趙　震　雷恒池

〔摘 要〕EndNote是一個功能強大的參考文獻管理軟件,但不支持中英文文獻混排。通過建立一個新的中文文獻類型和中文期刊文獻輸出格式,介紹各個字段如何設置,在Microsoft Word中進行引文插入,從而區(qū)別處理中英文多個作者的表示。該方法能夠在EndNote中實現(xiàn)中英文文獻混排,滿足中文期刊投稿要求。

〔關鍵詞〕文獻管理;EndNote;中英文文獻混排

〔中圖分類號〕TP391 〔文獻標識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821(2009)09-0182-03

A Method for Chinese-English Bibliography Mixed Citations Using EndNoteZhao Zhen Lei Hengchi

(Institute of Atmospheric Physics,Chinese Academy of Sciences,Beijing 100029,China)

〔Abstract〕EndNote is a powerful and widely used bibliographic management program marketed by Thomson Scientific which does not support Chinese-English bibliography mixed citations for Chinese journals.A method was purposed to treat with different abbreviated author list if more than three authors for Chinese and English references which were inserted to Microsoft Word.A new reference type and output style was created for Chinese journal and how to set every field was also presented.The method could achieve Chinese-English bibliography mixed citations and meet the requirements of Chinese publishers.

〔Key words〕reference manage;EndNote;Chinese-English bibliography mixed citations

科學論文的寫作需要查閱和引用參考文獻,伴隨著期刊和論文數(shù)量的突飛猛進,手工搜集和管理參考文獻已無法適應信息化時代的發(fā)展。參考文獻管理軟件的出現(xiàn)可以滿足科研人員高效、準確、便捷地利用海量參考文獻的要求,目前幾種主要的參考文獻管理軟件各有特點和優(yōu)缺點[1-2]。EndNote作為文獻管理軟件中的佼佼者,是一個功能強大的檢索和管理參考文獻數(shù)據(jù)庫的軟件,能夠搜索互聯(lián)網(wǎng)上的參考文獻數(shù)據(jù)庫,支持多種文獻類型的存儲,對本地儲存的文獻資料提供了二次檢索和整理功能,以及快速手工創(chuàng)建書目列表。通過其在Microsoft Word中的插件,可以很方便地插入所引用的文獻,軟件根據(jù)文獻出現(xiàn)的先后順序自動編號,按照指定的格式將引用的文獻附在文章最后參考文獻的位置[2-3]。目前最新版本EndNote X2主要功能包括自動查找文章全文并下載,通過EndNote Web的即時訪問毫不費力的將參考文獻群組傳送到EndNote Web并與其他人共享訪問。能夠獲取更多的在線資源和出版樣式,支持2 800種在線連接文件、600種導入過濾器和3 300種期刊樣式[4]。

比較而言,參考文獻管理軟件在國外使用普遍,軟件發(fā)展也較為成熟,而在國內(nèi)尚處于普及階段,但已有越來越多的科研人員開始使用EndNote建立個人數(shù)字圖書館,利用EndNote的強大功能協(xié)助撰寫科研論文[5-6]。對于目前常用的網(wǎng)上中文期刊文獻數(shù)據(jù)庫,可以使用EndNote根據(jù)不同的網(wǎng)絡期刊數(shù)據(jù)庫文獻格式制作過濾器來導入中文文獻,從而輕松建立和管理中文文獻[7-10]。EndNote自帶的文獻輸出格式均是針對英文文獻的,沒有支持中文文獻的輸出格式,對于中文期刊中經(jīng)常出現(xiàn)的中英文文獻混排更是沒有給出解決方法。

