yè)等。這些例外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)無章可依,因此,對(duì)這些業(yè)務(wù),必須采取特別批準(zhǔn)方式,由上級(jí)管理部門直至總經(jīng)理,專門研究后作出決定。加油站的財(cái)務(wù)收支批準(zhǔn)系內(nèi)部控制的關(guān)鍵,可由加油站提出申請(qǐng)或計(jì)劃,財(cái)會(huì)部門審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。這里,批準(zhǔn)往往不是一次完成的,多數(shù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需經(jīng)兩次或兩次以上相互聯(lián)系的批準(zhǔn)才能完成。后一次批準(zhǔn)既是對(duì)前一次批準(zhǔn)的認(rèn)可,又是對(duì)前一次批準(zhǔn)形成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的進(jìn)一步監(jiān)督和控制。若每次負(fù)責(zé)批準(zhǔn)的人或部門相互獨(dú)立,則更能強(qiáng)化批準(zhǔn)控制的功能。

批準(zhǔn)控制應(yīng)注意:所有人員不經(jīng)合法授權(quán),不能行使批準(zhǔn)權(quán);例外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不經(jīng)上級(jí)部門批準(zhǔn),不能執(zhí)行;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一經(jīng)批準(zhǔn),必須按照已批準(zhǔn)的方案予以執(zhí)行。

三、會(huì)計(jì)控制

1.確保收入完整。石油銷售企業(yè)對(duì)加油站成品油的銷售往往都有一整套的控制方法,保證了加油站主體收入的完整。然而有些加油站還具有洗車、修車、租賃、便利店等經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù),要保證這些收入的完整,就必須做到:一是要求所有的非主營(yíng)業(yè)務(wù)必須與經(jīng)營(yíng)者簽訂經(jīng)營(yíng)合同,標(biāo)明收入實(shí)現(xiàn)方式和額度;二是要求加油站在收取非主營(yíng)業(yè)務(wù)收入時(shí)一律開具收據(jù)或者發(fā)票,同時(shí)要鼓勵(lì)和宣傳顧客索取所有業(yè)務(wù)票據(jù);三是建立非主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的核準(zhǔn)制度,財(cái)務(wù)人員每月實(shí)地核準(zhǔn)或者各加油站交換檢查核準(zhǔn)。

2.防止應(yīng)收賬款形成。大量應(yīng)收賬款會(huì)造成企業(yè)資金周轉(zhuǎn)不靈或形成債務(wù)負(fù)擔(dān)。加油站應(yīng)收賬款往往是大單客戶造成的,要防范應(yīng)收賬款的形成,就應(yīng)該對(duì)商品銷售的全過程進(jìn)行控制。要采取事前控制的方法,在加油站為大單客戶建立信用等級(jí),選擇信用良好的老客戶進(jìn)行交易,對(duì)于月底結(jié)賬的單位用戶要事先簽訂付款協(xié)議,確保貨款收回。財(cái)務(wù)部門還要采取事中控制,每月要結(jié)合商品盤點(diǎn)對(duì)加油站的機(jī)器起止數(shù)、發(fā)票、客戶油卡、商品臺(tái)賬、銷售報(bào)表等多項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行稽核檢查,及時(shí)、完整確認(rèn)銷售收入。

3.商品流通費(fèi)控制。加油站對(duì)商品流通費(fèi)的控制主要采取預(yù)算控制的方法,財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)制定的費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn),采取“零基預(yù)算”的方法編制加油站費(fèi)用預(yù)算,并通過與加油站經(jīng)理簽訂目標(biāo)責(zé)任書的方式明確責(zé)任,納入指標(biāo)考核體系。同時(shí)還要規(guī)定開支限額,限額以上的費(fèi)用需經(jīng)過審批手續(xù)。財(cái)務(wù)部門還應(yīng)按月度將費(fèi)用實(shí)際發(fā)生情況與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比,找出實(shí)際與預(yù)算偏差的具體原因,采取切實(shí)有效的措施,使費(fèi)用控制在預(yù)算指標(biāo)之內(nèi)。

4.建立嚴(yán)密的原始憑證制度。主要有三項(xiàng):一是規(guī)范憑證格式及傳遞程序。加油站的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都必須填制或取得憑證,并按照規(guī)定的程序傳遞。這樣,一旦某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)出現(xiàn)問題,就會(huì)在制作、傳遞憑證過程中及時(shí)被發(fā)現(xiàn),憑證即成為追究責(zé)任的依據(jù)。二是所有原始憑證都要預(yù)先依次編號(hào),以便查證。三是對(duì)所有原始憑證,無論是自制的還是外來的,在入賬之前必須經(jīng)過認(rèn)真審核,以保證每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)入賬的正確性及合法性。

5.建立詳實(shí)的備查賬和記錄程序。加油站備查賬可以反映企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿有無對(duì)企業(yè)提供比較重要的會(huì)計(jì)信息。建立備查賬薄及明確備查賬的記錄程序,要充分考慮加油站規(guī)模大小、業(yè)務(wù)量多少以及管理人員數(shù)量及業(yè)務(wù)水平等因素。

參考文獻(xiàn)

[1]李連華,張蕾.《中國(guó)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范-闡釋與應(yīng)用》.立信會(huì)計(jì)出版社,2007(2)

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