中華人民共和國勞動和社會保障部制定的《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(2003年版)》一書將“文秘”的概念定義為“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員”。從中我們可以看出文秘是領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀,是上司的參謀和助手。文秘的素質(zhì)和能力對推進(jìn)組織的整體工作和關(guān)鍵工作起到非常重要的作用。文秘負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作,應(yīng)具備語言文字處理、信息處理、公文處理、會務(wù)處理、行政事務(wù)處理等方面業(yè)務(wù)的能力,工作非常繁瑣,涉及口語運(yùn)用的地方很多,通常運(yùn)用的大致有接待來訪、調(diào)查走訪、接打電話、匯報(bào)工作等。因此,中職學(xué)校語文教學(xué)應(yīng)當(dāng)結(jié)合文秘專業(yè)的職業(yè)特點(diǎn)開展口語交際訓(xùn)練,提升學(xué)生的文秘職業(yè)素養(yǎng)。本文就筆者多年來的教學(xué)實(shí)踐提出了自己的一些訓(xùn)練方法,以供同行探討。

一、接打電話

隨著科技的進(jìn)步,電話已經(jīng)普及到千家萬戶,現(xiàn)在老師、學(xué)生也都用上了移動電話,大多數(shù)學(xué)生對接打電話的練習(xí)不以為然。但是,接打電話恰恰能直接體現(xiàn)一個(gè)人的素質(zhì)和形象,在文秘專業(yè)學(xué)生的職業(yè)發(fā)展中,正確使用電話,有利于事業(yè)成功和生活幸福,反之則相反。文秘工作需要接打許多電話,要學(xué)會應(yīng)對和處理。指導(dǎo)學(xué)生接打電話應(yīng)注意如下幾個(gè)方面:一是選擇恰當(dāng)時(shí)間。撥打電話應(yīng)選擇對方方便的時(shí)間,休息和用餐時(shí)間、節(jié)假日一般不宜打電話,更不宜打談公務(wù)的電話;給海外人士打電話,先要了解時(shí)差。二是文明用語,簡明準(zhǔn)確。多用“您好”“請”“謝謝”“對不起”“再見” 等禮貌用語。通話前充分準(zhǔn)備,通話時(shí)應(yīng)適當(dāng)問候?qū)Ψ?自報(bào)家名,內(nèi)容簡要說明,長話短說,聲音適當(dāng),吐字準(zhǔn)確清晰,語速均勻。三是注意打電話的舉止和環(huán)境。接打電話時(shí),不要以為對方看不見就一邊挖著鼻孔一邊接打,在廁所里不要打電話,如果必須接電話,要最大程度的簡短,不要像嘮嗑家常一樣長篇大論。在餐桌不宜接打電話,如果必須接時(shí),要離開餐桌,或者轉(zhuǎn)到一邊,不可對著菜盤子大呼小叫。在人多的地方,不宜大聲喧嘩。掛電話要輕放。四是及時(shí)接電話和回電話。一般在鈴聲響過三遍之內(nèi)接聽,如果說話不方便,應(yīng)當(dāng)告知對方過一會打過去,或者和對方約定幾時(shí)再打過來;如果發(fā)現(xiàn)存在未接聽的電話,一般要主動回話,當(dāng)然,陌生的電話不在此列。五是學(xué)會處理特殊電話。辦公室經(jīng)常會接到投訴、騷擾、推銷電話,甚至要問上司電話,家庭住址等,老師應(yīng)指導(dǎo)學(xué)生靈活處理。

二、調(diào)查走訪

信息工作是文秘工作的重要內(nèi)容,文秘人員往往要承擔(dān)信息的收集、取舍、整理、歸納和傳送等工作。而調(diào)查走訪往往是獲取信息的重要渠道。因此,調(diào)查走訪應(yīng)成為文秘需要掌握的重要技能。調(diào)查走訪是實(shí)踐性很強(qiáng)的活動,要求有比較明確的調(diào)查對象、調(diào)查目標(biāo),牽動學(xué)生的綜合能力。這種活動的最大優(yōu)點(diǎn)是讓學(xué)生獲得實(shí)際的口語應(yīng)用機(jī)會,鍛煉學(xué)生的聽、說、記、寫和思維能力;其次是培養(yǎng)學(xué)生與人交往的膽量、增加信心,豐富社會閱歷,增加社會知識。調(diào)查走訪可讓學(xué)生到實(shí)踐中去,與調(diào)查對象直接接觸,開展訪談活動,做好記錄,整理成文。在教學(xué)中應(yīng)注意以下幾點(diǎn):一要選好主題。多了解學(xué)生愛好,讓學(xué)生參與議題擬訂,選擇學(xué)生比較關(guān)心的熱點(diǎn)問題,比如 “學(xué)生消費(fèi)的調(diào)查”“假期生活安排”“學(xué)生網(wǎng)絡(luò)生活”“學(xué)生的時(shí)間安排調(diào)查”等,這類調(diào)查貼近生活實(shí)際,調(diào)查對象也多愿意配合,取得成功的機(jī)率較高。二要加強(qiáng)指導(dǎo)。事先要求學(xué)生掌握調(diào)查研究的基本注意事項(xiàng)和常識,掌握問話的技巧。比如,有的問題正面問,常常不易得到結(jié)果,而采取迂回包抄、旁敲側(cè)擊的辦法就比較容易獲得真實(shí)的素材。引導(dǎo)學(xué)生在調(diào)查訪問前擬寫周密具體的調(diào)查提綱,不搞臨陣磨槍,毫無目的,亂問一氣。

