王 峰

摘要本文分析了高校檔案管理中存在的問(wèn)題,根據(jù)信息化社會(huì)對(duì)高校檔案管理的新要求,提出了高校檔案管理信息化的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞高校 檔案管理 信息化

中圖分類(lèi)號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-0592(2009)02-250-02

隨著教育體制改革的不斷深入,高校檔案工作的收集、管理、利用等許多方面產(chǎn)生了新的問(wèn)題,知識(shí)經(jīng)濟(jì)信息化的進(jìn)一步發(fā)展,對(duì)高校的檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)這些新變化,如何搞好高校的檔案管理工作,是一個(gè)值得認(rèn)真思考與探討的問(wèn)題。筆者想從檔案學(xué)的理論,認(rèn)真分析那些與時(shí)代發(fā)展不相適宜的工作理念和工作模式,希望用新的思路、新的途徑,新的辦法來(lái)解決檔案管理工作中遇到的新矛盾和新問(wèn)題。

一、高校檔案信息管理

(一)高校檔案信息的內(nèi)容

高校檔案是指高校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的組合。在高校形成的檔案材料有很多,就內(nèi)容而言,主要有黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技發(fā)展、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)務(wù)等十個(gè)類(lèi)目。隨著社會(huì)的發(fā)展,近幾年,許多高校又增設(shè)了名人檔案、實(shí)物檔案等特色檔案。這些類(lèi)目的檔案真實(shí)反應(yīng)著高等學(xué)校教書(shū)育人、科技創(chuàng)新、社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng),全面系統(tǒng)客觀地記載該校的過(guò)去和現(xiàn)在,有著極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。高校檔案信息是指檔案所包含信息,它包含檔案的內(nèi)容信息以及表達(dá)檔案內(nèi)容的文字、圖形、標(biāo)記、符號(hào)等信息,還包括檔案形式、檔案載體方面的信息。

(二)高校檔案信息的特點(diǎn)

1.權(quán)威性、憑證性。高校檔案信息是學(xué)校信息資源的重要組成部分。而檔案信息是一種縱向的原生信息。高校檔案信息是學(xué)校教學(xué)、科研等活動(dòng)的真實(shí)原始記錄,而不是人們事后為某種目的而有意收集、加工的資料,是最具原始性的記錄,所以說(shuō)檔案信息具有本源性,是歷史的唯一的記錄。

2.內(nèi)容寬廣,門(mén)類(lèi)眾多,信息量豐富。高校人才濟(jì)濟(jì)、學(xué)科眾多、知識(shí)密集,高校檔案所包含的內(nèi)容寬、范圍廣、門(mén)類(lèi)多。特別是綜合性大學(xué)的檔案門(mén)類(lèi)齊全、內(nèi)容廣博、信息量豐富。高校檔案的形成直接反映學(xué)校整體工作的各個(gè)環(huán)節(jié),檔案材料來(lái)源于各個(gè)職能部門(mén)。如“黨群檔案”來(lái)源于黨務(wù)管理活動(dòng)中,“科研檔案”來(lái)源于學(xué)?？蒲谢顒?dòng),“教學(xué)檔案”來(lái)源于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)。

3.科技含量高,知識(shí)性強(qiáng)。高校是科學(xué)發(fā)展的前沿領(lǐng)域,科學(xué)研究是高校的主要職能。各個(gè)高校每年的科技項(xiàng)目都很多,科技成果也不少。學(xué)校的科研項(xiàng)目在結(jié)題后,都要向?qū)W校檔案館移交其檔案材料,這些科研檔案真實(shí)反映了項(xiàng)目的研究情況,記錄了研究的主要技術(shù)成果。同時(shí),高校又是知識(shí)傳播、生產(chǎn)和轉(zhuǎn)化的主要力量。高校的教學(xué)檔案中的學(xué)生學(xué)位論文(博士后、博士、碩士)是學(xué)生學(xué)習(xí)期間的主要?jiǎng)趧?dòng)成果,這些論文中不少立題新穎,其研究領(lǐng)域處于前沿,知識(shí)性很強(qiáng)。另外,每年高校都會(huì)召開(kāi)許多國(guó)際會(huì)議,這些會(huì)議都會(huì)有為數(shù)不少的會(huì)議論文,這些國(guó)際會(huì)議論文大都代表其研究領(lǐng)域的前沿,知識(shí)含量很高。

