徐　錚

摘要：教育信息化建設(shè)也成為國(guó)家推進(jìn)信息化過(guò)程中的重要組成部分，其中，電子校務(wù)是我國(guó)教育信息化建設(shè)的主要方面之一，是實(shí)現(xiàn)教育管理現(xiàn)代化的重要手段。電子校務(wù)的推廣和應(yīng)用已經(jīng)成為全球不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)。文章就此討論了電子校務(wù)對(duì)高校組織的影響，并提出了電子校務(wù)環(huán)境下高校組織創(chuàng)新的策略。

關(guān)鍵詞：電子校務(wù)；高校組織；創(chuàng)新；教育信息化

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-2374（2009）16-0065-02

教育信息化建設(shè)也成為國(guó)家推進(jìn)信息化過(guò)程中的重要組成部分，其中，電子校務(wù)是我國(guó)教育信息化建設(shè)的主要方面之一，是實(shí)現(xiàn)教育管理現(xiàn)代化的重要手段。伴隨著高校電子校務(wù)在高校的應(yīng)用，電子校務(wù)對(duì)高校組織管理的影響也越來(lái)越顯著。本文將對(duì)此作出分析。

一、電子校務(wù)對(duì)高校組織的影響

（一）電子校務(wù)促進(jìn)高校組織結(jié)構(gòu)向扁平化、柔性化發(fā)展

傳統(tǒng)的高校組織結(jié)構(gòu)是垂直型的，并且機(jī)構(gòu)龐大，中間管理層次多，靈敏度低，管理信息的傳遞速度緩慢。傳統(tǒng)高校組織是按照馬克斯·韋伯意義上的科層組織形態(tài)而建立的，表現(xiàn)為一種權(quán)力、資源與信息垂直的分化格局，呈現(xiàn)為金字塔型。與科層制的金字塔式的組織結(jié)構(gòu)相比，電子校務(wù)條件下的高校組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出扁平化、網(wǎng)絡(luò)狀的形態(tài)。電子校務(wù)打破了原有各部門(mén)之間的物理界限，這在一定程度上破解了傳統(tǒng)行政組織部門(mén)之間條塊分割、等級(jí)森嚴(yán)的格局，使行政組織的結(jié)構(gòu)形態(tài)由高聳向扁平化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。

（二）電子校務(wù)對(duì)高校組織中間層的影響

傳統(tǒng)的校行政機(jī)關(guān)中層管理人員必然失去其原有的組織角色意義，相關(guān)的機(jī)構(gòu)也會(huì)隨之縮減。從這點(diǎn)來(lái)說(shuō)，中層管理人員有可能會(huì)被縮減或精簡(jiǎn)。另一方面，中層管理機(jī)構(gòu)數(shù)量減少意味著上層和下層之間的通訊結(jié)點(diǎn)和環(huán)節(jié)減少了，上下層之間剩余的每一個(gè)通訊渠道的信息傳遞量卻增加了，監(jiān)控范圍擴(kuò)大了，中層管理部門(mén)與校領(lǐng)導(dǎo)之間的合作與協(xié)調(diào)就會(huì)加快。因此，我們必須明白當(dāng)信息化技術(shù)支撐下的電子校務(wù)到來(lái)時(shí)，學(xué)校的大量中層管理人員將會(huì)在職業(yè)生涯中受到挑戰(zhàn)，他們?cè)诮M織中的角色會(huì)隨時(shí)代的需要而產(chǎn)生變化，他們將可能成為組織中的知識(shí)管理型的管理者，否則將會(huì)被組織所遺棄。

