李 慧

(鄭州市職業(yè)病防治所,河南鄭州 450053)

新時期檔案管理工作探討

李 慧

(鄭州市職業(yè)病防治所,河南鄭州 450053)

檔案管理工作;規(guī)范化;現(xiàn)代化;法制化;專業(yè)化

在以知識信息為特征的時代,檔案管理原有的模式在許多方面已經(jīng)不能適應當前的檔案信息的需求。只有不斷地解放思想,更新觀念,抓住機遇,開拓進取,以開放的視角,積極尋求檔案工作的生長點,在較高層面上籌劃、建設檔案管理工作,實現(xiàn)檔案管理的標準化、科學化、法制化、專業(yè)化。

1 檔案管理工作應規(guī)范化

1.1 建立完善的檔案管理制度 在實際工作中,檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案,要實行規(guī)范的管理,就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為原則,制定和建立檔案管理標準,明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標準及要求,及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等,嚴格有關的檔案借閱手續(xù),制定嚴密電子文件安全管理制度,完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。為了保證檔案工作的各項要求落到實處,鄭州市職業(yè)病防治所在總結經(jīng)驗的基礎上修訂完善了各項檔案工作規(guī)章制度,將檔案工作列入該所的發(fā)展規(guī)劃、年度計劃,納入到全所責任制考核內(nèi)容,并與獎懲制度掛鉤,完善了內(nèi)部運行機制。各類檔案實行了集中統(tǒng)一管理,采取先由各科兼職檔案人員依照制度要求對各類檔案進行收集整理,進行預立卷,然后由綜合檔案室管理人員檢查且符合標準后裝訂歸檔的方法。由于各項檔案管理制度的建立、完善和認真落實,確保了該單位的檔案管理工作規(guī)范化和標準化。

1.2 實行檔案標準化管理 公文制發(fā)應規(guī)范化,嚴格履行制發(fā)公文簽發(fā)手續(xù)。保證公文用紙質(zhì)量,規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準。排版形式為橫寫橫排,左側裝訂。使用文種合理,擬制格式要規(guī)范,公文標題準確,公文字跡牢固清晰,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,利用日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。準確完整的檔案需要全所職工的檔案意識來獲取,專職檔案人員經(jīng)常下科室指導幫助建立內(nèi)容完整、質(zhì)量過硬的檔案,從文件的撰寫、打印、蓋章、留存等環(huán)節(jié)進行具體指導,消滅了三色筆起草、修改和簽發(fā)文件的現(xiàn)象。

檔案管理標準化。嚴把檔案收集關,做好文書處理工作,提高案卷質(zhì)量。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關,使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止應歸檔文件的散失。對全所有價值的文件資料要進行跟蹤控制,收集,定期進行庫藏檔案的清理核對,對破損或載體變質(zhì)的檔案及時修補和復制,使全所所有檔案達到歸檔的標準的要求。同時規(guī)范立卷方法,提高案卷裝訂質(zhì)量,要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi),保持同一問題的完整性,并能反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈。

硬件建設達標化。在抓好軟件建設的同時,尤其要注重硬件設施的達標,嚴格按照標準要求配置設施,為提高檔案管理水平創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。存放檔案必須有專門庫房,并設有專柜便于查找,做到科學管理,排列整齊,并健全檢索工具。進一步優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境,庫房要經(jīng)常通風,整潔衛(wèi)生,防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光,以確保安全和延長檔案壽命。同時充分發(fā)揮現(xiàn)代化設備的作用,將所有門類檔案逐頁掃描進行微機錄入等,實現(xiàn)資料的數(shù)字化、信息化管理。

2 檔案管理工作應科學化

隨著改革的深入發(fā)展,文檔管理面臨著許多亟待解決的問題,諸如文件和檔案數(shù)量越來越多,種類也更多樣化,給保管和提供利用帶來困難[1]。再者檔案的管理工作重復勞動多,管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等,只有實現(xiàn)文檔管理科學化、現(xiàn)代化,才能有效地加以解決。而信息技術的迅速發(fā)展和計算機的普及應用,為新時期檔案管理工作提供了發(fā)展契機和工具。

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣,勞動強度大。在人工立卷時,立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類,雖然都按照統(tǒng)一的標準,但因每個人的理解不同,對同一個文件的分類不盡相同,就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的,影響案卷的質(zhì)量。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點,能及時、大量地分類檢索檔案信息,提高了工作效率。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領域,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體,在檔案領域占主導地位[2]。

檔案管理設備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革。使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理,逐步過渡到計算機網(wǎng)絡化管理方式中來。調(diào)整檔案管理模式,利用現(xiàn)代化技術實施檔案管理是時代發(fā)展的需要。只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

3 檔案管理工作應法制化

依法治國,依法行政是新時期建設和諧社會的重要舉措,堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路[3]。牢固樹立檔案保密意識,嚴格執(zhí)行國家的檔案保密政策,嚴防泄密。并要建立法制監(jiān)督隊伍,強化監(jiān)督職能和力度,真正做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違反必究,實現(xiàn)檔案管理的法制化、程序化。作者單位在各級例會上多次組織關于檔案法的學習和講座,提高廣大職工對檔案工作重要性的認識,不僅讓同志們認識到檔案工作無處不在,也讓同志們知道檔案工作人人有責。同時還有效地強化了檔案管理意識,明確崗位職責,健全了檔案管理制度和程序。為我所今后檔案事業(yè)的發(fā)展打下了良好的基礎。

4 檔案管理人員知識的多元化

檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作。檔案管理人員不但要做好檔案的收集、整理,更應做好檔案的編目、檢索、編研工作,編制較適用的檢索工具,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作,隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件,以代替檔案原件提供利用。

計算機網(wǎng)絡技術的應用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式,工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。以計算機技術、網(wǎng)絡技術、通訊技術、信息技術為手段,檔案信息資源日趨數(shù)字化,信息傳輸網(wǎng)絡化,檔案載體的日益更新和信息技術的飛速發(fā)展都對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求。這些集中體現(xiàn)在對檔案管理人員綜合素質(zhì)方面的要求更多也更加嚴格。在現(xiàn)代化檔案管理工作中,檔案管理人員應具備良好的計算機網(wǎng)絡知識及運用操作能力,進行網(wǎng)上收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等工作[4]。因此要求新時期檔案管理人員的知識要多元化,要提高認識、改變觀念,積極進取,培養(yǎng)良好的思想政治素質(zhì),具備扎實的檔案專業(yè)知識,掌握現(xiàn)代化管理技能,才能跟上時代的步伐,使自己成為專業(yè)化、綜合型文檔管理人才。

科學規(guī)范的檔案管理工作只有堅持與時俱進,才能適應新時期的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。展望未來,機遇和挑戰(zhàn)共存,機遇大于挑戰(zhàn)。只要搶抓機遇,充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢,堅持走中國特色社會主義檔案管理道路,努力實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化,才能做好新時期的檔案管理工作。

[1]李 敏 .文件迅速增長對檔案工作的影響[J].檔案管理,2007,24(6):78.

[2]徐建平 .檔案信息電子化問題研究[J].山東檔案,2008,27(5):37-38.

[3]陳忠海,程訓方,劉東斌,等 .檔案法立法思想與立法原則研究[J].檔案管理,2008,25(2):32.

[4]鞠傳信 .淺談檔案工作人員的基本素質(zhì)[J].山東檔案,2007,26(6):46.

[責任編校:張亞光]

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1008-9276(2010)06-0751-03

2010-06-02

李 慧 (1964-),女,河南省安陽市人,大專,助理館員,從事檔案管理工作。