三、聽說記結(jié)合訓(xùn)練

文秘人員從事行政事務(wù)處理、會務(wù)工作,參加會議的機(jī)率比較大,往往需要從事會議安排、會議記錄、與會發(fā)言等工作,扎實(shí)的聽說記能力能助其順利完成崗位工作,暢通職業(yè)發(fā)展道路。筆者認(rèn)為,聽說記方面的訓(xùn)練,一是利用現(xiàn)有教學(xué)資源,督促指導(dǎo)學(xué)生盡快進(jìn)入文秘的職業(yè)角色,利用班會、校會和學(xué)校各種集會活動,學(xué)做各種會議和活動記錄,開展會議記錄、課堂筆記評展比賽等。開展“假如我是發(fā)言人”活動,引導(dǎo)學(xué)生適應(yīng)不同角色思考演練。二是開展復(fù)述練習(xí)活動?？梢宰尷蠋熁蛘邔W(xué)生講一段笑話或者故事,讓其他人起來轉(zhuǎn)達(dá)全班同學(xué),練習(xí)聽說能力。講的事情可以是身邊發(fā)生的事、書刊和影視里看到聽到的事、社會的熱點(diǎn)問題,或者模擬職場領(lǐng)導(dǎo)口授通知,但必須是講,不是讀,要生動有趣。讓同學(xué)指正錯(cuò)用之處,并整理復(fù)述。這種訓(xùn)練對語文學(xué)習(xí)來說具有多種功能,加上內(nèi)容的豐富生動,教學(xué)方式新穎,教學(xué)起來效果會比較好。

四、辯論活動

辯論是觀點(diǎn)對立雙方為明辨是非,借以說服或駁倒對方的一種口語交際活動。辯論一般由活動的組織者針對統(tǒng)一問題而設(shè)計(jì)兩種不同理解角度,然后讓參辯雙方各執(zhí)一種觀點(diǎn)進(jìn)行互相針鋒相對的辯駁。開展辯論活動不僅可以激發(fā)學(xué)生的競爭意識,給學(xué)生提供一個(gè)展現(xiàn)自我、施展才華的舞臺,還可以培養(yǎng)他們獨(dú)立思考問題、表達(dá)具有個(gè)性特點(diǎn)的觀點(diǎn)的能力。應(yīng)該選擇一些切近社會現(xiàn)實(shí),貼近學(xué)生實(shí)際,學(xué)生比較敏感有話可說而又有意義的話題,引發(fā)大家辯論。如筆者經(jīng)常采用的辯題有:中職學(xué)生上網(wǎng)利大于弊還是弊大于利;中職文秘專業(yè)學(xué)生外出打工(創(chuàng)業(yè))利大于弊還是弊大于利;中職文秘專業(yè)學(xué)生戀愛利大于弊還是弊大于利;老師對中職學(xué)生管理嚴(yán)格好還是寬松好;現(xiàn)代學(xué)生傳統(tǒng)一點(diǎn)好還是開放一點(diǎn)好等等?；顒忧?應(yīng)先讓學(xué)生雙方分頭進(jìn)行準(zhǔn)備,在主旨的鉆研、資料的積累、對手的分析、環(huán)境的利用、應(yīng)變的謀略、表達(dá)的技能、亮相的儀態(tài)等方面都進(jìn)行預(yù)演。在辯論活動過程當(dāng)中或結(jié)束后,教師對辯論活動應(yīng)予引導(dǎo)或及時(shí)講評。還可組織學(xué)生觀看一些辯論賽錄相,觀看校級或社會組織的辯論賽,讓學(xué)生有模仿對象,感受辯論賽氛圍,提高思辨能力。

