張　瑞

中學(xué)的檔案管理工作是學(xué)校工作中一項比較重要的工作,它集專業(yè)性和技術(shù)性于一體,起點高、要求嚴,任何一絲紕漏都可能給學(xué)校造成一些不必要的麻煩。我根據(jù)自己的工作經(jīng)驗,結(jié)合保德伸華中學(xué)檔案工作的實際,簡要地談一談中學(xué)教學(xué)檔案管理。

一、提高認識,明確中學(xué)教學(xué)檔案作用

中學(xué)教學(xué)檔案是學(xué)校和教師在從事教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的,有保存價值的各種文字、圖表、聲像等原始記錄。它主要來源于兩個方面:其一是學(xué)校的各個管理部門;其二是教師在教學(xué)實踐中的成績統(tǒng)計和經(jīng)驗總結(jié)等。它是中學(xué)教學(xué)最原始、最準確的記錄,具有很高的實用價值。

1.為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)處理問題、制定規(guī)劃、研究教改方案時,首先要結(jié)合本校實際情況,參考以往的經(jīng)驗、教訓(xùn)等資料。例如,我校為了探索出一條科學(xué)育人的途徑,嘗試開辦了實驗班。當(dāng)實驗班結(jié)束后,校領(lǐng)導(dǎo)在衡量實驗班教學(xué)的成功與失敗,是否繼續(xù)開辦時,如果僅僅依據(jù)實驗班的升學(xué)率來判斷,顯然有片面之處。因為實驗班的學(xué)生都是選拔出的優(yōu)秀生,教師力量配備最強,升學(xué)率高是必然的,要做出正確的決策,就必須將實驗班的各個方面情況與普通班加以比較,如新生入學(xué)登記表、入學(xué)考試成績、教師配備情況,教學(xué)方案、教材、各個階段試題及測驗情況等材料,而這些材料只有從健全的教學(xué)檔案中才能找到。

2.為查考有關(guān)個人情況提供憑證

中學(xué)教學(xué)檔案記錄著教學(xué)的全過程,是歷史的見證,它可以為查考教師工作情況、證實學(xué)生學(xué)歷等提供可靠憑據(jù)。例如,我校有一位青年教師,教學(xué)有章法、工作能力強,經(jīng)常向?qū)W校提教改建議,多次在全市公開教學(xué)比賽中獲獎,所教學(xué)生成績提高顯著。根據(jù)他的表現(xiàn),學(xué)校將其列為破格晉升中級職稱對象,可是,破格需要提供有力的原始憑證。這位教師急得到處尋找。幸好,在校檔案室找到了市教育局關(guān)于公開教學(xué)獲獎名單的通知,在教務(wù)處發(fā)現(xiàn)了有關(guān)學(xué)生的成績統(tǒng)計等材料。職稱評審后,這位老師感慨地說:“是這些材料‘救了我!”

3.為提高教學(xué)質(zhì)量提供參考

中學(xué)教學(xué)檔案中包含著歷任教師對教學(xué)內(nèi)容的研究、教學(xué)方法的探討和改進及教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)等,它是后任老師、特別是青年教師教學(xué)的好幫手。有一位物理教師,在準備上分子力學(xué)課時,多次演示實驗都不理想。當(dāng)他專門到檔案室查閱前任老師的教案,在掌握前任老師教案基礎(chǔ)上,重新備課,授課效果比開始時大有提高。當(dāng)時他就想,如果能把典型教案收集起來該有多好!

4.為教學(xué)研究提供素材

中學(xué)檔案記錄和反映了學(xué)校的歷史面貌和教學(xué)情況,是研究中學(xué)教育規(guī)律和學(xué)校各學(xué)科科研活動的第一手材料,是編寫校史的必要素材。我校在開發(fā)校本課程時,從各類教學(xué)檔案中提取出了一些有效的、可取的教學(xué)案例和教師利用業(yè)余時間收集到的素材,通過整理、加工,吸收進了校本課程,從而彌補了我校校本教研的不足。

二、做好應(yīng)歸檔材料的收集、整理工作

教學(xué)檔案來源于學(xué)校各個部門,其中大部分材料是教師在教學(xué)實踐活動中形成的,屬教師本人撰寫使用。一般只有單份,不必經(jīng)過任何收發(fā)渠道,也不必送校領(lǐng)導(dǎo)審查登記,基本上分散在教師手中,這給學(xué)校檔案收集工作帶來較大困難,如何做好教學(xué)材料的收集、整理工作呢?

1.設(shè)立綜合檔案室。這是中學(xué)檔案齊全收集、科學(xué)分類、統(tǒng)一管理的組織保證。

2.建立立卷歸檔制度。明確歸檔范圍(凡本校教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中辦理完畢的、具有保存價值的各種文件材料)。確定歸檔時間為每年11月。規(guī)定歸檔案卷的質(zhì)量。通過制度來約束學(xué)校各個部門和每位教師協(xié)助學(xué)校檔案室做好教學(xué)材料的收集工作。

3.爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。這是保證制度落實,做好材料收集、整理工作的關(guān)鍵。

4.增強檔案意識。宣傳教學(xué)文件材料歸檔的意義,動員各部門配合學(xué)校檔案室工作,這是制度實施的立足點。

5.重點復(fù)制。對重點教案和教師交出有困難的材料,可采取復(fù)制的辦法,一份歸檔,一份教師自己保存,這能解決收與留的矛盾。

6.積極提供利用。充分發(fā)揮檔案在學(xué)校決策、教師考評、教學(xué)參考中應(yīng)有的作用,這必將產(chǎn)生自覺執(zhí)行制度的主觀能動性。

教學(xué)材料收集好后,可按以下三類整理歸檔:

1.教務(wù)類。主要包括上級有關(guān)教學(xué)方面的指令、大綱教材、課堂教學(xué)、教學(xué)總結(jié)、質(zhì)量分析、思想政治教育以及其他教務(wù)工作方面產(chǎn)生的材料。這部分材料的整理辦法基本與文書檔案相同,所不同的是歸檔時間要按教學(xué)年度來劃分,即上年9月1日至下年8月31日。

2.教師類。主要是反映教師任課、從事業(yè)務(wù)工作情況的材料,還有教師培訓(xùn)、職務(wù)評審、創(chuàng)造發(fā)明、著作論文,以及其他有關(guān)教師專業(yè)水平和業(yè)務(wù)工作考核的材料。這部分材料主要記錄了教師在校期間個人業(yè)務(wù)工作情況,它可不分年度,以教研組為單位,每個教師歸一個卷盒。

3.學(xué)生類。主要是學(xué)生入學(xué)前后材料、在校學(xué)籍材料、畢業(yè)和升學(xué)材料等。這類材料的整理,可按學(xué)制年度,以班級為單位立卷,在校學(xué)生的材料可暫用盒裝,學(xué)生畢業(yè)離校后改用訂裝。

作為學(xué)校的檔案管理員,我深感肩上責(zé)任之重大。只有不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗,才能把檔案管理工作做好。中學(xué)教學(xué)檔案管理在大家的關(guān)心和支持下,定會取得可喜的成績。

作者單位:保德伸華中學(xué)