4.系統(tǒng)性和完整性。高校的內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較多,形成的檔案門(mén)類(lèi)多、數(shù)量大,但是學(xué)校的體制比較健全,層次清楚,整個(gè)學(xué)校的協(xié)調(diào)性好,日常工作都有固有的規(guī)律,所以高校形成的檔案具有系統(tǒng)性和完整性。

二、信息化對(duì)高校檔案管理的沖擊

(一)知識(shí)信息量劇增,導(dǎo)致檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)、載體更加多樣化

隨著社會(huì)信息化程度的加深,知識(shí)、信息數(shù)量的急劇增加,檔案作為信息大家庭中最基礎(chǔ)的一員,檔案的數(shù)量隨之而增加,檔案的內(nèi)容也日趨豐富。各種先進(jìn)技術(shù)的推廣應(yīng)用,檔案載體會(huì)更加多樣化,電子文件已成為檔案載體中的新成員,如何有效地對(duì)電子文件進(jìn)行保管和利用,是檔案工作人員不可回避的問(wèn)題。

(二)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校檔案現(xiàn)有管理模式造成了很大的沖擊

目前,各高校大都建立了自己的校園網(wǎng)絡(luò),成為學(xué)校信息化建設(shè)的平臺(tái),充分利用豐富的網(wǎng)絡(luò)信息資源,普及和提高師生員工應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的能力,提高工作效率與水平,促進(jìn)對(duì)外交流與合作已勢(shì)在必行。校園網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)主要包括信息發(fā)布、信息檢索、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等內(nèi)容,這些信息的產(chǎn)生、收集、整理、報(bào)送和發(fā)布等會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)電子文件,其中相當(dāng)一部分文件屬于歸檔范疇,因此電了文件便成為校園網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展的必然產(chǎn)物。此外,辦公自動(dòng)化的應(yīng)用普及,使得文件的起草、修改、打印、審批以及發(fā)布更多的借助于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn),計(jì)算機(jī)應(yīng)用滲透教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生學(xué)籍管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等方方面面,在大大提高工作效率和工作質(zhì)量的同時(shí),也改變了過(guò)去紙質(zhì)文件為主的狀況?；谝陨锨闆r,對(duì)高校電子文件這一重要的信息資源的管理已經(jīng)迫在眉睫,如不加強(qiáng)管理,將造成大量寶貴的信息資源的流失。

(三)檔案信息的需求與供給之間的矛盾進(jìn)一步激化

長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)檔案的信息的需求一直都處于壓抑的狀態(tài),他們對(duì)于檔案信息需求并不能得到滿(mǎn)足,而另一方面,檔案部門(mén)又不能提供有效的、高質(zhì)量的信息服務(wù),長(zhǎng)此以往,就使得檔案信息的需求和供給之間的矛盾不斷加劇,人們對(duì)檔案部門(mén)的誤解會(huì)越來(lái)越深,這不僅不利于檔案部門(mén)的生存和發(fā)展,更是在一定程度上造成資源的浪費(fèi)。

三、高校檔案信息管理存在的問(wèn)題

(一)高校檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)單一,載體形式比較少

高校檔案館作為檔案信息的儲(chǔ)存地,它也是高校的內(nèi)部機(jī)構(gòu),一般都由校辦或黨辦脫胎而來(lái),長(zhǎng)期以來(lái)已經(jīng)習(xí)慣為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)利用服務(wù),而忽視教學(xué)、科研和師生員工個(gè)人利用需要。另外,檔案館現(xiàn)有館藏中,紙質(zhì)檔案占有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì),而學(xué)校管理等活動(dòng)中形成的電子文件,基本上處于無(wú)人管的狀態(tài)。

(二)檔案工作人員素質(zhì)有待提高,隊(duì)伍不穩(wěn)定

長(zhǎng)期以來(lái),檔案部門(mén)一直被人們看作老、弱、病、殘的安排場(chǎng)所,檔案工作只是抄抄寫(xiě)寫(xiě),裝裝訂訂,并不需要多少知識(shí),所以檔案工作人員的素質(zhì)偏低。檔案工作人員本身也安于一般的整理、編目、接待查閱等基礎(chǔ)工作,對(duì)如何優(yōu)化館藏、提高服務(wù)功能方面沒(méi)有具體的目標(biāo)和措施。此外,檔案部門(mén)工作待遇偏低,這就造成人們(下轉(zhuǎn)第252頁(yè))(上接第250頁(yè))不安心工作,有機(jī)會(huì)便走人,人員流動(dòng)性,檔案工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定。

