盧　雙

21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，高等教育開(kāi)始趨于大眾化、市場(chǎng)化、信息化，在我國(guó)高等教育也是備受關(guān)注的對(duì)象之一，很多高校中都配有自己專門的行政秘書(shū)，行政秘書(shū)主要負(fù)責(zé)做好各類行政文件、資料和收發(fā)轉(zhuǎn)遞工作；負(fù)責(zé)保管有關(guān)行政方面的文書(shū)、檔案材料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)備部門之間的工作關(guān)系，組織辦理有關(guān)綜合性的工作等。雖然崗位平凡工作瑣碎但是責(zé)任重大，行政秘書(shū)工作質(zhì)量的高低直接影響著整個(gè)學(xué)校教學(xué)管理工作的展開(kāi)。

一、高校行政秘書(shū)的現(xiàn)狀

(一)行政秘書(shū)工作既要求科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)又需要靈活多變，而行政秘書(shū)人員的綜合素質(zhì)普遍較低。

高校行政秘書(shū)既可以是服務(wù)人員也可以是輔助人員，有時(shí)還可以充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的角色。行政秘書(shū)的工作涉及教學(xué)管理活動(dòng)的諸多方面，對(duì)上，他們是院長(zhǎng)和系主任的參謀和助手，配合上層工作，積極主動(dòng)的主謀劃策，把教學(xué)管理信息準(zhǔn)確的傳遞給教師和學(xué)生。對(duì)下，他們得做好與教師、各院系的溝通工作，將師生的反饋信息及時(shí)的傳遞給上層領(lǐng)導(dǎo)，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)。對(duì)自身，要做好日常的行政管理工作，負(fù)責(zé)系辦公室、會(huì)議室、教師休息室等公共場(chǎng)所的管理、維護(hù)工作，公文傳送和信息資料的保存等，這需要行政秘書(shū)人員不斷提高自身的綜合能力，既要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)一絲不茍的工作，還要靈活應(yīng)變，上下連接。但就目前的情況來(lái)看，行政秘書(shū)并沒(méi)有完全發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用，能力結(jié)構(gòu)單一，在從事工作前都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，沒(méi)有更多的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，理論知識(shí)和技能都嚴(yán)重不足，行政秘書(shū)隊(duì)伍的整體素質(zhì)較低，當(dāng)真正遇到問(wèn)題時(shí)會(huì)變得手忙腳亂，缺乏計(jì)劃性和規(guī)范性，這顯然已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)代教育的發(fā)展需求。

(二)高校對(duì)行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的重視程度不夠。

每個(gè)人都必然處在一個(gè)集體中。要想將自己的能力最大限度的發(fā)揮出來(lái)就要有一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)來(lái)領(lǐng)導(dǎo)，行政秘書(shū)更需要一種規(guī)范化的管理，秘書(shū)工作服務(wù)性強(qiáng)，工作量大，無(wú)償勞動(dòng)多，承擔(dān)的責(zé)任重，而現(xiàn)在很多高校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的重要性，對(duì)他們的重視程度不夠，秘書(shū)人員的付出得不到相應(yīng)的回報(bào)，福利獎(jiǎng)金制度跟不上，有時(shí)會(huì)兩頭受氣，費(fèi)力不討好，而且秘書(shū)隊(duì)伍的構(gòu)成人員比較雜，專業(yè)對(duì)口的，跨專業(yè)的，年輕的，大齡的，碩士學(xué)歷的，?？瞥潭鹊?，很不規(guī)范，甚至有的人選擇這一行業(yè)也只是一時(shí)之計(jì)不做長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，更何況由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，行政秘書(shū)工作本身就上升空間小，深造機(jī)會(huì)少，所以人員流動(dòng)性大，很難向前發(fā)展。

二、高校行政秘書(shū)應(yīng)具備的基本素質(zhì)

