石先廣

規(guī)章制度是企業(yè)用工管理的重要依據(jù)之一。在實踐中,有一半左右的案件都與用人單位的規(guī)章制度有關(guān)。用人單位看似在運用規(guī)章制度時擁有主動權(quán),但敗訴的幾率卻非常高。由此可見,規(guī)章制度也是把雙刃劍,操作得當完全可以成為用人單位管理員工的重要抓手,操作不當可能成為用人單位敗訴的原因。

敗訴原因分析

1.規(guī)章制度內(nèi)容違法

案例:小劉2006年3月進入某高科技公司工作,公司發(fā)放的《員工手冊》規(guī)定:員工實行每周五天工作制,每天10小時工作制。2008年3月合同到期后,小劉離開公司,同時要求公司支付工作兩年期間的周六加班工資近3萬元,公司認為自己僅僅在《員工手冊》上規(guī)定了每天10小時工作制,事實上公司并非每天都安排員工工作,且即使安排加班,加班工資都已在平時的工資中支付,不同意支付。協(xié)商不成,小劉提起勞動仲裁。案件經(jīng)仲裁、一審,庭審中,小劉提供了公司的《員工手冊》作為公司安排自己每周六加班的證據(jù),在公司沒有提供有力證據(jù)支持自己主張的情況下,法院最終判決支持了小劉加班工資的訴訟請求。

點評:該案公司敗訴的原因是十分明顯的,因為公司發(fā)布的《員工手冊》關(guān)于員工工作時間的規(guī)定明顯是違背了法律的規(guī)定。因為我國的標準工作時間是每周5天工作制,每天8小時。該案也給企業(yè)提了個醒,如果用人單位的規(guī)章制度的條款違反法律規(guī)定,這些條款有可能成為勞動者打官司的有利證據(jù),用人單位無法提供反證的情況下,勞動者的請求很有可能獲得法律的支持。

2.規(guī)章制度制定缺少協(xié)商程序

《勞動合同法》第4條第2款規(guī)定,用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時,應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論,提出方案和意見,與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。這是《勞動合同法》關(guān)于用人單位制定規(guī)章制度的程序要求之一。如果用人單位制定的規(guī)章制度沒有履行法律的規(guī)定程序,那么整套規(guī)章制度再完美也是徒勞。因為,現(xiàn)代法治理念十分注重程序要求,程序一旦被認定為不合法,實體內(nèi)容無需審查也將被推翻。

案例:一家中美合資服裝公司的《員工獎懲制度》中明確寫明公司各崗位員工的工作紀律及違紀的處罰標準,并且在中、高層管理干部會議上正式宣布實施,對全體員工生效。隨后不久,公司依據(jù)《員工獎懲制度》對兩個在公司里吵架的員工王某和李某作出了開除處理,王某和李某以《員工獎懲制度》未經(jīng)民主程序為由申請勞動仲裁,后又到法院訴訟。最后,法院裁判公司敗訴。

點評:該案公司敗訴的原因是其《員工獎懲制度》的制定不符合法律規(guī)定的程序。實踐中,一些用人單位以“黨委決議”、“經(jīng)理(行政)辦公會”、“領(lǐng)導班子會議”等名義通過的涉及員工切身利益的規(guī)章制度均不符合法律關(guān)于規(guī)章制度制定程序的要求。一旦員工起訴時提出異議,這些規(guī)章制度均無法被裁判機關(guān)用作判案的依據(jù)。因為,《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條明確規(guī)定,用人單位根據(jù)《勞動法》第四條之規(guī)定,通過民主程序制定的規(guī)章制度,不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定,并已向勞動者公示的,可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。顯然,用人單位制定的規(guī)章制度沒有經(jīng)過民主程序(《勞動合同法》頒布之后,應該是“平等協(xié)商程序”)的,不可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。