(三)檔案信息服務(wù)方面,檔案信息利用率不高

檔案工作人員在觀念上受“封閉”或“半封閉”傳統(tǒng)思想的束縛,習(xí)慣默默無(wú)聞地整理檔案,對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用少,或只是“守株待兔”,主動(dòng)性差,所以檔案利用率不高。目前高校檔案館一般只是提供接待查閱服務(wù),所提供的檔案信息一般都是未經(jīng)開(kāi)發(fā)的原始信息,信息服務(wù)手段主要以手工為主,計(jì)算機(jī)只是輔助手段。

(四)在信息社會(huì)背景下,檔案的數(shù)量激增,載體形式各異

隨著社會(huì)信息化程度的加深,高校校園信息化建設(shè)也在如火如荼地進(jìn)行。在“數(shù)字化大學(xué)”項(xiàng)目,不僅形成了很多紙質(zhì)文檔,更是產(chǎn)生了大量的電子文件?！皵?shù)字化大學(xué)”是利用信息和通信技術(shù),在學(xué)校、社會(huì)和公眾之間建立有機(jī)服務(wù)系統(tǒng)的集合,而檔案工作也是數(shù)字化大學(xué)的有機(jī)組織部分。面對(duì)變化,高校檔案部門(mén)如不做出及時(shí)應(yīng)對(duì),而是讓電子文件放任自流,大量的原始材料將流失,造成嚴(yán)重?fù)p失。

四、高校檔案管理信息化的應(yīng)對(duì)策略

(一)加強(qiáng)高校檔案網(wǎng)站建設(shè),健全檔案信息管理系統(tǒng)

積極開(kāi)發(fā)建設(shè)適合于高校檔案信息的管理系統(tǒng),即高校檔案信息綜合管理軟件的開(kāi)發(fā)。通過(guò)該軟件系統(tǒng)對(duì)高校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)能夠?qū)嵭杏?jì)算機(jī)的有效管理、控制,建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系,實(shí)現(xiàn)檔案工作自動(dòng)化。檔案管理工作信息化的前提是建立起資源數(shù)據(jù)庫(kù),盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模,使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化,把館藏檔案信息開(kāi)發(fā)出來(lái),使服務(wù)水平和服務(wù)能力得到提高。這就要求在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、特色服務(wù)、網(wǎng)上檔案資源開(kāi)發(fā)、網(wǎng)上檔案室等方面實(shí)實(shí)在在地下工夫。尤其是要注意加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),通過(guò)制定共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn),如網(wǎng)絡(luò)通信及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)等,建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。

(二)加強(qiáng)高校檔案隊(duì)伍建設(shè),提升高校檔案管理水平

檔案信息化依靠的是高素質(zhì)的檔案管理人才,高校檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí),更要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)。高校檔案管理人員信息化技術(shù)的提高和信息化意識(shí)的加強(qiáng),是高校檔案管理信息化建設(shè)能動(dòng)性前提。這就要求高校檔案管理人員要定期進(jìn)行相關(guān)知識(shí)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),使他們能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字處理和收發(fā)電子郵件,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行日常的處理,同時(shí)也要有意識(shí)地加強(qiáng)與相關(guān)網(wǎng)絡(luò)高層技術(shù)人員的學(xué)習(xí)與交流。

(三)建立統(tǒng)一的高校信息化工作機(jī)制,完善檔案管理工作

首先,建立新的管理機(jī)制。檔案機(jī)制的創(chuàng)新是檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展的不竭動(dòng)力,高校檔案部門(mén)必須開(kāi)拓新的管理機(jī)制,以加強(qiáng)和改進(jìn)自身的建設(shè),實(shí)行“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé);誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則”,形成層層負(fù)責(zé),職責(zé)分明,齊抓共管的檔案工作機(jī)制,保證檔案工作任務(wù)的全面落實(shí)。其次,強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制。堅(jiān)持“以法治檔”,確保檔案工作的順利進(jìn)行。再次,引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。長(zhǎng)期以來(lái),高校檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多,隨意性代替了科學(xué)性,人為性代替了法制化、規(guī)范化,這在某種程度上制經(jīng)約了人才的流動(dòng),容易產(chǎn)生不思進(jìn)取,更談不上創(chuàng)新。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,改變檔案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象,建立一個(gè)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,如鼓勵(lì)創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度,將每個(gè)人的工作內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo),進(jìn)行考核,并與晉升職務(wù)、職稱(chēng)嚴(yán)格掛鉤,營(yíng)造出一個(gè)積極向上的氛圍和環(huán)境。

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