李建紅
社會主義市場經(jīng)濟(jì)拓展了內(nèi)部控制制度廣闊的發(fā)展空間,內(nèi)部控制制度促進(jìn)了社會主義市場經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展。因此,加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè),不僅是《會計法》的基本要求,而且是時代的要求。
貨幣資金是企業(yè)流動性最強(qiáng)、控制風(fēng)險最高的資產(chǎn),是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎(chǔ)。大多數(shù)貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀(jì)的經(jīng)濟(jì)行為都與貨幣資金有關(guān),因此,必須加強(qiáng)對企業(yè)貨幣資金的管理和控制,建立健全貨幣資金內(nèi)部控制,確保經(jīng)營管理活動合法而有效。保證貨幣資金的安全性、完整性。
1.偽造原始憑證。通過故意故意捏造實(shí)際生活中根本不存在的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動并以此為據(jù)作為原始憑證處理,導(dǎo)致現(xiàn)金流失。
(1)虛開發(fā)票,虛構(gòu)支出內(nèi)容。會計人員或其他經(jīng)辦人員利用工作上的便利條件或憑證上的漏洞,乘機(jī)更改發(fā)票、收據(jù)上的金額,貪污相應(yīng)款項(xiàng),或通過添加經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額,將現(xiàn)金據(jù)為己有。在采購環(huán)節(jié),采取與銷貨方串通的方式虛開發(fā)票,單價加大、數(shù)量增加、商品型號改變,使得原始發(fā)票背離實(shí)際內(nèi)容。
(2)撕毀或盜用票據(jù)。會計人員或出納人員對收入現(xiàn)金的票據(jù),乘機(jī)撕毀收款收據(jù),從而將票款私吞;或用盜取的發(fā)票,向客戶開票重復(fù)收款或報銷,隱匿現(xiàn)金。盜用已作廢的現(xiàn)金支票頭做賬,盜用作廢發(fā)票向客戶開票收取現(xiàn)金等方式,將現(xiàn)金據(jù)為己有。
(3)虛構(gòu)支出業(yè)務(wù)內(nèi)容。虛列工資、補(bǔ)貼、增加工人名單等,將報銷的現(xiàn)金占為己有。
2.變造原始憑證。利用涂改、挖補(bǔ)、刮擦、拼接或其他方法改變會計憑證的真實(shí)內(nèi)容的行為,導(dǎo)致現(xiàn)金流失。
(1)涂改憑證金額。會計人員利用原始憑證管理上存在的漏洞或工作中的便利條件,使用退字靈、修正液等化學(xué)藥劑更改發(fā)票或收據(jù)上的金額,將現(xiàn)金收入原始憑證上的金額改小,或?qū)F(xiàn)金支出原始憑證上的金額放大,從而導(dǎo)致貨幣資金被貪污或挪用。
(2)票據(jù)頭尾不一。業(yè)務(wù)人員或出納利用職務(wù)之便,在應(yīng)開具的發(fā)票,利用假復(fù)寫的方法在收款收據(jù)上做文章,采取收款不開收據(jù)或假復(fù)寫收據(jù),使得發(fā)票或收據(jù)聯(lián)與記賬聯(lián)內(nèi)容、金額不一致,貪污差額款。
(3)添枝加葉,加碼報銷。會計人員在原始憑證上添加經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和金額,以達(dá)到貪污現(xiàn)金的目的。主要原因是會計稽核人員未履行職責(zé)。
3.隱瞞收入,多列支出
(1)無證無賬或和票據(jù)不一致。無證無賬是指出納人員或收款人員利用經(jīng)手現(xiàn)金收入的機(jī)會,在收入現(xiàn)金時既不給付款方開據(jù)收據(jù)或發(fā)票,也不報賬和記賬,而是直接將現(xiàn)金占為己有;票據(jù)不一致是指出票時套寫或利用假復(fù)寫的方法,使發(fā)票聯(lián)與記賬聯(lián)不一致,貪污差額部分。
(2)錯記發(fā)生額,貪污現(xiàn)金。出納人員在登記現(xiàn)金日記賬時,故意記錯金額或?qū)⒑嫌嫈?shù)加錯,致使現(xiàn)金收入日記賬合計數(shù)少記,支出日記賬合計數(shù)多記,從而將多余庫存現(xiàn)金占為己有。
(3)存在收入不入賬、坐收坐支等不規(guī)范行為,有可能少記收入和支出。
4.其他違反現(xiàn)金管理?xiàng)l例的問題
(1)挪用現(xiàn)金。出納人員或其他人員采用虛寫或涂改現(xiàn)金繳款單日期、銷貨款不及時送存銀行,采取壓票方式等,不將當(dāng)天應(yīng)送交銀行的現(xiàn)金及時入賬,而將資金挪用,進(jìn)行體外循環(huán)。
(2)存在白條抵庫的現(xiàn)象,造成盤點(diǎn)現(xiàn)金時賬面現(xiàn)金金額與保險柜金額不符。
