奚蓓蓓

(北京大學第三醫(yī)院信息管理中心,北京 100191)

門診醫(yī)師工作站系統(tǒng)培訓實踐探討

奚蓓蓓

(北京大學第三醫(yī)院信息管理中心,北京 100191)

以北京大學第三醫(yī)院門診使用的醫(yī)師工作站信息系統(tǒng)培訓的實踐為基礎,介紹了整個培訓管理的步驟思路,分析了期間遇到的問題,并探討如何完善、規(guī)范醫(yī)師工作站系統(tǒng)培訓工作,以便為門診醫(yī)師工作站的深入應用和其他醫(yī)院信息系統(tǒng)項目的培訓實施提供參考。

門診醫(yī)師工作站;培訓;規(guī)范管理

當前,醫(yī)院信息化建設不斷深入,各項臨床活動與信息系統(tǒng)應用間的結(jié)合越來越緊密。門診醫(yī)師工作站的應用,是醫(yī)院發(fā)展臨床信息系統(tǒng)的重要標志,也是臨床應用功能最集中的體現(xiàn)[1]。許多醫(yī)院已經(jīng)實施或正在實施門診醫(yī)師工作站系統(tǒng),我院已實現(xiàn)系統(tǒng)全院覆蓋。醫(yī)師通過門診醫(yī)師工作站獲取病人信息,下達用藥、診療醫(yī)囑,書寫病歷,提出檢查、檢驗申請,查閱結(jié)果報告,進行叫號乃至為病人預約掛號等。

從我院信息管理中心推廣系統(tǒng)的經(jīng)驗來看,項目成功實施需要規(guī)范化的管理作為保障。系統(tǒng)越復雜,管理越困難,管理的先進要求也越迫切[2]。信息系統(tǒng)規(guī)范化使用培訓是管理的重要組成部分,是系統(tǒng)成功實施的重要環(huán)節(jié)[3]。在門診醫(yī)師工作站的項目管理中,合理的開展培訓,能讓醫(yī)師正確理解工作站系統(tǒng),便捷地使用信息化手段開展工作、充分發(fā)揮工作站系統(tǒng)的優(yōu)勢,從而提高工作效率,規(guī)范醫(yī)療行為、改善醫(yī)療質(zhì)量,以患者為中心提供信息化服務,同時,對醫(yī)院積累臨床數(shù)據(jù)、支持臨床活動、輔助醫(yī)療決策起到重要作用。

該文以我院門診醫(yī)師工作站系統(tǒng)培訓的經(jīng)驗為基礎,梳理整個培訓管理的步驟思路,探討了如何完善醫(yī)師工作站系統(tǒng)培訓工作,加強管理,為門診醫(yī)師工作站的深入應用,以及其他項目的培訓實施提供參考。

1 培訓準備

1.1 培訓對象范圍和特點

系統(tǒng)培訓的對象為使用醫(yī)師工作站的醫(yī)師,此外,實踐發(fā)現(xiàn),對醫(yī)師跟診的學生或進修醫(yī)師以及門診護士進行培訓,可以協(xié)助醫(yī)師解決使用問題,減少信息中心支持壓力。因而,要與教育處、醫(yī)務處和門診部協(xié)調(diào),讓這些人員也參與培訓,學習醫(yī)師站的使用和常見問題處理。

培訓應充分考慮醫(yī)師計算機基本操作技能,這是因為除醫(yī)師工作站系統(tǒng)培訓外,有些醫(yī)師可能還需要額外的計算機基本操作技能培訓。

1.2 安排培訓教師

培訓由信息中心負責醫(yī)師站的人員主講,系統(tǒng)技術(shù)支持人員協(xié)助。在上機模擬練習時可請醫(yī)師結(jié)合科室特點參與案例介紹。

培訓教師基本要求:①對程序有全面系統(tǒng)的認知,熟悉程序的基本操作,對處理操作使用的常見問題有較豐富的經(jīng)驗,了解推廣過程中系統(tǒng)升級優(yōu)化情況;②能充分考慮培訓對象特點因材施教,指導教學,鼓勵調(diào)動醫(yī)師學習的積極性。

1.3 培訓時間、環(huán)境和形式

大部分科室采用分批次集中培訓,特需科室可適當靈活安排、單獨輔導強化。教師在教師機操作演示,醫(yī)師在學生機同步觀看,也可輔助播放多媒體課件,醫(yī)師上機練習,最后考核通過。

1.4 培訓資料

培訓提供電子版培訓資料和印刷手冊。資料也可分為精要版和完整版。精要版為主要流程和注意事項的文字提要;完整版則采用圖文并茂的教程。電子版可采用嵌入程序的幫助文檔,或以電子書格式發(fā)送到客戶端桌面、放到辦公網(wǎng)下載專區(qū)。印刷的手冊可以利用培訓和辦公例會發(fā)放到科室。

另外,也可采用多媒體動畫教程。用屏幕捕獲軟件錄制操作使用過程,并配以文字注釋或語音做成 Flash,用瀏覽器查閱,使得表現(xiàn)形式更為直觀活潑,可以反復播放利于自主學習。