(一)思想政治素質(zhì)是高較行政秘書(shū)工作的基本前提。

良好的思想政治素質(zhì)是對(duì)一名高校行政秘書(shū)的基本要求，作為培養(yǎng)國(guó)家未來(lái)建設(shè)者和接班人的高等學(xué)府，其管理機(jī)構(gòu)的人員必須具有堅(jiān)定的政治信仰，在思想上時(shí)刻與黨中央和高校黨政機(jī)關(guān)保持一致，堅(jiān)持以黨和人民的利益為最高準(zhǔn)則，全心全意為廣大的教師和學(xué)生服務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟黨的教育方針，善于把教育方針正確的運(yùn)用到學(xué)校的教學(xué)管理活動(dòng)中，理論與實(shí)踐相結(jié)合，堅(jiān)決貫徹落實(shí)學(xué)校黨委的決策部署。

(二)職業(yè)道德素質(zhì)是高校行政秘書(shū)工作的基本要求。

要想成為一名合格的行政秘書(shū)，最基本的要求就是愛(ài)崗敬業(yè)，嚴(yán)以律己，熱愛(ài)自己所從事的工作，用心做好每件事，樹(shù)立正確的服務(wù)觀念，認(rèn)清自己的職能和作用，正確處理上層領(lǐng)導(dǎo)與教師學(xué)生的關(guān)系，協(xié)調(diào)自身與教師學(xué)生的關(guān)系，協(xié)助做好學(xué)院上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)賓的接待和對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，做好上級(jí)部門及學(xué)院舉行的綜合性活動(dòng)或重要會(huì)議的接待、會(huì)務(wù)工作，保證教學(xué)工作有條不紊的進(jìn)行。還要以身作則帶頭遵守學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，堅(jiān)決抵制違法亂紀(jì)、貪污腐敗的行為，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不阿諛?lè)畛?，?duì)同事不指手畫腳，更不能利用職務(wù)之便為自己謀取私利，在金錢、權(quán)勢(shì)、地位面前始終堅(jiān)持自我，保守機(jī)密，忠誠(chéng)于自己的事業(yè)，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和高度的事業(yè)心，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。

(三)廣博的業(yè)務(wù)素質(zhì)是高校行政秘書(shū)工作的重要基礎(chǔ)。

行政秘書(shū)工作講求實(shí)效行，綜合性，要求行政秘書(shū)自身具有較高的文化素質(zhì)，精深的專業(yè)技能，來(lái)保證日常行政管理工作的順利進(jìn)行，秘書(shū)工作的范圍較其他工作來(lái)說(shuō)較廣泛，這就要求秘書(shū)人員除了具備專業(yè)水準(zhǔn)之外，還要有較為廣博的知識(shí)面，對(duì)于行政管理學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、檔案管理學(xué)、法學(xué)等方面都要有所涉及，并能熟練使用打印機(jī)傳真機(jī)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具，但要牢記一點(diǎn)：不論你學(xué)習(xí)哪方面的知識(shí)，都是為更好的做好本職工作服務(wù)的，以本職工作的需求為出發(fā)點(diǎn)，就像畫一個(gè)圓，不管這個(gè)圓畫的多大，圓心始終只有一個(gè)，所有內(nèi)容都是圍繞著圓心向外擴(kuò)散的，不能脫離它而存在。

(四)心理素質(zhì)是高校行政秘書(shū)工作的重要保證。

高校行政秘書(shū)的工作在很多時(shí)候是比較繁瑣、枯燥又不斷重復(fù)的，而且在我國(guó)現(xiàn)階段對(duì)行政秘書(shū)的重視程度也不高，所以有些人會(huì)對(duì)自己從事的工作有不滿，抱怨，自我忽視，產(chǎn)生厭煩情緒，在工作中變得缺乏耐心，易怒和沖動(dòng)，有時(shí)候碰到一個(gè)問(wèn)題第一次尚能認(rèn)真對(duì)待，但諸如此類的問(wèn)題連續(xù)出現(xiàn)就會(huì)變得焦躁，甚至對(duì)同事和教師大加指責(zé)，使人際關(guān)系變得緊張，正常的工作也無(wú)法進(jìn)行下去，這時(shí)就需要秘書(shū)人員進(jìn)行自我心理調(diào)節(jié)。認(rèn)清自己的角色，給自己一個(gè)合理準(zhǔn)確的定位，相信自己做的工作是有意義有價(jià)值的，事無(wú)大小都用心去做，遇到問(wèn)題要善于控制調(diào)節(jié)自己的情緒，保持平和樂(lè)觀、積極向上的心態(tài)，自信勇敢，勇于面對(duì)挫折，變壓力為動(dòng)力，激勵(lì)自己不斷的努力奮斗。