(3)存在漏蓋“收訖”或“付訖”戳記的現(xiàn)象,有可能重復(fù)收付款或漏收漏付款。
1.銀行結(jié)算憑證填制不嚴(yán)密。擅自提現(xiàn)或填票購物,會計人員擅自簽發(fā)現(xiàn)金支票提取現(xiàn)金或擅自簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票套購物,不留存根、不記賬,將現(xiàn)金、實(shí)物據(jù)為己有。
2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表編制不規(guī)范
(1)未定期核對銀行存款日記賬和銀行對賬單。不編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,或者出納擔(dān)任編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表的工作,造成舞弊的可能性。對于賬實(shí)不符未查清楚是未達(dá)賬項(xiàng)造成的原因。
(2)涂改或私制銀行對賬單。出納人員私自提現(xiàn),將銀行對賬單發(fā)生額或余額進(jìn)行涂改,使發(fā)生額與銀行日記賬相符,以掩蓋銀行存款已少的事實(shí)。
3.支票、賬戶管理漏洞多
(1)出租、出借支票、賬戶。一些管理層及財務(wù)人員非法將本單位支票和賬戶出租、出借給其他單位或個人結(jié)算,套取現(xiàn)金,辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù),從中謀取私利。
(2)多頭開戶,截留公款。會計人員利用銀行間互相爭資金、拉客戶的機(jī)會,私自用單位印章在他行開設(shè)存款賬戶,并以本單位更換賬戶為由要求付款單位將款項(xiàng)轉(zhuǎn)至私設(shè)戶頭,從而達(dá)到截留公款的目的。
(3)多頭開戶,套取利息。一些單位因賬戶管理不嚴(yán),使得一些出納人員私自開立賬戶。采取月初轉(zhuǎn)入,月末轉(zhuǎn)出的“初”取末“存”方式,到期支取利息的方式,將私存期間利息款私分侵吞。
4.票據(jù)私自背書轉(zhuǎn)讓。會計人員對收到的轉(zhuǎn)賬支票,銀行匯票、商業(yè)匯票及銀行本票等票據(jù)私自背書轉(zhuǎn)讓給第三方,套取現(xiàn)金,以達(dá)到變相侵吞、占有公款目的,從而謀取私利。
根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理理念,內(nèi)部控制是單位為了保證實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo),在分工負(fù)責(zé)的前提下,組織內(nèi)部經(jīng)營活動而建立的各職能部門之間對業(yè)務(wù)活動進(jìn)行組織、制約、考核和調(diào)節(jié)的方法、程序和措施,用以明確單位內(nèi)部各職能部門的職責(zé)和權(quán)限,形成一個完整、嚴(yán)密的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)、相互制約的控制系統(tǒng)的總稱。按其控制目的的不同,內(nèi)部控制可以分為會計控制和管理控制。會計控制是與保護(hù)財產(chǎn)物資的安全性、會計信息的真實(shí)性和完整性以及財務(wù)活動的合法性有關(guān)的控制;管理控制是指與保證經(jīng)營方針、決策的貫徹執(zhí)行,促進(jìn)經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)性、效率性、效果性以及經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有關(guān)的控制。如果沒有建立完善的內(nèi)部會計控制,那么企業(yè)就不能保證資產(chǎn)的安全性。
會計人員自身素質(zhì)、能力水平參差不齊是影響實(shí)施會計內(nèi)部監(jiān)督制度的重要因素。有些會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低,知識更新慢,不能辨別真?zhèn)危狈β殬I(yè)敏感性和職業(yè)分析、判斷能力,而導(dǎo)致反映經(jīng)濟(jì)活動的會計信息失真;有些會計人員思想素質(zhì)低,缺乏必要的法制觀念和會計職業(yè)道德,為個人利益而不顧國家、集體的利益。