3.規(guī)章制度缺少公示或告知程序

現(xiàn)代法治理念早已摒棄了古代的“刑不可知,則威不可測”的觀念,提倡并強調(diào)事先的公示、告知程序。就用人單位的規(guī)章制度而言,同樣也適用這樣的要求?！秳趧雍贤ā返?條第4款規(guī)定,用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示,或者告知勞動者。如果用人單位沒有將制定的規(guī)章制度事先向勞動者告知或公示。一旦在爭議中勞動者提出異議的,用人單位也必定敗訴無疑。

案例:聞先生于2006年8月被招聘至某制衣有限公司從事設計工作,雙方簽訂了一年的勞動合同。因公司經(jīng)常安排加班,聞先生忍不住在網(wǎng)絡上與其同事評論此事。2007年3月20日,該制衣有限公司突然通知聞先生與其解除勞動合同,原因是他在工作期間上網(wǎng)聊天違反了公司的《員工行為規(guī)范》中的規(guī)定。但聞先生從未見過公司有此規(guī)定,遂向當?shù)貏趧訝幾h仲裁委員會提起仲裁。勞動爭議仲裁委員會裁決公司的該項規(guī)章制度未向勞動者公示,不具有法律效力,公司依此與聞先生解除勞動合同的行為無效。

點評:該案公司敗訴的原因是其《員工行為規(guī)范》沒有事先公示或告知給員工?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條明確規(guī)定,用人單位根據(jù)《勞動法》第四條之規(guī)定,通過民主程序制定的規(guī)章制度,不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定,并已向勞動者公示的,可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。顯然,用人單位制定的規(guī)章制度沒有事先向勞動者公示(《勞動合同法》頒布之后,應該是“公示或告知”)的,不可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。

預防措施

在實踐中,筆者所接觸的企業(yè)依據(jù)規(guī)章制度處罰員工的案例中,大多數(shù)均以用人單位敗訴而告終。規(guī)章制度,本來是法律賦予用人單位的用工自主權(quán),但結(jié)果是用人單位不單不能運用它實現(xiàn)規(guī)范管理,反而成為其敗訴的原因,實值得用人單位反思。筆者認為,用人單位要想舞好“規(guī)章制度”這把劍,必須注意以下幾點:

1.確保規(guī)章制度制度內(nèi)容合法、合理

用人單位適應管理的需要,根據(jù)法律的規(guī)定,有權(quán)制定相應的規(guī)章制度,而且這些規(guī)章制度可以作為用人單位管理的重要依據(jù),并可以作為裁判機關(guān)裁判勞動爭議案件的依據(jù)。但是,用人單位制定的規(guī)章制度不能違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定。因為用人單位的規(guī)章制度畢竟是內(nèi)部的“小法”,不能違反國家的“大法”,用人單位的規(guī)章制度必須在現(xiàn)行法律的框架之內(nèi)進行制定。需要指出的是,這里的“合法”應當作廣義理解,指所有的法律、法規(guī)和規(guī)章,包括:憲法、法律、行政法規(guī)、地方法規(guī)(民族自治地方還要依據(jù)該地方的自治條例和單行條例)以及關(guān)于勞動方面的行政規(guī)章。否則,用人單位制定的規(guī)章制度不合法的話,不僅無效,而且還要承擔相應的法律責任。如《勞動合同法》第38條規(guī)定,用人單位有下列情形之一的,勞動者可以解除勞動合同……(四)用人單位的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的規(guī)定,損害勞動者權(quán)益的……另外,《勞動合同法》第46條規(guī)定,有下列情形之一的,用人單位應當向勞動者支付經(jīng)濟補償:(一)勞動者依照本法第38條規(guī)定解除勞動合同的……此外,《勞動合同法》第80條規(guī)定,用人單位制定的直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定的,由勞動行政部門責令改正,給予警告;給勞動者造成損害的,依法承擔賠償責任。由此可見,用人單位的規(guī)章制度不合法的話,不僅要承擔行政責任,如勞動保障部門責令改正,給予警告;而且還要承擔民事賠償責任,即,給勞動者造成損失的,勞動者可以要求損害賠償。另外,用人單位的規(guī)章制度違法的話,勞動者還可以隨時與用人單位解除勞動合同,并可以要求用人單位支付經(jīng)濟補償金。

