劉 蕾 房 坤 胡衛(wèi)新

(中國(guó)礦業(yè)大學(xué)人事處 江蘇徐州 221116)

高校人事檔案信息化建設(shè)的困境及對(duì)策

劉 蕾 房 坤 胡衛(wèi)新

(中國(guó)礦業(yè)大學(xué)人事處 江蘇徐州 221116)

高校 人事檔案 信息化

檔案信息化建設(shè)是指在國(guó)家檔案行為管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。當(dāng)前,我國(guó)高校師資隊(duì)伍不斷擴(kuò)大,人員流動(dòng)性大幅增加,人事信息日益復(fù)雜,對(duì)人事檔案信息化的要求日益迫切。然而調(diào)查表明,我國(guó)高校人事檔案的信息化建設(shè)步伐緩慢,在檔案管理、利用和安全性等方面存在一系列制約因素。本文對(duì)此進(jìn)行了詳細(xì)分析,并探索了人事檔案信息化建設(shè)走出困境的應(yīng)對(duì)策略。

1 高校人事檔案信息化的重要意義

1.1 提高人事檔案工作的效率和水平 傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要采用手工操作方式,存在著效率低、易出錯(cuò)、統(tǒng)計(jì)難、查閱復(fù)雜等缺點(diǎn),耗時(shí)費(fèi)力,而計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理功能恰恰彌補(bǔ)了人工操作的不足。人事檔案信息化管理利用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù),可以快速準(zhǔn)確高效地進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、查詢、維護(hù)和統(tǒng)計(jì),使工作人員從繁瑣的手工勞作中解脫出來,實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和智能化。

1.2 發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì),加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè) 高校人事檔案記錄了教職員工的各類信息,能夠真實(shí)全面反映一個(gè)人的德、勤、能、績(jī)。利用檔案信息化管理,可以方便快捷地對(duì)高校人員信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,從而有利于高校考察和選拔干部、發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才,為科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這對(duì)于高校加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè),促進(jìn)教學(xué)、科研和黨政管理工作的開展具有重要作用。

1.3 有利于人才流動(dòng),方便高校引進(jìn)人才 隨著我國(guó)人事制度改革的深化,高校崗位聘任制不斷推行,不同單位之間人員交流頻繁。而人事檔案往往成為人才流動(dòng)的絆腳石,一些單位通過扣留檔案來留住人才,造成其它單位引進(jìn)人才的不便。人事檔案的信息化管理可以變檔案實(shí)體管理為人員信息管理,即紙質(zhì)檔案放在專門機(jī)構(gòu)保管,高校只需下載和使用信息數(shù)據(jù)。這樣可以改變“檔隨人走”的被動(dòng)局面,減少檔案丟失、重建等現(xiàn)象,方便高校引進(jìn)人才。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)的困境

2.1 重視程度不夠,信息化意識(shí)滯后 傳統(tǒng)的人事檔案管理模式將檔案接收和保存視為主要工作,很少涉及其它方面的利用價(jià)值。檔案管理人員往往安于現(xiàn)狀,不思進(jìn)取,對(duì)利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理的主動(dòng)性不強(qiáng)。事實(shí)上,人事檔案信息化建設(shè)不僅需要一定的資金投入,還需要檔案管理人員對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案,并對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理。這一工作任務(wù)繁重,短期難見成效,且需要一定的專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ),導(dǎo)致檔案管理人員不愿費(fèi)時(shí)費(fèi)力進(jìn)行信息化建設(shè)。

2.2 內(nèi)容空洞,缺乏個(gè)性化信息 “千人一面”是當(dāng)前我國(guó)高校人事檔案的通病。檔案內(nèi)容往往側(cè)重于教職員工的社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面,多是籠統(tǒng)的空話套話,鑒定評(píng)語(yǔ)簡(jiǎn)單且多重復(fù)。而教職員工的知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平和成績(jī)等方面相對(duì)缺乏,無法反映其綜合素質(zhì)。尤其對(duì)于專職教師來說,其研究成果往往歸于文書檔案,在人事檔案中很少體現(xiàn),無法反映其教學(xué)和科研水平。缺乏個(gè)性化信息的人事檔案,不僅不利于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息采集、分類和利用,而且使人事檔案信息化建設(shè)的意義大打折扣。

