劉偉

青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 國有資產(chǎn)管理科，山東 青島 266003

設(shè)備檔案的管理與使用是相輔相成的。建檔的目的是利用,而利用的好壞,決定了設(shè)備的運(yùn)行質(zhì)量管理水平。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展,大批高、精、尖醫(yī)療設(shè)備越來越多地進(jìn)入醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu),如何建立規(guī)范的設(shè)備檔案,加強(qiáng)儀器設(shè)備的使用管理, 提高設(shè)備使用效益,已經(jīng)成為醫(yī)院管理者迫切需要解決的課題。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性

⑴ 醫(yī)院在購置大中型醫(yī)療設(shè)備時(shí),設(shè)備檔案作為重要的第一手資料,可為領(lǐng)導(dǎo)和專家提供及時(shí)準(zhǔn)確的全方位的數(shù)據(jù)信息。這些信息資料是設(shè)備引進(jìn)的有力證據(jù),為醫(yī)院制定設(shè)備購置計(jì)劃、調(diào)整布局、宏觀調(diào)控做好預(yù)測服務(wù),避免重復(fù)購置及高成本投入,低效率使用造成的醫(yī)療設(shè)備資源的浪費(fèi)。

⑵ 建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件，是臨床醫(yī)生和維修工程師工作的有力助手。它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供有關(guān)資料及準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，為提高設(shè)備使用率起到重要的作用。

⑶ 追蹤醫(yī)療設(shè)備檔案中定期和不定期檢查設(shè)備的應(yīng)用質(zhì)量、運(yùn)行狀況和檢測維修情況，可以最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療服務(wù)中的積極作用，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供服務(wù)。

2 加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對策與建議

目前，部分醫(yī)院存在醫(yī)療設(shè)備管理人員專業(yè)素質(zhì)低、硬件條件差、管理手段落后等問題，影響了設(shè)備檔案的開發(fā)和利用。鑒于此，建議從以下幾個(gè)方面加大對設(shè)備檔案的管理力度。

2.1 提高思想認(rèn)識

加強(qiáng)檔案知識宣傳，提高醫(yī)療技術(shù)人員對設(shè)備檔案知識的認(rèn)識程度。通過對醫(yī)務(wù)人員宣傳檔案方面的知識，使醫(yī)療技術(shù)人員進(jìn)一步了解設(shè)備檔案的范圍、類別以及為社會提供服務(wù)的途徑，在設(shè)備使用過程中，注重檔案資源潛在的知識價(jià)值和原始資料的積累與保存。

2.2 強(qiáng)化歸檔意識，建立健全設(shè)備檔案管理制度

2.2.1 制度化管理。制度建設(shè)是做好檔案工作的有力保障，建立并完善設(shè)備檔案的收集制度，以確保檔案的完整移交。建立并完善設(shè)備檔案的保管制度，不斷提高保管水平，使設(shè)備檔案處于最佳保管狀態(tài)，便于隨時(shí)開展有效的服務(wù)。建立并完善設(shè)備檔案的借閱與使用權(quán)限制度，嚴(yán)格控制設(shè)備檔案的查閱，嚴(yán)禁非技術(shù)人員未經(jīng)允許查閱設(shè)備檔案，加強(qiáng)設(shè)備檔案的安全性和保密性。

2.2.2 標(biāo)準(zhǔn)化管理。設(shè)備檔案管理正在納入醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的歸檔、輸入計(jì)算機(jī)，有一整套嚴(yán)格的管理程序，其內(nèi)容分類、編號及案卷目錄、卷內(nèi)目錄的書寫應(yīng)符合檔案局對設(shè)備檔案要求的規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，做到條理清楚、目標(biāo)明確、保存完整，為今后的提供利用打下良好的基礎(chǔ)。

2.2.3 現(xiàn)代化管理。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展， 檔案部門需要不斷更新技術(shù)和設(shè)備才能滿足社會發(fā)展的需要， 同時(shí)檔案人員也必須不斷提高專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，逐步提高醫(yī)療設(shè)備檔案的管理水平。通過互聯(lián)網(wǎng)建立統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源整合和共享，便于醫(yī)療設(shè)備使用效益的分析，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值，為有效應(yīng)對突發(fā)事件和緊急事件提供信息保障，為醫(yī)療工作提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)。

2.3 將設(shè)備檔案的管理納入醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理

設(shè)備檔案應(yīng)納入醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理，建立健全專兼職檔案人員目標(biāo)管理體系。目前，我院設(shè)有檔案管理委員會，由主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成，綜合檔案室下設(shè)設(shè)備檔案分室及兼職檔案人員，建立科學(xué)的、完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

在實(shí)際工作中，專職檔案人員定期對設(shè)備檔案工作進(jìn)行督查指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)；從購置儀器立項(xiàng)到儀器運(yùn)營，不同階段有不同的收集內(nèi)容；明確分工、落實(shí)到人、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正；要求相關(guān)人員積極配合檔案人員做好設(shè)備檔案材料的收集、整理、分類等工作；掌握儀器購置進(jìn)展過程中所形成的原始記錄及隨機(jī)材料，避免材料的缺失。

