韓振英

摘要：通過對河南高校檔案工作的調(diào)查分析，本文認為河南省高校檔案工作存在基礎建設薄弱、管理體制不明、領導重視不夠、服務水平較低等問題，因此應積極爭取各方支持，豐富館藏，大力開展檔案編研，積極建設檔案網(wǎng)絡信息平臺，努力實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用的網(wǎng)絡化，加強校際聯(lián)合，以檔案信息推送和導航等多種形式，逐步實現(xiàn)省內(nèi)高校檔案信息資源的共享。

關鍵詞：檔案工作檔案利用檔案開發(fā)高校

高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。河南省教育廳軟科學科研課題《河南省高校檔案資源開發(fā)與利用研究》課題組于2008年6-7月份對河南省高校檔案建設與工作通過實地訪問、函詢等方式對26所高校進行了調(diào)查，最終得到有效調(diào)查資料19份。雖然相較于全省80所高校而言所占比重不大，但均是所處辦學層次和辦學實力的代表高校，基本反映了河南省高校檔案工作狀況，達到了調(diào)查的目的。

1、調(diào)查高校取樣與內(nèi)容設計

1.1調(diào)查高校取樣。課題組首先通過網(wǎng)絡對在各校網(wǎng)絡上能夠查找的檔案工作的相關信息瀏覽下載，從而對河南省全部高校檔案工作情況作初步了解。對于那些在網(wǎng)站上無法獲取相關信息的高校一般視為檔案工作相對較弱，這類高校一般不再作為調(diào)查對象。最后，篩選出本科辦學層次高校中不同辦學實力的19所高校。辦學實力相對較強的高職高專類院校7所，共計26所高校為本次調(diào)查院校，其中本科院校包括鄭州大學、河南大學、河南科技大學、河南農(nóng)業(yè)大學、河南中醫(yī)學院等，高職高專院校包括鄭州師專、河南商專、河南財專等。

1.2調(diào)查內(nèi)容設計。本次調(diào)查內(nèi)容主要包括各高校檔案館(室)基本建設、檔案信息開發(fā)利用和對檔案工作的建議三大部分：①基本建設。包括檔案館(室)的行政級別、人員配置、館舍設備、館藏資源和現(xiàn)代化建設等；②檔案開發(fā)與利用。包括機構建設、開放形式、服務數(shù)量與類型、各類檔案利用情況等；③對檔案工作的建議。主要從檔案工作的體制與機制、經(jīng)費、設備、人員等影響因素中選擇各自認為較大的因素，并提出個人的建議或思路。

2、調(diào)查數(shù)據(jù)統(tǒng)計

3、河南省高校檔案工作存在的問題

3.1高校檔案基礎建設薄弱。①館藏資源總量豐富但分布極不均衡。調(diào)查中的16所高校提供了館藏總量，共計272838卷(件)，校均達17052卷(件)。但在分布上極不均衡，絕對相差高達30多倍。只有3所高校的館藏量達到《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定的建館標準，檔案資源不足1萬卷(件)的高校比例高達50％。②專職人員總體足夠但高層次人員較少。調(diào)查中的17所高校提供了專職檔案工作員數(shù)量，共計60人，校均3.4人，從人員安排上看能夠滿足基本工作需要。但從整體上看分布過于集中，僅鄭州大學和河南大學兩校就有20人，所占比例高達34.5％?，F(xiàn)有人員中高級職稱人員所占比例為31％，其中鄭州大學和河南大學兩校又占全部高級職稱人員中的72％。絕大多數(shù)高校檔案部門缺少高層次專職人員，難以承擔編研等高層次檔案信息服務。③檔案現(xiàn)代化管理還處在初級階段。調(diào)查高校中除鄭州大學和許昌職業(yè)技術學院外，其余17所高校都提供了詳細的設備擁有情況，共有現(xiàn)代辦公設備189件(不含中央空調(diào))，基本實現(xiàn)了辦公設備的現(xiàn)代化。但在管理上，卻不盡如意。不少設備使用效率較低，有時甚至成為擺設。如，雖然各高校檔案館(室)均配有電腦，但使用專用檔案管理系統(tǒng)軟件的只有67％。利用網(wǎng)絡建設相應網(wǎng)頁的高校僅占33％，且只是通過網(wǎng)站宣傳檔案相關法規(guī)和基本表格，檔案信息網(wǎng)絡服務基本為空白。在檔案信息的數(shù)字化方面，只有鄭州輕工學院和鄭州電力?？茖W校提供了詳細的數(shù)字化數(shù)量?？傮w而言，我省高校檔案現(xiàn)代化管理還處在初級階段。