《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》規(guī)定,單位應(yīng)當(dāng)建立貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,確保貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。根據(jù)內(nèi)部會計控制的要點(diǎn),不相容職務(wù)應(yīng)采取內(nèi)部牽制制度。但在執(zhí)行過程中,會計人員盡管形式上有所分工,但由于相互之間經(jīng)常替對方做一些工作,有關(guān)票據(jù)和銀行印鑒實(shí)際上也經(jīng)常是共用共管,導(dǎo)致不相容職務(wù)實(shí)際上處于混崗狀態(tài),往往流于形式,并未起到應(yīng)有的作用。
《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》規(guī)定,單位應(yīng)當(dāng)對貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求。一些單位忽視崗位分工、批準(zhǔn)授權(quán)制度的實(shí)施。會計人員和出納人員不能很好地分工,對貨幣資金支取、收付業(yè)務(wù)往往由出納人員一人擔(dān)當(dāng),對印鑒使用控制不嚴(yán),出現(xiàn)出納人員使用印鑒而會計人員尚不知曉的現(xiàn)象。
《會計法》規(guī)定:“單位負(fù)責(zé)人對本單位的會計工作和會計資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)”。但一些企業(yè)雖然制定了相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,但事后對內(nèi)部會計控制的監(jiān)督檢查的貫徹執(zhí)行力度不夠,往往流于形式,導(dǎo)致內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)。
具體地說,是單位特定會計期間發(fā)生的貨幣資金收支業(yè)務(wù)是否均已按規(guī)定計入有關(guān)賬戶。通過檢查銷售、采購業(yè)務(wù)或應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的收回和歸還情況,或余額截止日后入賬的收入和支出,查找未入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種:
1.發(fā)票、收據(jù)控制。發(fā)票、收據(jù)控制是利用發(fā)票、收據(jù)編號的連續(xù)性,核對收到的貨幣資金與發(fā)票、收據(jù)金額是否一致,以確保收到的貨幣資金全部入賬的一種完整性控制手段。如企業(yè)違規(guī)開具“大頭小尾”、“小頭大尾”發(fā)票,多給、不給客戶的發(fā)票,空白收據(jù)、發(fā)票到處可買,自制收據(jù),收據(jù)不連號或無號,或以白條代替收據(jù)等。因此,對于發(fā)票、收據(jù)必須加強(qiáng)其印、收、發(fā)、存的管理,建賬核算。在此基礎(chǔ)上,利用這類發(fā)票的連續(xù)編號,設(shè)計一崗位,負(fù)責(zé)其存根聯(lián)與入賬的記賬聯(lián)定期或不定期抽查核對工作,及時發(fā)現(xiàn)其中的錯弊。
2.銀行對賬單控制。財產(chǎn)清查,既是加強(qiáng)財物管理的一項(xiàng)重要制度,也是加強(qiáng)會計核算和會計控制的一項(xiàng)重要內(nèi)容。銀行對賬單控制是利用銀行對賬清單與企業(yè)銀行存款日記賬進(jìn)行核對,以確保銀行存款真實(shí)性與完整性的一種控制方法。通過編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,可以發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng),分析其原因,發(fā)現(xiàn)其是否存在錯弊,并查明不符的原因和責(zé)任,以便制定改進(jìn)措施,保證銀行存款的真實(shí)、完整。
3.物料平衡控制。物料平衡控制是利用物質(zhì)不滅定律,復(fù)核主要原材料在生產(chǎn)、銷售過程中,量上是否平衡,以確保生產(chǎn)資金完整性的一種控制方法。這種控制方法主要適用于生產(chǎn)、加工行業(yè)。
貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種:
1.賬實(shí)盤點(diǎn)控制。賬實(shí)盤點(diǎn)控制是通過定期或不定期對貨幣資金進(jìn)行盤點(diǎn),以確保企業(yè)資產(chǎn)安全的控制方法,如編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。賬實(shí)盤點(diǎn)按盤點(diǎn)的時間分為定期盤點(diǎn)與不定期盤點(diǎn),但不定期盤點(diǎn)的控制效果通常比定期盤點(diǎn)好,不定期盤點(diǎn)的主要特點(diǎn)就是突擊性強(qiáng),會給貨幣資金相關(guān)崗位產(chǎn)生一種無形的、無時無刻、無不存在的壓力。