用人單位在制定規(guī)章制度時,就其具體條款而言,除了要注意合法性之外,還需要注意合理性?！秳趧雍贤ā返?9條中有這樣的規(guī)定,勞動者嚴重違反勞動紀律或者用人單位規(guī)章制度、給用人單位的利益造成重大損害的,用人單位可以解除勞動合同。而何謂“嚴重違紀”、何謂“重大損害”,法律沒有做出具體的規(guī)定,這些均需要用人單位在規(guī)章制度進一步補充、細化、量化。對于這些問題的界定就存在一個“合理性”問題,也即是規(guī)章制度中對相關(guān)問題進行界定時所要把握的“度”。而合理不合理的“度”, 沒有統(tǒng)一的“國家標準”或“地方標準”。因為嚴重不嚴重,都是相對而言的。如同樣是員工違反規(guī)定在工作場所吸煙,發(fā)生在寫字樓和發(fā)生在加油站,情節(jié)大不一樣。碰到這種情況,只有請用人單位自由量裁決定。要根據(jù)不同的行業(yè)、不同的企業(yè)、不同的崗位、職務以及員工的一貫表現(xiàn)等具體情況,作出具體分析。但自由量裁,必須符合正常人的一般性評判標準。一般說來,對偶爾遲到或擅自離崗不應視為嚴重違紀,但是長期消極怠工,或者屢教不改,則屬于嚴重違紀。

需要指出的是,合法性的認定比較容易些,比較復雜的是合理性。如何把握合理與不合理之間的“度”,簡單來說就是一個被大多數(shù)人認同的問題,這個規(guī)章制度被一個企業(yè)的大多數(shù)職工認同了,那么就是合理的,如果大多數(shù)人認為不合理,那么這個規(guī)定就有問題。最后,需要提醒企業(yè)的是,當勞資雙方就規(guī)章制度的合理性問題產(chǎn)生糾紛時,用人單位和勞動者都不是最終的裁判者,最終的裁判者是勞動爭議仲裁機構(gòu)和人民法院。

2.制定時履行協(xié)商程序

一個優(yōu)秀的現(xiàn)代企業(yè)必定是以民主管理為基礎,強調(diào)全員管理,充分調(diào)動廣大職工的積極性,從而提高內(nèi)部管理水平,增強企業(yè)經(jīng)營決策的準確性和透明度。企業(yè)規(guī)章制度制定也是如此,更為重要的是,規(guī)章制度關(guān)鍵在于執(zhí)行,所以,勞動規(guī)章制度只有在吸收和體現(xiàn)職工一方的意志,或者得到職工的認同的情況下,才能確保很好地實施。前面我們提到的《勞動合同法》第4條第2款明確規(guī)定了規(guī)章制度制定的平等協(xié)商程序。具體而言,這一程序可以分解為以下兩個程序:

(1)民主程序。即企業(yè)起草的規(guī)章制度草案應當首先提交職工代表大會或者全體職工討論,由職工代表大會或全體職工提出方案和意見。這意味著民主程序已經(jīng)界定很嚴格了,即只有兩種選擇:企業(yè)有職工代表大會制度的,應當將規(guī)章制度的草案交由職工代表大會討論;沒有職工代表大會制度的,應當交由全體職工討論。這個交由職工代表大會或全體職工討論,提出方案和意見,我們可以稱之為發(fā)揚民主的過程,也可稱之為“民主程序”。

