楊云海

摘 要:文件發(fā)放是高校中一項必要的日常工作。利用現(xiàn)在發(fā)展成熟的Web、ASP等信息技術，結合高校文件發(fā)放工作的特點，開發(fā)一套適合高校應用的校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)，對提高校內(nèi)文件收發(fā)、管理工作的效率有一定幫助。

關鍵詞:文件 網(wǎng)絡 數(shù)據(jù)庫 網(wǎng)站

中圖分類號:TP311文獻標識碼:B 文章編號:1673-8454(2009)19-0035-02

校內(nèi)文件發(fā)放是高校日常管理中一項必不可少的工作。利用常規(guī)工作方法，每個校內(nèi)文件都要發(fā)放到各個相關部門，文件的印制與遞送需要較大的工作量。利用目前已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等信息技術，開發(fā)適合高校使用的校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)，可以提高高校文件發(fā)放工作的效率。應用校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)，也可以有效減少文件印量，節(jié)約辦公資源，同時還能為校內(nèi)文件統(tǒng)一檢索的建立提供方便。

本文經(jīng)過研究，探討了高校文件發(fā)放系統(tǒng)的設計與開發(fā)，利用Web、ASP等技術實現(xiàn)了系統(tǒng)。

一、系統(tǒng)需求分析與網(wǎng)絡體系架構

高校文件發(fā)放系統(tǒng)實現(xiàn)的功能是:在正式文件確定并制作成電子文件后，由校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)向校內(nèi)有關部門發(fā)放;校內(nèi)有關部門查閱后，向發(fā)件人返回電子文件的已閱回執(zhí)。文件發(fā)放系統(tǒng)的工作流程如圖1所示。

校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)采用B/S架構，與一般Web網(wǎng)站的網(wǎng)絡架構相同。采用B/S架構，各個客戶端只需安裝一個簡單的Web瀏覽器，可降低用戶的使用難度，同時也減少系統(tǒng)維護的工作量。[1]

二、數(shù)據(jù)庫的選擇與設計

在中小型應用中，較常用的數(shù)據(jù)庫是Access和SQL Server。其中，Access是微軟公司開發(fā)的Windows環(huán)境下桌面型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。使用Microsoft Access無需編寫任何代碼，只要通過直觀的可視化操作就可以完成大部分數(shù)據(jù)庫管理任務，可以更方便地建立數(shù)據(jù)庫。[2]

根據(jù)需求，校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的主要數(shù)據(jù)表字段設置如表1所示。

三、軟件設計

校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)分為:收發(fā)文管理、部門與文件系列管理、用戶管理、用戶個人信息管理、數(shù)據(jù)庫管理等功能模塊。其中，收發(fā)文管理模塊的部分功能針對管理員，部門與文件系列管理、用戶管理與數(shù)據(jù)庫管理模塊是管理員使用的模塊。普通用戶登錄后，管理員功能部分的內(nèi)容是不可見的。系統(tǒng)的軟件體系結構如圖2所示。

(1)收發(fā)文管理模塊能進行收、發(fā)文操作，能對已收、已發(fā)文件進行查詢、管理;

(2)部門與文件系列管理模塊能對部門類別、部門信息進行管理，能對系統(tǒng)的發(fā)文系列進行管理;

(3)用戶管理模塊能添加、刪除用戶，能管理、修改用戶信息;

(4)用戶個人信息管理模塊能對用戶的個人信息和密碼進行管理;

(5)數(shù)據(jù)庫管理模塊能為管理員提供基本的數(shù)據(jù)庫維護操作，并能查看服務器的一些功能特征。

四、系統(tǒng)實現(xiàn)與測試

根據(jù)系統(tǒng)的設計要求，利用Web和ASP等技術完成了軟件的開發(fā)。系統(tǒng)登錄界面和主要操作界面如圖3所示。

使用校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)，用戶的收發(fā)文操作與普通電子郵件的收發(fā)操作相同，操作簡單、方便，易于推廣。

下面是部分校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)的程序代碼:

if User_Rs("用戶類別")＜＞"超級管理員" then

error2("你沒有此權限，請回去")

response.end

end if

bumeng=request.form("bumeng")

title=request.Form("title")

content=request("content")

xilie=request("xilie")

uploadfilename=request("uploadfilename")

submit=request.form("submit")

title_number=request.form("title_number")

main_title=request.form("main_title")

if bumeng="" then error2("請選擇接受方") end if

if title="" then error2("標題不能為空") end if

if content="" then error2("內(nèi)容不能為空") end if

if submit="保存草稿" then

info=0

elseif submit="發(fā)送文件" then

info=1

end if

conn.execute="insert into woa (文件號，主題詞，標題，內(nèi)容，發(fā)文系列，發(fā)文者，發(fā)件部門，接收者，附件，狀態(tài)) values (′"&title_number&"′，′"&main_title&"′，′"&title&"′， ′"&content&"′，′"&xilie&"′，′"&user_name&"′，′"&User_Rs("部門")&"′，′"&bumeng&"′，′"&uploadfilename&"′，"&info&")"

if submit="發(fā)送文件" then

the_bumeng = split(bumeng，"，")

for i = 0 to ubound(the_bumeng)

conn.execute="insert into get_email (parent_id，文件號，主題詞，標題，內(nèi)容，發(fā)文系列，發(fā)文者，發(fā)件部門，接收者，附件) values (′"&conn.execute("select id from woa order by id desc")(0)&"′，′"&title_number&"′，′"&main_title&"′，′"&title&"′，′"&content&"′，′"&xilie&"′，′"&user_name&"′，′"&User_Rs("部門")&"′，′"&trim(the_bumeng(i))&"′，′"&uploadfilename&"′)"

next

end if

error2("操作成功")

conn.close

由于校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)與普通ASP網(wǎng)站架構和實現(xiàn)技術相同，且訪問量不太大，故系統(tǒng)對服務器與客戶機的硬件要求較低。經(jīng)測試，將系統(tǒng)安裝在Pentium4 1.7G，256MB DDR內(nèi)存的普通辦公PC上，以Windows XP操作系統(tǒng)和IIS 5.0作為運行環(huán)境，在有100個不同部門用戶使用的情況下，能流暢運行。

五、結束語

根據(jù)高校校內(nèi)文件發(fā)放工作的一些特點，開發(fā)、實現(xiàn)了校內(nèi)文件發(fā)放系統(tǒng)，對于提高文件發(fā)放工作的效率以及節(jié)約辦公成本都有一定的幫助，也對促進高校教育信息化建設和辦公自動化建設起到了一定的作用。

參考文獻:

[1](美)Kathy Schwalbe. Information Technology Project Management. Second Edition. 北京:機械工業(yè)出版社，2003:23.

[2]謝樂軍.Office 2000最佳實用教程[M].北京:冶金工業(yè)出版社，2000:228.

(編輯:于黎明)