2.3 系統(tǒng)建設(shè)不完善,信息化程度不高 當(dāng)前我國(guó)高校的人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏整體性,往往由各高校的人事檔案管理部門自行開發(fā)和使用,建成的檔案管理系統(tǒng)規(guī)模小、功能少、網(wǎng)絡(luò)化水平低,無法實(shí)現(xiàn)跨單位和部門的資源共享,不能滿足用戶的多種需求。同時(shí),由于系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全性無法保障,使得檔案管理系統(tǒng)處于封閉狀態(tài),信息化優(yōu)勢(shì)無法充分發(fā)揮,降低了檔案信息的利用率。2.4 檔案管理人員數(shù)量不足,素質(zhì)有待提高 檔案管理人員是人事檔案信息化建設(shè)中的關(guān)鍵因素。目前,我國(guó)高校的檔案管理人員的數(shù)量和業(yè)務(wù)能力都有待提高。由于檔案工作長(zhǎng)期不受重視,高校普遍存在管理人員數(shù)量不足的現(xiàn)象,甚至使用兼職人員進(jìn)行管理。在人員素質(zhì)方面,很多檔案管理人員不是專業(yè)出身,沒經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn),計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不熟悉,嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 高校人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念,營(yíng)造檔案管理信息化的良好氛圍 高校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)的重要作用,切實(shí)提高檔案管理人員的待遇和工作積極性,保障人事檔案信息化建設(shè)的順利開展。高校人事部門要通過各種途徑加大人事檔案信息化建設(shè)的宣傳力度,使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職員工了解人事檔案工作,意識(shí)到人事檔案信息化的巨大價(jià)值,積極支持和配合相關(guān)工作的開展。檔案管理人員要從自身出發(fā),增強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化、科技化意識(shí);要勇于開拓,勤于學(xué)習(xí),不僅精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù),而且掌握辦公自動(dòng)化、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)等計(jì)算機(jī)技術(shù),成為檔案信息服務(wù)的導(dǎo)航員。

3.2 豐富檔案內(nèi)容,為信息化建設(shè)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ) 高校人事檔案僅記載教職員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治表現(xiàn)等基本信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,必須挖掘更深層次的檔案內(nèi)容,為人事檔案信息化建設(shè)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。針對(duì)不同的崗位,檔案內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)也應(yīng)有所不同。對(duì)于管理崗位,應(yīng)以業(yè)務(wù)能力和工作業(yè)績(jī)?yōu)橹?突出個(gè)人在管理方面的才干,為高?？疾爝x拔干部提供依據(jù)。對(duì)于教師崗位,應(yīng)重點(diǎn)搜集其教學(xué)科研成果,如主持項(xiàng)目、撰寫論文和著作、申請(qǐng)專利、職稱晉升情況等,為高校師資隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展提供保障。應(yīng)當(dāng)指出,高校人事檔案的信息化建設(shè)不僅要求檔案內(nèi)容豐富、個(gè)性鮮明、突出成果,還需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理,形成數(shù)據(jù)化信息,以便進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)和比較。

3.3 加大投入力度,開發(fā)和建設(shè)檔案信息化系統(tǒng) ①加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),制定并推行統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),如數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案描述標(biāo)準(zhǔn)等,這是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)管理、資源網(wǎng)絡(luò)共享的基礎(chǔ)。②建立面向多用戶、界面友好、功能齊全的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來管理人事檔案數(shù)據(jù)。針對(duì)不同類別的人員設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限,以滿足不同單位和部門的使用需求。同時(shí),檔案管理系統(tǒng)具有檔案新增、轉(zhuǎn)出、查閱、統(tǒng)計(jì)、維護(hù)等多種功能,方便檔案管理人員靈活操作。③加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),形成人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng),管理人員可以隨時(shí)隨地通過互聯(lián)網(wǎng)登陸系統(tǒng)進(jìn)行辦公,而且網(wǎng)絡(luò)化也能使檔案管理更加開放,真正實(shí)現(xiàn)資源共享。④建立完善的技術(shù)保障體系,在系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、用戶訪問、病毒防范、數(shù)據(jù)備份等方面采取相應(yīng)措施,確保人事檔案信息的保密和安全。

4 壯大管理隊(duì)伍,提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

首先,高校應(yīng)建立一支人員穩(wěn)定、數(shù)量合適、專門從事人事檔案信息化建設(shè)的工作隊(duì)伍。其次,針對(duì)檔案管理人員普遍缺乏信息領(lǐng)域相關(guān)知識(shí)的現(xiàn)狀,應(yīng)定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),切實(shí)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平?？刹捎弥v座、進(jìn)修、專題研討等多種培訓(xùn)形式,以檔案信息錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)等實(shí)際操作技能為培訓(xùn)重點(diǎn),同時(shí)加強(qiáng)檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。只有既精通檔案管理專業(yè)知識(shí),又熟悉現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才,才能滿足高校人事檔案信息化發(fā)展的需要。

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)今世界,高校管理信息化已成為高等教育發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校人事檔案管理一定要抓住機(jī)遇,全面加強(qiáng)信息化建設(shè),有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)信息化建設(shè)步伐,實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展,為高校的繁榮發(fā)展提供服務(wù)。

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(2010-09-09 收稿)(陳 遷 編輯)

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中國(guó)礦業(yè)大學(xué)科技基金“我國(guó)高校教學(xué)科研人員績(jī)效評(píng)價(jià)實(shí)證研究”(編號(hào):OX080320)。