(2)集中程序。規(guī)章制度的草案交由職工代表大會或全體職工討論后,職工代表大會或全體職工肯定會提出很多意見和方案,而且這些方案、意見與企業(yè)的意見很可能差別很大。比如,企業(yè)規(guī)章制度草案中規(guī)定員工一年連續(xù)曠工5天或累計曠工10天的,屬于嚴重違反規(guī)章制度的行為,企業(yè)可以依據(jù)《勞動合同法》第39條的規(guī)定與勞動者解除勞動合同,并且不用支付經(jīng)濟補償金。職工代表大會或員工可能會提出,一年連續(xù)曠工7天或累計曠工14天的,才能被視為嚴重違反規(guī)章制度的行為。企業(yè)的規(guī)章制度最后如何確定呢?《勞動合同法》第4條第2款明確規(guī)定了,企業(yè)要與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。這也意味著,發(fā)揚民主后,規(guī)章制度最后的拍板決定權(quán)不在企業(yè),而是由企業(yè)與工會或者職工代表通過平等的協(xié)商程序予以決定。這個程序也可稱之為發(fā)揚民主的集中過程,也可稱之為“集中程序”。

綜上,《勞動合同法》第4條第2款規(guī)定的規(guī)章制度制定程序?qū)嶋H上包含了兩道程序,即“先民主后集中”。其實,這一規(guī)定也使規(guī)章制度制定權(quán)發(fā)生了根本性觀念性的轉(zhuǎn)變,原來在我國實踐中企業(yè)規(guī)章制度制定一直被認為是企業(yè)單方?jīng)Q定的權(quán)利,很多企業(yè)的規(guī)章制度都是企業(yè)自己制定并公布給員工,員工只有接受、遵守的義務,沒有參與的權(quán)利,而《勞動合同法》關(guān)于企業(yè)規(guī)章制度的制定的程序最后定格在“平等協(xié)商”上,這就意味著企業(yè)規(guī)章制度制定權(quán)由原來的企業(yè)“單決權(quán)”變?yōu)榱似髽I(yè)與員工的“共決權(quán)”。用人單位在制定規(guī)章制度時必須注意和把握這一變化。

3.制定后告知員工

公示原則是現(xiàn)代法律法規(guī)生效的一個要件,作為企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度更應對其適用的人公示,未經(jīng)公示的企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度,對職工不具有約束力。前面我們提到的《勞動合同法》第4條第4款和《最高人民法院關(guān)于勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋(一)》第19條也明確規(guī)定了規(guī)章制度向勞動者公示才能作為審判案件的依據(jù)。因此,用人單位制定規(guī)章制度后,必須履行公示或告知程序。實踐中,可用的公示或告知手段主要包括以下幾個:(1)傳閱或分發(fā);(2)層層培訓;(3)考試;(4)簽收;(5)員工手冊發(fā)放法;(6)會議宣傳法。

4.注意日常管理和證據(jù)固定工作

用人單位在制定和運用規(guī)章制度時,必須注意日常管理和證據(jù)固定工作。

首先,要注意保留好制定和公示、告知規(guī)章制度的證據(jù)。用人單位在制定規(guī)章制度履行法定程序時,每走一步都要固定好相應的證據(jù),如參加會議人員的簽名、會議紀要、討論意見等,再如規(guī)章制度公示的手段、方式、日期或者員工簽收的證據(jù)。如果用人單位在制定和公示、告知規(guī)章制度時完全按照法律規(guī)定履行了程序和手續(xù),但沒有保留相應的證據(jù),等于沒有履行法定的程序和手續(xù),一旦涉訴,必定敗訴無疑。

其次,要注意搜集員工違反規(guī)章制度的證據(jù)。因為用人單位以勞動者違反規(guī)章制度為由處罰員工,舉證責任在用人單位。如果員工違反了規(guī)章制度,但是用人單位提供不出證據(jù),等于沒有違反。即用人單位處罰員工沒有證據(jù)提供支持的話,一旦涉訴,也必定敗訴無疑。