田太福

沈陽工業(yè)大學(xué) 遼寧遼陽 111003

高校儀器設(shè)備檔案管理的探討

田太福

沈陽工業(yè)大學(xué) 遼寧遼陽 111003

儀器設(shè)備檔案管理是保證高校教學(xué)科研工作的重要手段，是進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理和為維護(hù)儀器設(shè)備提供資料來源的基礎(chǔ)性工作。本文對(duì)目前高校儀器設(shè)備檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行了分析，并從加強(qiáng)規(guī)章制度、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面提出了相應(yīng)的改進(jìn)方法。

儀器設(shè)備；檔案管理；改進(jìn)方法

儀器設(shè)備檔案是指作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備在其購置、驗(yàn)收、運(yùn)行、管理等過程中直接形成的，具有保存、利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體、隨機(jī)資料等材料。儀器設(shè)備檔案管理是學(xué)校資產(chǎn)管理的重要組成部分，也是學(xué)校建設(shè)與發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性工作。

一、儀器設(shè)備檔案管理的重要性

隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展壯大，各高校都投入了大量經(jīng)費(fèi)購置儀器設(shè)備，儀器設(shè)備作為高校從事教學(xué)科研、新技術(shù)開發(fā)和對(duì)外服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)有著重要地位。而設(shè)備檔案管理是提高設(shè)備使用率和完好率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)性工作之一，它直接關(guān)系到高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究的正常進(jìn)行，關(guān)系到高校大量高新技術(shù)儀器設(shè)備的使用壽命。學(xué)校各職能部門和使用儀器設(shè)備的教學(xué)單位，都應(yīng)該高度重視儀器設(shè)備檔案的管理工作。

二、設(shè)備檔案的收集與管理

高校設(shè)備檔案管理工作的關(guān)鍵是檔案材料的收集。我校的設(shè)備管理部門有專職的設(shè)備檔案管理員，負(fù)責(zé)收集本校的教學(xué)儀器設(shè)備和一般設(shè)備的技術(shù)檔案資料，經(jīng)過分類整理后統(tǒng)一交到學(xué)校綜合檔案室。根據(jù)材料產(chǎn)生的過程，可分四個(gè)階段來收集材料。

1.設(shè)備申購階段。設(shè)備申購階段形成的文件資料主要有：設(shè)備的購置計(jì)劃書、設(shè)備購置技術(shù)論證材料，招(投)標(biāo)文件、購貨合同、發(fā)票單據(jù)等。

2.設(shè)備驗(yàn)收階段。設(shè)備驗(yàn)收階段形成的主要資料有：裝箱單、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備結(jié)構(gòu)原理圖、線路圖、說明書、操作手冊(cè)、保修書等隨機(jī)資料。

3.設(shè)備使用階段。設(shè)備使用階段形成的主要資料有：開始使用時(shí)間、設(shè)備的技術(shù)狀況、操作規(guī)程、運(yùn)行情況、事故及損壞記錄、維修保養(yǎng)記錄、功能開發(fā)和技術(shù)改造記錄等。

4.設(shè)備報(bào)廢處理階段。設(shè)備報(bào)廢處理階段形成的主要資料有：報(bào)廢申請(qǐng)書、設(shè)備報(bào)廢鑒定與審批材料、設(shè)備報(bào)廢處理轉(zhuǎn)交單等。

設(shè)備檔案材料收集齊全僅僅是做好了檔案管理工作的第一步。從建檔的角度來說，對(duì)反映設(shè)備的購置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件資料，都應(yīng)集中統(tǒng)一歸檔管理。1994年，國家教委發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中規(guī)定：“設(shè)備檔案的管理必須堅(jiān)持統(tǒng)一管理的原則”。對(duì)收集來的材料根據(jù)內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式等實(shí)際情況，在堅(jiān)持文件之間有機(jī)聯(lián)系和便于查找的原則下，將每項(xiàng)設(shè)備的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成一個(gè)或若干個(gè)案卷，并對(duì)案卷按一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編碼。設(shè)備檔案的收集與整理只是管理工作的手段，其目的還在于提高利用，只有設(shè)備檔案在日常工作中發(fā)揮了作用，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值。在設(shè)備檔案查閱時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度，認(rèn)真辦理查閱、借閱手續(xù)，既要保證檔案的安全，又要充分發(fā)揮檔案為學(xué)校教學(xué)、科研服務(wù)的積極作用。