（三）電子校務(wù)對(duì)高校組織動(dòng)力結(jié)構(gòu)的影響

組織的動(dòng)力結(jié)構(gòu)是指為確保組織成員為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而做出最大努力所采取的各種有效激勵(lì)方法和措施。隨著電子校務(wù)的逐步實(shí)施，高校工作人員教育程度的提高、知識(shí)和能力的擴(kuò)展、自主意識(shí)的覺(jué)醒和自我實(shí)現(xiàn)愿望的增強(qiáng)，參與型和自主型動(dòng)力結(jié)構(gòu)會(huì)更加具有活力。愈來(lái)愈多的高校工作人員，從嚴(yán)格等級(jí)制機(jī)器中緊緊咬合在一起的齒輪變成了網(wǎng)絡(luò)中的知識(shí)貢獻(xiàn)者和決策點(diǎn)。他們可以更多地根據(jù)自己對(duì)需求或者活動(dòng)實(shí)踐的判斷來(lái)發(fā)表見(jiàn)解并采取行動(dòng)。這也是與靈活、快捷和非程序化的管理相適應(yīng)的。

（四）電子校務(wù)對(duì)高校組織模式的影響

電子校務(wù)環(huán)境下，高校組織將變成一個(gè)電子化的組織。電子校務(wù)對(duì)高校組織模式的影響主要有以下幾個(gè)方面：

1．重視整個(gè)高校組織的集體智慧。電子校務(wù)環(huán)境下高校的電子化組織模式的一個(gè)極為突出的特征就是非常重視發(fā)揮整個(gè)組織的集體智慧。電子校務(wù)的實(shí)施使大量簡(jiǎn)單的日常工作實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。這樣，留給工作人員的工作都是非程序化的和相對(duì)復(fù)雜的。在新的條件下，只有發(fā)揮整個(gè)高校組織的集體智慧才能較好地解決此類問(wèn)題。

2．在高校電子化組織模式中，必須激發(fā)每個(gè)組織成員的知識(shí)和潛能。如果每個(gè)成員都增長(zhǎng)了知識(shí)，整個(gè)高校組織的集體智慧也就增強(qiáng)了。為了最大限度的發(fā)揮高校組織工作人員的知識(shí)和技能的作用，高校組織必須創(chuàng)造一種鼓勵(lì)他們創(chuàng)造性地思維和勇于奉獻(xiàn)的人文環(huán)境。這種環(huán)境可以通過(guò)下放決策權(quán)來(lái)培養(yǎng)。然而在現(xiàn)實(shí)中，仍然是高校組織中的少數(shù)人控制和壟斷著決策權(quán)，下屬害怕表達(dá)自己的觀點(diǎn)，盡量避免冒險(xiǎn)，這樣高校組織解決問(wèn)題的能力就被抑制了。分享權(quán)力會(huì)讓高校組織成員感覺(jué)到責(zé)任和伙伴關(guān)系的存在。伙伴關(guān)系體現(xiàn)了人際關(guān)系中的平等。

3．高校組織分類以任務(wù)（或者說(shuō)要解決的問(wèn)題）為基礎(chǔ)。建立不同的單位或部門(mén)就是為了解決某一類問(wèn)題。這些單位也可以稱作團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)里有各個(gè)領(lǐng)域的專家，他們分別負(fù)責(zé)某一問(wèn)題或項(xiàng)目的一個(gè)方面。這些團(tuán)隊(duì)被授予完全的自主權(quán)，所以，有時(shí)它們也稱自組織團(tuán)隊(duì)。傳統(tǒng)的高校組織模式是以職能為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)的，做相同或相似工作的人員被安排到同一工作部門(mén)。然而，在處理現(xiàn)代復(fù)雜問(wèn)題上，這種組織設(shè)計(jì)模式已經(jīng)不再有效了，而傳統(tǒng)的以職能分工為基礎(chǔ)的組織模式中，專家被安排在不同的部門(mén)工作，要把他們?nèi)空{(diào)動(dòng)、協(xié)調(diào)起來(lái)不是一件容易的事。

二、電子校務(wù)環(huán)境下高校組織創(chuàng)新策略

（一）轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新觀念

在電子校務(wù)環(huán)境下的高校組織管理創(chuàng)新尤其需要組織觀念的創(chuàng)新。筆者所指的組織觀念這里包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：新的組織角色觀念、新的組織管理觀。