2 培訓實施

2.1 宣講培訓和系統(tǒng)應用的意義

通過醫(yī)師工作站應用的培訓,讓臨床醫(yī)師從手工處方順利過渡到使用電子處方及申請單,利用信息技術(shù)執(zhí)行相應的業(yè)務流程。同時,讓醫(yī)師正確地使用門診醫(yī)師工作站,使他們充分認識到系統(tǒng)應用對日常工作處理、患者就診、臨床信息研究以及醫(yī)院信息化建設帶來的深遠影響。

2.2 合理安排培訓內(nèi)容

2.2.1 計算機基本操作和漢語拼音輸入 對計算機基礎薄弱的醫(yī)師從系統(tǒng)登陸、鼠標鍵盤操作、拼音錄入等方面進行耐心細致的學習輔助,可以在集中培訓前提前預留出時間,或根據(jù)人員數(shù)量單獨組班。我們鼓勵醫(yī)師將常用常見內(nèi)容保存為字典模板,簡化操作。

2.2.2 醫(yī)師站系統(tǒng)功能、操作流程 首先,介紹門診醫(yī)師工作站的基本功能,再進一步介紹信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢和特色功能、高級功能。詳細地講演系統(tǒng)功能和操作流程,例如:先介紹登陸、讀卡、開具藥品、診療、檢驗檢查、診斷、保存修改打印等基本功能;待醫(yī)師練習熟悉后,再介紹調(diào)用檢查檢驗結(jié)果報告、制作和調(diào)用各種藥品、診療、檢查模板等高級功能。提醒醫(yī)師利用信息系統(tǒng)規(guī)范醫(yī)療,如用藥監(jiān)測提示、藥品知識庫、填寫用藥囑托、超限原因、病情描述等。此外,使醫(yī)師充分了解和實踐系統(tǒng)集成的分診叫號、預約掛號等特色功能的使用方法。由于未實行電子簽名,所以還要講清打印及簽名蓋章辦法。

培訓期間對于應用到的病情及治療方案,可以根據(jù)經(jīng)驗或當時征詢在座醫(yī)師的意見,針對各科室的不同情況調(diào)整案例,模擬現(xiàn)場情形,讓醫(yī)師有實境感,我們也借此了解科室使用的特點,進行相應指導。

2.2.3 常見故障處理、應用技巧 硬件如打印機缺紙/卡紙,讀卡器、網(wǎng)絡線松動導致失靈,程序非常規(guī)操作引起的報錯等現(xiàn)象和處理辦法等也需作說明,以便醫(yī)師能在第一時間判斷解決。最后,可將歷次培訓和應用中發(fā)現(xiàn)的操作錯誤或小技巧介紹給醫(yī)師。

2.2.4 信息系統(tǒng)應急預案 介紹信息系統(tǒng)服務器或網(wǎng)絡故障發(fā)生后的應急預案,應采取的措施及方法步驟,做到有備無患。

2.2.5 支持服務介紹 向醫(yī)師介紹信息中心對醫(yī)師站的支持服務內(nèi)容和方式,讓醫(yī)師遇到問題時知道如何獲得幫助支持,以減少使用該系統(tǒng)的顧慮。需要將信息中心日常維護管理人員的職責及聯(lián)系方式告知醫(yī)師,也要將藥品、診療、檢驗、檢查、物價等相關(guān)字典維護部門的人員職能及聯(lián)系方式告知醫(yī)師。

讓醫(yī)師了解信息中心會采用電話、現(xiàn)場以及遠程控制計算機等多樣的支持方式,及時有效地指導和解決問題。信息中心和程序開發(fā)公司會定期整理意見和需求,分階段進行修改升級,讓醫(yī)師做到心中有數(shù)。醫(yī)師也可以個人或通過科室信息員、領導等反饋意見。

2.3 加強培訓考核管理

在培訓前告知考核辦法,在培訓結(jié)束時要進行考核,督促醫(yī)師熟練掌握系統(tǒng),嚴格上崗制度[4]。通過考核醫(yī)師使用系統(tǒng)的情況,提高處理的準確、高效與安全,減少上線時的慌亂。我院醫(yī)師站系統(tǒng)培訓考核形式采取的是每位醫(yī)師單獨實際操作,需要由信息中心教學或輔導人員以及醫(yī)務處人員聯(lián)合監(jiān)考,規(guī)范考核制度[5]。

考核內(nèi)容一方面是應用系統(tǒng)模擬完成病人門診就醫(yī)流程;另一方面,建立題庫。題庫包括一些特殊的需注意或易錯的操作,以及一些高級輔助功能等,醫(yī)師從題庫抽取題目完成要求的操作或問題。

3 培訓總結(jié)