2.庫存限額控制。庫存限額控制是利用開戶銀行核定企業(yè)每日貨幣資金余額,超過庫存限額的現(xiàn)金送存銀行或匯交某一銀行賬戶,從而降低貨幣資金安全性控制風(fēng)險的一種方法。利用此方法還能高度集中貨幣資金,統(tǒng)籌使用,特別適用于貨幣資金短缺的企業(yè)。
3.實(shí)物隔離控制。實(shí)物隔離控制是采取妥善措施確保除實(shí)物保管之外的人員不得接觸實(shí)物的控制方法。同時還應(yīng)采取選擇合格的保險箱、選擇安全的場所等保障措施,以確保貨幣資金實(shí)物安全。
4.崗位分離控制。崗位分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負(fù)責(zé),以達(dá)到相互牽制、相互監(jiān)督的作用的一種控制方法,遵循出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)項(xiàng)目的登記工作。在具體運(yùn)用中,應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際情況,根據(jù)成本與效益原則設(shè)計各控制崗位。
貨幣資金合法性控制針對的是貨幣資金收入與支付。合法性控制一般都采用加大監(jiān)督檢查力度的方法,如對于業(yè)務(wù)量少、單筆金額小的單位,記賬憑證可一人復(fù)核;對于業(yè)務(wù)量大、單筆金額大的單位,記賬憑證則應(yīng)由兩人復(fù)核,即增設(shè)復(fù)核會計、科長再復(fù)核。又如通過加大內(nèi)部審計監(jiān)督力度還可以發(fā)現(xiàn)一些不合法的貨幣資金收、付;通過公布舉報電話,從公眾中取得不合法收、付的線索。另外,可以對貨幣資金的支付實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)審批制度,重點(diǎn)控制大筆金額貨幣資金支付。合法性控制風(fēng)險一般較大,通常涉及企業(yè)決策管理者本人,因此,國家會利用政府機(jī)關(guān)、社會力量對企業(yè)進(jìn)行審計、監(jiān)督、檢查。
貨幣資金效益性控制是遵循企業(yè)財富最大化的財務(wù)管理目標(biāo),通過運(yùn)用各種籌資、投資手段合理、高效地持有和使用貨幣資金的控制方法。企業(yè)可制定貨幣資金收支中、長期計劃,在合理預(yù)測一定時期貨幣資金存量的情況下,通過實(shí)施一些推遲貨幣資金支付的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策,還可以通過收回投資等方法,解決貨幣支出的缺口,但同時應(yīng)權(quán)衡采取以上措施所付出的代價、成本或機(jī)會成本,選擇一項(xiàng)最優(yōu)的解決方案;同樣,可以通過加快貨幣資金支付的采購政策、一定的賒銷政策、或參與各種投資,以降低貨幣資金儲量,但同時應(yīng)權(quán)衡以上各種措施的決策收益以及考慮今后中、長期的貨幣資金狀況,選擇最優(yōu)方案,最大限度地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益。要實(shí)現(xiàn)以上目的,要求企業(yè)在進(jìn)行籌資、投資決策時,對各種方案進(jìn)行綜合分析,并要求參與分析、決策的人員至少二人以上。
亡羊補(bǔ)牢,猶未為遲。一個良好的內(nèi)部現(xiàn)金控制制度應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)部會計控制要點(diǎn):現(xiàn)金收支與記賬的崗位分離;現(xiàn)金收入、支出要有合理、合法的憑據(jù);全部收支及時準(zhǔn)確入賬,并且支出要有核準(zhǔn)手續(xù);控制現(xiàn)金坐支,當(dāng)日收入現(xiàn)金應(yīng)及時送存銀行;按月盤點(diǎn)現(xiàn)金,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,以做到賬實(shí)相符。其中現(xiàn)金收支與記賬的崗位分離是現(xiàn)金業(yè)務(wù)內(nèi)部會計控制制度的基本要求,具體而言,現(xiàn)金實(shí)物的收付及保管只能由經(jīng)被授權(quán)批準(zhǔn)的出納員來負(fù)責(zé)處理,其他職員不得接觸支付前的任何現(xiàn)金;規(guī)模較大的企業(yè),出納員應(yīng)將每天收到和支出的現(xiàn)金數(shù)登記現(xiàn)金出納備查簿?,F(xiàn)金日記賬及現(xiàn)金總分類賬戶應(yīng)由其他職員來編制或登記。