1．樹(shù)立新的組織角色觀。高校組織中的行政成員只有對(duì)自己在電子校務(wù)環(huán)境下所處的地位和發(fā)揮的作用有了清醒的認(rèn)識(shí)，才能保證組織順利變革，否則將成為組織變革的最大阻力。因此，高校管理者應(yīng)在對(duì)高校組織進(jìn)行變革之前就開(kāi)始做一個(gè)潛移默化的工作，一個(gè)成功的領(lǐng)導(dǎo)者首先自己就應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到組織在電子校務(wù)環(huán)境下發(fā)生變革的必要性和合理性，從而帶領(lǐng)整個(gè)群體接受這種觀念，使得組織成員有思想和觀念上的準(zhǔn)備。

2．樹(shù)立新的組織管理觀。高校行政組織的很多領(lǐng)導(dǎo)將管理信息系統(tǒng)看作單純的技術(shù)問(wèn)題，因此在對(duì)管理模式、人員配備等多方面沒(méi)有足夠的重視，結(jié)果造成系統(tǒng)建設(shè)與管理實(shí)際相脫節(jié)，建立的系統(tǒng)也因而不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。由此可見(jiàn)，樹(shù)立新的組織管理觀是提高管理效率和保證組織變革的重要前提。

（二）調(diào)整結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新組織

1．組織結(jié)構(gòu)應(yīng)走向扁平型。高校傳統(tǒng)的金字塔型組織結(jié)構(gòu)分工過(guò)細(xì)，管理幅度過(guò)小，造成了組織本身層次重疊；而組織層次太多必然導(dǎo)致官僚主義，使得效率低下。采用扁平的組織結(jié)構(gòu)不僅具有必要性而且具有可行性：第一，計(jì)算機(jī)和自動(dòng)化設(shè)備可以完成大量管理人員過(guò)去的工作。第二，決策層和執(zhí)行層的信息傳遞具有快捷、方便、網(wǎng)絡(luò)交互性的特點(diǎn)，使得管理幅度加大、控制能力增強(qiáng)，而且中間的管理層就因此可以取消。第三，從管理學(xué)的角度來(lái)看，新的扁平結(jié)構(gòu)有利于充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性。

2．組織結(jié)構(gòu)應(yīng)由剛性趨向柔性。這是因?yàn)楦咝５慕M織結(jié)構(gòu)具有多樣性和模糊性，導(dǎo)致組織管理活動(dòng)的復(fù)雜性和不確定性，尤其是因信息技術(shù)的飛速發(fā)展而產(chǎn)生的管理環(huán)境的迅速變化，僵硬組織結(jié)構(gòu)肯定不能適應(yīng)變動(dòng)和變化，而高校組織采用柔性組織結(jié)構(gòu)能及時(shí)進(jìn)行組織目標(biāo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員指責(zé)的調(diào)整，這樣可以靈敏地對(duì)管理環(huán)境做出反應(yīng)。這種過(guò)程本來(lái)也是一種創(chuàng)新的過(guò)程。

3．注意分權(quán)和授權(quán)。由于高校組織結(jié)構(gòu)層次發(fā)生了變化，更多的權(quán)力重心下降，更多的分權(quán)和授權(quán)不可避免了。電子校務(wù)環(huán)境對(duì)高校組織的影響，首先，就表現(xiàn)在權(quán)力的轉(zhuǎn)移和權(quán)力結(jié)構(gòu)的重組，這樣便會(huì)造成權(quán)力下移。其實(shí)，這樣的權(quán)力調(diào)整筆者看來(lái)更加適合高校組織。因?yàn)?，高校組織的目標(biāo)是多樣性的，集中決策往往會(huì)比較困難，組織要素需要及時(shí)順應(yīng)管理環(huán)境的變化，作出靈活的對(duì)策，不分權(quán)給中間管理人員是不可能將決策工作做好的。