3 充分利用設(shè)備檔案，提高設(shè)備的使用效益

儀器、設(shè)備的檔案管理不是那種收集保管資料的狹隘觀念,而是一項(xiàng)包涵著科學(xué)管理的活動。它是利用設(shè)備檔案,采用一系列特殊措施,使儀器設(shè)備達(dá)到技術(shù)指標(biāo),正常運(yùn)行,獲取最高效益。

3.1 設(shè)備資源共享，發(fā)揮優(yōu)質(zhì)效能

設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)是醫(yī)院對科室經(jīng)濟(jì)考核組成部分,根據(jù)統(tǒng)計(jì)情況及時(shí)地調(diào)整核算指標(biāo),調(diào)整管理工作的重心和方向。對使用率不高,多余的設(shè)備進(jìn)行調(diào)整,使設(shè)備的分配趨于合理化,使醫(yī)院有限的資金合理運(yùn)用。醫(yī)院各科室常用醫(yī)療設(shè)備配置，一直是一個(gè)不明確的問題。為了保障醫(yī)療安全的要求和科室成本核算要求，目前各科室配置一一齊全。但是也存在設(shè)備使用效率較低和設(shè)備經(jīng)濟(jì)較差的問題。如我院成立呼吸機(jī)管理中心，就較好地解決了全院呼吸機(jī)的使用效益和經(jīng)濟(jì)效益的問題。下一步我院準(zhǔn)備繼續(xù)擴(kuò)大呼吸機(jī)管理中心的運(yùn)做范圍，把監(jiān)護(hù)儀、微量注射泵等急救設(shè)備歸納到其管理之下，減少設(shè)備購置，提高設(shè)備使用率。

以前我院手術(shù)科室特別是腹腔設(shè)備的管理也存在資源共享不充分的問題。外科各科室共有的胸腔鏡、腹腔鏡、關(guān)節(jié)鏡、宮腔鏡等內(nèi)窺鏡11套之多，全院平均腹腔手術(shù)每科不足10例，這樣醫(yī)療設(shè)備大半時(shí)間閑置。對此我院將此類設(shè)備的主機(jī)統(tǒng)一調(diào)配至手術(shù)室管理，收入按比例分成，把各外科科室能共用的醫(yī)療設(shè)備，像手術(shù)室中的無影燈一樣充分利用起來。

3.2 加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)和質(zhì)控管理，減少維修費(fèi)用支出

醫(yī)療設(shè)備狀態(tài)的好壞，直接影響了診斷和治療的效果，影響醫(yī)院的聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)收入，而設(shè)備檔案技術(shù)資料又是專業(yè)維修工作的重要保障。現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備以計(jì)算機(jī)為代表,具有高科技、高精密度和復(fù)雜性, 因此依據(jù)技術(shù)資料,專業(yè)人員才可以充分發(fā)揮才能, 解決眾多設(shè)備“疑難疾病”。這就要求我們設(shè)備檔案管理人員必須有強(qiáng)烈的職業(yè)精神，為臨床一線和為病人服務(wù)意識以及精通的業(yè)務(wù)知識，保證每臺設(shè)備資料及時(shí)完整歸檔，既確保醫(yī)療設(shè)備的安全、可靠運(yùn)行，同時(shí)又降低醫(yī)院的維修支出。

醫(yī)療設(shè)備迅發(fā)展的同時(shí),它的故障也越來越復(fù)雜,在具備先進(jìn)檢修設(shè)備和工程技術(shù)力量的基礎(chǔ)上,設(shè)備技術(shù)資料的全面支持是必不可少的,醫(yī)療設(shè)備檔案有效地提供了這種支持。設(shè)備從安裝到報(bào)廢,根據(jù)檔案運(yùn)行資料,及時(shí)地跟蹤其使用和維修情況,掌握機(jī)器運(yùn)行動態(tài),考核機(jī)器運(yùn)行質(zhì)量與使用期限,為設(shè)備和設(shè)備部件更新?lián)Q代提供質(zhì)量依據(jù)。

對于一些使用年限已到，性能變差，重、大部件費(fèi)用支出過高即定為沒有使用價(jià)值的，可同時(shí)辦理正常報(bào)廢手續(xù)；對于一些設(shè)備已到使用年限，但是機(jī)器性能正常，使用效果良好，用相關(guān)質(zhì)量控制儀器測試參數(shù)正常，可以繼續(xù)使用，但需要加強(qiáng)對設(shè)備定期質(zhì)控測試看是否正常；設(shè)備已達(dá)使用年限，但通過更換配件或設(shè)備升級后，仍然具有一定的使用價(jià)值則需經(jīng)過財(cái)務(wù)成本核算、效益分析后確定能否正常使用。

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