1 EndNote處理中英文文獻混排

1.1 EndNote處理中英文混排的問題

對中文期刊而言,經(jīng)常碰到中英文文獻混排的問題。

參考文獻既有中文也有英文,雖然兩種格式要求一樣,但是中英文文獻混合引用的時候由于習慣不同,中英文文獻格式會出現(xiàn)混亂。最重要的差別在于某個文獻的多位中文作者排列時會出現(xiàn)類似“劉某某,張某某,et al”的字樣而不是中文期刊要求的“劉某某,張某某,等”字樣。雖然可以對中文和英文文獻各制作一個輸出格式,但是在同一篇文章中是不能使用2個文獻輸出格式的。EndNote在這方面表現(xiàn)很差,至今還沒有完美的解決方法。只能依靠文獻在Microsoft Word插入格式化后手動修改或者另外編寫Microsoft Word宏[8-9],給編輯處理中文文獻帶來很大不便。下面將提出一種方法來實現(xiàn)中英文文獻混排,可以簡單方便的解決這個問題。

1.2 解決問題的基本思路

建立一個新的中文文獻類型(Reference Type),這樣在用EndNote輸入中英文文獻時可以將中文文獻獨立出來對待。再建立一個新的中文期刊文獻輸出格式(Output Style),在新的文獻輸出格式中對英文文獻將Author當成英文作者來處理,而對中文文獻將Editor當成中文作者來處理。從而實現(xiàn)中英文不同作者格式可以同時出現(xiàn)在一個文獻輸出格式中。以下所有操作均使用EndNote X2版本,使用EndNote其它版本也可仿照。

2 EndNote實現(xiàn)中英文文獻混排

2.1 建立一個新的中文文獻類型

EndNote未使用的文獻類型(Reference Type)默認為3個,它們被命名為Unused 1-Unused 3,可以利用其中一個作為新的中文文獻類型。操作如下:【Edit】→【Preference…】→【Reference Types】→【Modify Reference Types…】,就會出現(xiàn)選擇文獻類型的窗口,在Reference Type中下拉選擇Unused 1,然后修改文獻類型列表中相關項。在Generic項中輸入新文獻類型名“Chinese Journal”,新文獻類型與EndNote自帶的Journal Article類型最大的不同是Secondary Author也被用來存放中文作者。修改完成后的中文文獻類型各項設定見表1。點擊頁面上的OK按鈕保存該文獻類型,新的中文文獻類型被命名為Chinese Journal。

2.2 EndNote中輸入中英文文獻

在EndNote中添加英文文獻時,Reference Type框中選擇Journal Article,再依次輸入文獻各字段內(nèi)容。添加中文文獻時,Reference Type框中選擇新建立的Chinese Journal文獻類型,然后順序輸入中文文獻對應的各字段內(nèi)容。特別需要注意的是中文文獻輸入中Secondary Author字段不能為空,其內(nèi)容與Author字段相同,只需將Author字段內(nèi)容復制過來即可。

2.3 新建中文期刊文獻輸出格式

點擊工具欄上的【Edit】→【Output Styles】→【New Style…】來建立符合中文期刊要求的中英文文獻混排輸出格式,下面逐一介紹各項如何修改。About this Style欄中【Category:】填“Generic”,Anonymous Works、Page Numbers、Journal Names可以不變。對于中文期刊,引文在正文中的顯示格式大都采用數(shù)字上標編號標注,Citations的設置如下:Templates輸入框在Insert Field中選擇“Bibliography Number”進行設置,前后加上中括號,設置為上標格式,最后顯示為[Bibliography Number]。這樣在正文中引用文獻時則表示為文獻出現(xiàn)的順序號,格式為上標。Citations的其余部分可以不變。

中文期刊的

參考文獻格式大都如下:[順序號]作者.題名[J].刊物名稱,出版年,卷(期):起止頁碼,按此要求對Bibliography的各項作如下修改。對于Bibliography的Templates部分,在Reference Types中選上Journal Article代表英文文獻,通過Insert Field工具按鈕將英文文獻格式設置為:Author.Title[J].Journal,Year|,Volume|(Issue)|:Pages。接著在Reference Types中選擇Chinese Journal代表中文文獻,點擊Insert Field選擇字段將中文文獻格式設置成:Secondary Author.Title[J].Journal,Year|,Volume|(Issue)|:Pages。兩者區(qū)別在于選擇的文獻類型不同和文章作者項采用不同字段。Author Lists的設置代表英文文獻格式,作者前后之間用“,”分隔,顯示前3位作者,超過3個作者縮略為“,et al.”。Editor Lists的設置代表中文文獻格式,作者前后之間用“,”分隔,顯示前3位作者,超過3個作者縮略為“,等”。Layout中的Start each reference with部分在Insert Field工具按鈕中選擇“Bibliography Number”,前后加上中括號使

