姚逸青

摘要：安徽阜陽(yáng)某村村民改造西方羅伯特議事規(guī)則，用以指導(dǎo)農(nóng)村基層會(huì)議開(kāi)展。該文通過(guò)列條分析其改造而成的農(nóng)村版羅伯特規(guī)則，論述了在樸素規(guī)則中蘊(yùn)藏的辦會(huì)道理，特別是其對(duì)于當(dāng)代秘書(shū)做好會(huì)務(wù)工作的啟示。該文結(jié)合當(dāng)下會(huì)議工作實(shí)際，提出了相應(yīng)的解決方法，建議通過(guò)明確會(huì)議主題，做好會(huì)議準(zhǔn)備，改進(jìn)會(huì)議風(fēng)氣，控制會(huì)議進(jìn)程等實(shí)現(xiàn)會(huì)議的高效率。

關(guān)鍵詞：秘書(shū)；會(huì)議效率；羅伯特議事規(guī)則

安徽阜陽(yáng)潁州區(qū)南塘村的村民，在一位海歸的幫助下，將西方的羅伯特議事規(guī)則，改造成鄉(xiāng)村版的“蘿卜白菜規(guī)則”，應(yīng)用于日常的開(kāi)會(huì)議事。據(jù)稱，學(xué)習(xí)“蘿卜白菜規(guī)則”后，唯領(lǐng)導(dǎo)是從的領(lǐng)導(dǎo)人文化，與誰(shuí)也不得罪的老好人文化，都得到了有效解決。(《新文化報(bào)》2月11日?qǐng)?bào)道)

時(shí)至今日，會(huì)議已滲透至社會(huì)生活的每一個(gè)角落，在組織機(jī)構(gòu)的管理、運(yùn)行、決策中發(fā)揮著積極作用。但遺憾的是，幾乎每個(gè)組織成員都有這樣的體會(huì)：會(huì)議頻率過(guò)高，一些會(huì)議根本與己無(wú)關(guān)；會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，有的會(huì)議長(zhǎng)達(dá)數(shù)天卻毫無(wú)實(shí)際效果。此類(lèi)會(huì)議導(dǎo)致了大量資源消耗和組織運(yùn)作效率的低下。生于美國(guó)的羅伯特議事制度，即針對(duì)當(dāng)時(shí)會(huì)議存在的許多問(wèn)題，例如不公、低效、公眾參與度低等問(wèn)題提出了議事規(guī)則，規(guī)定了會(huì)議的召集、發(fā)言、表決等，有效地統(tǒng)一意愿，保障會(huì)議決定。經(jīng)過(guò)改良的農(nóng)村版羅伯特規(guī)則結(jié)合農(nóng)村與農(nóng)民實(shí)際，通過(guò)十三條操作簡(jiǎn)單的規(guī)則，解決了基層開(kāi)會(huì)經(jīng)常發(fā)生的跑題、一言堂、野蠻爭(zhēng)論等問(wèn)題，促進(jìn)了會(huì)議的民主、文明、高效。

作為會(huì)務(wù)工作的主要執(zhí)行者，秘書(shū)部門(mén)的工作對(duì)會(huì)議效率的高低起著重要影響。經(jīng)阜陽(yáng)村民改造的農(nóng)村版羅伯特規(guī)則，既指導(dǎo)著農(nóng)村基層會(huì)議，也對(duì)秘書(shū)會(huì)務(wù)工作有著啟示作用。

1.做好會(huì)前準(zhǔn)備，提高會(huì)議效率，開(kāi)有實(shí)際意義的會(huì)

會(huì)議的主要目的是通過(guò)信息交流和群體決策解決組織面臨的各種問(wèn)題，因此提醒領(lǐng)導(dǎo)慎重作出開(kāi)會(huì)決定是秘書(shū)應(yīng)盡的義務(wù)。凡是可以通過(guò)個(gè)別交流、書(shū)面通知等非會(huì)議方式解決的問(wèn)題不要轉(zhuǎn)移到會(huì)議室，避免為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)。