3.2管理體制不明，領導重視不夠。①管理體制不明?！陡叩葘W校檔案管理辦法》指出：“教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內(nèi)負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查?！边@就表明，高校檔案工作在行政上屬教育廳或地方政府管轄，業(yè)務上卻應受由地方政府檔案局指導，這種行政和業(yè)務分離領導的局面造成“誰都管卻又誰都不管”的局面，這從課題組從省教育廳和省檔案局都無法獲得高校檔案工作的相關統(tǒng)計信息中就看出來，這就造成高校檔案工作自行其事的局面，致使高校主管領導難以適從。從高校來看，存在檔案管理體制多樣的特點。調(diào)查中的基本全部都具備《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定的成立檔案館的條件之一，但只有4所高校成立有檔案館，其他高校只設立檔案室，一般作為校辦下屬的科級機構。有5所高校的檔案室在行政關系上隸屬于校圖書館，實際運行的是圖書館與校辦的雙重領導。

②領導重視不夠。多數(shù)高校檔案部門因不是相對獨立的二級管理機構，也就沒有自己獨立的經(jīng)費預算和系統(tǒng)的管理體制，在業(yè)務工作中往往受到較為強烈的行政意志的影響，難以按照業(yè)務規(guī)律開展工作。在調(diào)查對高校檔案工作影響因素中體制和機制占23％，經(jīng)費占33％，其實經(jīng)費來源也是取決于管理體制，可見大多數(shù)檔案工作人員認為行政因素對檔案工作影響較大。

3.3檔案信息服務水平較低。檔案信息服務方式單一，編研力度不高。被調(diào)查高校檔案2007年度平均服務數(shù)量為2677次。其中網(wǎng)絡信息服務不足10％，編研服務和定題服務不足1％，絕大多數(shù)為查詢、復印和借閱等基礎性檔案服務，31％的高校檔案館(室)沒實現(xiàn)定期開放或開放時間較少，總體來看，我省高校對于科技檔案的提供利用還基本停留在一般性的目錄檢索，針對科研生產(chǎn)所進行的信息資源的傳輸還比較緩慢；雖然利用了計算機管理檔案，卻未達到信息化的要求。很多高校只使用單機版數(shù)據(jù)庫或以檔案目錄形式上網(wǎng)；網(wǎng)絡版數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化全文錄入上網(wǎng)還處在啟動階段：檔案編研量小而且滯后，編研質量和水平不高，對科技檔案信息資源還沒有形成科學、完整、系統(tǒng)的開發(fā)利用體系。各單位之間編研工作交流甚少，檔案的編研工作成了閉門造車，大多數(shù)的編研材料都是編多研少，編而無研的現(xiàn)象較為突出。此外，各高校檔案服務合作意識較差，已開展的檔案信息服務也缺乏一定的創(chuàng)新意識，編研課題之間、檔案工作人員之間、檔案工作人員和科研人員之間缺乏溝通，難以實現(xiàn)交流和研討。

4、河南省高校檔案工作的對策分析

4.1爭取領導支持，廣泛收集檔案材料，規(guī)范檔案整理，為檔案服務與利用提供信息保障。檔案基礎工作的良性循環(huán)是做好高校檔案信息資源服務與利用工作的基礎。因此，高校檔案部門要積極主

動地向高校各級領導爭取政策、經(jīng)費和人力上的大力支持，適時將科技檔案工作的進展情況和工作中遇到的需領導出面解決的問題及時向領導匯報，爭取支持，創(chuàng)造條件，推動科技檔案工作服務機制創(chuàng)新的不斷發(fā)展。

館藏豐富是開發(fā)檔案信息的前提。檔案部門要加大收集工作力度，打破傳統(tǒng)的坐等報送的收集習慣，定時、定點、有針對性地收集檔案，努力實現(xiàn)科技檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定的規(guī)范化和標準化，保證檔案材料的系統(tǒng)與完整、準確、安全，逐步建立起門類齊全、結構合理、資料完整的檔案信息庫，為利用檔案信息資源奠定物質基礎。

4.2完善管理機制，牢固樹立信息服務理念。檔案工作的目的是對信息資源進行有效充分地開發(fā)利用，因此，高校檔案部門要破除傳統(tǒng)重藏輕用和被動服務的工作模式，創(chuàng)新管理機制和服務機制，努力推動檔案信息開發(fā)與服務。在高校檔案工作制度建設中，應考慮把檔案開發(fā)列入檔案工作制度建設的核心內(nèi)容之一，從制度上擺正利用與管理、開發(fā)和服務的關系。具體說來。高校檔案工作制度中應包括檔案開發(fā)利用的工作原則、方法、檢索工具的編程及其報道，檔案的保密與解密的原則、方法、基本程序，檔案利用的用戶范圍、手續(xù)、基本原則等，使檔案的開發(fā)利用與現(xiàn)實需求相一致。