五、面試演練

面試是絕大多數(shù)中職畢業(yè)生求職必過一關(guān),文秘專業(yè)的學(xué)生在這方面的表現(xiàn)顯得更為重要。因此,通過舉辦面試演練活動對于指導(dǎo)學(xué)生求職很有必要?？膳e行虛擬招聘會,把學(xué)生分為兩類,一類是招聘文秘崗位人員的面試人員,一類是求職畢業(yè)生。首先,要求分頭準(zhǔn)備好求職信、個(gè)人簡歷和擔(dān)任考官擬出面試題目,做好活動準(zhǔn)備。其次,在 “面試”過程中注意做好啟發(fā)和提示工作。第三,在活動結(jié)束后,就“面試”中提出的問題、回答予以評點(diǎn)和完善?；顒又羞€可進(jìn)行角色轉(zhuǎn)換。訓(xùn)練中可圍繞以下幾個(gè)問題展開:如能否作簡要的自我介紹?回答要點(diǎn):姓名,年齡,學(xué)業(yè)歷程,中心是圍繞所聘職位展開;如談?wù)勀隳芊駝偃挝覀兲峁┑穆毼?回答要點(diǎn):對所提供職位的認(rèn)識和看法,自身所具備的知識基礎(chǔ)和專業(yè)能力;如你的上司交辦你一項(xiàng)緊急任務(wù),另一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)也交辦你另一項(xiàng)緊急任務(wù),你不可能在要求時(shí)限內(nèi)都完成,該怎么辦?回答要點(diǎn):借助外援完成任務(wù);確實(shí)不行如實(shí)匯報(bào)上司一起研究解決。面試演練可安排 3～4 人做主考官,而一般只安排一人作為求職者。教師對雙方問答應(yīng)做好記錄,待后評講交流。經(jīng)過這樣安排,能提高學(xué)生的積極性和參與意識,從求職材料的準(zhǔn)備、著裝打扮、心理準(zhǔn)備到問答準(zhǔn)備,同學(xué)們都跟畢業(yè)生參加招聘會一樣重視。模擬會后師生再一起歸納總結(jié),找出優(yōu)缺點(diǎn),欣賞精彩的問答。這樣,可提高學(xué)生直接的口語運(yùn)用能力。

六、演講比賽

演講是指在特定的時(shí)空環(huán)境中,以有聲語言的相應(yīng)的體態(tài)語言為手段,公開向聽眾傳遞信息,表述見解、闡明整理,抒發(fā)感情,以期達(dá)到感召聽眾的目的,它是一種直接的帶有藝術(shù)性的社會實(shí)踐活動。中職語文教材中都有演講這一教學(xué)單元,如筆者學(xué)校使用的語文教材為人民教育出版社發(fā)行的中等職業(yè)教育國家規(guī)劃教材《語文》基礎(chǔ)版,第三冊為即席發(fā)言、演講。教師在傳授演講技巧時(shí),要注重提高學(xué)生寫作演講稿的水平,同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)造條件,給學(xué)生當(dāng)眾演講的機(jī)會。舉行演講比賽,應(yīng)把好學(xué)生演講題目、內(nèi)容關(guān),讓每個(gè)學(xué)生任選一題,寫好演講稿并要求背誦。經(jīng)過多年的教學(xué)實(shí)踐得出以下題目比較適合文秘學(xué)生演講:勤學(xué)苦練,爭做一名合格的文秘人才;趁我們還年青;正確認(rèn)識學(xué)習(xí);假如我是班長;假如我是老師等等。演講時(shí)間三分鐘左右,由學(xué)生當(dāng)評委打分,演講過程中,每演講完一部分同學(xué),逐個(gè)進(jìn)行評論,指出優(yōu)缺點(diǎn),比賽完后學(xué)生自由發(fā)言,互相交流,成績計(jì)入平時(shí)成績。只要教師悉心指導(dǎo),調(diào)動學(xué)生的積極性,創(chuàng)造適宜的演講氛圍,就能達(dá)到演講的效果。

筆者在多年的教學(xué)實(shí)踐中通過以上六個(gè)訓(xùn)練方法,使中職文秘專業(yè)學(xué)生的個(gè)性和創(chuàng)造思維能力得到充分的發(fā)展,學(xué)生的口語交際能力得到了顯著的提高。當(dāng)然,口語交際能力訓(xùn)練方法各種各樣,語文教師也可以適當(dāng)利用多媒體課件、音像材料等增強(qiáng)學(xué)生的感官印象,提高文秘專業(yè)學(xué)生說話、表達(dá)的能力。

參考文獻(xiàn):

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(倪晨艷 福建省泉州華僑職業(yè)中專學(xué)校362000)