農(nóng)村版羅伯特議事規(guī)則第二條規(guī)定：會(huì)議討論的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是一個(gè)明確動(dòng)議，動(dòng)議必須是具體的，明確的，可操作的行動(dòng)建議。

這條規(guī)則提示了若有開(kāi)會(huì)必要，秘書(shū)部門(mén)應(yīng)首先確定會(huì)議主題，明確會(huì)議目的。只有在明確會(huì)議主題下進(jìn)行的精心準(zhǔn)備，如擬定會(huì)議議程、日程安排；確定會(huì)議規(guī)模；起草、分發(fā)會(huì)議文件等工作才有意義，才能再進(jìn)一步提高會(huì)議效率。

從籌備組織到具體執(zhí)行，會(huì)議工作都是由秘書(shū)部門(mén)全面、直接負(fù)責(zé)的。宏觀方面，秘書(shū)部門(mén)要了解掌握全面情況，微觀方面，秘書(shū)部門(mén)要實(shí)施直接管理與服務(wù)。因此，秘書(shū)承擔(dān)的會(huì)務(wù)工作任務(wù)重，涉及面廣，綜合性強(qiáng)，必須提前做好充分的準(zhǔn)備，才能使會(huì)議有強(qiáng)烈的針對(duì)性，才能夠出實(shí)招、辦實(shí)事、見(jiàn)實(shí)效。

2.改進(jìn)會(huì)議風(fēng)氣，鼓勵(lì)發(fā)言創(chuàng)新，開(kāi)群言活潑的會(huì)

從一言堂發(fā)展為群言堂是毛澤東同志在延安就提出的會(huì)議要求，反觀現(xiàn)在的一些會(huì)議，從頭至尾就是一個(gè)或數(shù)個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的長(zhǎng)篇大論，大部分與會(huì)者不過(guò)是可有可無(wú)的發(fā)言對(duì)象。

農(nóng)村版羅伯特議事規(guī)則的第一條、第八條既民主地提出：會(huì)議主持人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)宣布開(kāi)會(huì)制度，分配發(fā)言權(quán)，提請(qǐng)表決，維持秩序，執(zhí)行程序。但主持人在主持期不得發(fā)表意見(jiàn)，也不能總結(jié)別人的發(fā)言；應(yīng)盡可能讓意見(jiàn)相反的雙方輪流得到發(fā)言機(jī)會(huì)，以保持平衡。

規(guī)則提出了會(huì)議主持人的概念。在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，主持人(有時(shí)就是秘書(shū)人員本身)好比是一個(gè)樂(lè)隊(duì)的指揮家，對(duì)會(huì)議成敗起著決定性作用。秘書(shū)在會(huì)議過(guò)程中，一方面是協(xié)助會(huì)議主持人，如提醒主持人拉回離題話題，及時(shí)達(dá)成決議，幫助主持人應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等。另一方面，秘書(shū)人員更重要的作用則是通過(guò)會(huì)前準(zhǔn)備與會(huì)場(chǎng)協(xié)調(diào)激發(fā)與會(huì)者的參與熱情。會(huì)議的最大優(yōu)點(diǎn)就在于集思廣益，而這依賴于與會(huì)者的積極參與。因此秘書(shū)安排會(huì)議議程應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：安排更多的時(shí)間留給與會(huì)者；問(wèn)題的提出應(yīng)盡可能采取開(kāi)放的形式以激發(fā)與會(huì)者思維；事先考慮好合適的人選，當(dāng)難堪的沉默場(chǎng)面出現(xiàn)時(shí)可以指定發(fā)言。

3.精煉會(huì)議時(shí)間，嚴(yán)格控制進(jìn)程，開(kāi)短而有效的會(huì)

