吳賽娟

摘要：該文從理論探索的角度提出了建構(gòu)文秘模擬實驗室的必要性和原則，指明了建設(shè)的總體設(shè)計思想、建設(shè)步驟和文秘模擬實驗室實訓(xùn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代文秘；模擬；實驗室

1.引言

當(dāng)前就業(yè)工作中，公務(wù)員考試備受學(xué)生關(guān)注，高校中對職業(yè)能力培訓(xùn)的呼聲漸長，公文寫作技能訓(xùn)練給高校提出了新課題。所以，面對金融危機(jī)帶來的巨大就業(yè)壓力，高校改革勢在必行，高校應(yīng)該積極應(yīng)對、快速反應(yīng)，千方百計地促進(jìn)學(xué)生就業(yè)。

當(dāng)前，很多職業(yè)學(xué)院重視教學(xué)實踐環(huán)節(jié)，擁有文秘綜合實驗室、企業(yè)管理綜合模擬實驗室、財會模擬實驗室、模擬法庭等現(xiàn)代化實驗場地；紛紛建立了一批實習(xí)實訓(xùn)基地；“營銷街”、“秘書行”、“律師所”等項目已成為職業(yè)學(xué)院第二課堂特色項目；開設(shè)“速錄班”、“秘書班”，培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)技能；重視職業(yè)資格證書考證工作，開展中級秘書、高級商務(wù)秘書、助理營銷師、人力資源管理師等相應(yīng)的職業(yè)資格證書培訓(xùn)工作，增強(qiáng)了職業(yè)院校學(xué)生就業(yè)能力。

參考職業(yè)學(xué)院的經(jīng)驗，筆者提出在普通高校建設(shè)現(xiàn)代文秘實驗室的設(shè)想，并在一些年級、一個階段、一定程度上進(jìn)行了初步探索和實踐。首先在課程設(shè)置上，開設(shè)了全校性的現(xiàn)代文秘速成選修課程，全校學(xué)生可以自行選課，在教學(xué)內(nèi)容上，把豐富的知識和實踐經(jīng)驗緊密結(jié)合，在教學(xué)方法上，按照模擬實驗室的模式，進(jìn)行了一定規(guī)模的實驗教學(xué)，取得了較好的效果，與此同時，在社會與勞動保障部門支持下，開展了中級秘書培訓(xùn)，部分學(xué)生順利通過了國家職業(yè)資格證書培訓(xùn)以及考核工作，部分學(xué)生參加機(jī)關(guān)公務(wù)員考試順利過關(guān)。過去。筆者在講授現(xiàn)代文秘速成教學(xué)工作中，實務(wù)教學(xué)一直困擾著教學(xué)效果的提高，于是想方設(shè)法讓學(xué)生們接觸企業(yè)、機(jī)關(guān)的實際工作，通過圖片、實物甚至圖文并茂的課件演示，增強(qiáng)學(xué)生們對文秘工作的實際感受，盡可能地提高實踐能力，但是效果仍不理想。通過建設(shè)文秘模擬實驗教學(xué)的探索，筆者認(rèn)為，在本科學(xué)院建設(shè)文秘模擬實驗室、增強(qiáng)實驗施訓(xùn)工作尤為可行。文秘模擬實驗室可以提高學(xué)生的分析問題、解決問題的能力，可以為學(xué)生提供一個可以隨意實際操練的虛擬環(huán)境，身臨其境地發(fā)揮現(xiàn)代秘書所具備的各種辦公自動化、寫作、調(diào)研、組織、協(xié)調(diào)等能力。這使抽象理論變得簡單易懂，為學(xué)生畢業(yè)后盡快進(jìn)入工作角色打下了扎實基礎(chǔ)。

2.文秘模擬實驗室的建設(shè)原則

我們在建設(shè)文秘模擬實驗室時，著眼于為實驗教學(xué)提供具有先進(jìn)性、實用性、擴(kuò)充性、可持續(xù)性的發(fā)展策略，在總體設(shè)計上把服務(wù)教育教學(xué)中心工作、促進(jìn)就業(yè)、確保學(xué)生無障礙進(jìn)入社會作為建設(shè)的落腳點(diǎn)，全力采用成熟和先進(jìn)的文秘辦公自動化信息技術(shù)，充分考慮學(xué)校財力、物力等客觀情況，實行統(tǒng)籌規(guī)劃、分步建設(shè)、逐步到位的措施，建成一個技術(shù)先進(jìn)、操作簡單實用的現(xiàn)代化的文秘模擬實驗室。在具體工作中要采用先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備，使實驗室既成熟又具可持續(xù)發(fā)展?jié)摿?；要使實驗室的功能完全立足于教學(xué)實際需要，保證各項試驗的內(nèi)容和數(shù)據(jù)處理和傳遞的及時、準(zhǔn)確；要保證實驗室內(nèi)的辦公軟件系統(tǒng)應(yīng)利于功能擴(kuò)充。不僅能夠保護(hù)學(xué)校的投資，而且具有較高的綜合利用性；還要使實驗室的功能應(yīng)具有開放性，方便計算機(jī)、廣告、市場營銷等其它學(xué)科教學(xué)的協(xié)同運(yùn)行，有效地實行資源共享。