3.1 關(guān)注醫(yī)師計算機水平差異

醫(yī)師的計算機水平差異會影響培訓和使用效果。針對計算機操作有困難的對象,需要專門培訓基本操作,要求醫(yī)師要多參加培訓或課后經(jīng)常練習。特別需要強化培訓的群體,在培訓時往往需要一對一的幫助,在系統(tǒng)上線時也最好安排一次一線跟診。

3.2 明確科室信息員協(xié)助培訓及應用

科室需要指定一名信息員負責與信息中心直接聯(lián)系溝通,以便信息中心與科室交流渠道暢通。信息員的工作職能是:①幫助信息中心了解科內(nèi)門診業(yè)務、探討系統(tǒng)和就醫(yī)流程的優(yōu)化方式;②協(xié)助做好醫(yī)師站系統(tǒng)與科室其他信息系統(tǒng)的接口工作;③核對臨床用藥、檢查檢驗項目、物價等數(shù)據(jù)情況,確保信息準確;④為科室制作維護共享模板,以便醫(yī)師更便捷的應用系統(tǒng),確保醫(yī)療文書的正確和規(guī)范;⑤協(xié)調(diào)督促人員培訓,輔助系統(tǒng)培訓參與教學,協(xié)助宣傳醫(yī)師站的作用和優(yōu)點,在使用中起帶頭作用;⑥代表醫(yī)師整理使用感受,給信息中心反饋需求,協(xié)助信息中心指導醫(yī)師使用程序升級后的新功能。

信息員的作用如果調(diào)度發(fā)揮得好,對系統(tǒng)實施將有很大的推動促進作用。

3.3 請相關(guān)科室參與配合

協(xié)調(diào)醫(yī)技科室、藥房等與臨床科室的合作[6]。實際工作中發(fā)現(xiàn),手寫處方中很多醫(yī)師簡寫或用通俗用法的一些藥品、檢驗、檢查項目名稱是通過收費員‘翻譯’轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)字典里的項目后錄入的。有些項目執(zhí)行科室與開方科室的標準名稱和所屬分類等有出入,一些新的項目或改動醫(yī)師并未及時了解,因而造成醫(yī)師找不到或開錯項目。

因此,信息中心需要在培訓期間,協(xié)調(diào)維護字典和項目分類的藥庫、檢驗檢查科室、物價等科室與臨床科室聯(lián)絡,發(fā)放說明文檔等。同時,為臨床科室提供相關(guān)科室及維護咨詢?nèi)藛T的聯(lián)絡方式,做好解釋工作。

3.4 注意更新培訓內(nèi)容和資料

系統(tǒng)實施的推廣需要經(jīng)歷一段時間,期間系統(tǒng)的易用性、功能、速度甚至業(yè)務操作流程等都有可能進行變更。因此要及時調(diào)整內(nèi)容和資料,告知醫(yī)師培訓材料和后續(xù)升級優(yōu)化等補充材料的獲取方式[7]。

3.5 加強內(nèi)部培訓和建立知識庫

培訓教員和支持人員也應該隨時記錄培訓心得、登記日常支持的日志,建立使用指導的問答知識庫。信息中心科內(nèi)的培訓也很必要,讓除經(jīng)常接觸業(yè)務的項目組成員外的其他人員了解系統(tǒng)應用和變動情況,會對支持工作有不少幫助。

綜上所述,醫(yī)院信息系統(tǒng)的成功實施離不開有效的培訓,需要建立規(guī)范化的培訓管理體系。需要從明確培訓目的,安排教員,計劃時間方式、部署環(huán)境、選擇恰當形式入手,合理制定培訓內(nèi)容,提供針對性的培訓資料,加強培訓考核。同時,關(guān)注培訓對象的水平差異做好針對性培訓,明確科室信息員協(xié)助培訓及推廣工作,注意協(xié)調(diào)相關(guān)的醫(yī)務、教育、物價、醫(yī)技等相關(guān)科室配合工作,注意培訓內(nèi)容和材料的更新,建立內(nèi)部培訓機制和知識庫。做好這些工作,將對系統(tǒng)實施打下良好基礎,提供有力的支持服務會有助于臨床醫(yī)務人員更好地利用信息手段開展工作,為患者服務,穩(wěn)妥順利地推進醫(yī)院信息化工作建設。

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[2]許江林,劉景海.IT項目管理最佳歷程[M].北京:電子工業(yè)出版社,2006

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Practice in tra in ing of clin ic ian worksta tion system

X iBeibei
(Cen ter of Inform a tionM anagem en t,the Third Hospita l of Peking University,Beijing 100191,China)

Based on the training of c linician workstation system in the Third Hosp ital of Peking University,this paper exp lores ways to standardize training managem ent, analyzes the p roblem s encountered during the p rocedure,and discusses how to perfect and standardize the training so as to p rovide reference for furtherapp lying thework station and carrying out trainingofotherhosp ital information system p ro jects.

clinicianworkstation system;training;standardizedm anagement

G434

A

:1004-5287(2010)01-0073-03

2009-07-16

奚蓓蓓(1981-),女,北京人,助理工程師,碩士,主要研究方向:醫(yī)院門診及住院信息系統(tǒng)管理。