參考文獻按順序編號格式如[1],最后顯示為[Bibliography Number],懸掛縮進Hanging Indent設為All paragraphs。至此中文期刊文獻輸出格式建立完成,最后使用【File】→【Save As】保存該格式并命名。

3 Microsoft Word中插入中英文文獻

正確安裝EndNote 之后,Microsoft Word的工具菜單下就有EndNote菜單項,從而在Word與Endnote兩個軟件之間輕松轉換,實現(xiàn)在Word文檔中即時插入?yún)⒖嘉墨I。點擊Microsoft Word中EndNote工具欄下“Insert Selected Citation(s)”按鈕就可自動插入引用的中英文文獻,并在文章結尾生成相應的參考文獻目錄。為了達到中英文文獻混排的要求,需要對文獻按中文期刊要求進行格式化,步驟如下:Format Bibliography菜單下的With output欄中點“Browse…”按鈕選擇新建的中文期刊文獻輸出格式;Layout菜單的Bibliography欄中輸入“參考文獻”,Hanging值設為0.635,這樣可以自動在文章最后輸出標題“參考文獻”,輸出的每篇參考文獻可以自動縮進兩個字符并對齊,符合中文期刊習慣。修改好后點擊“確定”按鈕,最后輸出的參考文獻格式示例如下:

[1]蔡敏.三種常用

參考文獻管理軟件比較研究[J].現(xiàn)代情報,2007,27(10):176-179.

[2]Warr W A.EndNote X(and XI)for Windows[J].Journal of Chemical Information and Modeling,2008,48(1):242-244.

[3]馬清河,胡常英,劉麗娜,等.介紹一個功能強大的科技文獻管理軟件——EndNote[J].醫(yī)學信息,2005,18(7):687-689.

[4]Sable J H,Carlin B G,Andrews J E,et al.Creating local bibliographic databases:new tools for evidence-based health care[J].Bulletin of the Medical Library Association,2000,88(2):139-144.

從輸出結果看,在EndNote中利用此方法可以實現(xiàn)中英文文獻混排,出現(xiàn)多個作者時按照中文和英文文獻的不同進行區(qū)別顯示,滿足了中文期刊投稿的要求。

參考文獻

[1]蔡敏.三種常用參考文獻管理軟件比較研究[J].現(xiàn)代情報,2007,27(10):176-179.

[2]張兆倫.三個參考文獻管理軟件的比較應用研究——EndNote,Reference Manager與ProCite[J].圖書情報工作,2007,51(11):121-123.

[3]馬清河,胡常英,劉麗娜,等.介紹一個功能強大的科技文獻管理軟件——EndNote[J].醫(yī)學信息,2005,18(7):687-689.

[4]http:∥www.endnote.com/enx2info.asp[EB].2008-12-10.

[5]張愛紅.EndNote在科技論文寫作中的應用[J].甘肅科技,2007,23(8):231-233.

[6]馬愛芳.基于Endnote8個人數(shù)字圖書館的構建及其應用[J].現(xiàn)代情報,2005,25(6):74-75.

[7]姚煒,陳蘭,王德英.基于Endnote的CNKI文獻導入方法[J].現(xiàn)代情報,2008,28(1):180-181,201.

[8]林營志,蘇明星,劉波.應用EndNote和維普期刊庫實現(xiàn)中文文獻管理[J].科技導報,2005,23(4):34-36.

[9]林營志,蘇明星,劉波.結合EndNote和CNKI題錄輔助科技論文文獻編排[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡信息,2005,3:41-43.

[10]姚煒,陳蘭,王德英.用Endnote組織參考文獻目錄的方法——以CJFD、唯普、萬方中文期刊數(shù)據(jù)庫為例[J].中國索引,2007,5(4):48-51.