3.實驗室建設(shè)的總體設(shè)計思想

總體設(shè)計是文秘模擬實驗室建設(shè)的核心任務(wù)。首先，進(jìn)行研究調(diào)查，弄清實驗室的性質(zhì)、任務(wù)和特點(diǎn)，對實驗室環(huán)境進(jìn)行準(zhǔn)確的描述，明確建設(shè)的需求和條件。其次，在應(yīng)用需求分析的基礎(chǔ)上，確定實驗室的服務(wù)類型，進(jìn)而確定建設(shè)的具體目標(biāo)。第三，確定實驗室結(jié)構(gòu)和功能，根據(jù)應(yīng)用需求、建設(shè)目標(biāo)，進(jìn)行系統(tǒng)分析和設(shè)計。第四，設(shè)備購置，包括辦公硬件設(shè)施配置、現(xiàn)代無紙化辦公系統(tǒng)處理軟件的購買等。第五，建立實驗室建設(shè)規(guī)章制度，加強(qiáng)實驗室資源的共享和管理。

4.秘書模擬實驗室的建設(shè)步驟

4.1合理安排辦公室分布

按辦公室工作內(nèi)容的不同分為模擬秘書辦公區(qū)（包括前臺、工作區(qū)）、領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)、接待區(qū)、會議區(qū)。根據(jù)實驗室場地面積，合理規(guī)劃辦公環(huán)境，使模擬領(lǐng)導(dǎo)辦公室、模擬會議室、模擬宣傳廣告科、模擬辦公室、模擬文秘科、模擬檔案室、模擬財務(wù)科、模擬文印室、模擬信息科、模擬接待室、模擬談判室、模擬產(chǎn)品展示廳等合理分布。

4.2配置辦公硬件設(shè)施

實驗室中主要提供投影機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、一體機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、攝像機(jī)、VCD、錄像機(jī)、錄音卡座、計算機(jī)、電話等實驗設(shè)備，符合現(xiàn)代化、信息化辦公的要求。

文秘模擬實驗室的各個房間內(nèi)均裝修良好，安裝防靜電地板、漏電保護(hù)設(shè)備、穩(wěn)壓電源、報警器等安全防范設(shè)施和空調(diào)，并安裝計算機(jī)局域網(wǎng)。每個辦公室要有辦公桌、椅、柜、沙發(fā)、茶幾、茶具、飲水機(jī)、盆景、壁掛、檔案柜等必備辦公用品。

4.3經(jīng)費(fèi)預(yù)算

用于購買實驗室硬件配置和無紙化辦公系統(tǒng)軟件。

電腦、電腦服務(wù)器、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光打印機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、電話程控交換機(jī)、電話機(jī)、檔案柜、辦公桌、椅、沙發(fā)、升降式黑板、電子白屏、視頻展示臺、投影儀、VCD、錄像機(jī)、功放、音箱、空調(diào)、裝修等，可用原有的或少量購買，其他還有各種紙張、憑證、文頭樣板、文件樣板等，總計約45萬元。

4.4人員配備

要有主講教師、施訓(xùn)教師，需要助教2-3人適時對學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo)幫助，還要有2-3名實驗員，負(fù)責(zé)實驗室的管理和維護(hù)。

5.文秘模擬實驗室實訓(xùn)內(nèi)容

文秘模擬實驗室包括：模擬領(lǐng)導(dǎo)辦公室、模擬會議室、模擬宣傳廣告科、模擬辦公室、模擬文秘科、模擬檔案室、模擬財務(wù)科、模擬文印室、模擬信息科、模擬接待室、模擬談判室、模擬產(chǎn)品展示廳。實驗室功能包括：檢查指導(dǎo)工作、接受執(zhí)行任務(wù)；多媒體教室；中大型會務(wù)準(zhǔn)備、實施、會議服務(wù)場所；模擬演講口才訓(xùn)練；攝影、攝像、影視制作等；技能訓(xùn)練；辦公室日常事務(wù)訓(xùn)練，如接待、信訪、印信、通訊等；日常公文寫作，重要的文種寫作訓(xùn)練；檔案整理、文書處理等工作；財務(wù)、會計實務(wù)演示；訓(xùn)練辦公自動化技能；信息采編，調(diào)研實訓(xùn)；小型會談；泡茶、沖咖啡等禮儀訓(xùn)練；談判訓(xùn)練；模擬商品展示，置辦小型展覽會。主要訓(xùn)練項目包括：接待工作技能、與領(lǐng)導(dǎo)溝通技能、會務(wù)工作技能、接待工作技能、公共關(guān)系技能、辦公設(shè)備使用技能、事務(wù)管理技能、秘書寫作技能、公文寫作技能、文書檔案技能、信息管理技能、企業(yè)管理技能、事務(wù)管理技能、辦公設(shè)備使用技能、信息管理技能、企業(yè)管理技能、接待工作技能、客戶服務(wù)技能、公共關(guān)系技能、會務(wù)工作技能、客戶服務(wù)技能。

總之，我們不斷發(fā)展的高等教育事業(yè)，面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在改革創(chuàng)新教育的時代，我們要牢牢把握教育觀念的改革，促進(jìn)專業(yè)理論和實驗教學(xué)的密切結(jié)合?，F(xiàn)代文秘模擬實驗室為老師獲取教學(xué)資源，為學(xué)生協(xié)同學(xué)習(xí)提供了有效途徑。展望未來，在文秘模擬實驗室中，學(xué)生的學(xué)習(xí)方式將會發(fā)生根本性的變革，每個學(xué)生可以根據(jù)自身的興趣和實際需求，實現(xiàn)信息的獲得和處理，充分激發(fā)學(xué)生自主學(xué)習(xí)積極性和創(chuàng)造性，毋庸置疑，文秘模擬實驗室的建立是高校教師提高管理水平、工作效率、改善本科教學(xué)質(zhì)量的有力手段，是培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，提高就業(yè)率，應(yīng)對金融危機(jī)的有效措施之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]任穎現(xiàn)代文秘模擬實驗室的建構(gòu)與思考（J）內(nèi)蒙古電大學(xué)刊,2007年(12).