三、存在的問題及改進(jìn)方法

1.存在的問題

(1)長期以來，學(xué)校以教學(xué)為根本任務(wù)，對(duì)高校檔案缺乏嚴(yán)格的考核，在實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理工作不受重視的情況。一些高校對(duì)檔案管理的整體意識(shí)不強(qiáng)，機(jī)構(gòu)不健全、制度不完善。沒有真正做好設(shè)備檔案的建立和使用，沒有形成一套嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、有效的管理方法，使設(shè)備檔案管理工作處于一種較低的水平。

(2)設(shè)備檔案管理工作是由學(xué)校設(shè)備管理部門、設(shè)備使用單位、綜合檔案室共同完成的。由于設(shè)備使用和管理部門為了便于設(shè)備的日常使用和維護(hù)、維修，不愿將隨機(jī)技術(shù)資料歸到校綜合檔案室。而學(xué)校綜合檔案室并不參加設(shè)備的驗(yàn)收工作，也就不能及時(shí)收集到設(shè)備的技術(shù)資料。

(3)學(xué)校一些部門的兼職檔案管理員沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，對(duì)業(yè)務(wù)不是很熟悉，也沒有充足的時(shí)間和精力用在設(shè)備檔案的管理工作上。并且這個(gè)崗位的流動(dòng)性大，人員經(jīng)常更換，造成一些兼職檔案管理員工作熱情和積極性不高，相互間在業(yè)務(wù)上很少學(xué)習(xí)、交流。在交接工作時(shí)不認(rèn)真，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理的脫節(jié)，失去了管理工作的連續(xù)性。

2.改進(jìn)方法

(1)建立完善的規(guī)章制度。建立科學(xué)的檔案管理體系、健全檔案管理的規(guī)章制度是做好儀器設(shè)備檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理的制度很多，上自國家檔案法，下到學(xué)校綜合檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案的機(jī)構(gòu)職責(zé)以及法律責(zé)任都作了明確規(guī)定。要制定行之有效的設(shè)備檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，儀器設(shè)備檔案資料應(yīng)由儀器設(shè)備主管部門收集整理,設(shè)備出借、轉(zhuǎn)讓、維修、報(bào)廢等均由設(shè)備管理部門記錄歸檔,交到學(xué)校綜合檔案部門歸檔和保存。同時(shí)復(fù)印相關(guān)資料,供儀器設(shè)備使用單位日常工作使用。要明確專人保管這些資料,建立嚴(yán)格的借用、歸還、交接驗(yàn)收制度,保證儀器設(shè)備檔案資料的完好,避免其丟失。通過建立、健全必要的管理制度，并且認(rèn)真執(zhí)行，才能更好地指導(dǎo)和規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化和制度化。

(2)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。要建好、管好儀器設(shè)備檔案管理工作必須要有一支富有敬業(yè)精神、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)而且相對(duì)穩(wěn)定的人才隊(duì)伍，檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，這就要求從事檔案工作的專、兼職檔案人員既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，要做到檔案收集要耐心、檔案立卷要細(xì)心、檔案借閱要熱心。努力學(xué)習(xí)、時(shí)時(shí)交流、拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。高校也要將檔案人員培養(yǎng)納入統(tǒng)一的人才培養(yǎng)計(jì)劃中，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)能力，建立檔案管理人才梯隊(duì)，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平。

(3)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理現(xiàn)代化是以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論、方法、手段來研究和管理檔案，使得檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將紙質(zhì)文件向無紙的電子文檔轉(zhuǎn)移，將相關(guān)檔案在校園網(wǎng)發(fā)布，供領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門和教師查詢使用。同時(shí)可以向社會(huì)開放，實(shí)現(xiàn)資源共享。

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Discussion on f le management of instruments and equipment in colleges and universities

Tian Taifu
Shenyang university of technology，Liaoyang，111003，China

Instruments and equipment records management is to ensure that the work of university teaching and research an important means of carrying out laboratory construction, management and maintenance of equipment to provide information for the source of the basic work. Equipment on the current records management in colleges and universities a number of problems were analyzed, and from strengthening the rules and regulations, development of qualified personnel, set the corresponding enhancement.

instruments and equipment; file management; improved method

2009-10-16

田太福，學(xué)士，助理研究員。