4.3建設檔案信息網(wǎng)絡平臺，拓展檔案信息服務渠道。網(wǎng)絡環(huán)境下，用戶要求更方便、更快捷、更自由地獲取檔案信息資源，為此，高校檔案部門就必須對檔案信息的存儲、檢索采用現(xiàn)代化的管理手段，提高檔案信息開發(fā)利用的效率，加強檔案網(wǎng)絡信息平臺建設。所謂檔案信息網(wǎng)絡服務平臺就是將設置館藏簡介、館藏目錄、信息快報、查檔指南等頁面，同時與全國其他高校網(wǎng)站建立鏈接，以便為客戶提供更加豐富的檔案信息。建設高校檔案網(wǎng)絡信息平臺，就是要充分利用網(wǎng)絡技術優(yōu)勢，積極開展數(shù)字檔案館的建設，提高檔案信息服務的主動性和網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案信息的主動推送和導航。通過網(wǎng)絡平臺。檔案信息服務人員可以通過電話、E-mail、FTP、BBS、FAQ或網(wǎng)絡視頻等方式推送給讀者或在網(wǎng)站上公開提供給讀者使用；用戶也能同時查找到網(wǎng)上的有關信息資源，通過索取、復印或從網(wǎng)上下載獲取所需的檔案信息，從而突破空間地域限制。

4.4完善檢索系統(tǒng)，加強編研工作，提供便捷利用途徑。檔案能否方便利用，很大程度上取決于檔案的整理是否科學合理，如果無規(guī)律可循、無目錄可查，即使擁有現(xiàn)代化工具也很難發(fā)揮應有的作用，因此，檔案整理要系統(tǒng)、編排要有序，逐步實現(xiàn)規(guī)范化和標準化，為檔案信息開發(fā)利用打下良好的基礎。各高校檔案部門要加強編目工作，進一步完善檢索工具。在此基礎上再進一步開展檔案編研，有針對性地對檔案材料進行排列、組合、摘編、匯集等二、三次加工，編制成各種目錄、索引、摘要等多種參考資料或專題著述，對檔案信息內(nèi)容做深度加工，廣、快、精、準地提供各類信息。以適應不同的需求者從不同角度全方位、深層次地查找所需信息資源。

4.5加強定題服務，提高檔案信息開發(fā)利用的針對性。充分發(fā)揮校內(nèi)外科技人才優(yōu)勢。檔案信息資源的開發(fā)迫切需要高層次專業(yè)人才，而我省高校檔案專職工作人員整體層次較低是現(xiàn)實的問題，不可能在短期內(nèi)得到改善。這就需要檔案部門積極利用校內(nèi)外整體人才資源。要想使專業(yè)人才資源為檔案開發(fā)所用，在建立合理的管理機制的同時。重要的是讓廣大專業(yè)人才真正了解檔案信息開發(fā)利用的意義，感受到檔案信息開發(fā)利用帶來的好處。這就要求檔案開發(fā)必須加強針對性和結合性。因此，高校檔案信息服務必須建立檔案信息利用預測制度，通過對檔案信息利用的可行性分析預測，從而掌握社會各行業(yè)對檔案信息的需求動向和發(fā)展趨勢，特別是要加強同有關部門的聯(lián)系，掌握他們需求的重點。建立需求信息預測網(wǎng)絡，有針對性地進行收集、匯總、分析和信息輸出。

4.6加強校際聯(lián)合，實現(xiàn)檔案信息資源共享。所謂檔案信息資源共享，就是將檔案信息的潛在價值向現(xiàn)實價值轉化的實踐方式，即檔案信息的合理開發(fā)和有效利用，它既是檔案工作的出發(fā)點，又是檔案工作的歸宿。我省高校檔案信息的共享可根據(jù)省內(nèi)科研需要，重點扶持一些信息設施較好的高校，組織網(wǎng)上信息交流，逐步拓寬檔案信息資源共享的范圍，努力建立多種類型科研成果數(shù)據(jù)庫，通過信息資源共享，為學?？蒲谐晒霓D化提供服務，把科研活動中創(chuàng)新出的新成果推廣應用，轉化成先進的生產(chǎn)力。