（三）組織制度創(chuàng)新

組織制度創(chuàng)新，就是需要電子校務(wù)環(huán)境下高校組織管理過(guò)程中，不但注重組織自身結(jié)構(gòu)的變化調(diào)整，同時(shí)應(yīng)注意組織內(nèi)部各種管理制度的建設(shè)，這種管理制度的建立要按電子校務(wù)環(huán)境下管理需要來(lái)進(jìn)行。高校內(nèi)部應(yīng)建立配合新技術(shù)支撐下的校務(wù)管理的規(guī)范化的管理制度。例如在學(xué)校職能部中的教務(wù)處，配合教學(xué)管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有新的教學(xué)管理制度。這種新的教學(xué)管理制度是按基于網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代教務(wù)管理信息系統(tǒng)的要求而制定的規(guī)范的、嚴(yán)密、適應(yīng)現(xiàn)代高等教育發(fā)展和計(jì)算機(jī)管理需要的教學(xué)管理規(guī)章制度，這種管理制度不但重新建立了教務(wù)管理流程，而且會(huì)保證高校的教育教學(xué)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。

（四）組織文化創(chuàng)新

在高校組織管理創(chuàng)新中，如果我們只重視組織結(jié)構(gòu)、組織制度的變革，那將是不徹底的。筆者認(rèn)為，所謂營(yíng)造相應(yīng)的組織文化就是需要營(yíng)造一種新的適合電子校務(wù)環(huán)境的管理創(chuàng)新的氛圍。我們需要改變的是我們舊有的價(jià)值觀、傳統(tǒng)文化認(rèn)識(shí)、舊的管理思維和管理思維模式，我們對(duì)待電子校務(wù)所給我們帶來(lái)的影響應(yīng)該有清醒而深刻的認(rèn)識(shí)，只有這樣才能形成新的組織文化氛圍，才能配合電子校務(wù)環(huán)境下高校組織管理的創(chuàng)新。在高校組織文化的營(yíng)造中，管理人員的價(jià)值觀是：效率、適應(yīng)、反應(yīng)、團(tuán)隊(duì)合作。只有如此的組織文化觀才能適應(yīng)電子校務(wù)下高校管理的全面變革。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

在電子校務(wù)環(huán)境下首先應(yīng)對(duì)高校的管理者進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)，這是整個(gè)時(shí)代和社會(huì)大勢(shì)所趨，也是高校組織完成蛻變的內(nèi)在需要。畢竟現(xiàn)代社會(huì)中，知識(shí)已經(jīng)成為權(quán)力的基礎(chǔ)，唯有不斷的接受再教育再培訓(xùn)，才能保證自己跟上時(shí)代的步伐。特別是高校組織中的管理人員，更有必要接受相應(yīng)的培訓(xùn)和教育。筆者認(rèn)為，為適應(yīng)電子校務(wù)環(huán)境的需要，高校行政組織應(yīng)對(duì)各級(jí)管理人員首先實(shí)行廣泛意義上的普及技術(shù)、校務(wù)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)，其次再對(duì)學(xué)校管理中層做更高層次的深化培訓(xùn)，例如應(yīng)對(duì)學(xué)校中層進(jìn)行管理信息系統(tǒng)的研發(fā)、設(shè)計(jì)、使用的培訓(xùn)，以保證組織鏈中至關(guān)重要的鏈接點(diǎn)作用的發(fā)揮。

三、結(jié)論

電子校務(wù)是信息時(shí)代的產(chǎn)物，作為高校管理中新的技術(shù)支撐，它運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以信息共享和數(shù)據(jù)獲取為基礎(chǔ)，以電子化、網(wǎng)絡(luò)化、程序化辦公為依托，通過(guò)電子化、數(shù)字化的校務(wù)管理，有效地提高學(xué)校的管理和服務(wù)水平，改善組織各層面的信息傳遞。但是，在電子校務(wù)環(huán)境下，高校組織必須更新組織觀念，創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新組織制度和文化才能提高電子校務(wù)環(huán)境下高校組織的運(yùn)行和管理效率。

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作者簡(jiǎn)介：徐錚（1981－），男，成都電子機(jī)械高等?？茖W(xué)校助教，研究方向：高校辦公信息化。