三、高校行政秘書(shū)應(yīng)具備的能力

(一)基本的業(yè)務(wù)能力。

行政秘書(shū)人員應(yīng)具備的基本業(yè)務(wù)能力包括(1)語(yǔ)言文字能力。秘書(shū)經(jīng)常要和很多文件材料打交道，既要起草各類文件還要開(kāi)會(huì)發(fā)表講話，這要求秘書(shū)人員具有扎實(shí)的文字功底和良好的表達(dá)能力，說(shuō)，要做到口齒清楚，準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，清楚明白；寫，要做到工整得體，言簡(jiǎn)意賅，條理清晰，作為新時(shí)代的秘書(shū)最好能精通一門外語(yǔ)，來(lái)適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需求。(2)信息的收集和處理能力。高效行政秘書(shū)負(fù)責(zé)信息的收集、整理、傳遞工作，能對(duì)信息進(jìn)行加工、完善和延伸，迅速、準(zhǔn)確的傳遞到管理層和各院系。(3)管理執(zhí)行能力。秘書(shū)工作其實(shí)就是一種管理工作，對(duì)學(xué)校中的事物進(jìn)行有計(jì)劃有條理的統(tǒng)籌管理，堅(jiān)決果斷的執(zhí)行，對(duì)于管理活動(dòng)中的突發(fā)事件要迅速采取合理有效的應(yīng)對(duì)措施，敢于承擔(dān)責(zé)任。

(二)溝通協(xié)調(diào)能力。

高校行政秘書(shū)必須具有很強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，善于處理錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系，盡力做到面面俱到，樹(shù)立本校的良好形象，與上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解接收有關(guān)學(xué)校管理的信息；與各部門院系溝通，及時(shí)將上層的指令傳達(dá)下去，使上下步調(diào)保持一致；與學(xué)校師生溝通，征求和聽(tīng)取對(duì)學(xué)校管理工作的意見(jiàn)和建議；與同事溝通，培養(yǎng)集體團(tuán)隊(duì)精神，建立良好的人際關(guān)系，找到歸屬感，充分發(fā)揮出自己應(yīng)有橋梁紐帶的作用。

(三)借鑒和創(chuàng)新的能力。

創(chuàng)新是21世紀(jì)的主題，各個(gè)行業(yè)都在講創(chuàng)新，都在求創(chuàng)新，教育行業(yè)更不例外，高校的領(lǐng)導(dǎo)者也在努力找尋創(chuàng)新之路，作為領(lǐng)導(dǎo)助手的行政秘書(shū)更要發(fā)揮自己的輔助作用。積極地為領(lǐng)導(dǎo)提供可行性的建議，使領(lǐng)導(dǎo)的決策得到進(jìn)一步的延伸。在工作中不斷改革創(chuàng)新，借鑒別人的成功經(jīng)驗(yàn)，取其精華去其糟粕，合理的運(yùn)用到自己的工作中，打破傳統(tǒng)模式，大膽探索新的方法和途徑，樹(shù)立自覺(jué)創(chuàng)新意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，積極開(kāi)展創(chuàng)新工作，適時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從不同的角度深入細(xì)致的研究問(wèn)題。有超前意識(shí)，能敏銳的察覺(jué)和思考周圍環(huán)境的新變化，新趨勢(shì)，新特點(diǎn)，提高工作效率，以更高的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求自己。

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