當(dāng)下，有些領(lǐng)導(dǎo)愛(ài)講，有些秘書(shū)也愛(ài)寫(xiě)洋洋數(shù)萬(wàn)字的講話稿，并以此作為有水平的象征。《墨子》中有這樣一則故事：子禽問(wèn)曰：“多言有益乎？”墨子曰：“蝦蟆蛙蠅，日夜恒鳴，口干舌擗，然而不聽(tīng)。今觀晨雞，時(shí)夜而鳴，天下振動(dòng)。多言何益？唯其言之時(shí)也?！边@則故事生動(dòng)揭示了講話在精不在多的道理。

正如農(nóng)村版羅伯特議事規(guī)則的第五條、第六條規(guī)定：每人每次發(fā)言時(shí)間不超過(guò)兩分鐘，對(duì)同一動(dòng)議發(fā)言每人不超過(guò)兩次，或者大家可以現(xiàn)場(chǎng)規(guī)定；討論問(wèn)題不能跑題，主持人應(yīng)該及時(shí)打斷跑題發(fā)言。

對(duì)于秘書(shū)人員來(lái)講，在安排會(huì)議時(shí)要嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間。事實(shí)上會(huì)議超過(guò)1小時(shí)，效率就會(huì)直線下降。會(huì)議時(shí)間應(yīng)在足夠聽(tīng)取各方意見(jiàn)的基礎(chǔ)上盡量壓縮。在會(huì)議中，秘書(shū)部門(mén)應(yīng)盡力使每一項(xiàng)議題均嚴(yán)格按照議程中的時(shí)間安排正常進(jìn)行，做到會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，使與會(huì)者逐步養(yǎng)成準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的習(xí)慣。

時(shí)刻貼合主題也是提高會(huì)議效率的重要手段。對(duì)于秘書(shū)來(lái)講，避免這種錯(cuò)誤產(chǎn)生的方法是在會(huì)務(wù)工作過(guò)程中，始終貫徹、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的意圖，緊緊圍繞會(huì)議主題和領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，組織安排會(huì)務(wù)工作，如嚴(yán)格控制會(huì)議人數(shù)，只邀請(qǐng)與各討論問(wèn)題直接相關(guān)人員等。

4.做好會(huì)議總結(jié)，執(zhí)行會(huì)議決策，開(kāi)有后續(xù)反饋的會(huì)

一些會(huì)議在與會(huì)者分歧很大，結(jié)論沒(méi)有得到各方統(tǒng)一的情況下，因拖得太久而被迫結(jié)束，由此得出的低質(zhì)量結(jié)論必定會(huì)在實(shí)施過(guò)程中受挫。此外，一個(gè)沒(méi)有具體落實(shí)措施或任務(wù)分配的會(huì)議決議也同樣是低質(zhì)量的。

對(duì)于決議如何通過(guò)，農(nóng)村版羅伯特議事規(guī)則的第十三條很簡(jiǎn)單的回答：當(dāng)贊成方多于反對(duì)方，決議通過(guò)。平局等于沒(méi)過(guò)。

高質(zhì)量的會(huì)議必須達(dá)成決議，否則純屬浪費(fèi)時(shí)間。對(duì)于已達(dá)成的決策事項(xiàng)，秘書(shū)人員要做的是在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)，明確會(huì)議決議及與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)的相關(guān)責(zé)任或工作任務(wù)；對(duì)尚未達(dá)成共識(shí)的議題作出適當(dāng)安排；初步確定下次會(huì)議的時(shí)間和內(nèi)容；對(duì)與會(huì)者表示感謝等。會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)應(yīng)將必要內(nèi)容盡快以書(shū)面形式分發(fā)給所有與會(huì)者與缺席者。

改進(jìn)會(huì)風(fēng)，提高會(huì)議質(zhì)量，是良好工作作風(fēng)的反映，也是秘書(shū)的工作職責(zé)所在。在精簡(jiǎn)的基礎(chǔ)上提倡高效，在討論決定的基礎(chǔ)上狠抓落實(shí)，秘書(shū)應(yīng)以其高質(zhì)量的服務(wù)貫穿于一個(gè)高質(zhì)量的會(huì)議始終。

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