規(guī)模較小的企業(yè),可用現(xiàn)金日記賬代替現(xiàn)金出納備查簿,由出納員登記,但現(xiàn)金總分類賬的編制和登記工作必須由其他職員擔(dān)任;負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的職員不能同時負(fù)責(zé)現(xiàn)金收入賬的工作,負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的職員不能同時負(fù)責(zé)現(xiàn)金支出賬的工作;保管支票簿的職員不能同時負(fù)責(zé)現(xiàn)金支出賬和調(diào)整銀行存款賬;負(fù)責(zé)調(diào)整銀行存款賬的職員應(yīng)同負(fù)責(zé)銀行存款賬、現(xiàn)金支出賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的職員分離;現(xiàn)金支出的審批人員應(yīng)同出納人員、支票保管人員分離。另外,對零用現(xiàn)金的控制,應(yīng)采用定額備用金制度并重點(diǎn)加強(qiáng)對報銷憑證的審查,從而達(dá)到控制零用現(xiàn)金的目的。
必須針對性地采取措施,堵漏防流。
嚴(yán)格遵守財政法紀(jì),會計制度,既是規(guī)范貨幣資金管理的根本,也是保障貨幣資金安全的強(qiáng)盾。各級單位負(fù)責(zé)任人及財會人員都要恪守法紀(jì),厲行《會計法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》,任何單位和個人不得違規(guī)越權(quán)行事。強(qiáng)化權(quán)利與義務(wù)意識,自覺維護(hù)國家及單位的利益,這樣才能防微杜漸。河北省某市企業(yè)的采購員攜帶巨款到處地進(jìn)貨,造成8.6萬元現(xiàn)金被盜,攜帶高額現(xiàn)金交易,是有關(guān)財紀(jì)法紀(jì)嚴(yán)令禁止的。如果該企業(yè)嚴(yán)格依章辦事,何致遭此巨損?這一事例相當(dāng)準(zhǔn)確地說明管理現(xiàn)貨幣資金要“嚴(yán)”字當(dāng)頭。
聯(lián)系本單位實(shí)際,根據(jù)《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》制訂切實(shí)本單位實(shí)際的可行的貨幣資金內(nèi)部控制制度,是管理貨幣資金的重要途徑。現(xiàn)在不少單位對工資福利費(fèi)和差旅費(fèi)等項(xiàng)目往往是先列支,后銷賬。為了要做到“開源”與“節(jié)流”相牽連,江蘇省AB集團(tuán)公司成功地進(jìn)行了新改革。該集團(tuán)將銷售員的勞動報酬,差旅費(fèi)和其創(chuàng)收直接掛鉤,每年據(jù)其實(shí)現(xiàn)的銷售額和回籠額提取3%至5%作為一次性費(fèi)用報酬。既加強(qiáng)了管理,又調(diào)動了推銷員的積極性。在針織行業(yè)不景氣的96年,該集團(tuán)銷售額1.8億元,實(shí)現(xiàn)利稅1200萬元,取得了良好的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益??梢姡⒆恪肮堋弊?,必有實(shí)效。
除了制定和遵守必要的貨幣資金管理制度外,還要健全群眾監(jiān)督機(jī)構(gòu),尤其是單位負(fù)責(zé)人要以身作則,財會人員要自覺配合,這樣才能使弄虛作假,假公濟(jì)私,貪污浪費(fèi)等行為無計可施。江蘇某部委會議上,領(lǐng)導(dǎo)“約法三章”:一是就餐不上酒水,二是不組織專場文娛活動,三是不發(fā)紀(jì)念品。這三條不僅說了,而且也堅決做到了,這正是群眾所期望的反腐倡廉的高招,這樣的好領(lǐng)導(dǎo)是不會輕易染上“腐”字的。而有些單位的會計工作,出現(xiàn)“書記利潤”、“廠長成本”。有一家企業(yè)招收會計,面試的題目是“1+1=?”,有一應(yīng)聘者回答:你要我寫多少就是多少。結(jié)果此人成功錄用,原因不言而喻。
各單位要建立清查小組,對貨幣資金管理進(jìn)行定期,專項(xiàng),逐戶檢查,做到賬實(shí),賬賬,賬表相符,對清查中揭露的問題,單位負(fù)責(zé)人要會同財會人員分析研究,制定對策,及時整治。同時,各單位要配合財政、金融、審計、紀(jì)檢等部門工作,建立系統(tǒng)的監(jiān)督網(wǎng)絡(luò),抓好貨幣資金管理的重點(diǎn)和年度大清查,推動貨幣資金管理機(jī)構(gòu)日益完善。
只要采取切實(shí)有效的措施,加強(qiáng)貨幣資金的日常管理,就能抑制違規(guī)亂紀(jì),從根本上解決貨幣資金管理的違法亂紀(jì)年查年有的現(xiàn)象。
完善企業(yè)內(nèi)部控制制度,保證會計信息的質(zhì)量,對于完善公司治理結(jié)構(gòu)和信息披露制度,保護(hù)投資者的合法權(quán)益并保證資本市場的有效運(yùn)行有著非常重要的意義。進(jìn)一步加強(qiáng)貨幣資金的管理,實(shí)施良好的貨幣資金內(nèi)部控制制度,從而從制度上、執(zhí)行上確保貨幣資金的合法性、安全性、完整性,更好地提高貨幣資金的流動性,提高資金使用效益。